淺析學(xué)校檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義和要求

楊文麗

摘 要：檔案統(tǒng)計(jì)工作是指以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象、以表冊數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中各種現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)律及一般規(guī)律性的工作。做好這項(xiàng)工作，對了解檔案工作現(xiàn)狀，預(yù)測未來都有好處，能促進(jìn)檔案工作水平的提高。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；統(tǒng)計(jì)工作；意義；要求

檔案統(tǒng)計(jì)工作內(nèi)容，包括檔案的基本統(tǒng)計(jì)和綜合統(tǒng)計(jì)兩部分工作。具體來說，包括檔案的收進(jìn)、移出、整理與簽定、保管數(shù)量和狀況的登記、檔案利用服務(wù)情況的登記，以及檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)，就是對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查和分析，并提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。

檔案統(tǒng)計(jì)工作在整個(gè)檔案工作中具有重要的意義。檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作者認(rèn)識和做好檔案工作的重要條件。檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象，通過從質(zhì)、量聯(lián)系中對數(shù)量的觀察和研究，以指標(biāo)數(shù)字揭示檔案工作的有關(guān)情況。建立科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作，把定性分析和定量分析結(jié)合起來，以檔案領(lǐng)域的大量信息作為定量分析的依據(jù)，使定性分析更加精確化。這樣，才能準(zhǔn)確地反映各級檔案部門工作的真實(shí)狀況，從而對檔案實(shí)行科學(xué)管理，提高檔案工作的社會地位，發(fā)揮應(yīng)用社會的效用。

統(tǒng)計(jì)工作是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。檔案工作多年的實(shí)踐證明，檔案統(tǒng)計(jì)健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，對于檔案學(xué)本身的發(fā)展也是不可缺少的一個(gè)重要條件之一。一門學(xué)科發(fā)展的水平在很大程度上取決于定量分析在該學(xué)科研究中所占的比重。檔案學(xué)要想在學(xué)科如林的科學(xué)領(lǐng)域站穩(wěn)腳并獲得發(fā)展、創(chuàng)新，就必須加大定量研究，擴(kuò)大以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的研究工作的比重。這樣才能促進(jìn)檔案學(xué)的發(fā)展。

檔案統(tǒng)計(jì)工作還可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。通過統(tǒng)計(jì)工作，可以全面地、難確地反映檔案產(chǎn)業(yè)的數(shù)量、速度、館藏檔案的狀況和變化、利用檔案的頻率和發(fā)展趨勢。這位有關(guān)主管部門對檔案部門的工作量、人力、財(cái)力的需求量有所了解，便于對檔案管理工作進(jìn)行分類指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對檔案事業(yè)決策提供數(shù)據(jù)和可靠依據(jù)。

對檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求：

1、要絕對保證統(tǒng)討資料的難確性和客觀科學(xué)性各級各類的檔案是國家的財(cái)富。檔案工作情況的統(tǒng)計(jì)，從1984年起已納入國家統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系，因此檔案統(tǒng)計(jì)工作須受統(tǒng)計(jì)法的約束，不能隨意捏造、篡改或者虛報(bào)、拒報(bào)供統(tǒng)計(jì)的檔案資料。

2、檔案統(tǒng)計(jì)工作要跟上全國統(tǒng)計(jì)工作的步伐要遵循經(jīng)濟(jì)建設(shè)的要求，逐漸實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系完整化，統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)被化，統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作科學(xué)化，統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化，統(tǒng)計(jì)計(jì)算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化，統(tǒng)計(jì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。

要發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)的服務(wù)和監(jiān)督作用。統(tǒng)計(jì)工作是從收集的統(tǒng)計(jì)資料中進(jìn)行加工整理，分析研究，從而發(fā)現(xiàn)問題，為有關(guān)部門提供必要的參考，這也是檔案統(tǒng)計(jì)工作的目的之一。

1 統(tǒng)計(jì)調(diào)查

統(tǒng)計(jì)工作的第一步，必須擁有大量真實(shí)的材料，而各類材料和數(shù)據(jù)的占有，必須通過統(tǒng)計(jì)調(diào)查獲得。統(tǒng)計(jì)調(diào)查的基本形式有兩種，即統(tǒng)計(jì)報(bào)表和專門調(diào)查。

1、統(tǒng)計(jì)報(bào)表：這是下級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)和檔案館（室），按統(tǒng)一規(guī)定向上級機(jī)關(guān)定期以表格的形式報(bào)送的文件。這是檔案統(tǒng)計(jì)中最常用的一種基本形式（填寫報(bào)表的單位須以原始記錄為依據(jù)，按規(guī)定的格式、統(tǒng)一的計(jì)算方法和一定的期限填送，這樣數(shù)據(jù)和材料才真實(shí)可靠）。它對搜集必需的資料，及時(shí)掌握情況，發(fā)現(xiàn)問題，從而改進(jìn)和安排工作是很必要的。

目前，我國全國性的檔案統(tǒng)計(jì)制度已基本健全。在檔案工作各種規(guī)章制度中，對檔案統(tǒng)計(jì)工作早有各種規(guī)定。

2、專門調(diào)查：這是按一定的目的要求，臨時(shí)組織的調(diào)查，是統(tǒng)計(jì)報(bào)表的補(bǔ)充形式。組織檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查是一項(xiàng)科學(xué)性的工作。必須確定統(tǒng)一的調(diào)查目的和任務(wù)，確定好調(diào)查對象、單位、時(shí)間、地點(diǎn)，調(diào)查方法和調(diào)查提要，這樣才能使統(tǒng)計(jì)調(diào)查接最必要的項(xiàng)目和統(tǒng)一的口徑進(jìn)行，從而獲得所需的原始材料。

在統(tǒng)計(jì)調(diào)查中，必須遵循的基本原則是：以實(shí)事求是的態(tài)度來搜集真實(shí)可靠的資料，對不同的對象應(yīng)該采取不同的方式和方法，并將各種形式、方法合理地加以結(jié)合，遵守觀察的同時(shí)性和定期性。

2 檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理

通過統(tǒng)計(jì)調(diào)查所獲得的資料，只是大量個(gè)別、零散的原始資料，要使這些資料能夠反映整體現(xiàn)象，必須進(jìn)行綜合管理，使之條理化、系統(tǒng)化。

1、檔案統(tǒng)計(jì)資料整理的第—步是對原始資料進(jìn)行分組（分類）通過分組，可以從各類資料不同的數(shù)量看出它們各白的特征、總體的構(gòu)成及現(xiàn)象間的依存關(guān)系，從而經(jīng)過分析研究得出全局性的數(shù)據(jù)并總結(jié)出發(fā)展規(guī)律。

在統(tǒng)計(jì)資料的分組中，選擇對研究目的最有決定意義 能反映現(xiàn)象本質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)很重要，它是保證實(shí)現(xiàn)分組的重要一環(huán)，是使研究獲得正確結(jié)論的前提條件。當(dāng)然，對同一現(xiàn)象，如果研究目的、時(shí)間、地點(diǎn)不同，采用的分組標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)不同。

檔案統(tǒng)計(jì)分組有兩種類型：一種是簡單分組，一種是復(fù)合分組。所謂簡單分組，就是把調(diào)查對象和統(tǒng)計(jì)的原始資料按一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)分組。而復(fù)合分組則是按兩個(gè)以上標(biāo)準(zhǔn)分組，即先按一個(gè)標(biāo)難分組以后，再按另一個(gè)標(biāo)難分成各組。

2、檔案資料統(tǒng)計(jì)整理的第二步就是形成統(tǒng)計(jì)表 在分組的基礎(chǔ)上，要對所得的數(shù)據(jù)、了解的現(xiàn)象進(jìn)行分析歸納，所得的結(jié)果，就反映在統(tǒng)計(jì)表中。統(tǒng)計(jì)表就是表述統(tǒng)計(jì)數(shù)字的圖表，是合理敘述被研究現(xiàn)象和過程的指標(biāo)數(shù)字的一種方式。

系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)表，在它最前面有詳細(xì)填報(bào)說明的專頁。此表具體由總標(biāo)題、橫格標(biāo)目、縱格標(biāo)目和縱橫交叉線構(gòu)成的方格所組成。在報(bào)表的下端，應(yīng)有編制日期、負(fù)責(zé)人、審核人、填表人簽名蓋章等項(xiàng)目。統(tǒng)計(jì)表按結(jié)構(gòu)可以分為簡單統(tǒng)計(jì)表、分組統(tǒng)計(jì)表（按一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)分組）、復(fù)合統(tǒng)計(jì)表（按兩個(gè)以上標(biāo)難分組）三種。簡單統(tǒng)計(jì)表，就是沒有分組的統(tǒng)計(jì)表。

統(tǒng)計(jì)表必須能夠簡明難確地反映出觀察結(jié)果，表現(xiàn)出被研究現(xiàn)象的基本特征和現(xiàn)象間的相互聯(lián)系。因此，統(tǒng)計(jì)表應(yīng)符合下列要求：適當(dāng)緊湊，避免繁瑣龐大；它是觀察結(jié)果順序的表述體系，各項(xiàng)目之間應(yīng)構(gòu)成一個(gè)有聯(lián)系的整體；統(tǒng)計(jì)表的總標(biāo)題、各欄目名稱必須精確，總標(biāo)題應(yīng)簡明地反映出統(tǒng)計(jì)表所有項(xiàng)目的基本內(nèi)容，表現(xiàn)出表中數(shù)字資料的主要意思，并表明資料的所屆時(shí)間、地點(diǎn)；統(tǒng)計(jì)表應(yīng)注明填報(bào)單位、時(shí)間及制表人等。

3、檔案資料統(tǒng)計(jì)整理的第三步是得出綜合指標(biāo) 綜合指標(biāo)是指從資料整理、歸納得出的檔案工作領(lǐng)域現(xiàn)象間的數(shù)量特征。例如，檔案]：作人員數(shù)、全宗數(shù)、利用人數(shù)、保存與銷毀案卷的比例、難查卷的百分比、平均勞動員等，這些數(shù)量指標(biāo)就反映和說明了檔案工作的現(xiàn)象過程及其發(fā)展規(guī)律。

統(tǒng)計(jì)工作的綜合指標(biāo)多種多樣，但一般分為三種；絕對數(shù)、相對數(shù)和平均數(shù)。

（1）絕對數(shù)：絕對數(shù)又稱為總量指標(biāo)。在檔案統(tǒng)計(jì)中能反映全國或某一地區(qū)、部門一定時(shí)期內(nèi)在檔案工作各方面已達(dá)到的規(guī)?；蛩健Ｋ苷f明檔案工作方方面面的真實(shí)情況，而且它又是計(jì)算統(tǒng)計(jì)中所應(yīng)用的相對數(shù)和平均數(shù)這兩種指標(biāo)的基礎(chǔ)。所以，它在檔案統(tǒng)計(jì)中用得十分廣泛，例如建館‘總數(shù)、案卷數(shù)等都是絕對數(shù)。

（2）相對數(shù)：檔案統(tǒng)計(jì)中用相對數(shù)反映檔案工作中某些現(xiàn)象的聯(lián)系，去反映分析出來的絕對數(shù)所不能充分說明的問題。所謂相對數(shù)，是從兩個(gè)有聯(lián)系的指標(biāo)的對比中得出的一種指標(biāo)。從部分對整體，實(shí)際對計(jì)劃，一個(gè)時(shí)期對另一個(gè)時(shí)期，一個(gè)地區(qū)對另一個(gè)地區(qū)指標(biāo)的對比中，都可以得出相對數(shù)。

（3）平均數(shù)：平均數(shù)是按某一標(biāo)志來說明總體典型水平的一種綜合指標(biāo)。計(jì)算平均數(shù)的方法，通常是將現(xiàn)象總體各單位的數(shù)值之和除以單位數(shù)。

在統(tǒng)計(jì)中，只有同類的現(xiàn)象才能計(jì)算平均數(shù)，所以運(yùn)用平均數(shù)必須遵循總體同質(zhì)性的原則。

總之，在檔案統(tǒng)計(jì)綜合指標(biāo)的計(jì)算中，絕對數(shù)、相對數(shù)和平均數(shù)應(yīng)結(jié)合使用，只有以絕對數(shù)為基礎(chǔ)，相對數(shù)和平均數(shù)才能更淮確地說明某些問題。

參考文獻(xiàn)

[1] 許愛香.試述檔案統(tǒng)計(jì)工作存在的問題與對策[J]. 山西統(tǒng)計(jì). 2002（08）