淺析新時(shí)期如何做好科技檔案信息服務(wù)

孫紅梅

摘 要：檔案部門的重要職責(zé)就是服務(wù)。檔案工作的潛力在服務(wù)上，優(yōu)勢(shì)在服務(wù)上，出路在服務(wù)上，發(fā)展更在服務(wù)上。本文從中國核動(dòng)力院二所出發(fā)，闡述了新時(shí)期在檔案服務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)上做好檔案管理工作的一點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；檔案管理

最佳服務(wù)是企業(yè)的生命，是創(chuàng)造利潤的法寶，也是競(jìng)爭(zhēng)的雄厚資本。而檔案是企業(yè)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記載，是企業(yè)文化與智慧的結(jié)晶，做好檔案服務(wù)工作，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，也是企業(yè)創(chuàng)新再發(fā)展的有力保障。

1.什么是檔案服務(wù)

檔案服務(wù)是以館、室藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，以滿足利用者某方面需求為目的，通過一定的方式和途徑主動(dòng)為利用者提供服務(wù)的工作。檔案服務(wù)的過程是檔案部門提供檔案信息給利用者使用以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的過程。

2.如何做好檔案服務(wù)？

2.1 明確服務(wù)對(duì)象，調(diào)整服務(wù)內(nèi)容，開展有針對(duì)性的服務(wù)

本所科技檔案服務(wù)面向全所人員。其服務(wù)對(duì)象主要包括科研人員、項(xiàng)目管理人員、所領(lǐng)導(dǎo)三類?？蒲腥藛T是應(yīng)用科技檔案服務(wù)最頻繁的一類，主要包括檔案查詢、檔案借閱、檔案全息瀏覽、檔案接收、檔案借閱與全息瀏覽的審批、文件編校審流轉(zhuǎn)等，因此在提供檔案服務(wù)時(shí)，應(yīng)該多了解科研人員的需求，對(duì)這些需求進(jìn)行分析。在對(duì)以上服務(wù)的功能進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，不僅應(yīng)考慮科技檔案管理工作的實(shí)效性，還應(yīng)結(jié)合科研人員的使用偏好、對(duì)科技檔案的利用程度等需求進(jìn)行設(shè)計(jì)。項(xiàng)目管理人員所需的科技檔案服務(wù)主要包括：檔案查詢及發(fā)文情況查詢，用于在項(xiàng)目進(jìn)展過程中，根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度對(duì)其所管理項(xiàng)目的文件生成、存檔及分發(fā)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。因此，在對(duì)檔案查詢及發(fā)文情況查詢的功能設(shè)計(jì)中，應(yīng)充分體現(xiàn)項(xiàng)目管理人員的利用需求及偏好。所領(lǐng)導(dǎo)在科技檔案服務(wù)中運(yùn)用的功能主要包括：項(xiàng)目分類樹查詢、對(duì)檔案的查詢，以及對(duì)文件生成、借閱與瀏覽的審批等功能上。主要用于在對(duì)全所縱橫向所有科研項(xiàng)目的開展情況進(jìn)行宏觀的把控，為本所的發(fā)展趨勢(shì)與發(fā)展方向進(jìn)行決策。因此，在對(duì)科技檔案的功能設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)對(duì)以上三類人員的需求進(jìn)行充分的調(diào)研，針對(duì)不同的服務(wù)對(duì)象，調(diào)整服務(wù)內(nèi)容，進(jìn)行相應(yīng)的功能設(shè)計(jì)，開展有針對(duì)性的服務(wù)。

2.2 樹立“主動(dòng)服務(wù)”觀念，變“被動(dòng)服務(wù)”為“主動(dòng)服務(wù)”

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)中檔案人員處于被動(dòng)地位，用戶需要什么，檔案管理人員就提供什么，是一種被動(dòng)的檔案服務(wù)。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，檔案服務(wù)也應(yīng)由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。檔案本身不產(chǎn)生效益，但是如果對(duì)檔案中的知識(shí)加以總結(jié)并合理利用就可能會(huì)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。檔案人員應(yīng)樹立“主動(dòng)服務(wù)”的觀念，主動(dòng)發(fā)掘有價(jià)值的檔案，可根據(jù)用戶的使用頻率，工作內(nèi)容，所研究項(xiàng)目的相似性，項(xiàng)目的難易程度等，為參與項(xiàng)目的用戶提取當(dāng)前項(xiàng)目研究過程中最需要的檔案并建立項(xiàng)目檔案專題知識(shí)庫，使檔案得到最集中、最有效的運(yùn)用，以使科技檔案產(chǎn)生的效益得到最大化。

2.3 運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，豐富與完善檔案服務(wù)方式

由于數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)的應(yīng)用，本所以往傳統(tǒng)的檔案手工工作被計(jì)算機(jī)管理所替代，從文件的生成、流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、分發(fā)、利用、保管、鑒定、銷毀等幾乎所有的檔案管理工作都可在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行處理?？萍紮n案服務(wù)的方式也由單純的復(fù)制、借閱等服務(wù)發(fā)展到利用檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)站設(shè)計(jì)技術(shù)等為用戶提供網(wǎng)絡(luò)化的信息資源服務(wù)。用戶在自己的計(jì)算機(jī)上訪問檔案部門的網(wǎng)站，運(yùn)用簡(jiǎn)單的搜索，便能在本地獲取自己需要的信息資源。

本所檔案服務(wù)的方式還可增加檔案展覽服務(wù)，由檔案管理人員對(duì)檔案部門保管的大量照片檔案、聲音檔案、及視頻檔案等采用信息化技術(shù)進(jìn)行處理，開設(shè)檔案展覽專區(qū)，以圖形、聲像的形式呈現(xiàn)在檔案網(wǎng)站上，以供用戶閱覽與使用。

2.4 加強(qiáng)檔案服務(wù)制度建設(shè)，以制度促服務(wù)

制度建設(shè)是做好檔案服務(wù)的保障，使檔案服務(wù)有章可循，有據(jù)可依。檔案服務(wù)制度建設(shè)的內(nèi)容應(yīng)包含以下幾方面：

（1）提供檔案服務(wù)的類型，包括文字檔案、圖片檔案、光盤數(shù)據(jù)檔案、聲像檔案等，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、視頻檔案數(shù)據(jù)庫等，為用戶提供多種形式的檔案服務(wù)，以滿足用戶的各種需求。

（2）提供檔案服務(wù)的方式，包括紙質(zhì)檔案借閱、紙質(zhì)檔案復(fù)制、電子檔案全息瀏覽、檔案展覽等各種形式。

（3）檔案服務(wù)的流程制訂，包括接受各種檔案服務(wù)方式所需要的申請(qǐng)、審批流程，文件歸檔與分發(fā)、檔案借閱、電子檔案全息瀏覽及全息審批、光盤數(shù)據(jù)存檔與利用、電子文件生成、會(huì)議文件的復(fù)制、使用、分發(fā)及銷毀、科研項(xiàng)目及固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收與組卷流程等。

2.5 建立透明的溝通渠道與反饋機(jī)制，實(shí)現(xiàn)全員監(jiān)督

用戶對(duì)檔案利用的效果，直接或間接影響著科研工作的質(zhì)量與效率，因此，檔案人員應(yīng)做好檔案服務(wù)的反饋工作，與用戶建立透明的溝通渠道，對(duì)服務(wù)的反饋進(jìn)行分析，并及時(shí)調(diào)整服務(wù)的策略。具體要求如下：

（1）檔案部門可在檔案網(wǎng)站上公布各科研項(xiàng)目的檔案負(fù)責(zé)人，并在人員有變動(dòng)時(shí)及時(shí)進(jìn)行信息更新，一旦用戶在接受檔案服務(wù)的過程中遇到任何問題，便可盡快與相應(yīng)的項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，使問題在第一時(shí)間得到解決。

（2）檔案部門可將檔案管理的各業(yè)務(wù)流程，尤其是與檔案服務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程發(fā)布在檔案網(wǎng)站上，用戶點(diǎn)擊相應(yīng)的業(yè)務(wù)，便可迅速了解各業(yè)務(wù)的辦事流程，而不用再打電話到檔案部門來咨詢，這樣不僅節(jié)約時(shí)間，還可提高檔案服務(wù)與科研管理工作的效率。

（3）建立用戶的服務(wù)反饋模塊，實(shí)現(xiàn)全員監(jiān)督。用戶可將對(duì)檔案服務(wù)的需求、滿意度評(píng)價(jià)、對(duì)檔案工作的建議等，通過該模塊反饋給檔案部門，檔案部門應(yīng)定期對(duì)用戶的反饋內(nèi)容進(jìn)行收集、分析，并根據(jù)反饋的情況調(diào)整服務(wù)的策略，改進(jìn)檔案服務(wù)工作，以提高檔案管理工作的有效性。

3.結(jié)語

檔案工作的服務(wù)性是檔案工作的客觀屬性之一，檔案部門作為社會(huì)信息服務(wù)部門之一，是社會(huì)分工的需要和人類文明發(fā)達(dá)的結(jié)果。在信息社會(huì)化和社會(huì)信息化不斷發(fā)展的歷史進(jìn)程中，檔案工作已經(jīng)并將日益顯示出其獨(dú)特的作用。作為檔案工作者，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案工作的服務(wù)性，努力創(chuàng)造檔案服務(wù)的新形式，開拓檔案服務(wù)的新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案管理的知識(shí)服務(wù)，從而為加快我國社會(huì)信息化進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。