張洪梅，張曉燕，劉小坤

（東營(yíng)市房產(chǎn)交易中心，山東東營(yíng) 257091）

加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理利用促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展
——東營(yíng)城市市區(qū)房產(chǎn)檔案管理利用情況調(diào)研

張洪梅，張曉燕，劉小坤

（東營(yíng)市房產(chǎn)交易中心，山東東營(yíng) 257091）

城市房產(chǎn)檔案作為房屋登記的成果記載以及原始憑證，是開(kāi)展房產(chǎn)行政管理的重要基礎(chǔ)。強(qiáng)化房產(chǎn)檔案管理利用將能夠更好的維護(hù)房產(chǎn)市場(chǎng)秩序。文章主要就東營(yíng)城市市區(qū)房產(chǎn)檔案管理利用情況進(jìn)行了探討。

東營(yíng)市；房產(chǎn)檔案；房產(chǎn)市場(chǎng)

加強(qiáng)城市房產(chǎn)檔案管理和利用，對(duì)維護(hù)產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益，規(guī)范實(shí)施行業(yè)管理，促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展，維持經(jīng)濟(jì)秩序和社會(huì)穩(wěn)定，加快推進(jìn)生態(tài)文明典范城市建設(shè)，具有重要意義。

1 我市城市房產(chǎn)檔案管理利用基本情況

（1）檔案管理硬件設(shè)施齊全。自2005年以來(lái)，中心先后投入400余萬(wàn)元實(shí)施房產(chǎn)檔案室建設(shè)、改造和設(shè)施購(gòu)置。目前，房產(chǎn)檔案室總使用面積已達(dá)587平方米；其中，設(shè)置檔案庫(kù)房?jī)蓚€(gè)，檔案整理室、檔案查閱室、安全保護(hù)智能化綜合管理系統(tǒng)控制室各一個(gè)。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)共安裝檔案密集架4組、120列，檔案容納量已達(dá)70萬(wàn)卷。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)安裝了功能完善的安全保護(hù)智能化綜合管理系統(tǒng)，“九防”設(shè)施配備齊全。

（2）檔案管理體制制度健全。自2006年以來(lái)，房產(chǎn)交易中心在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)房產(chǎn)檔案管理法律、法規(guī)、政策規(guī)定的前提下，先后制定出臺(tái)了《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《房屋權(quán)屬登記檔案查詢制度》、《房產(chǎn)檔案歸檔制度》、《檔案利用制度》、《文件材料歸檔制度》、《檔案室工作職責(zé)》等20余項(xiàng)規(guī)章制度。

（3）檔案管理內(nèi)容日趨豐富。目前，中心檔案室所管理檔案范圍已由原來(lái)的中心城區(qū)涵蓋到城市市區(qū)全部。房產(chǎn)檔案管理自1986年開(kāi)始，迄今已達(dá)28年。檔案種類由最初的房屋所有權(quán)登記檔案，拓展到目前的房屋所有權(quán)登記檔案、房屋抵押權(quán)登記檔案、限制登記檔案及房屋注銷登記檔案等四大類。房產(chǎn)檔案形式已由原來(lái)的紙質(zhì)檔案，發(fā)展到目前的紙質(zhì)和電子檔案兩種形式并存。

2 房產(chǎn)檔案管理利用中存在的問(wèn)題

（1）檔案內(nèi)容信息不夠齊全。一是紙質(zhì)檔案存有缺失現(xiàn)象。對(duì)歷史房產(chǎn)檔案，因產(chǎn)權(quán)人一直未領(lǐng)取房屋權(quán)屬證書而導(dǎo)致檔案仍在發(fā)證環(huán)節(jié)或因工作人員變動(dòng)時(shí)交接不到位，也或因管理不嚴(yán)而使得外借檔案未能及時(shí)收回而丟失。二是檔案信息不夠全面。在數(shù)字化加工過(guò)程中，因部分歷史檔案遺漏，不僅在系統(tǒng)中無(wú)法查到相關(guān)信息。

（2）檔案管理存在一定風(fēng)險(xiǎn)。一是突發(fā)性風(fēng)險(xiǎn)。房產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，雖然采取了基本的防火、防潮、防蛀、防盜等處理措施，但一旦地震等不可抗力情形發(fā)生，將會(huì)造成毀滅性打擊。二是信息化風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)用導(dǎo)致黑客攻擊、病毒滋生、信息竊取、技術(shù)落后等客觀侵害行為風(fēng)險(xiǎn)和制度不健全等風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。三是技術(shù)性風(fēng)險(xiǎn)。由于檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)復(fù)雜，受管理人員自身技術(shù)水平限制，容易造成操作不當(dāng)，進(jìn)而影響房產(chǎn)檔案信息的安全性、完整性和真實(shí)性。

（3）檔案利用效果不夠明顯。目前的房產(chǎn)檔案利用，主要體現(xiàn)在為房產(chǎn)交易登記審查提供確權(quán)支持和面向廣大人民群眾提供信息查詢服務(wù)，但在為政府制定住房發(fā)展規(guī)劃和房地產(chǎn)市場(chǎng)調(diào)控政策、加快城市建設(shè)提供科學(xué)依據(jù)等更重要方面的功能，尚未能夠充分發(fā)揮出來(lái)。

（4）檔案隊(duì)伍建設(shè)尚需加強(qiáng)。一是檔案管理人員嚴(yán)重不足。二是專業(yè)技能有待增強(qiáng)。中心目前存在專業(yè)人員配備少、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、業(yè)務(wù)知識(shí)不全面等問(wèn)題，制約和影響了房產(chǎn)檔案管理事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

3 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理利用的幾點(diǎn)建議

加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理和利用，對(duì)于落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，建設(shè)生態(tài)文明典范城市，具有非常重要的意義。根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策要求，結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)一步明確加強(qiáng)我市房產(chǎn)檔案管理利用的主要工作思路如下：

（1）積極補(bǔ)充完善房產(chǎn)檔案。一是完善紙質(zhì)檔案。針對(duì)房產(chǎn)檔案不全問(wèn)題，通過(guò)聯(lián)系房屋所有權(quán)人提供和復(fù)制房改部門房改檔案、開(kāi)發(fā)企業(yè)商品房銷售檔案等渠道，多方式收集房屋登記資料，補(bǔ)充完善房產(chǎn)檔案。二是完善檔案信息。針對(duì)房屋檔案信息不全問(wèn)題，可通過(guò)查證房屋所有權(quán)證或他項(xiàng)權(quán)證號(hào)再依據(jù)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案，進(jìn)行信息補(bǔ)錄；同時(shí)，利用原房產(chǎn)登記系統(tǒng)信息，查找有關(guān)登記資料并進(jìn)行信息補(bǔ)錄。

（2）規(guī)范實(shí)施房產(chǎn)檔案管理。一是健全管理制度。根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法規(guī)、政策，制定我市房產(chǎn)檔案管理利用的政策文件，并在工作中抓好貫徹落實(shí)。二是抓好資料收集。從房產(chǎn)測(cè)繪、登記受理等源頭環(huán)節(jié)抓起，做好有關(guān)房產(chǎn)調(diào)查、測(cè)繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房產(chǎn)變更、抵押及查封等房產(chǎn)權(quán)屬管理中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式歷史記錄的收集，并按要求進(jìn)行掃描或拍照，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案相符。

（3）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案成果利用。一是充分發(fā)揮信息化技術(shù)功能。通過(guò)以網(wǎng)絡(luò)為支撐的計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)信息處理功能，編制科學(xué)檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，提供高效、便捷的查詢服務(wù)。二是認(rèn)真做好房產(chǎn)檔案編研工作。積極開(kāi)展房產(chǎn)檔案編研工作，對(duì)房產(chǎn)檔案內(nèi)容信息進(jìn)行提煉和組合，使之成為具備實(shí)用價(jià)值的房產(chǎn)檔案信息產(chǎn)品。三是加強(qiáng)房產(chǎn)檔案政策宣傳。四是積極拓展房產(chǎn)檔案服務(wù)。

（4）強(qiáng)化房產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范。一是增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。認(rèn)清新形勢(shì)下房產(chǎn)檔案安全管理形勢(shì)，統(tǒng)一對(duì)加強(qiáng)房產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范的思想認(rèn)識(shí)，積極研究應(yīng)對(duì)措施，健全風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。二是要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范教育。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，增強(qiáng)其房產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，提高房產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范能力。三是加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)技術(shù)防范。堅(jiān)持紙質(zhì)檔案和電子檔案并重，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)施房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息異地備份，確保房產(chǎn)檔案信息安全。

（5）抓好檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。一是優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。根據(jù)房產(chǎn)檔案管理工作實(shí)際需要，將部分知識(shí)層次較高、責(zé)任意識(shí)較強(qiáng)的人員調(diào)整到檔案管理崗位，并確保相對(duì)穩(wěn)定。二是提高業(yè)務(wù)技能。積極協(xié)調(diào)檔案主管部門，加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，不斷更新檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，建立一支既適應(yīng)檔案管理，又掌握房產(chǎn)管理和計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)房產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍。三是加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流。通過(guò)外出考察、組織座談、業(yè)務(wù)交流等形式，進(jìn)一步拓寬檔案管理人員視野，提高其管理能力和服務(wù)水平。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.113

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2015-08-10