論電子時(shí)代檔案管理的安全問(wèn)題

宋美霞

現(xiàn)今，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的普及與運(yùn)用幾乎出現(xiàn)在各個(gè)領(lǐng)域，毋庸置疑，我們已然進(jìn)入了信息電子時(shí)代。包括檔案管理，也受到網(wǎng)絡(luò)的巨大影響。電子時(shí)代到來(lái)之前使用的是紙質(zhì)檔案，有各種不可避免的弊端，如今電子檔案的產(chǎn)生與發(fā)展亦是有利有弊、功效眾說(shuō)紛紜。其中，最受人注目的便是安全問(wèn)題，這是一個(gè)繞不開(kāi)的話題。

一、電子時(shí)代下的檔案管理

（一）現(xiàn)狀概述

在電子時(shí)代到來(lái)之前，檔案的保存與管理有專門的部門、場(chǎng)所和人員，厚厚的卷宗要面對(duì)時(shí)間和空間以及人為疏忽的挑戰(zhàn)。在電子時(shí)代下的檔案管理不僅節(jié)省了人力與空間，也使資源的共享、數(shù)據(jù)的保存與傳遞更為快捷。

目前有很多檔案的管理及保存是紙質(zhì)與電子并行的，當(dāng)然，還有一部分正在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子信息存檔。電子檔案的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過(guò)去紙質(zhì)載體所沒(méi)有的。電子時(shí)代下的檔案正在伴隨著科技的進(jìn)步不斷得到發(fā)展，同時(shí)，發(fā)展中也有很多問(wèn)題的出現(xiàn)，需要我們思考解決問(wèn)題的新思路，新方法。

（二）安全問(wèn)題

電子時(shí)代下的檔案安全大致涉及兩方面，一是網(wǎng)絡(luò)信息的威脅，二是網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的威脅。電子文檔的安全主要是受到人為因素的干擾，由于網(wǎng)絡(luò)的虛擬性給一些居心叵測(cè)的黑客以可趁之機(jī)，盜取電子檔案，導(dǎo)致隱私的泄露。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是屬于技術(shù)與器械的范疇，所以并不是永恒不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題的，設(shè)備的老化，技術(shù)的落后導(dǎo)致安全機(jī)制的不健全都會(huì)影響安全問(wèn)題。

二、解決安全問(wèn)題的措施

（一）不斷完善健全檔案管理制度

1.訪問(wèn)控制與身份認(rèn)證

網(wǎng)絡(luò)的虛擬性讓人們產(chǎn)生一種卸下責(zé)任的誤區(qū)，似乎什么都可以說(shuō)都可以做。保證檔案信息等網(wǎng)絡(luò)資源不被非法訪問(wèn)、非法侵入，可以設(shè)置訪問(wèn)控制、權(quán)利限制及高級(jí)的防火墻設(shè)置，以此實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)方面的限制。在一些細(xì)節(jié)上加強(qiáng)保護(hù)，比如閱讀的限制、只讀模式的限制等等。

身份識(shí)別其實(shí)是訪問(wèn)限制的基礎(chǔ)，有了身份的記錄會(huì)在一定程度上牽制一些人的非法行為。身份認(rèn)證時(shí)在用戶與虛擬網(wǎng)絡(luò)之間的一個(gè)實(shí)際數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶彶?，通過(guò)驗(yàn)證才可以進(jìn)入系統(tǒng)訪問(wèn)，反之，則會(huì)被拒之門外。如此，可以在用戶共享、查找資源信息的同時(shí)保證信息的安全，最起碼，是一道盡可能防止隱秘信息外泄的又一道防線。

2.加強(qiáng)電子文件管理，增強(qiáng)保護(hù)意識(shí)

有很多信息發(fā)生的安全隱患源于意識(shí)的薄弱，人的思想決定人的行動(dòng)。實(shí)現(xiàn)安全的全方位加強(qiáng)，意識(shí)的加強(qiáng)是一個(gè)重要的基礎(chǔ)。要重視電子文件的管理，做好各方面的宣傳工作，提高用戶與管理人員的保護(hù)電子文件的能力，增強(qiáng)安全意識(shí)。

另外，加強(qiáng)電子文件的安全性離不開(kāi)成熟的、不斷發(fā)展的技術(shù)支持，技術(shù)方面會(huì)在下文談到。

3.強(qiáng)化安全保障和防御機(jī)制

電子時(shí)代的檔案安全制度的預(yù)防救急意識(shí)還不強(qiáng)，在技術(shù)方面也有很多缺陷。要擬定好安全預(yù)防機(jī)制，創(chuàng)建救急的保護(hù)系統(tǒng)，給電子信息以重重保護(hù)，創(chuàng)建并完善應(yīng)急預(yù)案可以在信息出現(xiàn)安全隱患的第一時(shí)間給予補(bǔ)救，以免威脅突然來(lái)襲而著急慌亂、束手無(wú)策。

檔案的安全管理是檔案工作的主要環(huán)節(jié)，安全問(wèn)題一定要加以落實(shí)，必要時(shí)要進(jìn)行審查、考核，以不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，完善安全與防御機(jī)制。

4.提高檔案管理人員的能力與素質(zhì)

電子信息時(shí)代，對(duì)檔案管理人員的要求也更高。工作人員對(duì)現(xiàn)代化的技術(shù)熟悉并了解，比如數(shù)據(jù)庫(kù)的管理、數(shù)據(jù)的輸入與送達(dá)、網(wǎng)絡(luò)的定期更新與整理、一些常見(jiàn)問(wèn)題的解決等等基本計(jì)算機(jī)操作。還要求加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)知識(shí)的深入學(xué)習(xí)。檔案管理人員除了要有事業(yè)心之外，還要有較高水平的技術(shù)操作和責(zé)任感。所以，要高度重視管理人員能力的培養(yǎng)與提升，定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流、考核，開(kāi)辦講座等等。

（二）加強(qiáng)電子檔案信息基礎(chǔ)

1.設(shè)立較高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

信息時(shí)代也可以被稱為是數(shù)字時(shí)代，以數(shù)字為主，這類數(shù)字指的就是我們常說(shuō)的數(shù)據(jù)信息，網(wǎng)絡(luò)就是這種數(shù)據(jù)的傳輸平臺(tái)。數(shù)字化檔案就存儲(chǔ)在這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)中。所以需要建立一個(gè)具有很高質(zhì)量的、可以抵抗外來(lái)非法侵入的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)保證檔案管理工作的有序開(kāi)展。

建立了高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)之后，也要加強(qiáng)它的維護(hù)和管理工作，以此保證數(shù)據(jù)的安全性。

2.以加密技術(shù)加強(qiáng)信息的安全

加密技術(shù)的功能是使用某種技術(shù)上的數(shù)字方法把信息隱蔽起來(lái)，使非法入侵的人一無(wú)所獲。加密技術(shù)中通常使用的是“雙密鑰碼”法。這種方法是兩方的，發(fā)方和收方都只用自己所知道的解密方法來(lái)獲得加密的文件，所以第三者很難攔截到這類電子文件，一定程度上起到了保密、保證安全的效果。

3.數(shù)據(jù)的安全備份與有效恢復(fù)

數(shù)據(jù)的備份實(shí)際上是一種防御的安全策略，是一個(gè)以備不時(shí)之需的后備系統(tǒng)。如果發(fā)生意外，之前所做的防御系統(tǒng)被攻擊，信息極有可能丟失、被破壞，這時(shí)備份數(shù)據(jù)就有了用武之地，把原始數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，以減少損失。當(dāng)然，為了更好地確保安全，嚴(yán)格地進(jìn)行雙備份制度是必要的：一套封存，一套提供使用。

毫無(wú)疑問(wèn)，數(shù)據(jù)所備份的場(chǎng)所一定也是要求安全性高的地方。如若數(shù)據(jù)遭到毀壞，要求有高效的信息技術(shù)進(jìn)行恢復(fù)。

4.加快構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)體系

不論是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，還是電子檔案的管理，都與網(wǎng)絡(luò)這樣一個(gè)大環(huán)境息息相關(guān)。電子檔案的存在基礎(chǔ)就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，各種網(wǎng)絡(luò)的存在和使用給人們帶來(lái)了巨大便利，也帶來(lái)了各種安全隱患，電腦病毒、黑客等等，非法訪問(wèn)也不斷沖擊著數(shù)據(jù)存在的環(huán)境，所以構(gòu)建一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)體系十分迫切。

當(dāng)然，這樣一個(gè)體系的建立及完善并不是一蹴而就的，它需要各方部門的配合，技術(shù)的成熟運(yùn)用、人們安全意識(shí)的加強(qiáng)、法制建設(shè)的不斷完善等等。

社會(huì)的成熟發(fā)展，技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)安全措施的探索與建立一直沒(méi)有停止，盡管軟件、硬件技術(shù)上已有諸多防范措施，可是依舊沒(méi)有完全消除網(wǎng)絡(luò)中的安全隱患，安全問(wèn)題依舊常談常新，不斷發(fā)生變化。當(dāng)下電子時(shí)代的檔案管理安全問(wèn)題需要管理體制方面的完善，網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的加強(qiáng)，也離不開(kāi)作為主體的我們的不懈努力。

（作者單位：周口市師范學(xué)院）