劉 慧

(中國石油大學勝利學院 文法與經(jīng)濟管理學院,山東 東營 257000)

一地方中小煉油企業(yè)物資器械采購的問題及對策研究

劉 慧

(中國石油大學勝利學院 文法與經(jīng)濟管理學院,山東 東營 257000)

關(guān)于煉油企業(yè)采購管理的研究大多集中于關(guān)鍵原材料——原油的采購管理,而忽視其他物資器械的采購管理,這樣會直接影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。地方中小煉油企業(yè)應(yīng)該同樣重視其他物資器械的采購管理,制定科學的供應(yīng)商選擇評價指標體系和規(guī)范的采購程序,提高采購人員素質(zhì),健全供應(yīng)商信息管理系統(tǒng),加強供應(yīng)商關(guān)系管理等,全面提升企業(yè)整體采購管理水平,確保企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的開展。

煉油企業(yè);物資器械;采購管理;供應(yīng)商管理

據(jù)了解,地方中小煉油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需物資采購一般分為四類:原料油采購、水電供應(yīng)、物資器械采購和工程物資采購。其中,原料油作為地方中小煉油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的關(guān)鍵物資,在采購支出中占主體,地位十分重要,由專門成立的原油采購中心負責。水電作為生產(chǎn)經(jīng)營的動力來源,由生產(chǎn)部門負責聯(lián)系地方相關(guān)水電部門來供應(yīng)。工程采購是指工程項目中所需物料的采購,由工程項目部負責。物資器械采購是指除了以上采購物品外的一切物資采購,由物資供應(yīng)部負責。關(guān)于煉油企業(yè)采購管理的研究大多集中于原料油的采購管理,而忽視其他物資器械的采購管理,致使其存在諸多問題亟需解決。筆者將對地方中小煉油企業(yè)物資器械的采購管理展開研究,發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并提出解決的對策。

一、地方中小煉油企業(yè)物資器械采購管理的現(xiàn)狀

地方中小煉油企業(yè)一般設(shè)有物資供應(yīng)部,下設(shè)物資采購室和物資管理室,是企業(yè)的后勤服務(wù)部門,主要起到協(xié)調(diào)和保證生產(chǎn)的作用。采購室負責各種物資的采購;物資管理室由計劃員、庫管員、驗收員組成,計劃員負責對各部門送交的采購需求進行匯總分類,結(jié)合現(xiàn)有庫存與相關(guān)部門溝通最終確定采購數(shù)量,并按類別分配給各個采購員;庫管員和驗收員負責物資的入庫、驗收、登記臺賬、發(fā)料、結(jié)賬。

雖然地方中小煉油企業(yè)采購的物資器械種類繁多,但相比較原料油的采購成本,其采購金額較小。同時,物資器械采購頻率較低,除了大項目、新建項目以及停工檢修外,日常的采購活動很少發(fā)生。

在物資器械采購中,一般對于價值較大的重要設(shè)備、材料的采購項目,企業(yè)采用招標方式,即物資供應(yīng)部陳述招標物料和投標的參與廠商,投標商按照抽簽順序依序發(fā)言陳述產(chǎn)品情況,然后由項目代表以及相關(guān)的技術(shù)、經(jīng)濟、財務(wù)等方面的人員組成的評標委員會討論議標,決定選擇供應(yīng)商。

由于特殊原因無法組織招標的采購項目,如價值金額較小未超過規(guī)定的招標金額或急需的物資采購項目等,企業(yè)實行非招標采購,即采購員根據(jù)市場調(diào)研、聯(lián)合考察組實際考察或以往的采購經(jīng)驗選擇備選供應(yīng)商,然后根據(jù)質(zhì)量、價格、供貨及時性和服務(wù)水平等評價標準最終選擇一個供應(yīng)商。

二、地方中小煉油企業(yè)物資器械采購管理中存在的問題

(一)對物資器械采購管理認識不足,重視程度不夠

由于物資器械不屬于煉油企業(yè)的關(guān)鍵原材料,且采購金額較小、頻率較低,加之供應(yīng)市場供大于求,在采購中處于有利位置,因此企業(yè)有一種濃厚的以我為主的“計劃色彩”思想,通常采用簡單的實用主義態(tài)度處理與供應(yīng)商的關(guān)系,對于采購的認識,大多停留在能夠及時供貨、能夠保證質(zhì)量,或者某些情況下能夠按照要求降價等層面。對于如何系統(tǒng)分析供應(yīng)商資源的特點,如何更充分地開發(fā)利用這一資源來實現(xiàn)采購管理,則缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃與管理,缺乏統(tǒng)一的流程和管理規(guī)定。

(二)缺乏科學的供應(yīng)商選擇評價指標體系和規(guī)范的采購程序

地方中小煉油企業(yè)在非招標采購中多使用主觀性較強的直觀判斷法,雖然運作方式簡單、快速、方便,但供應(yīng)商考察人員的分析判斷能力是有差異的,掌握的信息詳盡程度是未知的,加之未規(guī)定各考慮因素的統(tǒng)一標準及所占的比例權(quán)重,無法進行量化,因此對供應(yīng)商的選擇缺乏科學性、客觀性。

從采購程序上看,采購人員與供應(yīng)商的選擇有直接關(guān)系,企業(yè)雖實行采購人員輪崗制等控制措施,但因采購人員人手不夠或其他原因,實際執(zhí)行效果并不理想。

(三)采購人員素質(zhì)亟待提高

地方中小煉油企業(yè)物資器械采購種類繁多,而采購人員較少,每個采購員要負責多種不同種類物資的采購。同時,采購人員受教育水平較低,大多為專科文化水平,采購專業(yè)知識匱乏,沒有參加相關(guān)培訓,更沒有取得采購資格的認證。在實際采購活動中,采購員與供應(yīng)商選擇有著直接關(guān)系,其專業(yè)知識、道德水平、分析判斷能力等綜合素質(zhì)關(guān)系到供應(yīng)商的選擇是否合適[1],因此采購員綜合素質(zhì)的低下會嚴重影響企業(yè)采購活動和生產(chǎn)經(jīng)營活動。

(四)未建立完整詳細的供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)

地方中小煉油企業(yè)的采購員通常根據(jù)市場調(diào)研、采購經(jīng)驗或是新供應(yīng)商的主動聯(lián)系等方式采集信息,建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫,通過定期考核供應(yīng)商,及時更新數(shù)據(jù)庫。但該供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)的建立仍處于起步階段,信息數(shù)據(jù)不完善,僅僅包括各供應(yīng)商的聯(lián)系方式、地理位置等基本信息,未涉及更深入的信息,如供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、商業(yè)信譽、業(yè)務(wù)能力、發(fā)展前景、以往的合作情況等,且信息數(shù)據(jù)庫沒有在各部門之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

(五)供應(yīng)商關(guān)系管理欠缺

由于煉油企業(yè)物資器械采購種類繁多、金額較小、頻率較低,在總成本中所占比例較小,且供大于求,決定了企業(yè)與供應(yīng)商之間大多是一種純粹的買賣交易關(guān)系,相關(guān)人員認為沒有供應(yīng)商關(guān)系管理的必要。對供應(yīng)商除了必要的考察、考核外,在日常的關(guān)系中基本沒有信息的交流和溝通。企業(yè)主動進行供應(yīng)商研究、細分以及供應(yīng)商管理策略的實施也就無從談起。

三、地方中小煉油企業(yè)改善物資器械采購管理的對策

(一)轉(zhuǎn)變思想,提高認識水平,重視物資器械采購管理

盡管物資器械采購僅占總成本的小部分,但企業(yè)仍然要認識到物資器械采購管理是企業(yè)整個采購管理體系中不可或缺的一部分,一個細小環(huán)節(jié)的改善都可能帶給企業(yè)巨大的利益。因此,企業(yè)應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想,提高認識水平,重視物資器械采購管理,加強部門建設(shè),提高采購人員素質(zhì)水平,規(guī)范采購流程等,使物資器械采購真正成為生產(chǎn)經(jīng)營的有力保障。

(二)規(guī)范供應(yīng)商選擇和采購程序

科學、合理的供應(yīng)商選擇評價指標和采購程序是采購管理的重要組成部分,直接關(guān)系著物資器械采購的質(zhì)量。因此,企業(yè)應(yīng)制定和規(guī)范供應(yīng)商選擇評價指標和采購程序[2]。首先,企業(yè)應(yīng)將采購評價標準統(tǒng)一化,并規(guī)定相應(yīng)的權(quán)重予以量化,使采購人員選擇商品時,能用科學的方法針對企業(yè)需求與市場趨勢進行合理分析,選擇最合適的供應(yīng)商,不因主觀偏見而影響正確策略的擬定和實施。其次,要制定相應(yīng)的制度來規(guī)范采購人員的行為,防止損公肥私甚至違法亂紀行為的發(fā)生,如嚴格實行采購人員輪崗制,嚴格按照既定工作流程辦事,不能隨意更改、刪減或合并工作流程等。

(三)提高采購人員的綜合素質(zhì)

(1)加強采購人員的政治思想教育。企業(yè)要從正面進行思想教育,讓企業(yè)采購人員認識到自己工作的重要性,樹立公司利益第一的觀念,使之成為愛崗敬業(yè)、有職業(yè)道德、守紀律、講誠信的采購高手。同時，企業(yè)可以采取反面警示教育,通過講述采購違法亂紀行為的后果,為他們敲響警鐘[3]。

(2)加強采購人員專業(yè)知識的學習。采購工作需要采購人員具備采購專業(yè)知識,熟悉、掌握國家與采購相關(guān)的法律法規(guī)、企業(yè)的規(guī)章制度,具有良好的溝通能力和嫻熟的談判技巧等。因此,企業(yè)要鼓勵、支持和督促采購人員學習各種相關(guān)理論知識,為采購人員創(chuàng)造良好的學習環(huán)境和條件,通過邀請高校教師講課或?qū)I(yè)培訓等方式來提高采購人員的知識水平,使其采購行為有經(jīng)驗和理論作支撐。同時,拓寬培訓內(nèi)容,增加相關(guān)知識能力如談判能力、判斷能力等的培訓,全面提升采購人員的綜合素質(zhì)。

(四)基于分類管理思想,加強供應(yīng)商關(guān)系管理

地方中小煉油企業(yè)不同類型物資器械的采購頻率、需求數(shù)量、價值大小存在明顯差異,基于這種差異與分類管理思想,可將采購物資分為戰(zhàn)略性物資、重要性物資和一般性物資,并依此將供應(yīng)商細分為戰(zhàn)略性供應(yīng)商、重要性供應(yīng)商和一般性供應(yīng)商,實行差異化的供應(yīng)商關(guān)系管理,降低企業(yè)管理成本[4]。

戰(zhàn)略性物資包括相對來說價值較大、需求量較多的物資器械,如微機配件、儀器儀表、管子配件、閥門、緊固件等,企業(yè)應(yīng)與這些物資器械的戰(zhàn)略性供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系,保持信息的交流與溝通。同時,進行詳細的市場調(diào)查和需求預(yù)測,設(shè)置一定量的安全庫存并進行嚴格的庫存控制和物流監(jiān)控,保證供應(yīng)的質(zhì)量和穩(wěn)定性。

重要性物資包括價值不是太大但保障供應(yīng)有一定風險的物資器械,如機械模具、焊接材料等。企業(yè)應(yīng)與這些物資器械的重要性供應(yīng)商建立雙贏的合作競爭關(guān)系,重視其績效評價,在保持相對穩(wěn)定合作關(guān)系的同時,關(guān)注市場供需狀況及變動趨勢信息,特別是供應(yīng)商能力變化等信息,努力控制供應(yīng)風險。

一般性物資包括價值較低、能標準化生產(chǎn)的物資器械,如油漆涂料、勞保用品、辦公用品等等。企業(yè)應(yīng)與這些物資器械一般性供應(yīng)商建立一般的交易競爭關(guān)系,引入競爭機制,盡可能地壓低價格,實現(xiàn)企業(yè)利益最大化。但要注意,在充分引入競爭、保持成本最低化的同時,還需要建立相對穩(wěn)定的供應(yīng)商名單,防止過度競爭帶來的物資質(zhì)量風險。

(五)完善供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)

企業(yè)供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)主要由基礎(chǔ)信息管理、評價信息管理兩個功能模塊組成,由物資供應(yīng)部安排相關(guān)技術(shù)人員負責統(tǒng)一管理和維護，從組織、資金、技術(shù)上給予切實支持和落實。

基礎(chǔ)信息管理模塊應(yīng)包括企業(yè)物資需求信息數(shù)據(jù)庫和供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫。物資需求信息數(shù)據(jù)庫主要包括企業(yè)內(nèi)部各部門所需物資的編碼、種類、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫主要包括企業(yè)規(guī)模、聯(lián)系方式、產(chǎn)品的質(zhì)量、種類等基本信息,還包括供應(yīng)商潛在發(fā)展能力、財務(wù)狀況等以及以往的合作表現(xiàn)等信息[5]。企業(yè)要通過各種渠道,如采購人員的市場調(diào)研、采購考察組的現(xiàn)場考察、新供應(yīng)商的毛遂自薦、網(wǎng)絡(luò)介紹或其他企業(yè)的推薦等渠道,盡可能全面、詳盡、準確地收集供應(yīng)商的信息資料。同時要意識到,供應(yīng)商的信息是動態(tài)的,因此要隨時對數(shù)據(jù)庫信息進行更新。評價信息管理模塊主要包括供應(yīng)商評價指標和供應(yīng)商的日常表現(xiàn)信息,用于企業(yè)根據(jù)實際情況對供應(yīng)商進行評價打分。

四、結(jié) 語

由于地方中小煉油企業(yè)物資器械采購種類繁多、金額較小、頻率較低,占企業(yè)總成本較小,加之物資器械供應(yīng)市場供大于求,企業(yè)占有主導地位,因此,企業(yè)物資器械類采購管理存在諸多問題,如對物資器械采購管理認識不足、重視程度不夠,缺乏科學的供應(yīng)商選擇評價指標體系和規(guī)范的采購程序,采購人員素質(zhì)亟待提高,未建立完整詳細的供應(yīng)商管理信息系統(tǒng),供應(yīng)商關(guān)系管理欠缺等。這就需要地方中小煉油企業(yè)重視物資器械采購管理,規(guī)范供應(yīng)商選擇和采購程序,多種措施提高采購人員的綜合素質(zhì),運用分類管理思想來加強供應(yīng)商關(guān)系管理,并不斷更新和完善供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)。只有這樣,才能全面提升物資器械采購管理水平,更好地保障和促進企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動。

[1] 趙莉.淺談企業(yè)采購人員素質(zhì)[J].公共支出與采購,2010(5):47- 48.

[2] 邵施達.供應(yīng)商選擇與評價的指標體系研究[J].企業(yè)研究,2014(2):159.

[3] 饒圣根.企業(yè)采購人員素質(zhì)探討[J].經(jīng)營管理者,2011(2):128.

[4] 方秦盛.A企業(yè)的供應(yīng)商分類策略研究[J].物流科技,2010(3):142.

[5] 苗進立.供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)的開發(fā)[J].山東冶金,2009(2):56.

[責任編輯] 譚愛蘭

2015-09-06

劉 慧(1985—),女,山東萊蕪人,中國石油大學勝利學院文法與經(jīng)濟管理學院助教,碩士,主要從事企業(yè)管理和市場營銷研究。

10.3969/j.issn.1673-5935.2015.04.014

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1673-5935(2015)04- 0053- 03