【摘要】在新醫(yī)改形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理工作同樣面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)，怎樣順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、滿足社會(huì)需求將成為醫(yī)院檔案管理工作的新課題。

doi:10.3969/j.issn.1674-9316.2015.16.009

作者單位：210018 南京市玄武區(qū)蘭園社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心

（南京市玄武區(qū)中醫(yī)醫(yī)院）

Archives Management in Hospitals Under New Reform Situation

PENG Jia　Lanyuan community health service center in Xuanwu district（Xuanwu district Traditional Chinese hospital）， Nanjing 210018， China

【Abstract】

Under new reform situation， the file management in hospitals also faces opportunities and challenges， how to keep up with the development of the Times， to meet the needs of society become a new subject of archives management in hospitals.

【Key words】The new health care reform， Hospital， Archives management

隨著新醫(yī)改政策的頒布與實(shí)施，對(duì)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和管理水平都提了新的要求。醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須通過(guò)創(chuàng)新管理模式，提高服務(wù)水平來(lái)迎接挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理工作同樣也面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)，怎樣順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、滿足社會(huì)需求將成為醫(yī)院檔案管理工作的新課題。

1　醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案設(shè)施硬件不完備，管理人員素質(zhì)有待提高

大部分醫(yī)院管理者專(zhuān)注于主業(yè)，將醫(yī)院用房大多用作醫(yī)療使用，致使檔案存放面積達(dá)不到要求，檔案設(shè)備陳舊老化，專(zhuān)用掃描儀、復(fù)印機(jī)等儀器配置不到位，檔案檢索方式仍保持手工操作，這些都不同程度地制約了檔案管理工作的發(fā)展 ［1］。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，注重醫(yī)療衛(wèi)生人員人才的引進(jìn)和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)與繼續(xù)教育甚少，許多檔案工作人員學(xué)歷偏低、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平等方面參差不齊，思想觀念、管理水平不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理，缺乏創(chuàng)新與活力。

1.2 缺乏完善的醫(yī)院檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

迄今為止，醫(yī)院檔案管理工作還沒(méi)有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，在各級(jí)醫(yī)院進(jìn)行檔案管理時(shí)，沒(méi)有制度與標(biāo)準(zhǔn)可以遵照?qǐng)?zhí)行，多半根據(jù)醫(yī)院管理經(jīng)驗(yàn)制訂檔案管理內(nèi)容，在這種情況下，會(huì)缺失許多需要納入管理的檔案內(nèi)容 ［2］。

1.3 檔案管理水平低下，利用率下，檔案缺失嚴(yán)重

由于缺乏掌握專(zhuān)業(yè)管理能力的人員專(zhuān)職管理，從而出現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理水平低的情況，最終導(dǎo)致醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資料缺失嚴(yán)重的情況。不僅給醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理水平提高帶來(lái)了阻礙，而且在一定程度也影響了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量。甚至對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)樹(shù)立良好的社會(huì)形象，建立和諧的醫(yī)患關(guān)系都可能帶來(lái)不良的影響。部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理水平低，對(duì)于檔案管理僅停留在紙質(zhì)檔案的收藏、保管、查閱等水平，利用率低，這樣的管理不僅對(duì)于人力物力是很大的消耗，對(duì)辦公資源和辦公空間的利用也是一種浪費(fèi)。同時(shí)，對(duì)于檔案管理的工作質(zhì)量、工作效率，以及檔案的使用效率都有極大的浪費(fèi)。

1.4 醫(yī)院管理者檔案管理意識(shí)較差

大多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理者更傾向醫(yī)院的硬件設(shè)施的建設(shè)和管理，對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的重視程度就相對(duì)低。導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)從管理層到基層服務(wù)和工作的人員都忽略了檔案管理，更談不上檔案管理意識(shí)了。

2　新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)辦法

隨著政府對(duì)于民生和醫(yī)療體系改革的重視程度越來(lái)越高，新醫(yī)改對(duì)于醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和管理水平都提了新的要求，醫(yī)院的檔案管理水平也要隨之提升。

2.1 加強(qiáng)檔案管理的學(xué)習(xí)，建立健全的管理體制

建立科學(xué)的檔案管理體系是檔案管理的關(guān)鍵。加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)全體人員對(duì)于檔案管理的管理意識(shí)是提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的有效手段。首先，要增強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理人員對(duì)檔案管理的重視程度，并且適當(dāng)?shù)呐囵B(yǎng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)全體工作人員對(duì)于檔案管理的正確意識(shí) ［3］；其次，要將檔案管理與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的其他管理環(huán)節(jié)共同列入工作計(jì)劃中，與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理水平的發(fā)展共同進(jìn)步。再次就是要積極的開(kāi)展關(guān)于檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。這方面的培訓(xùn)包括兩個(gè)方面：其一是對(duì)從事醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的工作人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的繼續(xù)教育；其二是幫助非檔案管理部門(mén)的人員掌握基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)，以及對(duì)其檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)開(kāi)展的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

2.2 加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督工作

做好檔案的監(jiān)督工作要雙管齊下，一方面醫(yī)院檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)監(jiān)督，另一方面也與醫(yī)院各科室通力合作。醫(yī)院檔案管理部門(mén)要建立科學(xué)的監(jiān)管方案，制定相應(yīng)的考核制度，將檔案管理納入各科室責(zé)任目標(biāo)中，責(zé)任到人，與考核獎(jiǎng)懲掛鉤，督促檔案管理工作者及時(shí)完成接收到的任務(wù)，檔案管理部門(mén)要委派專(zhuān)人定期要求各科室匯報(bào)檔案信息醫(yī)院，加強(qiáng)各科室對(duì)檔案工作的重視，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)，不允許各科室出現(xiàn)文件資料大量堆積情況，確保檔案信息完整無(wú)誤，及時(shí)入檔。

2.3 建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)

提高檔案管理水平最有效的措施之一就是建立現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)成熟的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)來(lái)儲(chǔ)存醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，節(jié)省了人力、物力、財(cái)力，也使工作效率得到有效提升。使用信息化系統(tǒng)可以減少檔案的有效空間，保存方法簡(jiǎn)單，保存形式多樣，使檔案內(nèi)容更加豐富。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通訊的便利性和及時(shí)性，可以實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)院間的數(shù)據(jù)交流與共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化與現(xiàn)代化。

2.4 加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)

新醫(yī)改是對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)和醫(yī)療系統(tǒng)的創(chuàng)新和改革，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理要想適應(yīng)新醫(yī)改的發(fā)展腳步，就必須在管理上有創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力。積極拓展檔案工作服務(wù)范圍，發(fā)揮其中存在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

2.5 積極調(diào)研，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)，合作共享，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益

作為新醫(yī)改下的醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理從業(yè)人員，對(duì)于檔案管理，尤其是醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理的新理念、新模式都要積極參加調(diào)研學(xué)習(xí)，爭(zhēng)取掌握最先進(jìn)、最優(yōu)秀的檔案管理手段，并且通過(guò)自身對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身情況的了解，有機(jī)結(jié)合，構(gòu)建有利于實(shí)現(xiàn)集中領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一操作和分組負(fù)責(zé)的檔案管理體系。醫(yī)院檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)，積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，編寫(xiě)各種專(zhuān)題匯編，另外還要加強(qiáng)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

醫(yī)院檔案是非常重要的醫(yī)療資源，在新時(shí)期醫(yī)療改革發(fā)展過(guò)程中，必須滿足新時(shí)期的要求。建立完善的檔案管理制度，并且與管理人員、各科室、院領(lǐng)導(dǎo)積極配合，重視檔案管理工作，不斷提升網(wǎng)絡(luò)化水平，鼓勵(lì)應(yīng)用更多新型技術(shù)，使檔案管理工作更加完善。