笪 艷

淺談水利工程建設(shè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在檔案管理工作中的作用

笪 艷

水利工程檔案是水利工程建設(shè)過(guò)程的歷史真實(shí)記錄，它貫穿于工程建設(shè)的各個(gè)階段，在水利工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行、維護(hù)等過(guò)程中提供科學(xué)依據(jù)，是建設(shè)工程質(zhì)量終身責(zé)任的重要憑證，也起到了一定的法律憑證作用。但現(xiàn)實(shí)工作中，水利工程檔案建設(shè)和管理還存在著諸多問(wèn)題，解決這些問(wèn)題不僅僅是檔案管理工作人員的職責(zé)，更是水利工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的重要任務(wù)之一，必須從認(rèn)識(shí)上提高，責(zé)任上明確，措施上落實(shí)，才能保障水利工程檔案管理工作規(guī)范合法、有序高效，進(jìn)而為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步作出積極貢獻(xiàn)。

一、水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案建設(shè)和管理存在的問(wèn)題

當(dāng)前一些水利工程檔案建設(shè)和管理還存在著資料不全面、情況不真實(shí)、管理不規(guī)范、使用效率低下等問(wèn)題，甚至有個(gè)別涉及到法律層面的糾紛，這些情況的產(chǎn)生當(dāng)然有檔案管理工作者自身素質(zhì)、責(zé)任心、服務(wù)意識(shí)以及業(yè)務(wù)水平較低的因素，但更有水利工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人重視程度不高、管理監(jiān)管手段不到位的原因?，F(xiàn)實(shí)工作中主要表現(xiàn)在：一是認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為自身職責(zé)是干好工程、管好項(xiàng)目，檔案工作有專人干，干好干壞與自身沒(méi)多大關(guān)系。二是檔案管理缺乏投入。檔案工作缺少必要的投入，人員不配，設(shè)備不買，辦公條件不提供，有的也只是敷衍應(yīng)付了事。三是管理不嚴(yán)。未制定工程檔案管理制度，造成資料丟失，信息不全，部門之間不協(xié)作、不配合，等到需要建檔時(shí)再重新編制、查找、搜集，費(fèi)時(shí)費(fèi)力還達(dá)不到完整完善的效果。四是利用不高，一些工程負(fù)責(zé)人注意到了先期的檔案管理和建設(shè)，但后期忽視了檔案資源的再利用，檔案員成了保管員。有的原建工程在續(xù)建、改建、維護(hù)時(shí)，所有材料重新進(jìn)行整理，缺乏一貫性；有的新建工程項(xiàng)目不想或不愿去學(xué)習(xí)借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)做法，檔案資源被束之高閣。

二、水利工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人加強(qiáng)檔案建設(shè)和管理的辦法

水利部《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法的通知》（水辦〔2008〕36號(hào)）第三條明確指出項(xiàng)目建設(shè)管理單位（項(xiàng)目法人）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、管理和指導(dǎo)勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位編制和整理項(xiàng)目施工、峻工等文件，這就為水利工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須做好工程檔案建設(shè)和管理工作提供了法規(guī)依據(jù)，下達(dá)了責(zé)任目標(biāo)。因此，水利工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在全面做好整個(gè)工程建設(shè)同時(shí)，要拿出一定的時(shí)間、精力和物力來(lái)支持工程檔案管理工作。水利工程檔案具有涉及領(lǐng)域廣，形成周期長(zhǎng)，綜合性、專業(yè)性和技術(shù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，做好這項(xiàng)工作不可能一蹴而就，必須扎扎實(shí)實(shí)、遵規(guī)守序才能達(dá)到預(yù)期目的。筆者下面結(jié)合工作實(shí)踐，著重從水利工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人如何做好工程檔案工作進(jìn)行探析。

1.提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好水利工程檔案工作的責(zé)任感

水利工程建設(shè)關(guān)系千家萬(wàn)戶，不僅是百姓最基本生活保障，也關(guān)系著百姓身體健康和生命財(cái)產(chǎn)安全，水利工程檔案建設(shè)和管理工作貫穿于工程的各個(gè)階段，為工程建設(shè)的管理、運(yùn)行、改建、擴(kuò)建、維護(hù)提供著科學(xué)依據(jù)，水利工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在檔案管理中負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、督促與指導(dǎo)相關(guān)單位和有關(guān)人員及時(shí)做好文件編制、資料搜集、檔案整理、資源利用等工作，這是法律法規(guī)和工程建設(shè)賦予的使命，責(zé)無(wú)旁貸。因此，水利工程建設(shè)項(xiàng)目責(zé)任人應(yīng)不斷提高對(duì)建好、管好工程檔案的重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，只有認(rèn)識(shí)透徹才能提高科學(xué)建設(shè)、管理工程檔案的自覺(jué)性、責(zé)任感和業(yè)務(wù)能力，才會(huì)更加嚴(yán)格要求自己，認(rèn)真履行在檔案管理工作中的職責(zé)，進(jìn)而做好產(chǎn)生檔案資料的每一環(huán)節(jié)和每一步驟，發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)中的重要作用。

2.加大投入，提高工程檔案管理的現(xiàn)代化水平

在工程建設(shè)預(yù)算初始，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就要有責(zé)任、有意識(shí)地合理安排關(guān)于檔案建設(shè)與管理的資金，做到專款專用，按需支付。同時(shí)根據(jù)新形勢(shì)變化，適應(yīng)檔案建設(shè)新特點(diǎn)，不斷改善檔案建設(shè)與管理的設(shè)備設(shè)施，積極開(kāi)發(fā)利用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等高新科學(xué)技術(shù)載體，保存工程建設(shè)活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等有價(jià)值的材料，逐步實(shí)現(xiàn)資源集約化、信息自動(dòng)化、存儲(chǔ)數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化和利用共享化，為檔案管理工作現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要注意選好用好檔案管理人員，因?yàn)橐磺邢冗M(jìn)的理念和先進(jìn)的設(shè)備是要通過(guò)高素質(zhì)的專業(yè)人員才能實(shí)施的，所以項(xiàng)目責(zé)任人要向抓項(xiàng)目建設(shè)一樣重視檔案工作，既要認(rèn)真選好人員，又要加強(qiáng)培養(yǎng)指導(dǎo)，不斷提升檔案管理人員的責(zé)任心、吃苦精神和業(yè)務(wù)能力，只有這樣工程檔案工作才能真正達(dá)到措施現(xiàn)代化、管理科學(xué)化。

3.健全制度，規(guī)范水利工程建設(shè)檔案管理過(guò)程

水利工程檔案工作一定程度上還存在著重工程輕資料、重收集輕管理、重保存輕服務(wù)的現(xiàn)象，對(duì)此水利工程建設(shè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。只有通過(guò)健全的制度，才能規(guī)范水利工程建設(shè)檔案管理，促進(jìn)資源優(yōu)化，減少矛盾，提高工作效率，避免因人事變動(dòng)而出現(xiàn)大的波動(dòng)。當(dāng)前重點(diǎn)要建立檔案收集歸檔制度，做到凡有價(jià)值的資料一件也不能少；建立崗位責(zé)任制，把檔案管理落實(shí)到工程每一個(gè)節(jié)點(diǎn)、每個(gè)崗位、每一個(gè)責(zé)任人；建立過(guò)錯(cuò)追究制度，只有實(shí)行過(guò)錯(cuò)追究、獎(jiǎng)罰分明，才能調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的積極性和責(zé)任心，才會(huì)減少或避免差錯(cuò)，保證檔案資料的及時(shí)性和完整度。

4.開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮水利工程檔案的綜合效益

水利工程檔案建設(shè)和管理的目的不僅僅是為了保存、儲(chǔ)藏，也不完全是為了項(xiàng)目峻工驗(yàn)收，更主要是多層次、多方位、多形式地向水利部門和社會(huì)相關(guān)行業(yè)提供較為全面的可利用的真實(shí)資料，最大限度地發(fā)揮水利工程檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益。工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人直接參與了工程檔案的建設(shè)與管理，對(duì)工程檔案的再利用價(jià)值有著更充分的理解和把握。某個(gè)工程結(jié)束了，一些有價(jià)值的東西可能隱藏在工程中難以展現(xiàn)或復(fù)制，但工程檔案卻全程記載和反映著工程建設(shè)情況，其中的得與失、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)、智慧與探討或多或少都可以在檔案中尋覓到，那么項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要倍加珍惜它、合理開(kāi)發(fā)它、積極研究它，充分利用它為原項(xiàng)目的改建、擴(kuò)建、維護(hù)等服務(wù)，也為以后再接手新的工程項(xiàng)目奠定堅(jiān)實(shí)競(jìng)爭(zhēng)力和施工基礎(chǔ)。

5.加強(qiáng)督導(dǎo)，確保水利工程檔案管理科學(xué)規(guī)范可持續(xù)

水利工程檔案建設(shè)與管理應(yīng)依法依規(guī)操作，才能保證其科學(xué)規(guī)范可持續(xù)，為達(dá)到這一目標(biāo)，項(xiàng)目責(zé)任人則應(yīng)高效履行監(jiān)督職責(zé)，嚴(yán)格做到督查督辦，與相關(guān)單位、相關(guān)人員簽訂責(zé)任書(shū)，按工程進(jìn)度來(lái)檢查其產(chǎn)生的檔案資料是否完整、豐富、真實(shí)和可再利用，對(duì)每次檢查情況進(jìn)行記錄，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，并下發(fā)整改通知書(shū)給相關(guān)責(zé)任人和檔案管理人員，限期整改。在整改期限內(nèi)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人還要繼續(xù)跟進(jìn)，認(rèn)真反復(fù)核查，直到檔案管理符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為止。同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系地方檔案局，讓地方檔案專業(yè)人員參與本項(xiàng)目的檔案管理驗(yàn)收工作，通過(guò)驗(yàn)收找缺陷、補(bǔ)漏洞、促提升，力求檔案管理盡善盡美。

三、結(jié)語(yǔ)

水利工程建設(shè)關(guān)系著國(guó)家經(jīng)濟(jì)命脈，水利工程檔案為國(guó)家長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步提供可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。水利工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在工程檔案建設(shè)與管理過(guò)程扮演著重要角色，要在工程檔案管理中不斷提高覺(jué)悟，強(qiáng)化職責(zé)，監(jiān)管到位，真抓實(shí)干，真正做到既要交出一流的精品工程，又要交出一流的工程檔案

（作者單位：徐州市賈汪區(qū)水利局221011）