安徽財經(jīng)大學(xué)管理科學(xué)與工程學(xué)院 馬麗亞 柏書偉 邱詩惠 孫玉濤

高校圖書館座位資源管理現(xiàn)狀及座位預(yù)訂系統(tǒng)

安徽財經(jīng)大學(xué)管理科學(xué)與工程學(xué)院 馬麗亞 柏書偉 邱詩惠 孫玉濤

圖書館自習(xí)室座位“一座難求”是多數(shù)高校圖書館面臨的共同問題。本文通過對以安徽財經(jīng)大學(xué)為例的高校圖書館座位資源的管理和使用現(xiàn)狀的深入調(diào)研，根據(jù)不同時段圖書館的座位資源實際使用情況，探討了導(dǎo)致此現(xiàn)象的主要因素。并在對圖書館座位資源管理現(xiàn)狀調(diào)研的基礎(chǔ)上，引進了相較行之有效的安財圖書館座位預(yù)訂系統(tǒng)，提出了一種人機互補的座位管理理念。同時，闡述了安財圖書館座位預(yù)訂系統(tǒng)的整體設(shè)計思想，以及預(yù)期實現(xiàn)效果。

高校圖書館；預(yù)訂系統(tǒng)；座位；資源管理

引言

近年來,隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大,社會競爭的日益激烈[1]。同時,考研潮的持續(xù)升溫,考研人數(shù)也居高不下。高校圖書館作為在校師生課下學(xué)習(xí)和積累知識的主要場所,在高校的建設(shè)中起著舉足輕重的作用。但是,擴招導(dǎo)致的在校學(xué)生數(shù)量與高校圖書館有限的座位資源之間的矛盾越來越尖銳,搶座、占座成為一種新常態(tài)。同時,在各高校圖書館的館藏資源、目錄資源等都實現(xiàn)了計算機管理的大環(huán)境下,唯獨座位資源還停留在人工管理的階段[2]。這些因素,都加劇了排隊、占座等現(xiàn)象的出現(xiàn)。如今,每逢備考階段,為了一個座位,早早地起床在圖書館前排著長長的隊伍的場景依然在很多高校上演著。

高校圖書館作為高校信息化和社會信息化的重要基地[3],急需新的管理方法和管理思想來使高校圖書館更好地服務(wù)于廣大在校師生和社會。下文,將以安徽財經(jīng)大學(xué)圖書館為例,探討高校圖書館的座位資源管理現(xiàn)狀。

1 高校圖書館座位管理問題成因及管理現(xiàn)狀

高校圖書館座位管理問題的成因,以安徽財經(jīng)大學(xué)為例。安徽財經(jīng)大學(xué)圖書館(東校)于2003年投入使用,全館面積3.5萬平方米,閱覽座位約為1920個,開放時間為8∶00～21∶20。在基本數(shù)據(jù)收集和實地調(diào)研的基礎(chǔ)上,我們以下將探討高校圖書館座位管理問題的現(xiàn)狀及成因。

1.1 高校圖書館座位資源使用現(xiàn)狀

自1983年,微型計算機應(yīng)用得到推廣以來,計算機的發(fā)展和應(yīng)用也得到普及。如上文所言,信息化高度發(fā)展的高校圖書館已經(jīng)100%實現(xiàn)了館藏資源的數(shù)字化管理。而借助各閱覽室的工作人員和圖書館學(xué)生義務(wù)館員,通過定時收書等方法來統(tǒng)籌和規(guī)劃座位的管理的座位資源管理仍止步不前。2014年,安徽財經(jīng)大學(xué)圖書館引進圖書借閱機,實現(xiàn)了圖書借閱的自助式數(shù)字化管理,也標志著圖書館的數(shù)字化管理再達新高度。但是,停留在人工管理階段的座位資源管理的矛盾卻越來越尖銳,問題越來越突出。

1.1.1 高校圖書館座位使用現(xiàn)狀調(diào)查

我們以安徽財經(jīng)大學(xué)圖書館二樓研修室一和四樓閱覽室為調(diào)查樣本,選擇期中考試的備考階段為時間區(qū)間,對一天內(nèi)各個時段,座位的使用情況進行了實地調(diào)研。根據(jù)一天內(nèi),閱覽室座位使用情況的調(diào)查數(shù)據(jù)得到閱覽室座位資源實際使用率和座位資源浪費率(即被占據(jù)了的卻沒有使用的座位資源占總資源的比例)變化圖,如圖1所示:

圖1

當(dāng)座位資源實際使用率與浪費率之和等于100%時,圖書館沒有空座位;小于100%時,圖書館內(nèi)存在空位置。由圖1座位資源實際使用率可知,一天內(nèi),圖書館座位資源的使用集中,座位資源的實際使用效率在上午十點達到最高91%。結(jié)合座位資源浪費率,在以十點為中心的一個時段內(nèi),圖書館內(nèi)的所有座位資源都被占用。同理,在早八點到十點、下午四點以及晚八點這三個時段內(nèi),座位資源全部被占用。即,此時再有同學(xué)想要在圖書館找到座位是不可能的事情。

調(diào)研數(shù)據(jù)的分析結(jié)果顯示,備考階段的座位資源僅有少數(shù)的時段內(nèi)得到了高效的利用。而在更多的時段內(nèi),部分座位資源都處于浪費狀態(tài)。

1.1.2 高校圖書館服務(wù)的滿意度調(diào)查

以安徽財經(jīng)大學(xué)500名在校本科生為調(diào)查樣本,對在校大學(xué)生圖書館服務(wù)滿意度進行的抽樣問卷調(diào)查。圖書館的滿意度調(diào)查一般囊括整體環(huán)境、館員服務(wù)、信息資源、讀者服務(wù)四個方面。此處,我們僅以強調(diào)服務(wù)模式和服務(wù)內(nèi)容的讀者服務(wù)作為調(diào)查重點,著重對座位資源的服務(wù)模式進行調(diào)查和數(shù)據(jù)處理。

在高校圖書館座位資源人工管理的環(huán)境下,對在校大學(xué)生對圖書館座位資源服務(wù)模式的滿意度的調(diào)查顯示:68.7%的受訪學(xué)生希望改變座位資源的管理模式;超過32.5%的學(xué)生有過因為去洗手間、出去接電話、接開水等短暫的離開而被收書的經(jīng)歷。并且,被收回的書被統(tǒng)一放在一起,9.8%的同學(xué)曾經(jīng)因此而丟書。更有高達53.32%的同學(xué)表示,座位資源的人工管理并不能適應(yīng)現(xiàn)在的環(huán)境,浪費的座位并不能得到合理利用。

1.2 圖書館座位問題的成因

1.2.1 圖書館座位資源的有限性

根據(jù)教育部高等學(xué)校圖書情報工作指導(dǎo)委員會在《普通高等學(xué)校圖書館評估指標(征求意見稿)》中的指標規(guī)定:閱覽座位與學(xué)生數(shù)之比為1∶4及上[4]。然而,根據(jù)調(diào)研數(shù)據(jù)可知,高校肆虐擴招的大背景下的高校圖書館的座位與學(xué)生數(shù)之比大都低于1∶4的標準。通過對安徽師范大學(xué)、安徽醫(yī)科大學(xué)、安徽財經(jīng)大學(xué)等安徽高校圖書館座位資源的調(diào)研可以發(fā)現(xiàn),普高等學(xué)校座位與學(xué)生人數(shù)之比大都在1∶5以下。而在部分985、211工程重點建設(shè)大學(xué),這個比例甚至低于1∶8。以安徽財經(jīng)大學(xué)為例,目前共有在校全日制本科生和碩士生23547人,減去在西校學(xué)習(xí)的本科一年級的部分學(xué)生,在東校學(xué)習(xí)和生活的學(xué)生人數(shù)約為21500人,東校圖書館座位資源為約為1920個。按照公式:‘座位數(shù)%在校學(xué)生數(shù)’計算,其比例為1∶11.20,遠低于《普通高等學(xué)校圖書館評估指標(征求意見稿)》的標準。

由上述數(shù)據(jù)分析可發(fā)現(xiàn),學(xué)校資源和資金上的投入力度的不足等客觀因素導(dǎo)致了圖書館硬件設(shè)施上的局限性。圖書館座位資源有限性的約束在一定程度上直接促成了搶座、占座現(xiàn)象的出現(xiàn)和蔓延。

1.2.2 座位資源利用率低

由上述對圖1的分析可以發(fā)現(xiàn),在期中備考階段的圖書館使用高峰期內(nèi),圖書館的座位使用表現(xiàn)為座位浪費率的居高不下和部分座位的空缺。究其原因,主要是占位未到者對座位資源的不合理利用(主要表現(xiàn)為占座現(xiàn)象)和部分剩余座位不易被發(fā)現(xiàn)造成的。因為一般圖書館大都為6～8層的高度,更有甚者,會超過12層。這樣,當(dāng)座位的占用率相對較高時,由于對剩余空缺座位資源數(shù)量和位置分布信息了解的不對稱,前往圖書館的學(xué)生要想找到空缺位置是很耗時間和力氣的事情。

2 圖書館座位管理系統(tǒng)的使用現(xiàn)狀及問題

目前,解決普遍存在的高校圖書館座位資源不足和使用效率低下的一個行之有效的方法就是引入圖書館座位管理系統(tǒng),從而實現(xiàn)座位資源的數(shù)字化管理。

根據(jù)調(diào)研,2010年以來,已有部分高校購買或自行開發(fā)圖書館座位管理系統(tǒng)[5]。根據(jù)對各高校圖書館座位管理系統(tǒng)功能的對比分析,得出如下特點:目前已投入使用的系統(tǒng)的功能大都包括讀者權(quán)限下的自動分配座位、自主選擇座位、退座、管理員權(quán)限下的座位狀態(tài)控制(增加、刪除、修改)和數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。這種機制下存在的問題如下:

(1)通過對包括中國人民大學(xué)圖書館、山東大學(xué)圖書館、廈門大學(xué)圖書館、深圳大學(xué)圖書館等近20所高校圖書館座位管理系統(tǒng)的功能統(tǒng)計發(fā)現(xiàn),僅有約40%的座位管理系統(tǒng)支持預(yù)約功能。這意味著,60%的高校圖書館座位管理系統(tǒng)只能支持選座和查詢等。這在早上圖書館開館的人流高峰期,長時間的等待刷卡這樣的問題依然會使得運作效率降低。

(2)除此之外,各座位管理系統(tǒng)的使用流程均為刷卡、選座座位(自動分配、自主選擇)、確認就位、刷卡(離開、暫時保留)、結(jié)束。單一的刷卡登陸機制使得選座的時間集中,這與圖書館的刷卡區(qū)有限的刷卡設(shè)備之間又形成了一對矛盾。在這種機制下,我們以安徽財經(jīng)大學(xué)圖書館為例進行數(shù)據(jù)分析。根據(jù)上述調(diào)查數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn),早上八點圖書館開館時段內(nèi),圖書館的座位實際占用率為66.5%,即此時段內(nèi)進圖書館的人數(shù)為1920*0.665=1277人。若按照每人完成刷卡、選座的時間為5秒,所有1277人完成選座的總時間約為105分鐘!人流高峰期的圖書館刷卡設(shè)備供不應(yīng)求、排隊大軍等現(xiàn)象將依然會是不可忽視的問題。

(3)同時,刷卡選定座位后,管理上缺少抵達座位的控制機制。這意味著,讓別人代替刷卡占去座位的現(xiàn)象也依然會存在。

3 安徽財經(jīng)大學(xué)圖書館座位預(yù)訂系統(tǒng)的設(shè)計

為解決和優(yōu)化上述圖書館座位管理系統(tǒng)中存在的問題,我們引進了安徽財經(jīng)大學(xué)圖書館座位預(yù)訂系統(tǒng)的理念并完成了系統(tǒng)的設(shè)計。

3.1 登陸機制設(shè)計

此座位預(yù)訂系統(tǒng)的顯著特征是實現(xiàn)了個人終端憑借用戶名和密碼自助登陸和刷卡登陸兩種模式。個人終端登陸,實現(xiàn)和學(xué)生一卡通數(shù)據(jù)庫的連接。用戶可以在任意終端登陸系統(tǒng),進行查詢和預(yù)訂等操作,極大緩解了圖書館刷卡區(qū)的壓力。

3.2 預(yù)訂機制設(shè)計

3.2.1 預(yù)約機制的時間限制

為了防止用戶的過早預(yù)訂和爭搶座位情況的發(fā)生,用戶只能在早七點到晚九點之間對當(dāng)日和次日的座位有預(yù)訂權(quán)限。用戶在權(quán)限時間內(nèi)確定座位預(yù)訂時段、位置后,確認預(yù)訂信息并提交,完成座位的預(yù)訂。完成操作后,用戶可以在我的預(yù)訂中查詢座位信息。

3.2.2 預(yù)訂就座確認機制

完全數(shù)字化的系統(tǒng)管理要以用戶的高素質(zhì)為前提,而對當(dāng)前用戶的整體素質(zhì)的評估顯示,當(dāng)前情況下座位資源的完全數(shù)字化仍將存在漏洞。因此,本系統(tǒng)的預(yù)訂確認是將系統(tǒng)與管理員結(jié)合在一起運行,實現(xiàn)人機的互補。

系統(tǒng)的確認機制與圖書館的門禁系統(tǒng)互聯(lián),實現(xiàn)同步管理。同時,圖書館管理員會在半小時的預(yù)留時間用完后確認用戶是否已抵達。若未抵達,則釋放座位已選狀態(tài),取消預(yù)訂訂單;若已抵達,則保留座位已選狀態(tài)。

3.3 系統(tǒng)用戶功能模塊設(shè)計

系統(tǒng)設(shè)計為簡單包括用戶和管理員的二級權(quán)限結(jié)構(gòu)功能,具體功能結(jié)構(gòu)如圖2所示:

圖2

由圖2可見,用戶可實現(xiàn)的操作包括學(xué)生登錄、座位預(yù)約、取消預(yù)約。

(1)學(xué)生登錄:學(xué)生在登錄頁面,憑借用戶名和密碼登錄進入主頁面。其中,登錄的數(shù)據(jù)庫來源于一卡通的用戶登錄表。

(2)座位預(yù)約:完成座位查詢后,直接雙擊目標座位的按鈕即可選擇座位,完成時段的設(shè)置后,確認預(yù)訂信息,完成座位預(yù)訂。

(3)取消預(yù)約:用戶登陸后,已完成的在預(yù)訂時段內(nèi)的或者未到達預(yù)訂時段的座位信息會顯示在首頁。用戶選擇取消預(yù)訂按鈕,則完成取消預(yù)訂。此時,座位重新變?yōu)榭蛇x狀態(tài)。

4 結(jié)束語

目前,高校圖書館座位管理問題的主要問題是資源不足和占座導(dǎo)致的低利用率。資源不足是硬件層面的問題,對任何一所高校來說,這方面的改革都有一定難度。因此,提高座位利用率是當(dāng)前解決這一問題的切入點。

安徽財經(jīng)大學(xué)圖書館座位預(yù)訂系統(tǒng)的設(shè)計區(qū)別于其他座位管理系統(tǒng),實現(xiàn)人工管理和計算機管理相結(jié)合的管理模式。繼彌補了人工管理的不足,又克服了計算機管理中的不合理。同時,用戶名和密碼的登陸方式分散了操作時間和空間,

解決了刷卡帶來的等待問題。因此,系統(tǒng)的投入使用預(yù)期將會在一定程度上改善目前的座位管理現(xiàn)狀。不過,目前只處于初試階段,對于閱覽室靠近電源的座位的分布情況[6]等模塊的功能還相對欠缺。

［1］王守紅.高校圖書館自習(xí)座位管理系統(tǒng)設(shè)計［J］.大學(xué)圖書館學(xué)報,2010(2):38-40.

［2］王璐,李歡,毛久海.大學(xué)校園占座現(xiàn)象的管理學(xué)分析［J］.社科縱橫(新理論版),2008(1):82-83.

［3］高培超,曾濤,張鈴,彭麗媛.高校圖書館座位資源的使用現(xiàn)狀及建議——以成都理工大學(xué)為例［J］.中國校外教育,2010(S2):139+395.

［4］教育部高等學(xué)校圖書情報工作指導(dǎo)委員會.普通高等學(xué)校圖書館評估指標(征求意見稿)［Z］.2003-02-12.

［5］王彥,田文夫,馮晴.高校圖書館座位管理系統(tǒng)中預(yù)約系統(tǒng)的現(xiàn)狀與實現(xiàn)［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2013(14):12-14.

［6］王孝亮,胡軍,王威,林婷.圖書館座位在線預(yù)約系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)——以中國藥科大學(xué)圖書館為例［J］.農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊,2014(5):36-39.

馬麗亞（1992—），女，安徽亳州人，主要研究方向：信息管理與信息系統(tǒng)。

國家級創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項目（201410378130）、安徽省創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項目（AH201410378130）。