董文君

（太原旅游職業(yè)學(xué)院，山西 太原 030032）

教學(xué)檔案主要產(chǎn)生于學(xué)校的教學(xué)實踐以及管理活動的各個環(huán)節(jié)和過程之中，它涉及到學(xué)校教學(xué)工作的每一個階段。教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)工作和核心內(nèi)容?？茖W(xué)、規(guī)范的教學(xué)檔案管理有助于提升學(xué)校的綜合教學(xué)質(zhì)量及管理水平。近年來，隨著職業(yè)教育的迅猛發(fā)展，高職院校呈現(xiàn)出多元化、多層次的發(fā)展特色，學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作所含的內(nèi)容也日趨豐富、多樣和復(fù)雜，這就對高職院校的教學(xué)檔案管理工作提出了更多、更高、更新的要求，需要我們認(rèn)真面對。

1 當(dāng)前高職院校教學(xué)檔案管理工作中所存在的問題

1.1 檔案意識不強，檔案資料不全

檔案是過去所進(jìn)行的社會實踐活動的客觀記錄，是已經(jīng)完成了的文件材料。它的作用和價值往往都要經(jīng)歷過一段較長的歷史時期才能夠顯現(xiàn)，而不能馬上就發(fā)揮出比較明顯的作用。因此，目前高職院校大都存在著比較輕視檔案的現(xiàn)象，對于教學(xué)檔案管理事業(yè)的重要性和必要性缺乏清醒的認(rèn)識，認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作只是一項附帶性的工作，其做好做壞無礙學(xué)校整體事業(yè)發(fā)展的大局。教學(xué)檔案形成的初期，主要是由高職院校各系（部）上交原始材料來完成的?；鶎拥臋n案工作人員雖然為此做了大量的工作，但由于多數(shù)人的檔案意識比較薄弱，所以有相當(dāng)一部分的教學(xué)資料記載較為分散或者就根本沒有進(jìn)行記錄，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案資料不夠完整。

1.2 管理工作人員的整體業(yè)務(wù)素 質(zhì)普遍不高

當(dāng)前形勢下，許多高職院校的檔案管理人員的工作主動性不強，業(yè)務(wù)素質(zhì)也急需提高，部分檔案人員對工作缺乏責(zé)任心。此外，從目前的總體情況來看，大多數(shù)高職院校在現(xiàn)階段尚未形成一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)優(yōu)良、服務(wù)高效的檔案管理專業(yè)隊伍。教學(xué)檔案管理本身是一門綜合性較強的學(xué)科，涉及的知識面較廣。目前，許多高職院校的檔案管理隊伍遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實際工作的需要。一方面，檔案管理工作人員在學(xué)歷、知識、年齡結(jié)構(gòu)以及職稱結(jié)構(gòu)等方面尚還不夠合理；另一方面，各部門的兼職檔案人員大都從未接受過任何檔案管理方面的正規(guī)培訓(xùn)，缺乏檔案管理以及電腦操作、信息化建設(shè)方面的有關(guān)理論知識和專業(yè)技能。

1.3 管理制度不規(guī)范，制約檔案部門職能發(fā)揮

高職院校的教學(xué)檔案管理工作，是由檔案職能部門嚴(yán)格依據(jù)上級有關(guān)檔案工作的法規(guī)細(xì)則，制定出符合本校實際情況的《歸檔制度》、《歸檔實施辦法》等來具體完成的。檔案管理方面的具體工作是由高職院校的各系（部）、處室以及檔案館的管理人員來完成。檔案部門主要負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和規(guī)范指導(dǎo)，其職能作用發(fā)揮的好壞將會直接影響到高職院校的教學(xué)檔案材料的整體數(shù)量和質(zhì)量。一所高職院校的建制如果不到位，那么其制定的《歸檔制度》、《檔案管理崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度和管理辦法就很難真正地落到實處。而且，目前大多數(shù)高職院校對有關(guān)教學(xué)檔案管理工作的監(jiān)督、檢查也多是流于形式。因此，教學(xué)檔案管理工作制度不夠科學(xué)、不夠合理以及不夠健全和完善，嚴(yán)重制約了檔案部門職能的有效發(fā)揮。

1.4 教學(xué)檔案的內(nèi)容不夠豐富

從目前高職院校的普遍情況來看，學(xué)生的教學(xué)檔案材料主要側(cè)重于《學(xué)籍卡》、《各科考試成績表》以及《思想品德考核表》等方面的內(nèi)容。而且，這些檔案材料大多是一些由個人所填寫的主觀判斷式的材料，而全面反映一個人綜合素質(zhì)方面的客觀分析性材料則較少。許多高職院校的院系黨團(tuán)組織領(lǐng)導(dǎo)和教師們所提供的學(xué)生鑒定材料，大都只是“同意”、“情況屬實”等極為簡單的評語，并沒有給予真實、客觀、全面的評價內(nèi)容。這使得高職院校教學(xué)檔案的內(nèi)容普遍比較單薄，不夠豐富。

1.5 檔案管理工作手段比較落后，沒有形成數(shù)字化管理

當(dāng)前，大多數(shù)高職院校的檔案設(shè)施還十分簡陋，而管理手段也比較落后，沒有實現(xiàn)教學(xué)檔案信息的資源共享。進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國社會正步入電腦和網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化迅猛發(fā)展的高科技時代。因此，國內(nèi)高職院校的教學(xué)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)審時度勢、順應(yīng)潮流、與時俱進(jìn)，真正實行先進(jìn)的、全面的數(shù)字化管理。

2 強化教學(xué)檔案管理工作的對策

2.1 建立分級管理模式，加強規(guī)章制度建設(shè)

高職院校應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案管理工作制度，遵循立卷歸檔的原則、嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔的程序。并定期或不定期對教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核，引導(dǎo)系級教學(xué)檔案管理工作向制度化、規(guī)范化和科學(xué)化方向發(fā)展。具體來講，高職院校教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)建立分級管理模式，分為院、系(部)的二級管理，即：教務(wù)處為一級管理，系(部)為二級管理。高職院校的教務(wù)處應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的教學(xué)檔案室，并配有專職檔案員來進(jìn)行管理。各系(部)要有一名領(lǐng)導(dǎo)具體分管教學(xué)檔案的管理工作，并配備一名兼職檔案人員來具體負(fù)責(zé)和承擔(dān)系(部)的教學(xué)檔案管理工作，有效地統(tǒng)一管理本部門的所有教學(xué)文件資料，并按期向?qū)W校的教學(xué)檔案室移交所搜集、整理的教學(xué)檔案。這樣，就可以按照教學(xué)的客觀規(guī)律，分級、系統(tǒng)、綜合地收集和整理教學(xué)管理方面的所有相關(guān)材料，在學(xué)校內(nèi)部建立起一套適合自身的獨立、完善的教學(xué)檔案管理體系。高職院校的院、系(部)二級教學(xué)檔案管理部門，一定要根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合學(xué)校自身教學(xué)管理方面的實際情況，科學(xué)地制定出符合本校的教學(xué)檔案的具體管理辦法，使檔案管理的整個過程做到有法可依、有章可循。同時，高職院校還應(yīng)制定出相應(yīng)的管理考核及獎勵機制，以有利于貫徹落實教學(xué)檔案責(zé)任制，并激發(fā)起專兼職檔案員的工作主動性、積極性和服務(wù)意識。以此，不斷推動和促進(jìn)高職院校教學(xué)檔案管理工作的持續(xù)及穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 實現(xiàn)教學(xué)檔案資料的數(shù)字化和信息化管理，提高檔案管理的工作效率

在網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的新時代，高職院校要想提高教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化水平，應(yīng)抓住信息化以及數(shù)字化技術(shù)革命所帶來的良好機遇，積極運用科學(xué)技術(shù)手段來不斷提高教學(xué)檔案管理的工作效率和綜合質(zhì)量，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化水平。高職院校的教學(xué)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極利用電腦光盤刻錄以及數(shù)字化辦公技術(shù)，提高教學(xué)檔案資料的存貯密度，使其存貯的教學(xué)信息量不斷增大，以提升教學(xué)檔案資料的貯存、收藏以及信息處理能力。

2.3 不斷加大檔案資料的資金投入，改善教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)和環(huán)境

我國《檔案法》第十三條中指出，各級各類檔案管理單位的檔案機構(gòu)，應(yīng)“采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。對此，高職院校應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校自身發(fā)展的實際情況和現(xiàn)有條件，對教學(xué)檔案管理工作提供充足的資金、人力以及物力，逐步改善教學(xué)檔案管理工作設(shè)施、設(shè)備等硬件條件和外部環(huán)境，提升教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化程度，促進(jìn)管理效率的進(jìn)一步提升。

2.4 加強檔案管理人員培訓(xùn)，提升檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)

做好高職院校的檔案管理工作，關(guān)鍵在于人。要促進(jìn)高職院校教學(xué)檔案管理工作水平的提升，關(guān)鍵是要建成一支高素質(zhì)的、專業(yè)技術(shù)過硬的檔案管理專業(yè)隊伍。學(xué)校在配備檔案工作人員時，要特別注重其人員的年齡、文化以及專業(yè)結(jié)構(gòu)的比例，尤其是要大力補充電腦管理、信息技術(shù)等方面的專業(yè)人才。學(xué)校要對檔案工作人員加強在崗培訓(xùn)，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并對他們的工作績效定期進(jìn)行綜合評價考核。檔案管理工作對專業(yè)性的要求很強，因此，作為高職院校的檔案管理人員一定要結(jié)合自身工作的實際需要以及未來新時期的發(fā)展趨勢，努力鉆研檔案業(yè)務(wù)，深入、系統(tǒng)地了解和掌握檔案學(xué)等方面的有關(guān)知識和技能，不斷提升檔案管理的工作水平。此外，檔案工作人員還應(yīng)當(dāng)具有無私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，牢固樹立“服務(wù)第一”的觀念，并在具體的工作實踐中不斷改進(jìn)服務(wù)的方法和手段。

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