關于學校文書檔案管理工作的思考

吳丹

（長春市第九中學 吉林長春 130021）

關于學校文書檔案管理工作的思考

吳丹

（長春市第九中學 吉林長春 130021）

文書檔案是反映學校黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了學校所進行的各類管理活動。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，文件是法定機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中，為互相聯系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。文書檔案是學校各個職能科室工作的重要組成部分，文書工作是對文件全部生命周期進行處理的一個完整的運動過程，是檔案工作的基礎，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。但由于文書檔案管理工作的相對封閉性，管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現思想觀念上的一個大的轉變，需要大力倡導開拓創(chuàng)新精神，進一步形成推進文書檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認真總結文書檔案工作好的經驗，準確把握檔案工作特點和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問題。應該從以下幾個方面去努力。

文書檔案 管理 思考

一、健全制度，形成體系，努力把好文書檔案材料的收集關

要結合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網絡體系，協調各部門，從而做到從上而下，左右協作的檔案傳遞網絡，做好文書檔案收集工作的基礎工作。

建立文書檔案工作制度，規(guī)章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要；制度還要簡明實用，具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。

文書檔案材料收集的基本要求是：主動及時、全面準確、保質保量、安全保密。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎上，還必須針對工作的實際情況，與各部門經常聯系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質量打下良好的基礎。

二、與時俱進，科學管理，讓文書檔案管理工作緊跟時代步伐

文書檔案數量越來越大，材料的種類越來越多。因此，只有實現文書檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。信息化檔案管理對于文書檔案工作而言是信息化發(fā)展的必然要求，當代檔案管理的過程就是逐步走向信息化的過程。

利用現代化技術，整理文書檔案。利用計算機等現代化手段整理文書檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛嬎銠C檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。還能擴大了社會影響，擴寬了服務范圍，檔案管理的計算機化，信息成果可以多份拷貝。

由于人們工作、學習及其它活動的日益增強，生成了大量的行政文件、技術資料以及圖紙、圖片和音像資料，隨之而來的是檔案入庫數量的劇增，一張普通的光盤可存儲幾千萬的文字信息，這將極大地減少檔案占用的空間及存儲價值的投入。利用現代化手段進行檔案管理，使檔案的修改、補充、輸出、復制工作更加靈活方便。更主要的是為將來“信息高速路”打下堅實基礎，檔案管理計算機化，可使檔案信息與最新技術接軌，與世界同步。

文書檔案要科學管理。要嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立”檔案質量，人人有責”的觀念。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理手段來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

三、夯實基礎，大膽創(chuàng)新，提高文書檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)

作為一名文書檔案管理者，首先要有較高的政治素質。檔案工作是一項政治性很強的工作。文書檔案管理人員首先必須具有較高的馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論知識，了解和掌握黨的路線、方針、政策，熟悉檔案工作的相關的法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度，具有堅定正確的政治方向。其次，要有高尚的職業(yè)道德。文書檔案工作是一項服務性勞動，是文書檔案與利用者之間的媒介與紐帶。默默無聞、無私奉獻，是文書檔案工作的突出特點。所以，文書檔案管理人員應該樹立正確的人生觀、價值觀，樹立全心全意為人民服務的思想，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，不計名利，在平凡中創(chuàng)造不平凡。第三，要有大膽的創(chuàng)新精神。文書檔案管理人員必須要解放思想、開拓創(chuàng)新，克服看門守攤、墨守陳規(guī)、自我封閉的舊思想，樹立信息產品是商品，信息創(chuàng)造價值的新觀念，善于用豐富的專業(yè)知識指導實踐，分析新情況，解決新問題。第四，要有嚴謹的工作作風。嚴謹的工作作風，是文書檔案管理人員必不可少的素質之一。在實際工作中，必須始終保持政治、學術上的嚴肅負責態(tài)度，對每卷檔案，從整體到細微，都要尊重科學，尊重客觀，做到精益求精，嚴謹務實，一絲不茍。第五，要有過硬的業(yè)務技能。文書檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應用的橋梁，因此，文書檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機等相關學科知識，從而保證文書檔案管理水平的提高。

總之，在新的歷史條件下文書檔案工作必須要緊緊聯系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索文書檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。文書檔案管理工作者要認識到文書檔案的重要性，認識到做好文書檔案的重大意義，這樣才能真正的做好文書檔案管理工作。