鄧大華

辦公室是一個(gè)單位的中樞，承擔(dān)著承上啟下、參與政務(wù)、管理事務(wù)、協(xié)調(diào)服務(wù)的重任，地位舉足輕重，工作繁雜多樣、點(diǎn)多面廣，起著對外構(gòu)筑部門形象，對內(nèi)提高管理效能至關(guān)重要作用。文件檔案的管理工作也是辦公室工作的一項(xiàng)重要組成部分。加強(qiáng)文件檔案的規(guī)范化管理，開發(fā)和利用文件檔案的信息資源，充分發(fā)揮檔案在實(shí)際工作中的作用，也是辦公室的一項(xiàng)工作任務(wù)。

隨著我縣OA系統(tǒng)的全面啟動，隨之就會產(chǎn)生大量的電子檔案，電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，對審計(jì)局辦公室的文件檔案管理提出了更高的要求。對于辦公室文件的管理工作，筆者做了幾點(diǎn)淺顯的思考。

一、紙質(zhì)文件的管理

雖然電子政務(wù)和辦公自動化的不斷發(fā)展，電子文件資料越來越普遍，但是紙質(zhì)文件在目前看來仍然是不能夠被完全取代的，在目前依然有著許多存在的優(yōu)勢和必要。做好紙質(zhì)文件檔案的管理工作，有幾個(gè)方面應(yīng)該注意。

1.文件的管理人員

一是人員的必備。文件的管理是一項(xiàng)細(xì)致繁瑣的工作，需要給管理人員充足的時(shí)間和精力進(jìn)行規(guī)范的整理，應(yīng)該配備專門的工作人員，明確工作職責(zé)。避免工作人員因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)間沒有保障而造成的文件管理連貫性、完整性的缺乏和責(zé)任的不明確。

二是提高管理人員素質(zhì)。大量的紙質(zhì)文件需要分門別類的保存，對于吉安縣審計(jì)局來說，資料種類繁多，而且業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)，為了便于今后快速地能找到資料，因此，文件的管理人員應(yīng)該具備一定的專業(yè)素質(zhì)，可以多參加一些培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法。

三是人員的責(zé)任心培養(yǎng)。幾乎所有文件的收發(fā)、印制都會經(jīng)過辦公室，對于審計(jì)部門來說工作的保密性就更強(qiáng)。所以在平時(shí)應(yīng)該更多的對文件管理人員進(jìn)行保密知識教育和警示教育，樹立高度的責(zé)任心，積極收集需歸檔的材料，確保檔案內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確。也應(yīng)該對各股室加強(qiáng)宣傳教育，取得各股室對文件檔案規(guī)范管理的支持。

2.文件的管理制度

建立健全文件資料管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好文件管理工作的關(guān)鍵，也是開展工作的行為準(zhǔn)則。有了制度，更需要嚴(yán)格執(zhí)行，才能夠取得效果。辦公室的文件管理工作制度，筆者覺得有以下幾個(gè)方面比較重要。

一是文件的流轉(zhuǎn)流程制度。作為辦公室應(yīng)該制定收文、發(fā)文、文件傳遞工作程序，明確處理紀(jì)律，所有來文由辦公室文件管理人員統(tǒng)一接收、拆封、登記。建立統(tǒng)一的發(fā)文、收文專用登記薄，標(biāo)明收發(fā)文時(shí)間和傳遞情況，方便查詢文件處理進(jìn)度。對于處理時(shí)間較長的文件，主辦科室應(yīng)使用復(fù)印件，將原件及時(shí)返回辦公室。

二是文件的限時(shí)辦結(jié)制度。根據(jù)文件類別制定時(shí)限要求。辦公室須在收文后規(guī)定的工作日內(nèi)審核完畢并進(jìn)行流轉(zhuǎn)，主辦科室也應(yīng)按規(guī)定時(shí)限內(nèi)將文件退回辦公室。閱知類文件也應(yīng)該規(guī)定閱覽時(shí)限，各科室在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將文件資料退回辦公室，避免文件長時(shí)間停留在某個(gè)科室手中，影響其他科室對文件的閱知。密級文件更應(yīng)該規(guī)定嚴(yán)格的傳閱范圍和時(shí)限，避免因人為、意外造成的泄密事件。

三是文件的保管制度。文件的保管制度對保證文件的完整和安全也很重要。對傳閱后、辦理完的文件，應(yīng)及時(shí)核對清點(diǎn)，并分門別類保管存放。文件借閱時(shí)，必須符合閱知范圍，并辦理登記手續(xù)，規(guī)定歸還時(shí)限。如遇特殊情況需要攜帶文件外出時(shí)，須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字、登記，并采取必要的保密措施。涉密文件和內(nèi)部重要資料，尤其要注意保密。

四是文件的清退、銷毀制度。文件清退和銷毀也應(yīng)該嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并定期開展文件的清退和銷毀工作。對沒有保存價(jià)值的文件資料，按照保存時(shí)限及時(shí)進(jìn)行銷毀，避免文件的大量積壓，增加工作量。

二、電子文件資料的管理

盡管目前“無紙化辦公”還只是在探索試行階段，但是電子文件資料方便快捷的優(yōu)勢日益顯現(xiàn)，我們存儲的各種電子信息資料也越來越多。也正是由于電子文件資料的非人工識讀性、對系統(tǒng)的依賴性、與特定記錄載體之間的可分離性、可變性、存儲的高密度性等特殊屬性，使電子資料較紙質(zhì)資料而言，雖能有效的提高辦公效率，但也有許多的不安全因素。對于電子文件資料的管理，確保安全性尤為重要。

1.增強(qiáng)人員的安全防護(hù)意識。保障安全，人始終是第一要素。網(wǎng)絡(luò)和電子文件信息的安全維護(hù)，不僅僅是某個(gè)檔案人員或系統(tǒng)管理人員的職責(zé)，更是需要所有的工作人員都參與其中。因?yàn)槊總€(gè)人都有可能在不經(jīng)意間、以不同的方式造成電子文件資料的泄露、損壞。所有的工作人員都應(yīng)該進(jìn)行經(jīng)常化的安全教育，具備一些基本的安全防護(hù)技能，如：對秘密信息實(shí)施加密保護(hù)、定期清理計(jì)算機(jī)、靈活運(yùn)用查毒軟件和防火墻、養(yǎng)成良好的上網(wǎng)習(xí)慣、注意對電子文件資料存儲載體的安全防護(hù)等。

2.加強(qiáng)對物的管理。確保信息的安全就需要通過采取一些措施來保障信息存儲載體的安全。雖然許多光盤號稱可以使用幾十年，但實(shí)際使用起來，根本沒有那么長壽命，有的甚至只有幾年的壽命。對于移動硬盤、光盤等用來儲存和轉(zhuǎn)換的儲存介質(zhì)在購買時(shí)都應(yīng)該選擇質(zhì)量過硬的產(chǎn)品。而且對重要的信息資料應(yīng)該每隔一段時(shí)間就對原載體上的數(shù)據(jù)進(jìn)行重新的拷貝、轉(zhuǎn)換，防止信息內(nèi)容的丟失，以及因產(chǎn)品更新?lián)Q代而造成的信息無法讀取。

3.加強(qiáng)安全性技術(shù)手段的應(yīng)用。電子文件資料的出現(xiàn)本身就是源于信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，因此及時(shí)將新的防衛(wèi)技術(shù)應(yīng)用到日常的工作之中，有利于確保電子文件信息在存儲、傳輸?shù)冗^程中的安全，能夠有效的對抗計(jì)算機(jī)病毒和系統(tǒng)遭受惡意攻擊，保證電子文件資料的完整準(zhǔn)確。

在現(xiàn)代化的發(fā)展中，檔案管理工作受到了越來越多人員的重視。只有在實(shí)際的文件檔案管理工作中把握關(guān)鍵、留心重點(diǎn)，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理工作現(xiàn)代化的跨越，才能夠更好地服務(wù)于辦公室的各項(xiàng)工作，才能夠促進(jìn)審計(jì)局事業(yè)的長久發(fā)展。

（作者單位：吉安縣審計(jì)局）