詹 娜

（清遠市新能電力工程有限公司，廣東 清遠 511800）

在業(yè)擴的工作過程中，各項資料相互間存在較大的連貫性，每個工作過程都會產生新的檔案資料，而開展下一步工作時有必要查閱上一環(huán)節(jié)的資料。在此之前，相關工作間的傳遞方式僅限于書面?zhèn)鬟f以及手工簽收，容易出現差錯或造成文件丟失。如何實現檔案電子化管理以及辦公無紙化，將業(yè)擴的全程監(jiān)督與統(tǒng)一數據的管理變?yōu)楝F實，成為現階段業(yè)擴相關工作中的首要問題。而客戶檔案智能化的管理系統(tǒng)的出現有效地攻破了這道難題。

1 實現客戶的檔案管理技術智能化

1.1 客戶檔案智能化的功能設計

1.1.1 圖檔的記錄

學習、使用高拍儀拍照并登記好相關的文件，以電子圖檔信息的形式記錄，并與客戶以及相關工作單位關聯，按照業(yè)務的相關內容系統(tǒng)自動生成業(yè)務圖檔信息。在業(yè)務進入下一個環(huán)節(jié)之前，對圖檔是否完整進行校驗或提示。

1.1.2 圖檔的調閱

客戶檔案管理相關技術的智能化實現了在業(yè)務處理過程中查閱與工作單位相關的工作環(huán)節(jié)所上傳的電子信息資料，而且可以按照需求的不同和權限的高低來完成檔案的下載工作。

1.1.3 圖檔資料的審查

參與審批的相關工作人員要在業(yè)務審核時仔細檢查相關電子圖檔的內容，查看電子信息圖檔是否存在準確性低與圖檔不清晰等問題。對發(fā)現的沒有達到要求的電子圖檔應及時做好明確標記，并由相關負責人員再次上傳。

1.1.4 圖檔信息的補錄

如果一旦發(fā)生不能及時登記圖檔的情況，相關業(yè)務責任人應立刻按照客戶或工作單位的要求重新做好補錄的圖檔，還要明確說明產生問題的原因。

1.1.5 圖檔信息視圖及檢索

圖檔信息的視圖類型分為卷宗型視圖、客戶型視圖以及工作單位的視圖，支持根據相關工作環(huán)節(jié)查看圖檔信息的目錄結構，按照客戶的相關維度查看圖檔信息的目錄結構，根據檔案的卷宗結構查看圖檔信息目錄結構，業(yè)擴的客戶要求要統(tǒng)一視圖，相關工作單位查詢視圖時，準許他們調用、查閱相關的圖檔信息視圖，并為其提供相關檢索功能。

1.1.6 圖檔信息電子化的監(jiān)控工作

圖檔信息電子化的監(jiān)控工作展示了相關圖檔的電子化程度，給管理者提供了生動的管理視圖，還包括圖檔的總體登記情況，為相關的圖檔信息監(jiān)控管理提供了關鍵性數據。點擊對應的圖檔柱狀圖，便可對圖檔的缺失情況或業(yè)務差錯進行檢查。

1.1.7 圖檔信息的總體情況

對圖檔信息的總體情況進行有效統(tǒng)計，其中包括圖檔卷宗的數目、圖檔的件數以及圖檔的頁數和統(tǒng)計業(yè)務的相關流程、圖檔的覆蓋情況等。

1.1.8 相關輔助功能

1.1.8.1 圖檔信息的目錄管理

對已錄入系統(tǒng)的檔案、所掃描的圖片以及影音之類的資料，為方便日后的檢索與日常管理，應按照所屬業(yè)務的類別來進行區(qū)分。

1.1.8.2 圖檔信息的權限管理

讀權限是指：查詢的時候讀取文檔的權限范圍；寫權限指的則是：對圖檔信息建檔與編輯時，上傳文件的權限范圍。一般情況下默認部門的內部相關人員擁有查閱權限，外部相關人員則需根據業(yè)務的不同階段自動授予相關權限，在分配文檔下載與上傳權限的時候，則需要指定的授權。

1.2 系統(tǒng)的功能測試

1.2.1 改造營銷系統(tǒng)

為滿足建設圖檔信息系統(tǒng)的相關要求，在對SG186營銷業(yè)務應用系統(tǒng)進行改造時，所涉及的業(yè)務囊括了新裝增容與用電變更、合同的管理、用檢的管理、計量體系的管理和計量點管理等。

1.2.2 功能的相關測試

在各個工作環(huán)節(jié)中選擇較為復雜的高壓新裝流程，對所有業(yè)務環(huán)節(jié)均進行嚴格的測試及查詢，工作重心在于檢測每個工作環(huán)節(jié)當中相應的圖檔管理模塊的增減情況，以及能不能順利地將其拍入電子檔案進行存儲，能否實施查詢等。

1.3 系統(tǒng)的應用

依照我國相關的電網公司中規(guī)定的業(yè)擴過程存檔資料的目錄，遵循最基本的智能化信息檔案管理要求，規(guī)范好業(yè)擴當中各個環(huán)節(jié)所錄入電子資料的情況，將每個環(huán)節(jié)的負責人落實到位。

2 應用的成效

2.1 客戶的相關檔案更完整、更清晰

在營銷業(yè)務相關系統(tǒng)之中，信息的完整性具有重要作用。越完整地保存客戶檔案的相關信息，越能清晰地反映客戶相關用電管理全過程，進而有利于查看對客戶受理的申請、業(yè)務的收費情況、相關供電方案、受電工程的設計及審查、竣工驗收以及送電等各環(huán)節(jié)的內容，實現全過程的數字化管理。

2.2 更加方便地查閱檔案

為有效解決業(yè)擴報裝工作中業(yè)務資料在各個相關的部門之間相互轉移的問題，要實時查詢業(yè)擴資料，有效提高相關業(yè)擴人員對全工程的把控程度，提高收集相關資料的效率，方便資料的查閱與調取，使資料管理更清晰、更有條理，從而有效降低工作強度，提高工作效率。