陳嘉聲　趙陽(yáng)

摘要：Excel作為常用的辦公軟件之一，其功能是非常強(qiáng)大的。善于運(yùn)用Excel函數(shù)、靈活運(yùn)用其技巧、巧妙設(shè)計(jì)Excel公式可以提高工作效率。文章以兩個(gè)已在我們實(shí)驗(yàn)室工作中發(fā)揮作用的實(shí)例，介紹其中的Excel實(shí)用功能及其實(shí)現(xiàn)方法，使Excel在提高實(shí)驗(yàn)室工作效率中的作用被廣大用戶認(rèn)知。希望更多的人成功運(yùn)用Excel等辦公軟件協(xié)助提高自己的工作效率。

關(guān)鍵詞：Excel；數(shù)據(jù)有效性；保護(hù)工作表；篩選；凍結(jié)窗格；突出顯示；條件格式；超鏈接；數(shù)據(jù)透視圖

中圖分類(lèi)號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2015）01-0193-06

我單位作為一個(gè)測(cè)試實(shí)驗(yàn)室，最終測(cè)試的結(jié)果一般以報(bào)告的形式給出。因此對(duì)于出具報(bào)告所依賴的工具軟件Word，大部分的人對(duì)其操作非常熟悉，而對(duì)于Office辦公軟件中的Excel，一些人并不是很精通。事實(shí)上，word主要側(cè)重于文字編輯和排版，而Excel的表格配有大量的函數(shù)和公式，其具有比word強(qiáng)大得多的數(shù)據(jù)計(jì)算、處理和分析及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)管理功能。如果能成功運(yùn)用好Excel這個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)工具，會(huì)給實(shí)驗(yàn)室的檢測(cè)和管理工作中帶來(lái)很多的便利，從而提高工作效率。

本文就以兩個(gè)有代表性的實(shí)例來(lái)分別說(shuō)明Excel完成的檢測(cè)和管理中涉及到的一些任務(wù)功能。

第一個(gè)例子來(lái)源于實(shí)際的電磁兼容測(cè)試中限值計(jì)算，電磁兼容的傳導(dǎo)騷擾測(cè)試中，在150kHz-500kHz頻段，準(zhǔn)峰值限值和平均值限值常以與頻率的對(duì)數(shù)坐標(biāo)成線性關(guān)系給出，此時(shí)，我們無(wú)法準(zhǔn)確的從接收機(jī)上直接讀出該頻段上某一確定頻點(diǎn)處的限值。如果每次都要計(jì)算不同的頻點(diǎn)，則是簡(jiǎn)單重復(fù)性的勞動(dòng)，我們完全可以利用一個(gè)非常簡(jiǎn)單的Excel公式來(lái)獲得此限值。

1 基本數(shù)學(xué)函數(shù)計(jì)算功能

觀察GB9254中B級(jí)設(shè)備傳導(dǎo)騷擾電壓限值得知頻點(diǎn)[x（150kHz

2 輸入數(shù)據(jù)有效性檢查功能

計(jì)算表格已經(jīng)做好，但是如果不小心輸錯(cuò)了數(shù)據(jù)，輸入的數(shù)據(jù)超出了150kHz-500kHz的范圍，輸入人員又沒(méi)有意識(shí)到的情況下，會(huì)得到錯(cuò)誤的結(jié)果。為避免出現(xiàn)這種低級(jí)失誤，可對(duì)輸入頻率的A4格設(shè)置數(shù)據(jù)有效性。選中A4格，先設(shè)置允許值的范圍150-500，如圖示：

3 工作表的保護(hù)功能

表已經(jīng)做好了，但是在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，可能不小心點(diǎn)擊到B4、C4表格的公式及其他的表格，進(jìn)而形成誤操作，造成麻煩。此時(shí)，工作表的保護(hù)功能可以提供誤操作的防護(hù)。只允許更改輸入頻率處的A4表格，而將其他的部分都保護(hù)起來(lái)，無(wú)法改寫(xiě)。只需按如下步驟進(jìn)行：

先設(shè)定允許編輯的區(qū)域：

至此，完成的電磁兼容限值計(jì)算表，不但能夠簡(jiǎn)便的完成計(jì)算任務(wù)，同時(shí)可以自動(dòng)檢查輸入數(shù)據(jù)是否在正確范圍內(nèi)，還能確保不會(huì)受到誤操作。

第二個(gè)例子來(lái)源于測(cè)試案件管理的實(shí)際工作，主要利用了Excel作為案件數(shù)據(jù)的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)分析的功能。

認(rèn)證測(cè)試的案件涉及到本單位的多個(gè)部門(mén)。很多的案件試驗(yàn)信息對(duì)各相關(guān)人員并不能做到無(wú)障礙公開(kāi)共享，增加了很多溝通的環(huán)節(jié)和時(shí)間。

就本單位認(rèn)證前端部分的開(kāi)案流程而言，現(xiàn)今的流程基本上為二科的工程師開(kāi)具申請(qǐng)開(kāi)案單，經(jīng)二科3C案件管理人員簽字后，清單送交一科，一科的案件管理人員確認(rèn)案件后，將任務(wù)分派給不同的工程師，同時(shí)在清單上簽字，送交總師辦開(kāi)工作令，開(kāi)好后二科的工程師領(lǐng)取工作令。

在這種的流程情況下，案件相關(guān)信息是單向傳遞的，同時(shí)中途還會(huì)丟失相關(guān)信息。常有相關(guān)的工程師詢問(wèn)某案件與他們合作的對(duì)方科的工程師是哪位，或者有客戶詢問(wèn)案件的進(jìn)度、案件的試驗(yàn)人員等請(qǐng)求，因?yàn)榘讣姸?，不能馬上給予明確的答復(fù)，諸如此類(lèi)的詢問(wèn)信息的要求隨著案件的增多而增多，也增大了詢問(wèn)人和被詢問(wèn)人的工作量。同時(shí)項(xiàng)目工程師手頭的案件常常有幾十單乃至上百單，項(xiàng)目工程師個(gè)人也有理清案件的需要。

因此，我們?cè)诳评锢脀indows 2003系統(tǒng)的文件服務(wù)器，共享了一個(gè)Excel文件“案件分派單.xls”，設(shè)定文件的讀寫(xiě)權(quán)限，案件信息錄入管理人員擁有完全讀寫(xiě)權(quán)限，其他各相關(guān)人員為只讀權(quán)限，可以查看該表格，不能改寫(xiě)，以防誤操作。該實(shí)際使用中的表如下圖所示：

此表的列項(xiàng)有登記日期、試驗(yàn)人員、申請(qǐng)代碼、申請(qǐng)?zhí)?、申?qǐng)書(shū)信息的超鏈接、樣品接收日期、公司名、產(chǎn)品名、型號(hào)名、安全試驗(yàn)人員、申請(qǐng)類(lèi)型、試驗(yàn)有無(wú)、報(bào)告有無(wú)、報(bào)告號(hào)、完成日期、完成否、完成天數(shù)、客戶需求、領(lǐng)取樣品日期、歸還樣品日期。這些信息都在Excel表中，相關(guān)人員都可以方便的訪問(wèn)服務(wù)器進(jìn)行查看。

表中種種功能是使用過(guò)程中不斷增加和完善的，一些實(shí)用的細(xì)節(jié)功能介紹如下：

4 篩選功能

Excel中的篩選功能十分簡(jiǎn)單，卻非常實(shí)用。在表中選中首行，然后點(diǎn)擊篩選，會(huì)自動(dòng)在選中的首行每個(gè)單元格里生成一個(gè)下拉的按鈕，如圖示：

這樣對(duì)于某個(gè)試驗(yàn)工程師，只需要在試驗(yàn)人員的下拉按鈕選取自己的名字，就會(huì)只顯示該人員所做的案件，同時(shí)再在完成否的下拉按鈕來(lái)篩選“否”的，就能得到自己未完成的所有案件的列表，若繼續(xù)在公司名進(jìn)行篩選，則可以獲得該人員未完成的某一特定公司的案件。

效果如下：

5 凍結(jié)窗格功能

在瀏覽表格時(shí)，若要第一行的列名不隨著表瀏覽向下的滾動(dòng)而滾動(dòng)，可以如圖所示直接選取凍結(jié)首行便可。

6 自動(dòng)突出顯示單元格功能：

表中可以對(duì)完成否列中標(biāo)記為“否”的未完成的案件自動(dòng)變?yōu)榧t色，而已完成的“是”及“撤銷(xiāo)”的案件則自動(dòng)變?yōu)榫G色，對(duì)有試驗(yàn)或者有報(bào)告的表格自動(dòng)變?yōu)闇\紅色，無(wú)試驗(yàn)或者無(wú)報(bào)告的則不變色。這樣，顯眼的顏色突出顯示，能夠方便查看表的人員迅速識(shí)別。這些功能的實(shí)現(xiàn)實(shí)際上都是利用了條件格式功能。運(yùn)用方法如下：

選中“完成否”列，選擇條件格式等于：

也可以從新建規(guī)則里直接建立該規(guī)則。

在表格使用完善的過(guò)程中，出現(xiàn)過(guò)幾次工程師開(kāi)過(guò)某一個(gè)申請(qǐng)?zhí)柕纳暾?qǐng)單一段時(shí)間后，忘記自己曾經(jīng)開(kāi)過(guò)，又一次重新開(kāi)具同一申請(qǐng)?zhí)柕纳暾?qǐng)單?；蛘咭粋€(gè)工程師開(kāi)了某申請(qǐng)?zhí)柡螅硪还こ處熢俅伍_(kāi)該申請(qǐng)?zhí)?。為了避免這種情況的發(fā)生，同樣可以利用條件格式功能。每次在輸入申請(qǐng)?zhí)枙r(shí)，自動(dòng)與之前所有的申請(qǐng)?zhí)栠M(jìn)行比對(duì)，防止同一申請(qǐng)?zhí)柕闹貜?fù)開(kāi)單。Excel里恰好有此功能，如圖所示選中“重復(fù)值”選項(xiàng)再進(jìn)行自定義設(shè)置：

7 日期計(jì)算功能

在工程師開(kāi)案后或者收到樣品至案件完成的天數(shù)，或者未完成的案件的從接收案件或接收樣品至今的天數(shù)時(shí)間是值得管理者和工程師自身需要持續(xù)關(guān)注的。該表實(shí)現(xiàn)了完成天數(shù)的自動(dòng)計(jì)算功能。在這里，運(yùn)用了IF的邏輯函數(shù)和DAYS360、TODAY的時(shí)間函數(shù)，首先判斷試驗(yàn)完成否，完成了則計(jì)算完成日期和登記日期或收樣日期之間的天數(shù)，未完成則計(jì)算當(dāng)前日期和和登記日期或收樣日期之間的天數(shù)。公式如下：

8 （自動(dòng)）超鏈接訪問(wèn)功能

表格中登記的信息有限，若要知道詳細(xì)的廠家聯(lián)系人、生產(chǎn)廠、委托人等信息時(shí)，表格中提供了申請(qǐng)書(shū)的超鏈接。鏈接的申請(qǐng)書(shū)文件，一并拷入表格文件夾所在的下級(jí)目錄“申請(qǐng)書(shū)”中，最初的表格中的超鏈接是通過(guò)手工逐個(gè)插入的，通過(guò)如圖示的方法：

后來(lái)，發(fā)現(xiàn)利用Excel查找與引用函數(shù)中的HYPERLINK函數(shù)可以自動(dòng)生成超鏈接，只需要按時(shí)更新申請(qǐng)書(shū)，可以自動(dòng)鏈接至已有的申請(qǐng)文件，該公式輸入如下：

當(dāng)需要知道各工程師分別測(cè)試了多少單案子，有多少目前已經(jīng)完成，有多少目前還在進(jìn)行中時(shí)，可以以分類(lèi)統(tǒng)計(jì)圖或者表的格式給出。在Excel中該功能是通過(guò)生成數(shù)據(jù)透視圖來(lái)實(shí)現(xiàn)的。如圖所示插入數(shù)據(jù)表：

若需要更為詳細(xì)的報(bào)表，如是否做試驗(yàn)、出報(bào)告，則加入相應(yīng)的標(biāo)簽即可得到。

該案件分派單的Excel表共享以來(lái)，工程師可以直接訪問(wèn)文件獲得相關(guān)信息，對(duì)工程師的案件項(xiàng)目管理及案件管理人員也有幫助作用。工程師不需要再詢問(wèn)與誰(shuí)合作的案件，直接訪問(wèn)表格即可，有客戶詢問(wèn)案件進(jìn)度、試驗(yàn)人員時(shí)，在表中輸入申請(qǐng)?zhí)柌檎?，立刻可以獲得相關(guān)信息。

Excel中的公式及函數(shù)還有很多，同時(shí)Excel中還有很多更高級(jí)的功能。相關(guān)的工程師應(yīng)多深入學(xué)習(xí)了解Excel等Office辦公軟件，靈活運(yùn)用Excel的公式函數(shù)、Word的域代碼、Offcie的宏命令、VBA等更高級(jí)的功能，也可以利用名稱或標(biāo)簽分別編寫(xiě)Excel或Word的模板文件，再通過(guò)LabVIEW、C#、VB等編程軟件自動(dòng)在指定的位置插入符合指定格式要求的數(shù)據(jù)和圖片，自動(dòng)生成Word或Excel測(cè)試文檔，減少大量的簡(jiǎn)單重復(fù)性勞動(dòng)，給工作帶來(lái)的便利。