從系統(tǒng)的角度看高校收費(fèi)管理

暨南大學(xué)財(cái)務(wù)與國(guó)有資產(chǎn)管理處 黃敏

從系統(tǒng)的角度看高校收費(fèi)管理

暨南大學(xué)財(cái)務(wù)與國(guó)有資產(chǎn)管理處 黃敏

收費(fèi)管理是高校財(cái)務(wù)工作的重要組成部分，既是保證資金及時(shí)回籠的手段，也是考量高校財(cái)務(wù)管理水平高低的依據(jù)。筆者認(rèn)為，高校收費(fèi)工作實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)貫穿各相關(guān)部門(mén)、相關(guān)工作環(huán)節(jié)的流程式管理模式，并不是某個(gè)部門(mén)可以單獨(dú)運(yùn)作的活動(dòng)。從系統(tǒng)論的角度來(lái)看收費(fèi)管理，更能清晰的理順收費(fèi)工作中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，從而有效的解決欠費(fèi)問(wèn)題，提高工作效率，使高校的辦學(xué)資金能夠正常運(yùn)作。

收費(fèi)管理 系統(tǒng)論 控制點(diǎn)

一、系統(tǒng)論原理與高校收費(fèi)管理

系統(tǒng)論是本世紀(jì)40年代由美籍奧地利理論生物學(xué)家L.V.貝塔朗菲（L.Von.Bertalanffy）提出的，其核心思想是系統(tǒng)的整體性理論，強(qiáng)調(diào)任何系統(tǒng)都是由若干要素以一定的結(jié)構(gòu)形式連接構(gòu)成的，并呈現(xiàn)出超越要素本身的特定功能，貝塔朗菲用“整體大于部分之和”來(lái)描述系統(tǒng)所具有的整體性。

系統(tǒng)論的基本方法是把所研究的對(duì)象當(dāng)作一個(gè)系統(tǒng)或者放在一個(gè)整體的系統(tǒng)內(nèi)來(lái)考慮，分析系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和功能的變化，研究要素、系統(tǒng)、環(huán)境三者間的相互關(guān)系并找到影響改變的規(guī)律，通過(guò)這些規(guī)律去管理、控制、優(yōu)化系統(tǒng)，使之符合發(fā)展的目標(biāo)。

高校是一個(gè)完整的體系，財(cái)務(wù)管理作為高校系統(tǒng)內(nèi)的子系統(tǒng)，既呈現(xiàn)出整體性的獨(dú)立系統(tǒng)特征，也從資金角度反映著高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)作的情況。本文研究財(cái)務(wù)收費(fèi)管理機(jī)制，把收費(fèi)這項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)放入高校整體系統(tǒng)來(lái)考慮，就不僅僅是簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)行為，而是由高校若干系統(tǒng)共同協(xié)作完成的一項(xiàng)工作，其中各個(gè)環(huán)節(jié)都起著至關(guān)重要的作用。從系統(tǒng)論的觀點(diǎn)來(lái)說(shuō)，收費(fèi)管理這項(xiàng)工作可以視為一個(gè)整體的系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)環(huán)節(jié)組成了影響收費(fèi)行為的要素，這些環(huán)節(jié)是跨部門(mén)、跨業(yè)務(wù)領(lǐng)域的流程，是無(wú)法單獨(dú)脫離出去的，是收費(fèi)管理結(jié)構(gòu)的重要組成部分，財(cái)務(wù)部門(mén)位于系統(tǒng)的最終端，其結(jié)果往往反映了系統(tǒng)運(yùn)行的效果。但在現(xiàn)實(shí)中，很多部門(mén)都沒(méi)有意識(shí)到整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行機(jī)制，把收費(fèi)理解為財(cái)務(wù)部門(mén)單獨(dú)的行為，從而造成了收費(fèi)工作的難度，欠費(fèi)行為的增加，嚴(yán)重影響了高校資金的運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、簡(jiǎn)述高校收費(fèi)管理環(huán)節(jié)、體系及存在問(wèn)題

(一)招生工作環(huán)節(jié)

招生環(huán)節(jié)是整個(gè)收費(fèi)工作的起點(diǎn)，由學(xué)校招生部門(mén)主導(dǎo)。高校在招生簡(jiǎn)章中會(huì)清晰的將學(xué)宿費(fèi)、獎(jiǎng)助金評(píng)定等財(cái)務(wù)問(wèn)題羅列出來(lái)，并在官網(wǎng)公布、在校內(nèi)張貼經(jīng)物價(jià)部門(mén)批準(zhǔn)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，保證收費(fèi)的透明度及合法性；招生完畢后，根據(jù)每個(gè)學(xué)生所屬專業(yè)、學(xué)籍狀況及宿舍安排情況等資料，財(cái)務(wù)部門(mén)啟動(dòng)收費(fèi)工作。

由于招生環(huán)節(jié)重點(diǎn)關(guān)注的是招生工作，因此容易與財(cái)務(wù)收費(fèi)工作脫節(jié)。首先在印制招生簡(jiǎn)章中的學(xué)宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，沒(méi)有及時(shí)更新或上報(bào)物價(jià)部門(mén)批準(zhǔn)，導(dǎo)致招生簡(jiǎn)章中的學(xué)宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與財(cái)務(wù)公示的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)金額不一致，影響學(xué)校的公眾信譽(yù)度；其次在變更收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)(尤其是學(xué)校有定價(jià)權(quán)的收費(fèi)項(xiàng)目)，沒(méi)有科學(xué)的衡量成本產(chǎn)出及社會(huì)、經(jīng)濟(jì)等因素，導(dǎo)致定價(jià)的不合理；再次，招生數(shù)據(jù)的傳遞環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)差錯(cuò)，使收費(fèi)數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)漏等情況。因此招生環(huán)節(jié)不僅是招生部門(mén)的事情，更是收費(fèi)工作流程的關(guān)鍵起始點(diǎn)，招生部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該對(duì)此有明確的工作流程規(guī)定，防止出現(xiàn)漏洞。

(二)收費(fèi)工作環(huán)節(jié)

收費(fèi)工作一般安排在學(xué)生報(bào)到前或者報(bào)到時(shí)進(jìn)行，是學(xué)生到校注冊(cè)的先決條件，高校財(cái)務(wù)部門(mén)主導(dǎo)該項(xiàng)工作，表現(xiàn)為安排多種收費(fèi)方式、收費(fèi)渠道，目的在于保證高校教育事業(yè)收入及時(shí)足額收繳，為高校開(kāi)展正常教學(xué)、科研活動(dòng)提供財(cái)力保障。

(三)注冊(cè)工作環(huán)節(jié)

高校學(xué)生注冊(cè)及選課行為是開(kāi)學(xué)前的必要環(huán)節(jié)，是由教務(wù)部門(mén)主導(dǎo)、各學(xué)院配合的整體性工作。為了加強(qiáng)收費(fèi)管理，注冊(cè)選課往往跟收費(fèi)環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，并形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制，學(xué)生只有足額繳費(fèi)才能進(jìn)行注冊(cè)和選課，這一機(jī)制的建立是為了保證收費(fèi)的時(shí)效性，減少拖欠學(xué)費(fèi)的現(xiàn)象。一般來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)本環(huán)節(jié)的管理會(huì)有效遏制無(wú)故欠費(fèi)的發(fā)生。

(四)宿舍管理工作環(huán)節(jié)

高校學(xué)生宿舍一般由專職部門(mén)管理，既有物業(yè)管理的性質(zhì)也承擔(dān)著學(xué)生思想教育的任務(wù)，宿舍費(fèi)的收取與學(xué)費(fèi)一樣，都是學(xué)生在開(kāi)學(xué)注冊(cè)期間就必須繳清的，與注冊(cè)環(huán)節(jié)直接掛鉤，但在實(shí)際工作中也容易出現(xiàn)漏洞，主要表現(xiàn)在住宿期間宿舍的變動(dòng)方面，如：學(xué)生調(diào)整宿舍頻繁，宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不一致，換房后數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)，容易造成多交或少交的情況；由于舍區(qū)管理部門(mén)不直接辦理收費(fèi)事項(xiàng)，對(duì)學(xué)生是否繳清宿費(fèi)缺乏有效的管理機(jī)制，如果在注冊(cè)前沒(méi)有把好關(guān)則后期催繳欠費(fèi)有難度。

(五)貧困生資助工作環(huán)節(jié)

高校有一套完整的貧困學(xué)生資助機(jī)制，由學(xué)生管理部門(mén)操作，對(duì)貧困學(xué)生在繳交學(xué)費(fèi)方面的困難也有相應(yīng)的措施，如批準(zhǔn)一段時(shí)間的緩繳、貸款抵繳、助學(xué)金抵繳等。除此以外，建立資金來(lái)源于校內(nèi)或校外的獎(jiǎng)助學(xué)金，開(kāi)展勤工助學(xué)也可以有效解決貧困學(xué)生的實(shí)際困難。在收費(fèi)方面，貧困生欠費(fèi)及故意欠費(fèi)行為是財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法界定的，需要學(xué)生管理部門(mén)密切配合提供有效數(shù)據(jù)，并及時(shí)溝通解決學(xué)生欠費(fèi)的具體方案。

(六)欠費(fèi)追繳工作環(huán)節(jié)

欠費(fèi)率是高校越來(lái)越重視的一個(gè)比率，標(biāo)志著教育經(jīng)費(fèi)能否足額收取，高校內(nèi)部管理是否完善。欠費(fèi)率居高不下必然是管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，需要管理者對(duì)此高度重視并找出解決問(wèn)題的根源，欠費(fèi)追繳工作是問(wèn)題出現(xiàn)后的補(bǔ)救，需要收費(fèi)管理體系中各要素部門(mén)積極配合才能緩解。欠費(fèi)追繳首先由財(cái)務(wù)部門(mén)發(fā)起，將本學(xué)期未交費(fèi)的學(xué)生名單提供給教務(wù)部門(mén)，由教務(wù)部門(mén)審核學(xué)生選課情況，剔除個(gè)別未報(bào)到、退學(xué)、休學(xué)等特殊狀態(tài)，再轉(zhuǎn)給各學(xué)院系所主管學(xué)生工作的一線部門(mén)，了解欠費(fèi)學(xué)生的情況并采取必要的解決辦法。因此，欠費(fèi)追繳是一項(xiàng)涵蓋各要素部門(mén)的經(jīng)常性工作，涉及部門(mén)也非常廣，溝通起來(lái)有一定的難度。

(七)畢業(yè)離校工作環(huán)節(jié)

學(xué)生辦理畢業(yè)離校是清查欠費(fèi)的最后環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)審核一般放在畢業(yè)離校手續(xù)第一項(xiàng)，在讀期間有欠費(fèi)的學(xué)生必須繳清后才能辦理其他手續(xù)。目前有的高校辦理畢業(yè)離校的程序從手工蓋章轉(zhuǎn)為系統(tǒng)管理，即學(xué)生不用跑各相關(guān)部門(mén)，由辦理離校手續(xù)的部門(mén)如財(cái)務(wù)、學(xué)生處、圖書(shū)館、宿舍管理、保衛(wèi)處等在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置通過(guò)與否來(lái)實(shí)現(xiàn)，從而方便了學(xué)生也減少了手工處理的差錯(cuò)。

三、把握關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，齊抓共管高校收費(fèi)管理

筆者認(rèn)為，收費(fèi)管理體系的良性運(yùn)行主要依賴于以下幾方面的管理：

(一)把握收費(fèi)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，形成相互牽引的聯(lián)動(dòng)機(jī)制

收費(fèi)管理是流程的運(yùn)行，是涉及多環(huán)節(jié)、多層次、多部門(mén)、多業(yè)務(wù)、多期間的過(guò)程性管理。財(cái)務(wù)部門(mén)作為收費(fèi)管理的主導(dǎo)單位，需要對(duì)影響收費(fèi)效果的環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，找出其中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，為關(guān)鍵控制點(diǎn)設(shè)計(jì)出一套聯(lián)動(dòng)機(jī)制，從而使收費(fèi)管理良性運(yùn)行。例如嚴(yán)格執(zhí)行“繳費(fèi)→注冊(cè)→選課”的流程，杜絕系統(tǒng)外操作環(huán)節(jié)，不得在學(xué)籍管理系統(tǒng)外允許欠費(fèi)未注冊(cè)的學(xué)生選課、登錄成績(jī)等；教務(wù)系統(tǒng)實(shí)行管理系統(tǒng)全方位監(jiān)控，選課、登錄成績(jī)、中期考核、開(kāi)題報(bào)告、學(xué)位申請(qǐng)及結(jié)業(yè)申請(qǐng)均以學(xué)生的交費(fèi)注冊(cè)信息為基礎(chǔ)，凡未交費(fèi)者不得進(jìn)行上述環(huán)節(jié)操作；對(duì)于已修滿學(xué)分的學(xué)生，學(xué)院嚴(yán)格注冊(cè)管理，超過(guò)兩周沒(méi)有注冊(cè)應(yīng)推遲中期考核、開(kāi)題報(bào)告及學(xué)位申請(qǐng)的時(shí)間；對(duì)未注冊(cè)學(xué)生，教務(wù)處及研究生院要及時(shí)敦促學(xué)院核查清理，力求在源頭上控制欠費(fèi)的產(chǎn)生。

(二)建立跨部門(mén)的收費(fèi)管理崗位責(zé)任制，明確各部門(mén)的工作內(nèi)容及工作職責(zé)

由于收費(fèi)管理與很多業(yè)務(wù)部門(mén)的工作息息相關(guān)，因此需要明確各部門(mén)在收費(fèi)管理中所起的作用，形成工作崗位的內(nèi)容和職責(zé)。教務(wù)處與研究生部等職能部門(mén)負(fù)責(zé)全校本科、研究生教學(xué)及行政管理工作，學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)生資助、宿舍、思想教育等管理，各院系與各職能部處密切配合，防止收費(fèi)工作出現(xiàn)脫節(jié)，并做好各項(xiàng)收費(fèi)及欠費(fèi)追繳工作。在收費(fèi)管理中各部門(mén)應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)密切配合，確保財(cái)務(wù)處收費(fèi)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，協(xié)助財(cái)務(wù)處進(jìn)行收費(fèi)管理，從根源上杜絕惡意欠費(fèi)的發(fā)生。

(三)將收費(fèi)管理作為單位及其單位負(fù)責(zé)人年終考核的重要指標(biāo)，制定有效的獎(jiǎng)懲制度

單位領(lǐng)導(dǎo)的重視會(huì)推動(dòng)收費(fèi)管理工作的效率，既然明確了收費(fèi)管理是各職能部門(mén)及各院系工作的一項(xiàng)內(nèi)容，就要把工作落到實(shí)處，以欠費(fèi)率作為單位或單位負(fù)責(zé)人年終考核的指標(biāo)，例如學(xué)校在核定各學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)費(fèi)或下?lián)芨黜?xiàng)以學(xué)費(fèi)收入為基數(shù)提取的經(jīng)費(fèi)時(shí)，對(duì)當(dāng)年學(xué)生欠費(fèi)率按一定的基數(shù)做適當(dāng)?shù)目蹨p。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校收費(fèi)管理體系由涉及各項(xiàng)收費(fèi)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)部門(mén)、學(xué)院、系、所組成，該體系的運(yùn)行機(jī)理在于各環(huán)節(jié)內(nèi)部以及各環(huán)節(jié)之間相互關(guān)聯(lián)、相互制約的工作方式。各業(yè)務(wù)部門(mén)在系統(tǒng)內(nèi)的活動(dòng)決定了系統(tǒng)能否維持并發(fā)揮應(yīng)有的效能，從而保障系統(tǒng)的正常運(yùn)作并形成防止或修復(fù)差錯(cuò)的糾錯(cuò)機(jī)制。

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10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.14.082