ERP環(huán)境下大型能源集團資金收支管理平臺的構(gòu)建與實施

摘要:隨著各種ERP系統(tǒng)的應(yīng)用推廣，大型企業(yè)集團財務(wù)管理逐步邁入集成信息化管控時代，但具體到員工報銷及收付款業(yè)務(wù)每個企業(yè)處理方式不同，有的集團公司仍采用紙質(zhì)審批，有的公司專門開發(fā)報銷平臺或公司內(nèi)部OA審批，本文就ERP系統(tǒng)環(huán)境下大型能源集團資金收支管理平臺的構(gòu)建做些初步研究和探討。

一、資金收支管理現(xiàn)狀

對于現(xiàn)代企業(yè)來說，“ERP”已經(jīng)不再是一個新名詞，全球500強企業(yè)中有80%都在應(yīng)用SAP系統(tǒng)進行企業(yè)管理，在我國也有越來越多的大型企業(yè)已經(jīng)或正在實施SAP。本文結(jié)合自身工作實際情況，以京能集團為例就ERP環(huán)境下能源行業(yè)資金收支管理平臺的構(gòu)建進行初步研究及探討。京能集團位列全國能源行業(yè)裝機容量排名第11名，地方企業(yè)排名首位，總資產(chǎn)超過2000億元。2011年初，集團為進一步加強企業(yè)管理，啟動實施SAP項目，歷經(jīng)項目需求調(diào)研、方案設(shè)計、流程確定、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試及系統(tǒng)上線等環(huán)節(jié)，筆者作為財務(wù)模塊的關(guān)鍵用戶全程參與了京能集團SAP系統(tǒng)的建設(shè)。

項目上線三年多來，各模塊運行基本穩(wěn)定。但SAP系統(tǒng)本身標(biāo)準(zhǔn)功能中并無資金收支管理的相關(guān)功能，如企業(yè)業(yè)務(wù)部門對收款的線上確認、業(yè)務(wù)線上付款、員工報銷平臺等線上流程審批、審核制單等諸多功能在SAP系統(tǒng)中無法實現(xiàn)，上述功能也即一個集團的資金收支管理功能，簡單來說指一個集團收款和付款兩個方面的管理，即收款時財務(wù)人員將收款信息提交業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)人員確認后財務(wù)做賬務(wù)處理；付款包括兩方面內(nèi)容，一是員工報銷，二是業(yè)務(wù)付款，此外在收付款的同時加上資金計劃管理，實現(xiàn)月末資金計劃執(zhí)行情況的實時統(tǒng)計，從而作為全面預(yù)算的一部分，通過績效考核，逐漸提高集團資金集中管控的聚集效應(yīng)，加強資金使用效率和整體管控。目前資金計劃和資金支付環(huán)節(jié)仍為線下紙質(zhì)審批，審批完成后在SAP系統(tǒng)賬務(wù)處理。

二、資金收支管理平臺整體思路

通過開發(fā)資金收支管理平臺（IE交互界面），以SAP為核算基礎(chǔ)，通過資金收支管理平臺和SAP的實時交互，數(shù)據(jù)共享，從而全方面對集團收支管理。具體流程如下：月末由集團各子公司在SAP系統(tǒng)提報下月資金收支計劃，集團審批后下月初下達各子公司的收支計劃并抄送集團財務(wù)公司，為應(yīng)對突發(fā)付款情況，允許月中補充一次計劃。下月各子公司很據(jù)收支計劃進行員工報銷的付款以及業(yè)務(wù)的收付款，每月集團公司可在平臺統(tǒng)計各子公司的計劃執(zhí)行率，通過考核的方式加強集團整體資金管理。

三、資金收支管理平臺具體實施方案

(一)資金計劃提報

為整體全面掌握集團資金使用情況、提高集團資金使用效率、平衡集團內(nèi)部單位之間借貸規(guī)模、降低集團整體財務(wù)成本，京能集團資金管理采取的是按月提報下月資金收支計劃，集團財務(wù)公司根據(jù)收支計劃預(yù)留活期資金，這就要求集團資金計劃管理必須使用統(tǒng)一提報平臺，通過平臺，集團內(nèi)部逐級匯總，形成一個節(jié)點。通常來說，集團內(nèi)部下月資金流入為業(yè)務(wù)收入，支出則分為三類：一是本月或以前期間已形成的應(yīng)付賬款，如煤款、物資采購款，工程款等；二是員工工資、社?；鸺皢T工小額報銷款項；三是集團內(nèi)部轉(zhuǎn)款、委托貸款等。對于第一類業(yè)務(wù)付款，可由本級財務(wù)部在SAP系統(tǒng)應(yīng)付賬款未清項為基礎(chǔ)，生成下月付款支付建議，將該建議由SAP系統(tǒng)傳至資金管理平臺，各部門在平臺上根據(jù)實際需要付款的部分勾選或修改付款金額，同時對剛剛簽訂合同需要下月預(yù)付款項的供應(yīng)商付款通過新增的方式提交付款計劃。對于第二及第三類付款計劃的提報，則需在資金平臺內(nèi)完全根據(jù)實際付款及報銷情況預(yù)估金額提報。各單位提報后提交集團審批，集團審批后下達至各單位，下月各單位付款時根據(jù)資金計劃付款。利用資金平臺提報資金計劃的優(yōu)點是集團可以將成員單位的資金預(yù)計使用情況全面及時管控，根據(jù)集團資金整體活期資金情況審批各子公司資金計劃。通過資金管理平臺提報下月資金收支計劃，有利于集團整體平衡資金使用情況。

(二)收款管理

公司通常每天會有大量資金進賬，如收到的物資款、工程款、投標(biāo)保證金或者電費熱電收入款等，且每筆款項通常對應(yīng)不同的合同，僅憑財務(wù)人員無法判斷款項對應(yīng)具體應(yīng)收合同的內(nèi)容，需由業(yè)務(wù)部門確認后方可入賬。財務(wù)人員每日從網(wǎng)銀導(dǎo)出收款明細，以excel表形式上傳至資金管理平臺，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在資金管理平臺填寫與該筆收款有關(guān)的合同編號、采購訂單等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審批確認后，財務(wù)人員據(jù)此在SAP系統(tǒng)中對未清項做收款清賬處理。憑證過賬后，SAP憑證編號信息同步至資金管理平臺，并在平臺中統(tǒng)計當(dāng)月收款信息與資金計劃中預(yù)計收款做實時更新。

(三)報銷管理

現(xiàn)如今，隨著信息化的快速發(fā)展及無紙化辦公節(jié)能理念認識的逐步提高，很多集團或者公司均有集中報銷管理平臺，但大多報銷平臺僅能實現(xiàn)報銷人提報和領(lǐng)導(dǎo)審批的相關(guān)功能，無法和資金計劃以及ERP系統(tǒng)連接起來，以借助資金管理平臺實現(xiàn)資金計劃的管理，通過平臺實現(xiàn)憑證的生成，將SAP系統(tǒng)中憑證編號等信息反傳至資金管理平臺，形成一個完成的ERP系統(tǒng)。從報銷平臺的構(gòu)成來看，主要分為呈請管理、借款、員工報銷和業(yè)務(wù)報賬四部分管理。其中每一筆報銷支出均受上月資金計劃控制并且關(guān)聯(lián)，不再一一詳述。

呈請管理主要實現(xiàn)報銷事項的事前審批管理，如出差申請、業(yè)務(wù)招待費申請、車輛維修申請等日常事項，也可實現(xiàn)具體某個會議的預(yù)算費用審批，如會議場地使用費預(yù)算、餐費預(yù)算、聘請專家勞務(wù)費支出預(yù)算等。審批完成后續(xù)借款及報銷將關(guān)聯(lián)對應(yīng)呈請單，實現(xiàn)事前審批及費用管控的雙向管理模式。

在資金管理平臺實現(xiàn)的借款及報銷功能除提報和審批之外，隨著手機客戶端的普及和推廣，該資金管理平臺可以實現(xiàn)手機客戶端實時審批，提報人通過手機客戶端可查詢跟蹤報銷單的審批流程，報銷事項和財務(wù)科目一一對應(yīng)，自動生成會計憑證，允許按審批流程一次提報多個報銷事項，即相同審批流僅需一次即可完成審批，一次借款允許多次關(guān)聯(lián)并自動計算該借款剩余金額，超過三個月備用金借款未完成報銷或歸還借款系統(tǒng)自動提醒借款人和財務(wù)人員。

業(yè)務(wù)報賬通常指公司對外對公付款，如公司車輛加油費用統(tǒng)一按月與加油站結(jié)算、或公司與復(fù)印裝訂服務(wù)單位按月結(jié)算的復(fù)印費等，業(yè)務(wù)報賬和員工報銷最大的區(qū)別是業(yè)務(wù)報賬是對外對公，而員工報銷為對內(nèi)員工個人結(jié)算。業(yè)務(wù)報賬分為兩種情況，一是直接報銷，直接入費用或者成本，并當(dāng)月付款；二是本月入成本費用，但掛賬，形成其他應(yīng)付款，下月或以后期間付款。

(四)業(yè)務(wù)付款

業(yè)務(wù)付款作為資金管理平臺最重要的一項功能，公司90%款項支出由日常業(yè)務(wù)付款發(fā)起。業(yè)務(wù)人員根據(jù)上月提報審批后的資金計劃，在資金收支管理平臺中逐行提請資金支付申請，平臺會自動帶出合同信息、采購訂單及供應(yīng)商收款銀行信息等內(nèi)容，業(yè)務(wù)人員根據(jù)合同結(jié)算條款及供貨情況修改確認本次付款金額后，批量提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批完成后財務(wù)人員線上批量提交集團財務(wù)公司網(wǎng)銀接口完成付款。該平臺的優(yōu)點是實現(xiàn)供應(yīng)商銀行賬戶付款信息與ERP系統(tǒng)供應(yīng)商注冊主數(shù)據(jù)實時調(diào)用共享，領(lǐng)導(dǎo)線上針對多個供應(yīng)商同時批量審批，審批完成后打印付款單裝訂歸檔，從而大大提高了業(yè)務(wù)付款工作效率，減少了紙質(zhì)付款情況下的個別審批、收集供應(yīng)商銀行信息及出納人員的整理銀行信息提交財務(wù)公司網(wǎng)銀等環(huán)節(jié)。

財務(wù)公司網(wǎng)銀付款成功后，財務(wù)公司網(wǎng)銀系統(tǒng)自動將付款成功信息回寫至資金收支管理平臺，從而在平臺中可以很方便的統(tǒng)計各公司計劃支付率，通過不斷考核措施，從而加強各公司資金計劃提報的準(zhǔn)確性。

四、資金收支管理平臺具體構(gòu)建與實施的效果

(一)搭建資金收支管理平臺，實現(xiàn)信息處理及傳遞的及時性

依托集團ERP系統(tǒng)，搭建完善的資金收支管理平臺，改善信息處理模式，通過信息庫進行信息處理分類篩選，降低信息處理程序和人力物力的消耗。同時資金收支管理平臺的成立將幫助集團公司更好更快更準(zhǔn)確的獲得各公司及下屬單位的各項資金收支信息，便于對下屬單位的管控和指導(dǎo)。

(二)通過資金收支管理平臺，提高集團資金利用率和投資收益

通過資金收支管理平臺的使用，各公司所有資金經(jīng)過集團財務(wù)公司進行處理，形成集團資金池，降低各公司的資金存量。集中的資金可用于各公司資金的日常運營，降低公司的貸款金額，進而降低資金成本。資金的集中管控也是集團能夠?qū)Χ嘤嗟馁Y金進行投資等管理活動，增加資金收益率。