電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制

陳雅春，于婭

（1.吉林市豐滿區(qū)檔案局，吉林吉林132013；2.吉林市豐滿區(qū)人力資源和社會(huì)保障局,吉林吉林132013）

電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制

陳雅春1，于婭2

（1.吉林市豐滿區(qū)檔案局，吉林吉林132013；2.吉林市豐滿區(qū)人力資源和社會(huì)保障局,吉林吉林132013）

本文通過對(duì)電子信息檔案管理的相關(guān)介紹入手，提出了一些風(fēng)險(xiǎn)控制的措施。

電子信息；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)控制

隨著科技的不斷創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)技術(shù)被不斷的應(yīng)用到各行各業(yè)中，電子信息檔案管理應(yīng)運(yùn)而生。這種新型的檔案管理方式和傳統(tǒng)的方式相比更加的快捷方便，減輕了工作的負(fù)擔(dān)，是一項(xiàng)較為先進(jìn)的檔案管理方式，是科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步。但是和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子信息檔案管理也存在著不足，較為明顯的就是風(fēng)險(xiǎn)的控制方面存在著一定的問題。因?yàn)殡娮有畔n案管理是依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工作，計(jì)算機(jī)本身就存在自身系統(tǒng)的不穩(wěn)定性和滯后性，如果處理不當(dāng)，很有可能造成數(shù)據(jù)系統(tǒng)的混亂和信息的丟失，因此在進(jìn)行電子信息檔案管理的過程中要積極地制定一些控制風(fēng)險(xiǎn)的措施，盡量保證系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的穩(wěn)定和安全。

1 電子信息檔案管理概述

1.1 電子檔案的概念

電子檔案是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。這種虛擬的檔案管理方式區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)的實(shí)體檔案管理，它是將實(shí)體的檔案通過計(jì)算機(jī)的形式進(jìn)行編程，用計(jì)算機(jī)的語言將這些檔案進(jìn)行有序的編排并在網(wǎng)絡(luò)終端中進(jìn)行反映，通過這樣的方式可以很好的將一些數(shù)字、圖像等各種信息進(jìn)行匯總，變成客戶需要的真實(shí)信息，以便在查找的過程中快捷的將所需要的東西進(jìn)行篩選。一般來講，現(xiàn)階段的電子信息檔案管理主要的介質(zhì)是通過磁盤或者是硬盤進(jìn)行電子文件的儲(chǔ)存和編排。還有就是采用虛擬的存儲(chǔ)方式，較為著名的就是現(xiàn)階段較為先進(jìn)的云存儲(chǔ)方式，這樣就可以使文件既以存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。

1.2 電子信息檔案管理的要點(diǎn)

電子信息檔案管理過程中要建立一個(gè)相對(duì)來講較為公共的平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)的建立過程中不斷的對(duì)檔案信息進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)虛擬的檔案信息和實(shí)際的檔案管理相輔相成，共同實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的正規(guī)化操作。一般來講，電子信息管理的檔案源包括實(shí)體的檔案圖片和相關(guān)的信息，結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫和相關(guān)的文件影像等。通過對(duì)這些實(shí)體數(shù)據(jù)的收集，可以將電子信息檔案更加直觀的反映出來。

2 合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施

2.1 提前對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)防

提前預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生是合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的一項(xiàng)重要的手段，也是最為快捷有效的方式。在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制的過程中，提前將各種可能發(fā)生的因素考慮進(jìn)去，這樣可以在發(fā)生問題的過程中及時(shí)的找到應(yīng)對(duì)問題的方式，不僅可以有效地控制局面，也可以節(jié)省大量的人力和物力，是一種非常行之有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的途徑。

2.2 注重對(duì)技術(shù)的革新

計(jì)算機(jī)的技術(shù)更新非常快速，在進(jìn)行電子信息檔案管理的過程中，要時(shí)刻注意技術(shù)的變革，及時(shí)采用新的技術(shù)對(duì)電子檔案信息管理中的缺陷進(jìn)行改進(jìn)。因?yàn)殡S著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，許多在計(jì)算機(jī)運(yùn)行方面的缺陷會(huì)不斷的得到完善，在這個(gè)過程中進(jìn)行技術(shù)的革新就可以很好的對(duì)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題加以解決，將出現(xiàn)問題的概率盡量降低，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.3 對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行監(jiān)控

在對(duì)計(jì)算機(jī)的日常使用和維護(hù)中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并且消除風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的。本身計(jì)算機(jī)的結(jié)構(gòu)就非常復(fù)雜，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)的日常維修保養(yǎng)的過程中，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)的進(jìn)行解決，不能采用放任不管的態(tài)度，計(jì)算機(jī)本身就存貯著大量的數(shù)據(jù)，如果處理得不當(dāng)，很有可能造成數(shù)據(jù)的流失和整個(gè)電子檔案系統(tǒng)的混亂，對(duì)日常的工作會(huì)產(chǎn)生較為嚴(yán)重的影響。

3 緩解和分散風(fēng)險(xiǎn)的方法

3.1 緩解風(fēng)險(xiǎn)的方法

電子信息檔案管理因?yàn)轱L(fēng)險(xiǎn)性較高，為了降低損失，就需要工作人員的努力，將本來存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低?，F(xiàn)階段的管理員要不斷的對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方式對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的規(guī)避。在日常的工作中要制定正確的策略方案，例如應(yīng)對(duì)故障的措施、恢復(fù)故障的措施和發(fā)生事故以后的補(bǔ)救計(jì)劃。并且對(duì)一些常見的故障進(jìn)行模擬的實(shí)驗(yàn)，確保制定的方案合理可行。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)目前來講還存在一定的問題，因此管理員在日常的工作中要存在風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，通過一些事前的措施模擬風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)的狀況，制定解決問題的方法，前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案，后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。

3.2 分散風(fēng)險(xiǎn)的方法

對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的分散是指將潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，在日常工作中這是一種較為常見的分散風(fēng)險(xiǎn)的措施，也是非常有效的，本質(zhì)上來講就是將風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行弱化或者轉(zhuǎn)移。現(xiàn)代電子信息檔案管理中，常用的分散風(fēng)險(xiǎn)的措施是將自身的系統(tǒng)管理外包給專門的機(jī)構(gòu)、與供應(yīng)商簽訂合同對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)或者是對(duì)配置進(jìn)行修改。通過這幾種方式，把自身存在的較為復(fù)雜的問題進(jìn)行簡(jiǎn)化，對(duì)于自己的弱項(xiàng)可以很好地規(guī)避，同時(shí)也節(jié)省了自身在技術(shù)方面的投入，是一種較為有效的分散風(fēng)險(xiǎn)的方法。

4 結(jié)語

風(fēng)險(xiǎn)控制是在電子信息檔案管理中較為需要關(guān)注的問題，因?yàn)橛?jì)算機(jī)的管理本身就存在著一定的缺陷和問題，因此在管理中要更加注意對(duì)日常風(fēng)險(xiǎn)的控制。同時(shí)在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的控制過程中也要采用科學(xué)合理的方式，不能盲目的對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，這樣才能保證電子信息檔案管理更加符合發(fā)展的要求。

［1］王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密［J］.浙江檔案，2004，（01）：36-37.

［2］鄒生.開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題［J］.信息安全與通信保密，2004，（04）：28-29.

Risk Control of Electronic Information File Management

CHEN Ya-chun1,YUYa2
(1.Jilin Fengman District Archives Bureau,Jilin 132013,China;
2.Jilin Fengman District human resources and Social Security Bureau,Jilin 132013,China)

This article through to the electronic information file management related introduction,proposed some risk control measures.

Electronic information;File management;Risk control

G276

A

1674-8646（2015）09-0141-02

2015-05-18

陳雅春（1978-），女，吉林吉林人，檔案副研究館員，學(xué)士，從事檔案管理.檔案資源開發(fā)研究。