面向智慧城市的智慧檔案館建設(shè)

王小健 劉延平

（1.北京交通大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，北京，100044；2.北京化工大學(xué)，北京，100029；3.西安電子科技大學(xué)，陜西西安，710126）

智慧城市的建設(shè)和發(fā)展涉及到了城市運作的方方面面，包括政府的行政管理、產(chǎn)業(yè)行業(yè)的發(fā)展動態(tài)、人民大眾的日常生活、生態(tài)環(huán)境的改善保護(hù)等。無論是政府決策、企業(yè)運作、個人生活還是經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會管理、文化服務(wù)，都需要對海量的信息資源進(jìn)行收集、加工、存儲和利用，所以檔案信息建設(shè)非常重要。智慧檔案館建設(shè)是智慧城市建設(shè)的重要組成部分，各地各級檔案館是海量信息的集散地，檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和共享化已得到各地檔案部門的廣泛認(rèn)可，智慧檔案館建設(shè)也已經(jīng)在一些地方開始試點探索。

1 前言

在我國城市化建設(shè)不斷加速的同時，城市的規(guī)模越來越大，城市的人口越來越多，城市的資源越來越緊缺，城市的生態(tài)環(huán)境日益惡化，這些亟需解決的問題都需要通過大刀闊斧的城市變革、深度優(yōu)化的資源配置與利用、高效優(yōu)質(zhì)的城市運營管理、智能化的公眾信息服務(wù)等一些列措施來解決。因此，我國需要打造城市建設(shè)的新形態(tài)—智慧城市。據(jù)不完全統(tǒng)計，截止到2012年2月底，我國已經(jīng)有154 個城市提出了建設(shè)新時期的智慧城

2 智慧城市建設(shè)及檔案信息集成服務(wù)

2.1 智慧城市的起源

智慧城市的起源可追溯到1998年1月，“數(shù)字地球”的理念第一次在加利福尼亞科學(xué)研究中心亮相，這一由美國前副總統(tǒng)戈爾提出的新理念旨在利用ICT建設(shè)一個更加數(shù)字化的城市。2008年11月，“智慧地球”這一新概念被美國IBM 公司正式提出，受到了世界各國尤其是美國政府的高度重視，并于2009年11月上升到美國國家戰(zhàn)略的高度。2010年，IBM公司進(jìn)一步提出了“智慧城市”的美好設(shè)想，使“智慧地球”理念得到進(jìn)一步細(xì)化［2］。

2.2 智慧城市的內(nèi)涵

智慧城市是一個復(fù)雜的現(xiàn)代化生態(tài)系統(tǒng)，是城市在知識社會創(chuàng)新背景下經(jīng)歷工業(yè)化城市、數(shù)字化城市階段后進(jìn)化的高級形式，其關(guān)鍵支撐是由物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的新一代信息技術(shù)和各種社交網(wǎng)絡(luò)、Living Lab、Fab Lab、維基等媒介的廣泛應(yīng)用，把城市里的人、資源環(huán)境、經(jīng)濟(jì)文化等方方面面融合成一個有機(jī)整體進(jìn)行智能化管理，對城市運行過程中的核心信息能夠提前預(yù)測、快速感知和智能分析，為人類創(chuàng)造一個更加適宜居住的生態(tài)城市［3］。

智慧城市作為城市發(fā)展的高級形式，其特殊的地位賦予了智慧城市新的特征：寬帶互聯(lián)帶來的無所不知的全面感知，云計算、云存儲帶來的無所不能的融合應(yīng)用，以人為本理念帶來的無時無刻不在進(jìn)行的服務(wù)創(chuàng)新。

2.3 面向智慧城市的檔案信息集成服務(wù)

從本質(zhì)上來說，智慧城市需要實現(xiàn)在一定區(qū)域范圍內(nèi)各個行業(yè)、各個部門、各個群體、各個系統(tǒng)之間的信息共享、數(shù)據(jù)融合和業(yè)務(wù)協(xié)同，從而為民眾的工作學(xué)習(xí)、公共安全等方面提供全面的檔案信息服務(wù)。因此，智慧城市檔案信息集成服務(wù)應(yīng)包括以下三個方面的功能：面向政府行政管理的智慧政務(wù)功能、面向企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的智慧產(chǎn)業(yè)功能和面向民眾生活的智慧民生功能。檔案信息集成服務(wù)是智慧城市建設(shè)的關(guān)鍵。

2.3.1 面向政府行政管理的智慧政務(wù)功能

在智慧城市建設(shè)過程中，政府進(jìn)行行政管理和為民眾提供公共服務(wù)都需要公共事務(wù)管理平臺、社會生活監(jiān)管平臺和公眾信息服務(wù)平臺來達(dá)到智能政務(wù)的新水平。公共事務(wù)管理平臺用于政府各部門之間共享信息資源，借助計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科技整合提升政府各部門的行政交流和社會管理能力；社會生活監(jiān)管平臺利用物聯(lián)網(wǎng)、攝像頭監(jiān)控、全球定位系統(tǒng)等技術(shù)對城市運作進(jìn)行實時監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題并做出響應(yīng)，提高城市的危機(jī)處理能力，為民眾提供安全可靠的生活居住環(huán)境；公眾信息服務(wù)平臺是利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為企業(yè)、公眾提供及時高效的信息服務(wù)。

2.3.2 面向企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的智慧產(chǎn)業(yè)功能

智慧城市需要智慧產(chǎn)業(yè)的支撐，智慧產(chǎn)業(yè)即符合城市發(fā)展需要的產(chǎn)業(yè)經(jīng)過升級換代后的高級形式，例如：智慧物流、智慧交通、智慧電網(wǎng)等。智慧物流以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，利用無線傳感技術(shù)，感知上傳物體的產(chǎn)品信息，利用全球定位系統(tǒng)進(jìn)行跟蹤定位，利用移動互聯(lián)網(wǎng)實時查看物體的全面信息，這樣既可提高物流企業(yè)的工作效率，同時滿足用戶的多樣化個性需求；智慧交通即利用現(xiàn)代信息系統(tǒng)服務(wù)于交通運輸業(yè)，智慧交通同樣離不開物聯(lián)網(wǎng)和全球定位系統(tǒng)技術(shù)，把包括路況、車流量等信息及時讓每一位交通參與者獲?。恢腔垭娋W(wǎng)是利用每一個節(jié)點都分布有密集的傳感器和故障檢測設(shè)備，時刻監(jiān)控著電網(wǎng)的正常運行，一旦發(fā)生問題，可由其決策控制系統(tǒng)自動發(fā)出指令，修復(fù)的同時啟動備用線路，以免影響整個電網(wǎng)的正常安全運行。

2.3.3 面向民眾生活的智慧民生功能

智慧城市的宗旨是服務(wù)民眾和以人為本，智慧民生是體現(xiàn)一個城市智慧化程度的關(guān)鍵。民生服務(wù)的智能化體現(xiàn)在智慧教育、智慧民眾醫(yī)療、智慧社區(qū)活動等多方面。智慧教育是指利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)打造高水平的共享教育資源庫，讓各個地方的民眾都可以通過遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺接觸和享受到同樣的教育資源，同時不受時間和空間的限制進(jìn)行自主學(xué)習(xí)；智慧民眾醫(yī)療是指利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把患者、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)務(wù)人員緊密地聯(lián)系在一起，使這三者可以無障礙地溝通互動，打造智能化的醫(yī)療就診流程；智慧社區(qū)是指信息集成服務(wù)深入到智慧城市的綜合服務(wù)社區(qū)，通過記錄和宣傳以往社區(qū)工作的經(jīng)驗和價值，分析并發(fā)現(xiàn)每位社區(qū)居民的行為習(xí)慣和信息價值觀。在智能設(shè)備普及的社區(qū)里，居民足不出戶就可以獲取全方位的信息服務(wù)。

3 我國智慧檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

3.1 智慧檔案館的內(nèi)涵

智慧檔案館的建設(shè)是智慧城市建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。智慧城市背景下，IT 基礎(chǔ)設(shè)施實現(xiàn)集約化，IT服務(wù)實現(xiàn)計量化，對數(shù)據(jù)的感知實現(xiàn)全面化，對信息的管理實現(xiàn)智能化，社會知識服務(wù)越發(fā)個性，城市管理運作更加協(xié)同。在前期建設(shè)完善數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，對檔案信息化進(jìn)行深化，對館藏資源的管理進(jìn)行精細(xì)化，對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行全面感知化，對檔案信息服務(wù)進(jìn)行知識化。其核心是帶給用戶最好的體驗，服務(wù)智慧城市建設(shè)，服務(wù)社會大眾，實現(xiàn)檔案館建設(shè)的全面升級。

智慧檔案館=數(shù)字檔案館+新技術(shù)應(yīng)用+以人為本理念貫徹+檔案信息集成。數(shù)字檔案館實現(xiàn)了館藏資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化、信息資源共享化，智慧檔案館則在此基礎(chǔ)上繼續(xù)優(yōu)化，利用物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)全面感知，跨系統(tǒng)應(yīng)用實現(xiàn)館藏資源的智能處理，以人為本理念的貫徹實現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新。數(shù)字檔案館的關(guān)注重點是檔案的信息化與電子檔案的存儲利用，而智慧檔案館則站在用戶的角度，注重管理品質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量，把以人為本的靈魂理念注入到智慧城市的血液中，用戶可以在權(quán)限范圍內(nèi)不受時空限制，隨時隨地通過手機(jī)等移動終端對信息資源進(jìn)行檢索和利用。

3.2 我國智慧檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀

在國家智慧城市建設(shè)有序進(jìn)行時，我國圖書館界也逐漸開始對智慧檔案館建設(shè)進(jìn)行研究，一些有超前眼光的地方檔案部門對智慧檔案館建設(shè)進(jìn)行了探索和試行。無論站在智慧城市建設(shè)的全局角度，還是為了檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，智慧檔案館建設(shè)都有著重大意義和現(xiàn)實必要性。

浙江省麗水市在智慧麗水建設(shè)的同時開始了智慧檔案館建設(shè)，實行全市檔案資源統(tǒng)籌建設(shè)，各級檔案館與各部門檔案室進(jìn)行協(xié)同共建，將區(qū)域內(nèi)所有檔案數(shù)據(jù)共享。這一目標(biāo)實現(xiàn)的關(guān)鍵在于將各個部門系統(tǒng)中的文件形成格式與元數(shù)據(jù)處理制定統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，采用云計算技術(shù)的分布式部署，形成九縣圍繞一市的檔案管理資源共享格局。麗水市建立了館藏檔案大數(shù)據(jù)和室藏檔案大數(shù)據(jù)兩個數(shù)據(jù)倉庫，配備了擁有智能管理、智能監(jiān)管、智能發(fā)布三大功能的操作系統(tǒng)。根據(jù)用戶的不同需求，面向居民建立了云檔案共享中心和物聯(lián)檔案超市，面向政府部門建立了資產(chǎn)智慧檔案和民生檔案，構(gòu)建了極具麗水特色的初級智慧檔案館［4］。

浙江省紹興市以其豐富的數(shù)字信息資源作為強(qiáng)大的支撐，以全方位的人性化服務(wù)作為關(guān)鍵要素，注重檔案信息網(wǎng)站的檢索查閱利用綜合功能，創(chuàng)建了“區(qū)域公共檔案信息資源管理和服務(wù)平臺”、“區(qū)域涉民檔案集成管理與服務(wù)平臺”，在建設(shè)智慧檔案的探索之路上邁出堅實的一步［5］。

山東省青島市于2010年建成檔案歷史知識庫，并于2012年開通使用金宏政務(wù)網(wǎng)，實現(xiàn)了與檔案信息網(wǎng)的融合。檔案歷史知識庫的目標(biāo)是知識共享，試圖建立一個功能強(qiáng)大、結(jié)構(gòu)化、模塊化的知識數(shù)據(jù)庫，通過先進(jìn)的技術(shù)和統(tǒng)一的管理制度整合檔案館的各類資源。檔案歷史知識庫的宗旨是為用戶提供最優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)，注重用戶體驗，某種意義上實現(xiàn)了知識的智能再造功能，通過開放管理使用戶可以參與其中。歷史知識庫的成功運行為青島市智慧檔案館建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)［6］。

上海市啟動了全市18 家國家級綜合性檔案館的館際聯(lián)動，實行全市通辦，可以實現(xiàn)就地查詢和跨館出證，為構(gòu)建智慧檔案館鋪路［7］。中國移動廣東公司提出“五全實時智慧檔案管理體系”。北京量子偉業(yè)信息技術(shù)有限公司研發(fā)了國內(nèi)首款智慧檔案管理軟件，即“PDE”數(shù)字檔案管理系統(tǒng)［8］。

這些城市及企業(yè)的開拓性實踐嘗試為面向智慧城市的智慧檔案館建設(shè)營造了良好的文化氛圍，奠定了堅實的基礎(chǔ)。但是，這些研究與實踐，距離智慧檔案館的真正要求還有很大的差距，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一是在宏觀方面，現(xiàn)在缺乏站在系統(tǒng)角度規(guī)劃城市的數(shù)字化發(fā)展和數(shù)字信息資源的整合利用，缺乏從全局角度對智慧檔案建設(shè)的組織架構(gòu)及工作體系進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計。從數(shù)字檔案館到智慧檔案館過程中的系統(tǒng)化管理和統(tǒng)籌化利用需要宏觀把握；二是在操作層面，現(xiàn)在缺乏明確實現(xiàn)系統(tǒng)功能的要求、控制文件對象的程度、聚合檔案資源的范圍和智慧檔案館管理運作的規(guī)章流程。目前試點城市的智慧檔案館建設(shè)也只是實現(xiàn)了智慧檔案館的一部分功能，在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上前進(jìn)了一些，但如果已實現(xiàn)的這部分功能不能在智慧城市建設(shè)中與時俱進(jìn)，為民眾提供便捷的公共服務(wù)，則有可能被邊緣化，成為歷史檔案館［9］。

4 智慧城市背景下智慧檔案館建設(shè)

在智慧城市背景下，智慧檔案館應(yīng)能夠解決以下三個問題：（1）區(qū)域內(nèi)民眾能夠通過各種終端設(shè)備不受時空限制獲取需求的檔案資源與服務(wù)；（2）城市檔案部門能夠有效地管理智能檔案系統(tǒng)，確保其正常運行，保障數(shù)據(jù)安全；（3）檔案信息資源能夠很好地融入到智慧城市建設(shè)中。為此，本文提出以下解決策略：

4.1 物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的綜合應(yīng)用

智慧城市生態(tài)系統(tǒng)以物聯(lián)網(wǎng)作為感知系統(tǒng)，以云計算搭建數(shù)據(jù)處理平臺，以移動互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建檔案信息服務(wù)平臺。

物聯(lián)網(wǎng)使任何物體能夠被感知并且唯一標(biāo)記，所有物體抽象出的信息形成一個巨大的網(wǎng)絡(luò)體系，在體系中的每一個物體都能感知其他物體和周圍環(huán)境。具體到智慧檔案館，包括檔案設(shè)備、人、周邊環(huán)境等，這些實體可以被全面感知，實現(xiàn)跨時空全方位互聯(lián)和協(xié)同信息共享。檔案信息感知與獲取系統(tǒng)是智慧檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)的智能化感知去主動獲取智慧城市中各種系統(tǒng)里的有用信息形成的有價值的電子檔案，需要采用集成化的方法進(jìn)行信息的系統(tǒng)遷移，采用檔案化的方法進(jìn)行信息的自動封裝和歸檔。智慧檔案館的感知系統(tǒng)分布密集，包括：（1）系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞、遷移和同步的數(shù)據(jù)感知系統(tǒng)；（2）系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫之間實現(xiàn)有效訪問和高效存儲的感知系統(tǒng)；（3）系統(tǒng)和系統(tǒng)之間用于溝通交流、業(yè)務(wù)協(xié)同、流程優(yōu)化的感知系統(tǒng)；（4）人與系統(tǒng)之間的行為感知系統(tǒng)用于捕獲人的行為習(xí)慣，并利用數(shù)據(jù)挖掘分析人的行為規(guī)律，從而為用戶提供智能化服務(wù)。

云計算數(shù)據(jù)處理平臺可以應(yīng)對物聯(lián)網(wǎng)感知海量數(shù)據(jù)。由于需要各種應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，并抽取有效數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，目前只有云計算數(shù)據(jù)處理平臺可以完成這一使命，同時實現(xiàn)云存儲、云利用和云歸檔。具體到智慧檔案館，則是對即時感知的各類數(shù)據(jù)包括檔案館的設(shè)備、檔案資源及用戶進(jìn)行快速智能化的分析處理與資源切割、調(diào)配、整合。智慧檔案館面臨的信息資源來源范圍逐漸擴(kuò)大，不僅包括傳統(tǒng)檔案館形成的檔案信息，還包括云數(shù)據(jù)處理中心、社交網(wǎng)絡(luò)、電子商務(wù)網(wǎng)站等網(wǎng)絡(luò)上的海量信息。因此需要對檔案館實行精細(xì)化管理，建立智慧檔案館日常運行數(shù)據(jù)庫、智慧檔案館長期保存數(shù)據(jù)庫、智慧檔案館信息服務(wù)數(shù)據(jù)庫和智慧檔案館危機(jī)備份數(shù)據(jù)庫。（1）日常運行數(shù)據(jù)庫用于支撐檔案館內(nèi)所有業(yè)務(wù)信息化建設(shè)和智能檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)。檔案工作人員利用日常運行數(shù)據(jù)庫圍繞檔案業(yè)務(wù)開展各項工作，如：檔案的分類整理、檔案的標(biāo)引劃控、檔案的降密變更、檔案的統(tǒng)計查詢等，實現(xiàn)檔案管理的全程自動化，便于檔案管理過程中的監(jiān)管監(jiān)控，建立檔案服務(wù)文化基礎(chǔ)。（2）長期保存數(shù)據(jù)庫根據(jù)檔案歸檔時的密級、存儲期限等要求篩選需要長期保存的電子檔案資源，制定長期保存策略進(jìn)行封存管理。長期保存數(shù)據(jù)庫中的檔案存儲過程盡量避免人工參與的成分，而是采用系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置好的檔案處理策略，在特定的情形下自動執(zhí)行。如果用戶需要訪問長期保存數(shù)據(jù)庫中的檔案，則需要通過專用訪問工具登錄瀏覽，且不能對其進(jìn)行增加、刪除、修改操作，以確保長期保存數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的完整性。（3）信息服務(wù)數(shù)據(jù)庫是面向所有需要利用檔案資源用戶提供信息檢索查閱的數(shù)據(jù)庫。用戶可以根據(jù)自身需求定制檔案信息推送，信息服務(wù)數(shù)據(jù)庫也記錄分析用戶的行為規(guī)律主動為用戶提供個性化服務(wù)。（4）危機(jī)備份數(shù)據(jù)庫是為了防止數(shù)據(jù)泄露、遺失、盜取而進(jìn)行的實時異地備份，確保數(shù)據(jù)的安全完整［10］。

移動互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)平臺應(yīng)用智能過濾內(nèi)容技術(shù)，智能分析文章標(biāo)題、內(nèi)容進(jìn)行分類整理，實現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序無縫連接，比如：開發(fā)智能檔案APP，用戶只需下載即可使用，實現(xiàn)與檔案部門系統(tǒng)的交互，獲取有用信息。

4.2 以人為本理念的深入貫徹

智慧城市與智慧檔案館的建設(shè)都是以物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)為技術(shù)支撐，同時離不開維基、微博等各類網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及。在知識創(chuàng)新時代，用戶在社會創(chuàng)新中有著舉足輕重的作用，現(xiàn)代一切科技都應(yīng)秉承以人為本理念，智慧城市需要通過像Living Lab等用戶參與的方式來推動社會服務(wù)創(chuàng)新與協(xié)同創(chuàng)新。面向智慧城市的智慧檔案館建設(shè)從開始就要注重用戶需求和用戶體驗，用戶可以通過微博、微信、維基、Living Lab 等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用積極參與到智慧檔案館建設(shè)中，民眾的智慧融合是推動社會服務(wù)創(chuàng)新、協(xié)同創(chuàng)新、可持續(xù)發(fā)展的強(qiáng)大動力。

4.3 檔案信息集成服務(wù)的全面融合

在國家信息戰(zhàn)略的推動下，各地各部門檔案館普遍對檔案資源進(jìn)行了信息化和網(wǎng)絡(luò)化，一些地方建成了數(shù)字檔案館并開始探索建立智慧檔案館。但是從實際情況來看，目前多數(shù)的檔案應(yīng)用系統(tǒng)是面向政府部門開設(shè)的政府內(nèi)網(wǎng)，面向大眾的移動互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用很少。智慧檔案館提供開放的信息管理平臺，其核心是為公眾提供優(yōu)質(zhì)便捷的信息服務(wù)。檔案信息集成服務(wù)為用戶提供一站式服務(wù)，檔案利用者不需要關(guān)注系統(tǒng)后臺運行方式，只需要在統(tǒng)一的瀏覽界面注冊登錄，就可以不受時空限制檢索到集成化的檔案資源。一站式服務(wù)系統(tǒng)集成了內(nèi)部檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和外部檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，用戶既可以檢索到來自檔案館的檔案目錄、全文、圖片、多媒體等信息，也可以檢索到各種網(wǎng)絡(luò)上的信息資源，這種統(tǒng)一的檢索接口既方便用戶對檔案的使用，同時提高了檔案資源的利用效率。

5 小結(jié)

智慧城市建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的過程，智慧檔案館作為城市信息資源的集散地在智慧城市建設(shè)中起著重要的信息支撐作用。各級檔案館應(yīng)重視檔案信息資源集成服務(wù)，構(gòu)建智慧檔案服務(wù)平臺，并且與智慧城市公共服務(wù)平臺融合，實現(xiàn)信息資源的高度共享，最大限度地實現(xiàn)檔案資源的使用價值，為用戶提供全新的個性化服務(wù)與體驗。

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