姚 軍 徐有法

（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

當(dāng)前，在電子檔案的管理中存在許多誤區(qū)和問(wèn)題，嚴(yán)重影響到電子檔案的形成、管理和利用，以及電子檔案的安全和效力。作為檔案的一種新形態(tài)，電子檔案既有傳統(tǒng)檔案的一般屬性，也有其明顯的特性。我們應(yīng)認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，充分認(rèn)識(shí)電子檔案的特點(diǎn)，在實(shí)際管理工作中正確地應(yīng)用各種技術(shù)，采取切實(shí)可行措施，科學(xué)有效地管理好電子檔案，為子孫后代積累寶貴財(cái)富，發(fā)揮其獨(dú)特的作用。

1 當(dāng)前電子檔案管理中存在的主要誤區(qū)和問(wèn)題

當(dāng)前，在電子檔案管理中存在的誤區(qū)和問(wèn)題主要表現(xiàn)為對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)誤差和基于此誤差而采取的錯(cuò)誤方法。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）強(qiáng)調(diào)電子文件的特殊性，淡化電子檔案的檔案屬性，混淆兩者的邊界，摒棄傳統(tǒng)檔案管理的科學(xué)內(nèi)核，影響到了電子檔案的原始性、真實(shí)性、有效性。這一問(wèn)題在當(dāng)前尤其突出。

（2）對(duì)電子檔案的特性認(rèn)識(shí)不清，找不到電子檔案管理的科學(xué)方法，在電子檔案管理、系統(tǒng)研發(fā)與應(yīng)用等方面始終離不開(kāi)傳統(tǒng)檔案管理的影響，大量模仿傳統(tǒng)管理的細(xì)節(jié)，致使電子檔案管理全流程臃腫繁復(fù)，效率極低。

（3）從電子檔案管理的后端逆向研發(fā)和應(yīng)用，缺乏全流程一體化的頂層設(shè)計(jì)。OA 系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、ERMS 系統(tǒng)和長(zhǎng)期保存系統(tǒng)各自獨(dú)立建設(shè)，特別是對(duì)電子檔案的前端——電子文件的形成辦理缺乏有效的控制，影響到電子檔案的形成和交互，影響電子檔案的質(zhì)量甚至真?zhèn)巍?/p>

（4）把檔案數(shù)字化作為形成電子檔案的基本方法，把檔案數(shù)字化后的成果作為館藏電子檔案的基礎(chǔ)，對(duì)各機(jī)關(guān)單位電子檔案的移交重視不夠，導(dǎo)致檔案館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中電子檔案匱乏。

（5）單純注重檔案數(shù)據(jù)的異地異質(zhì)備份，不注意檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，忽略對(duì)電子檔案原始性的長(zhǎng)期保障。

2 對(duì)電子檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識(shí)

在上世紀(jì)八、九十年代，我國(guó)檔案學(xué)者對(duì)文件的內(nèi)涵、檔案的定義進(jìn)行了熱烈的討論，其中陳兆祦、和寶榮、馮伯群、王紹忠等學(xué)者都談到了檔案的本質(zhì)屬性，即原始記錄性。由于當(dāng)時(shí)所有文件都是以紙質(zhì)文件為主，爭(zhēng)議并未像現(xiàn)在這么突出，人們對(duì)檔案原始記錄性的認(rèn)識(shí)基本統(tǒng)一?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第二條規(guī)定，“本法所稱(chēng)的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。這一定義基本得到公認(rèn)。

隨著我國(guó)信息化進(jìn)程不斷加快，電子文件的大量涌現(xiàn)，學(xué)術(shù)界就如何認(rèn)定電子文件（檔案）的原始性問(wèn)題開(kāi)展了大量討論，如：曹書(shū)芝《電子文件原始性維護(hù)微探》（2005年6月），陳兆祦《建立和建設(shè)現(xiàn)代文件學(xué)是當(dāng)務(wù)之急》（2006年10月），舒雪冬《高校OA系統(tǒng)的電子文件原始性保護(hù)機(jī)制探討》（2010年11月），蔡學(xué)美《數(shù)字時(shí)代檔案原始性的特征和應(yīng)對(duì)策略》（2012年7月）。目前，學(xué)界還未就電子文件（檔案）的原始性問(wèn)題達(dá)成明確一致的概念。

簡(jiǎn)單地說(shuō)，檔案是機(jī)構(gòu)和個(gè)人直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，其原始性是傳統(tǒng)載體檔案的主要特征，是有別于圖書(shū)、情報(bào)、資料、出版物等其他信息載體形式的根本特征。對(duì)紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)在內(nèi)容和形式以及載體的統(tǒng)一，文件原件成為集多種原始性于一身的統(tǒng)一體。對(duì)電子文件來(lái)說(shuō)，電子文件和電子文件元數(shù)據(jù)分別代表電子文件的內(nèi)容和形式，兩者經(jīng)常處于分離狀態(tài)，且電子文件與載體從表面上看往往也是分離的。因此，電子文件的原始性特征變得撲朔迷離，甚至于有人將檔案數(shù)字化成果看作是電子檔案?，F(xiàn)在看來(lái)，人們之所以要強(qiáng)調(diào)電子文件的“四性”，甚至于只談“電子文件”不談“電子檔案”，一是因?yàn)閺膰?guó)際檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中吸取經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也是回避了道不明說(shuō)不清的電子文件原始性的問(wèn)題。因此也造成目前電子檔案管理中的許多解不開(kāi)的問(wèn)題。

其實(shí)這個(gè)問(wèn)題解決起來(lái)也很簡(jiǎn)單，那就是返璞歸真。作為檔案，電子檔案必須具備檔案的本質(zhì)屬性，即原始記錄這一特質(zhì)，否則就不是檔案。這個(gè)認(rèn)識(shí)統(tǒng)一了，是非曲直就清楚了，接下來(lái)就是在電子環(huán)境下如何認(rèn)識(shí)和保障電子檔案原始性的問(wèn)題了。

3 電子檔案原始性的保障策略

電子檔案原始性的認(rèn)識(shí)之所以產(chǎn)生分歧，主要還是電子文件內(nèi)容和形式以及載體的特殊性所造成的，如果我們能夠科學(xué)地應(yīng)用相關(guān)技術(shù)和機(jī)制，就可以解決這一難題，好在現(xiàn)在的技術(shù)基本成熟，只要運(yùn)用得當(dāng)，電子檔案原始性完全可以得到有效的保障。

首先是現(xiàn)有的應(yīng)用技術(shù)。目前可以用于保障電子檔案原始性的相關(guān)信息化技術(shù)主要是數(shù)字簽名、電子封裝以及可信時(shí)間戳技術(shù)等。數(shù)字簽名技術(shù)是對(duì)非對(duì)稱(chēng)密鑰加密技術(shù)與數(shù)字摘要技術(shù)的應(yīng)用，目前主要包括電子簽名、CA 認(rèn)證和Key等。有數(shù)字簽名的文件的完整性是很容易驗(yàn)證的，而且數(shù)字簽名具有不可抵賴(lài)性。簡(jiǎn)單地說(shuō)，所謂數(shù)字簽名技術(shù)就是附加在數(shù)據(jù)單元上的一些數(shù)據(jù)，或是對(duì)數(shù)據(jù)單元所作的密碼變換。這種數(shù)據(jù)或變換允許數(shù)據(jù)單元的接收者用以確認(rèn)數(shù)據(jù)單元的來(lái)源和數(shù)據(jù)單元的完整性并保護(hù)數(shù)據(jù)，防止被人（例如接收者）偽造。電子封裝技術(shù)是將電子文件及其元數(shù)據(jù)按指定結(jié)構(gòu)打包的過(guò)程。XML 技術(shù)是目前比較通用的電子封裝技術(shù)規(guī)范。對(duì)電子文件進(jìn)行封裝，其目的是利用標(biāo)準(zhǔn)的、與軟硬件無(wú)關(guān)的XML 語(yǔ)言將電子文件及其元數(shù)據(jù)按照規(guī)范結(jié)構(gòu)封裝在一個(gè)數(shù)據(jù)包中，以維護(hù)電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整性，并保障兩者之間的可靠聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)電子文件自包含、自描述和自證明。時(shí)間戳技術(shù)是利用守時(shí)監(jiān)測(cè)功能保障時(shí)間戳證書(shū)中時(shí)間的準(zhǔn)確性和不被篡改。目前一般采用可信時(shí)間戳，是由第三方提供的可信時(shí)間戳認(rèn)證服務(wù)，由國(guó)家授時(shí)中心負(fù)責(zé)時(shí)間的授時(shí)與守時(shí)監(jiān)測(cè)。

其次是技術(shù)的合理應(yīng)用。電子檔案的源頭是電子文件，所以保障電子檔案的原始性必須從電子文件的形成辦理開(kāi)始合理地應(yīng)用相關(guān)技術(shù)，通過(guò)節(jié)點(diǎn)控制和轉(zhuǎn)移銜接的全程一體化管理，達(dá)到全程保障的目標(biāo)。具體而言：一是在系統(tǒng)研發(fā)和應(yīng)用中，元數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在電子文件（檔案）管理中全程配置，實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)隨電子文件（檔案）管理的全流程直接形成（而不是后補(bǔ)），確保電子文件與其元數(shù)據(jù)的自然聯(lián)系，相互印證。二是在幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)應(yīng)用數(shù)字簽名技術(shù)和電子封裝技術(shù)或者可信時(shí)間戳技術(shù)，盡可能地保持電子文件（檔案）的原始狀態(tài)。這包括領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（電子文件生效的控制點(diǎn)）、檔案員賦予檔號(hào)歸檔保存（電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案的節(jié)點(diǎn)）以及數(shù)字檔案館賦予館藏檔號(hào)入庫(kù)（電子檔案進(jìn)入長(zhǎng)期保存狀態(tài)）三個(gè)節(jié)點(diǎn)。三是有條件的可以在進(jìn)入各個(gè)節(jié)點(diǎn)前對(duì)電子文件（檔案）進(jìn)行“四性”檢測(cè)。確認(rèn)其符合要求后再進(jìn)行下一步操作。

第三是建立健全科學(xué)的保障機(jī)制。除了技術(shù)保障外，還要建立健全有效的保障機(jī)制，杜絕人為因素的影響。一是實(shí)行電子文件（檔案）全程一體化管理。檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案法的要求，除了對(duì)數(shù)字檔案室和數(shù)字檔案館進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)外，還要配合電子文件管理主管部門(mén)加強(qiáng)對(duì)電子文件形成辦理及其歸檔的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，確保電子文件的原始性。二是電子文件（檔案）管理的現(xiàn)代化。按照現(xiàn)代管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、程序化和系統(tǒng)化的要求，實(shí)行電子文件（檔案）的全流程管理，在軟件研發(fā)與應(yīng)用、各個(gè)環(huán)節(jié)與節(jié)點(diǎn)相互聯(lián)系和制約等環(huán)節(jié)層層遞進(jìn)、道道把關(guān)，分工明確、職責(zé)清楚，形成制度體系，嚴(yán)格執(zhí)行。三是在不同網(wǎng)段建立“三庫(kù)”管理模式。即電子檔案信息管理庫(kù)、數(shù)字檔案信息資源總庫(kù)和電子檔案信息共享利用庫(kù)。電子檔案信息管理庫(kù)是指過(guò)渡性的電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，一般架構(gòu)在需要接收電子檔案信息數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)或數(shù)字檔案館局域網(wǎng)中，主要用于接收和管理數(shù)字檔案信息的系統(tǒng)，是原始數(shù)字檔案信息的唯一來(lái)源；數(shù)字檔案信息資源總庫(kù)是數(shù)字檔案館（室）保存原始數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的專(zhuān)用數(shù)據(jù)庫(kù)，專(zhuān)庫(kù)專(zhuān)用，與任何網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔斷，又稱(chēng)為數(shù)字檔案館（室）“核心數(shù)據(jù)庫(kù)”，其數(shù)據(jù)盡可能保持不變，有條件的館室可以設(shè)置專(zhuān)用機(jī)房，實(shí)行高等級(jí)防護(hù)；電子檔案信息共享利用庫(kù)是架構(gòu)在各種網(wǎng)絡(luò)上提供數(shù)字檔案信息共享利用的數(shù)據(jù)庫(kù)，其數(shù)據(jù)來(lái)源可以是數(shù)字檔案信息資源總庫(kù)，也可以是電子檔案信息管理庫(kù)以及其它網(wǎng)絡(luò)或系統(tǒng)。

第四是法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及制度建設(shè)。作為檔案的一種，電子檔案管理也屬于傳統(tǒng)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系以及制度的調(diào)整范圍，同時(shí)又有其特殊性，需要制定和實(shí)施相應(yīng)的新法規(guī)、新標(biāo)準(zhǔn)和新制度。如電子檔案的載體因技術(shù)原因通常是不耐久的，不能像傳統(tǒng)檔案那樣永久保存，因而載體的變化是必然的，這就需要從法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及制度方面做出新的規(guī)定，使得這種變化合理合法，有規(guī)可循，達(dá)到人為控制的效果，確保電子檔案的原始性不因載體的變化而受到影響。再如電子檔案信息數(shù)據(jù)備份工作也是不能回避的一項(xiàng)重要工作，也必須做出新的規(guī)定，確保電子檔案信息數(shù)據(jù)備份與電子檔案的原始性保持法理統(tǒng)一。

4 結(jié)語(yǔ)

電子檔案是隨著社會(huì)信息化發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案，它既符合檔案的一般屬性，也有其特殊性。這就需要我們?cè)谡莆掌浠拘再|(zhì)的同時(shí)研究其不同的特性，并有針對(duì)性地采取措施，達(dá)到科學(xué)有效管理，這是我們這代檔案人的共同使命。這其中電子檔案的原始性是本質(zhì)問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題得不到科學(xué)解答，就不能采取有效策略，那么電子檔案的科學(xué)管理就是空中樓閣。當(dāng)然，電子檔案管理是一門(mén)新的學(xué)科，需要大量的實(shí)踐總結(jié)和理論研究支撐。謹(jǐn)以此文作一次探討，望能引發(fā)更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和理論研究成果。