陳發(fā)英
摘 要:檔案是指在各項工作中形成的,具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄,是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù),也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料,因此做好檔案管理工作,對于管好檔案,充分開發(fā)利用資源起重要作用。做好檔案管理工作同時對促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升本行業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力也具有重要意義。就此如何做好檔案管理工作本人提出了以下幾點(diǎn)思考。
關(guān)鍵詞:如何;做好;檔案;管理
檔案管理工作是單位管理工作的一部分,是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作??茖W(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量一個單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果,對研究本單位的業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料,是進(jìn)行科學(xué)分析,揚(yáng)長避短,制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了,一方面為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況,適時調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù),為決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方可以肯定成績,與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實地反映本單位形象和整體發(fā)展?fàn)顩r。因此,做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升本行業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力也具有重要意義。為此,如何做好檔案管理工作呢?這個問題是擺在每一個檔案管理工作人員面前所必須要解決的問題。本文認(rèn)為因從以下幾個方面入手:
1 堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
立足于法,搞好建章立制工作法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化,檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),《中華人民共和國檔案法》應(yīng)運(yùn)而生,經(jīng)過二十多年的發(fā)展,為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。然而,新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求,這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限,建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī),是檔案管理工作與時俱進(jìn),有法可依。在此基礎(chǔ)上,各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度,只有這樣,檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。
2 實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展
對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn),本文認(rèn)為:只有正視這個挑戰(zhàn),實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合,檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作,要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識,又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示,也記載著豐富的信息,成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣,重復(fù)勞動多,勞動強(qiáng)度大。而利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢,減少了手工操作,提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化,在輸入檢索詞時再點(diǎn)查找范圍,檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的,既準(zhǔn)確又不浪費(fèi)時間,只有這樣,豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而,現(xiàn)代科技的一大弊端是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全,就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度,完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系,按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素,對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分,在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù),提高身份認(rèn)定的精度。其中應(yīng)重點(diǎn)對最常用的口令方式進(jìn)行嚴(yán)格管理。設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志,以備日后進(jìn)行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。
3 檔案管理的根本目的在于檔案利用,檔案運(yùn)用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會又好又快發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作
對于把握經(jīng)濟(jì)活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義。全面加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用,為實現(xiàn)建設(shè)小康社會的目標(biāo)服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段,做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn),檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用,實現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外,應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作,編制較適用的檢索工具,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對檔案的保管工作,隨時準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件,以代替檔案原件提供利用。同時加強(qiáng)檔案庫房設(shè)施建設(shè),減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上,檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化,尋求更為有效的服務(wù)新途徑,以提高檔案利用的質(zhì)量和水平,把“死”檔案變成“活”檔案,更好地發(fā)揮檔案的作用,在創(chuàng)造社會效益的同時,促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此,只有全力做好檔案管理工作,才能為社會的全面進(jìn)步,經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。
綜上所述,科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面??茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個部門的管理水平,做好檔案的開發(fā)和利用工作,不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值,而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來,機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存,機(jī)遇大于挑戰(zhàn),只要我們搶抓機(jī)遇,避免消極因素帶來的不利影響,充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢,堅持走中國特色社會主義檔案管理道路,一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。
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