淺談如何做好項(xiàng)目部辦公室的行政管理工作

王婷婷，周奕紅

(中國水利水電第七工程局有限公司第一分局，四川彭山 620860)

淺談如何做好項(xiàng)目部辦公室的行政管理工作

王婷婷，周奕紅

(中國水利水電第七工程局有限公司第一分局，四川彭山 620860)

對(duì)于一個(gè)單位來說，辦公室的設(shè)置相當(dāng)于維持機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)的零部件。單獨(dú)零部件的運(yùn)行情況、各個(gè)零部件之間的磨合情況決定著企業(yè)這部機(jī)器的最終運(yùn)轉(zhuǎn)情況。為了更好地維持企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須加強(qiáng)對(duì)辦公室的管理，因此，如何做好辦公室的行政管理工作就顯得尤為重要。介紹了做好項(xiàng)目部辦公室的行政管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)。

項(xiàng)目部辦公室;行政管理;工作

1 項(xiàng)目部辦公室行政管理工作的內(nèi)容

項(xiàng)目部辦公室的行政管理工作在單位中因其所處的特殊位置和工作性質(zhì)決定了其具有眾多職能，其中行政管理工作和服務(wù)是其最基本的職能，是保證一個(gè)單位日常工作正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。因此，無論任何單位，均需務(wù)必明確辦公室的行政管理與服務(wù)的職能要求，優(yōu)化辦公室的行政管理體系和工作運(yùn)行機(jī)制，提高其管理和服務(wù)的能力與水平。項(xiàng)目部辦公室行政管理人員的主要工作內(nèi)容包括以下幾點(diǎn):

(1)做好辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理工作。月末，辦公室要根據(jù)其他部門的采購計(jì)劃及庫存情況，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲(chǔ)備以備不時(shí)之需，收集好各部門的采購計(jì)劃并根據(jù)相關(guān)規(guī)定核算好價(jià)格后及時(shí)保質(zhì)、保量地采購辦公用品和日常用品。所采購的物品應(yīng)當(dāng)定價(jià)定點(diǎn)，保證質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。要作好物品出入庫登記工作，確保帳、物相符。

(2)做好各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施的維修管理工作。辦公室根據(jù)有關(guān)部門的維修要求，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)或外請(qǐng)技術(shù)人員進(jìn)行維修并對(duì)維修全過程進(jìn)行控制;各部門對(duì)維修質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、確認(rèn)。對(duì)于所有維修，要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成狀態(tài);對(duì)未按要求完成的維修事項(xiàng)，及時(shí)了解情況并報(bào)告相關(guān)負(fù)責(zé)人。

(3)做好文件檔案的歸檔管理工作。根據(jù)不同種類檔案的特點(diǎn)，做好系統(tǒng)編目、使用、傳閱控制、分類存放等工作，定期收集各類文件資料并將其整理立卷歸檔。對(duì)于各部門往來的備忘錄、文檔、資料等，按類別、內(nèi)容、時(shí)間順序等存檔管理。

(4)做好文件資料的收發(fā)、報(bào)送管理工作。對(duì)于文件資料的收發(fā)、報(bào)送均需在登記薄上作好詳細(xì)登記、記錄，及時(shí)將各類信息(通知、文件)上傳下達(dá)，特別是對(duì)于各類上級(jí)單位信息應(yīng)在登記后及時(shí)傳遞給相關(guān)部門。

(5)做好會(huì)議管理工作。會(huì)議管理包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后文件下發(fā)及問題跟蹤工作。

(6)做好公章管理工作。公章管理必須嚴(yán)格審批手續(xù)，應(yīng)堅(jiān)持“先批準(zhǔn)、后用章”的原則，使用公章事宜須報(bào)單位一把手批準(zhǔn)后用章。嚴(yán)格實(shí)施用章登記制度，要求用章人員認(rèn)真填寫《用印登記表》，登記內(nèi)容包括:編號(hào)、時(shí)間、用章單位或人員、用章事由(或文件名)、文件字號(hào)、用章數(shù)量等，嚴(yán)格控制將公章帶出單位外使用。對(duì)于確因工作需要將公章帶出使用時(shí)，須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由印章專管人員攜帶外出使用。

2 做好項(xiàng)目部辦公室行政管理工作的做法

2．1 明確項(xiàng)目部辦公室行政管理和服務(wù)的職能要求，是開展項(xiàng)目部辦公室工作的基礎(chǔ)

(1)全面熟悉和掌握本單位的情況。

做好項(xiàng)目部辦公室行政管理和服務(wù)工作的前提是要全面熟悉和掌握本單位的情況，對(duì)本單位的組織機(jī)構(gòu)、部門職責(zé)、人員構(gòu)成、分工等基本情況要熟悉。只有掌握了項(xiàng)目中各個(gè)部門的信息，對(duì)各個(gè)部門的工作職責(zé)、工作重點(diǎn)、所需支持有充分的了解，才能保證后期工作的開展。

(2)保證工作的落實(shí)。

項(xiàng)目部辦公室要將后勤服務(wù)保障職能列入到日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)工作環(huán)境、安保、食堂的管理并進(jìn)行監(jiān)督，收集員工建議，通過有效途徑進(jìn)行改善，為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障的質(zhì)量。眾所周知，項(xiàng)目部辦公室的日常事務(wù)處理工作雜而亂、涉及面廣、大小事情多，并且很多事務(wù)具有不確定性，如臨時(shí)出現(xiàn)的工作會(huì)給當(dāng)日計(jì)劃工作帶來很大的干擾，這時(shí)就需擇其輕重進(jìn)行處理。項(xiàng)目部辦公室的工作人員要及時(shí)執(zhí)行上級(jí)交辦的事務(wù)，優(yōu)先完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類事務(wù);對(duì)于規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成不了的事務(wù)，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力盡快完成，最終將完成結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。總之，辦公室屬于項(xiàng)目部的服務(wù)保障部門，是為其他部門服務(wù)的，因此，也要協(xié)助其他部門處理不涉及本部門的日常事務(wù)。項(xiàng)目部辦公室的工作人員要以服務(wù)為理念，細(xì)心為指導(dǎo)，才會(huì)將各項(xiàng)工作做到實(shí)處;否則將會(huì)影響到項(xiàng)目的正常工作秩序，甚至?xí)绊戫?xiàng)目部的經(jīng)營活動(dòng)。

2．2 規(guī)范項(xiàng)目部辦公室行政管理和服務(wù)的方式，建立科學(xué)的管理體系

無規(guī)矩不成方圓。在項(xiàng)目部辦公室的行政管理工作中必須明確工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范工作程序、優(yōu)化管理體系，這是提高工作效率和加強(qiáng)項(xiàng)目部辦公室效能建設(shè)的必然要求。項(xiàng)目部辦公室行政管理中的科學(xué)管理體系的建立可以從以下三方面開展。

(1)確立工作標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)管理和服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化。

項(xiàng)目部辦公室作為一個(gè)單位的龍頭機(jī)構(gòu)，應(yīng)大力推進(jìn)管理服務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，即要把項(xiàng)目部辦公室的工作梳理出來，如文件處理、會(huì)議安排、檔案管理等，對(duì)每項(xiàng)工作建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定及要求，明確分工。

對(duì)于工作周期比較長、收效比較慢的工作，無法短時(shí)間內(nèi)對(duì)其工作成果進(jìn)行估量，就需制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，將長遠(yuǎn)的計(jì)劃分解成各個(gè)階段的小計(jì)劃，制定小的工作目標(biāo)，對(duì)每個(gè)階段的成果進(jìn)行估量，一步一個(gè)腳印，才能確保所制訂的工作計(jì)劃得以實(shí)施，才會(huì)實(shí)現(xiàn)最終的工作目標(biāo)。

(2)建立管理流程，推進(jìn)管理和服務(wù)體系的科學(xué)化。

第一，要結(jié)合部門實(shí)際，設(shè)立崗位責(zé)任制，進(jìn)一步明確崗位的責(zé)權(quán)利;第二，要對(duì)每個(gè)事項(xiàng)確定工作流程，堅(jiān)持按流程辦事;第三，要嚴(yán)格按照實(shí)效、動(dòng)態(tài)等原則要求對(duì)崗位目標(biāo)進(jìn)行分解、優(yōu)化;第四，要結(jié)合實(shí)際，制定不同崗位人員工作的考核內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善考核的程序和辦法。

筆者以單位文件呈報(bào)制度為例進(jìn)行闡述。各部門對(duì)于接收到的文件應(yīng)統(tǒng)一先交給辦公室人員，辦公室人員將其交至部門負(fù)責(zé)人處，由部門負(fù)責(zé)人批注處理意見，再由辦公室人員上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理處并根據(jù)批示下發(fā)各部門。該制度的實(shí)行，避免了文件處理的混亂，大大提高了工作效率。

(3)發(fā)揮協(xié)調(diào)和督辦作用，保證整體工作務(wù)實(shí)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

協(xié)調(diào)和督辦貫穿于辦公室工作的各個(gè)方面，只有將各方面的情況綜合好、關(guān)系協(xié)調(diào)好、工作協(xié)調(diào)督辦好，才會(huì)促進(jìn)單位工作務(wù)實(shí)高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。

發(fā)揮項(xiàng)目部辦公室的協(xié)調(diào)和督辦作用要做到以下幾點(diǎn):①要牢固樹立大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，從高處著眼，于細(xì)節(jié)著手;②要注意原則性與靈活性的有機(jī)統(tǒng)一，要有原則而不呆板，要靈活而不散漫;③要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)、對(duì)外的協(xié)調(diào)，努力做到寓溝通、協(xié)調(diào)于聯(lián)系之中，確保信息的暢通;④要增強(qiáng)督辦工作的主動(dòng)性，及時(shí)督促有關(guān)部門按規(guī)定要求和時(shí)限貫徹工作落實(shí)情況，并注意發(fā)現(xiàn)工作落實(shí)過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，提出解決問題和完善決策的建議。

2．3 加強(qiáng)項(xiàng)目部辦公室人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提升其管理和服務(wù)的能力和水平

在項(xiàng)目部辦公室的行政管理工作中，有了科學(xué)的管理體系這項(xiàng)“規(guī)矩”，接下來就需要執(zhí)行“規(guī)矩”的人，也就到了項(xiàng)目部辦公室職工發(fā)揮作用的時(shí)刻。項(xiàng)目部辦公室在提高部門單位行政工作質(zhì)量和效率等方面擔(dān)負(fù)著重要責(zé)任，這就要求項(xiàng)目部辦公室人員必須具有更高的政治覺悟、更強(qiáng)的奉獻(xiàn)精神、更精的業(yè)務(wù)本領(lǐng)和更嚴(yán)的紀(jì)律觀念。為此，項(xiàng)目部辦公室的職工要不斷加強(qiáng)自身建設(shè)，提高綜合素質(zhì)。

(1)加強(qiáng)學(xué)習(xí)。

除了自覺進(jìn)行自我學(xué)習(xí)外，還要充分利用公司提供的各種學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。公司每年均會(huì)為員工提供各項(xiàng)提升職業(yè)技能的培訓(xùn)。

(2)強(qiáng)化服務(wù)理念。

必須明確項(xiàng)目部辦公室的服務(wù)立場(chǎng)，樹立良好的工作態(tài)度，擺正工作位置，把管理寓于服務(wù)之中，把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為管理工作的首要任務(wù)。

(3)弘揚(yáng)協(xié)作精神。

辦公室人員雖然各有分工，但對(duì)外是一個(gè)整體。因此，一定要加強(qiáng)協(xié)作，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí)，做到“人人有事管，事事有人管”，互相幫助，齊心協(xié)力提高項(xiàng)目部辦公室的整體管理能力。協(xié)作精神的培養(yǎng)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，要明確每一項(xiàng)工作的正常開展都離不開各個(gè)部門、各個(gè)工作人員的積極協(xié)作，一定要做好1+1＞2的事。

2．4 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，為發(fā)揮項(xiàng)目部辦公室管理和服務(wù)的職能作用創(chuàng)造條件

充分發(fā)揮項(xiàng)目部辦公室行政管理和服務(wù)的職能作用，不僅要靠項(xiàng)目部辦公室人員的努力，還要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持。項(xiàng)目部辦公室各項(xiàng)工作的開展，需要項(xiàng)目部各個(gè)部門的支持與協(xié)調(diào)。但項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的肯定是最直接的支持，將更有利于工作的開展。

(1)善于溝通。

溝通是各級(jí)間解決問題的橋梁。項(xiàng)目部辦公室的人員要具備良好的溝通能力，準(zhǔn)確地傳遞信息，準(zhǔn)確地吸收信息，能夠與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行無障礙的交流，讓領(lǐng)導(dǎo)充分了解工作的內(nèi)容、工作開展的進(jìn)度及工作取得的成效等。

(2)學(xué)會(huì)信息反饋。

讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握工作進(jìn)度及工作中所需支持，但切記辦公室人員不能濫用這項(xiàng)權(quán)利。一定要對(duì)問題進(jìn)行分析后進(jìn)行呈報(bào)，而不要事無巨細(xì)，否則將會(huì)降低工作開展的效率。

(3)知人善任。

項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)既要對(duì)項(xiàng)目部辦公室人員嚴(yán)格要求，又要理解和體諒項(xiàng)目部辦公室的工作人員，應(yīng)當(dāng)為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，使員工從工作中獲取肯定和成就感，員工結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定將有利于員工潛能的開發(fā)。

3 結(jié)語

筆者認(rèn)為:在項(xiàng)目部辦公室的行政管理工作中，必須明確辦公室行政管理和服務(wù)的職能要求。只有規(guī)范辦公室行政管理和服務(wù)的方式方法，建立科學(xué)的管理體系，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，提升其管理和服務(wù)的能力和水平，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，才能將辦公室的行政管理工作做到最好。

(責(zé)任編輯:李燕輝

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［TU997］;C931．4

B

1001-2184(2015)01-0049-03

王婷婷(1991-)，女，四川成都人，助理工程師，從事市政項(xiàng)目行政管理與財(cái)務(wù)工作;

周奕紅(1977-)，女，吉林永吉人，會(huì)計(jì)師，從事市政項(xiàng)目財(cái)務(wù)、勞資工作．

2014-12-05