如何做好電力系統(tǒng)科技檔案管理工作

黃小琳

（國(guó)網(wǎng)福建省電力有限公司泉州供電公司）

如何做好電力系統(tǒng)科技檔案管理工作

黃小琳

（國(guó)網(wǎng)福建省電力有限公司泉州供電公司）

電力系統(tǒng)科技檔案管理工作是確保電力企業(yè)管理工作基礎(chǔ)性工作，也是最重要的工作之一，嚴(yán)重影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?？萍紮n案記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要內(nèi)容，所涉及到的范圍較廣，并且信息量較大。隨著電力系統(tǒng)建設(shè)范圍的逐漸擴(kuò)大，檔案管理工作的難度也會(huì)越來(lái)越大。本文主要闡述了電力系統(tǒng)科技檔案管理工作中存在的問(wèn)題，同時(shí)提出了相關(guān)的解決措施，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)的部門和人員有所幫助。

電力系統(tǒng)；科技檔案；管理

引言

所謂的“科技檔案管理”就是指相關(guān)單位及企業(yè)對(duì)于在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中事項(xiàng)、科技研發(fā)內(nèi)容以及行政管理等方面工作所形成的具有一定價(jià)值的科技材料（主要包括文字、圖紙、影音、圖標(biāo)以及光盤等相關(guān)內(nèi)容）進(jìn)行的管理?？萍紮n案是歷史相關(guān)事項(xiàng)的真實(shí)記錄，是工作人員在工作過(guò)程中對(duì)于成果以及經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，可以直接表現(xiàn)出客觀事物的真實(shí)面貌。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)的當(dāng)今社會(huì)，科技檔案是非常珍貴的信息資源，對(duì)于科技檔案進(jìn)行科學(xué)合理的保管，有利于將檔案中的科技內(nèi)容轉(zhuǎn)變成為生產(chǎn)力，有利于推動(dòng)電力系統(tǒng)的向前發(fā)展。

1　電力系統(tǒng)科技檔案管理工作的重要性

電力系統(tǒng)科技檔案的管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分，是管理工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容，對(duì)于電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有非常重要的作用?？萍紮n案記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始狀態(tài)，所涉及到的內(nèi)容較多，信息量非常大，對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)是非常重要的。隨著我國(guó)科技的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)建設(shè)得到了前所未有的進(jìn)步，作為經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的電力行業(yè)得到了極大的需求。同時(shí)隨著國(guó)家電力體制改革的不斷進(jìn)行以及電網(wǎng)改造的不斷深化，對(duì)于電力基礎(chǔ)設(shè)施投資越來(lái)越大，電力工程的建設(shè)內(nèi)容越來(lái)越多，電力系統(tǒng)的檔案管理工作難度也越來(lái)越大。所以電力企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到科技檔案管理工作的重要性，加大對(duì)此工作的投入，增加人員的培養(yǎng)，通過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)和手段對(duì)電力系統(tǒng)的科技檔案進(jìn)行管理，最終要建立起可以滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的電力系統(tǒng)科技檔案管理平臺(tái)。

2　現(xiàn)階段電力系統(tǒng)科技檔案管理工作所存在的問(wèn)題

2.1相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有給予足夠重視，管理制度有待完善

隨著近些年的發(fā)展，相關(guān)人士對(duì)于電力系統(tǒng)科技檔案管理工作的重視程度有了很大的提升，對(duì)于科技檔案的重要性也有了共同的認(rèn)識(shí)。但是相對(duì)那些可以較快得到投資回報(bào)，可以很快獲得成果的項(xiàng)目及專業(yè)來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于科技檔案的管理工作沒(méi)有給予足夠的重視，所以在相應(yīng)資金投入以及人員安排方面都沒(méi)有重點(diǎn)的關(guān)注。

另外一方面，雖然現(xiàn)階段位于電力系統(tǒng)中的相關(guān)科技檔案管理部門大都制定了有關(guān)的檔案管理制度，但還是普遍存在著檔案管理制度不完善的問(wèn)題，其具體表現(xiàn)在檔案的收集制度、檔案保管制度以及檔案的利用制度等方面。這些制度上的不完善造成了相關(guān)的問(wèn)題，例如：檔案的記錄不夠完整造成了其沒(méi)有很高的利用價(jià)值；基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善造成了某些檔案出現(xiàn)了丟失或者毀壞的問(wèn)題，不能充分發(fā)揮科技檔案的價(jià)值。

2.2科技檔案管理手段落后，信息化程度較低

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，我們的社會(huì)已然進(jìn)入到了信息化時(shí)代，信息化技術(shù)已經(jīng)成為了現(xiàn)今科技主流發(fā)展趨勢(shì)。相比于信息化技術(shù)在其他領(lǐng)域快速應(yīng)用所帶來(lái)的變革，電力系統(tǒng)的科技檔案管理還在采用傳統(tǒng)的方法，管理方式過(guò)于落后，缺少現(xiàn)代化的管理手段，尤其是對(duì)于現(xiàn)代電力高科技技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，由于缺少必要的現(xiàn)代化設(shè)備，嚴(yán)重影響了科技檔案的管理，并且也對(duì)科技檔案的深度開(kāi)發(fā)利用造成了障礙。

2.3管理人員素質(zhì)較低，普遍存在著被動(dòng)服務(wù)的問(wèn)題

現(xiàn)階段電力系統(tǒng)科技檔案的管理人員素質(zhì)普遍較低，缺少關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)沒(méi)有機(jī)會(huì)進(jìn)行崗位的培訓(xùn)工作，這就造成了工作中普遍存在盲目性問(wèn)題；另外，現(xiàn)階段進(jìn)行科技檔案管理工作的部門及人員，大多數(shù)還是采用被動(dòng)服務(wù)的方式進(jìn)行工作，工作人員大都還是保持在坐等歸檔的工作方式，沒(méi)有充分的挖掘科技檔案中的相關(guān)信息，使得檔案信息的轉(zhuǎn)換和利用率較低。

3　電力系統(tǒng)科技檔案管理問(wèn)題解決方式

3.1加強(qiáng)科技檔案管理的重視程度，逐漸完善相關(guān)規(guī)章制度

電力系統(tǒng)要想得到快速、全面的發(fā)展，應(yīng)充分利用科技檔案的相關(guān)信息，使其轉(zhuǎn)化為實(shí)際的生產(chǎn)力。所以相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員要對(duì)科技檔案工作給予充分的重視，主要應(yīng)表現(xiàn)在科技檔案管理所需資金以及人員的投入上，使其可以完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過(guò)相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)措施激發(fā)工作人員的積極性，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。

在領(lǐng)導(dǎo)給予重視的基礎(chǔ)上，科技檔案管理部門要逐漸的完善相關(guān)管理制度。在對(duì)管理制度進(jìn)行完善的過(guò)程中，首先應(yīng)參考我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)以及相關(guān)的檔案管理制度，根據(jù)電力企業(yè)自身的實(shí)際情況，按照科技檔案收集→整理→歸檔→保管→保密→利用→借鑒的程序，制定出較為完善的科技檔案管理制度。這些制度應(yīng)至少包括幾個(gè)方面，例如科技檔案管理人員的工作職責(zé)、科技檔案收集歸檔的相關(guān)規(guī)定、科技檔案的借用規(guī)定等等。由于電力系統(tǒng)中科技檔案涉及到的范圍較廣，種類也比較多。因此，檔案管理人員要將平常收集到的檔案進(jìn)行及時(shí)的編號(hào)歸檔，對(duì)于收集到的資料要進(jìn)行分類歸納，避免出現(xiàn)胡子眉毛一把抓的情況。另外，在科技檔案管理制度中，要明確相關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)辦法，促使有關(guān)人員能夠?qū)⑺玫降目萍汲晒皶r(shí)上報(bào)到科技檔案管理部門。另外，具有相應(yīng)條件的部門要積極建設(shè)電子檔案的管理制度以及分類標(biāo)準(zhǔn)等。只有對(duì)科技檔案的管理工作給予足夠的重視，同時(shí)建立健全相應(yīng)的管理制度，才能使其成為電力系統(tǒng)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，才能促進(jìn)電力系統(tǒng)向高科技方向發(fā)展。

3.2加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理方式及手段，提升信息化的程度

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，給現(xiàn)代化辦公方式及手段提供了必要的技術(shù)支持。電力系統(tǒng)的科技檔案管理工作也要從傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)裁體檔案逐漸向著多裁體檔案管理方向發(fā)展，科技檔案管理的這種發(fā)展趨勢(shì)就對(duì)檔案的管理的具體工作提出了更高的要求。相關(guān)科技檔案管理部門一定要積極探尋適合現(xiàn)代要求的檔案管理方式方法，快速的完成檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，這已成了現(xiàn)今檔案管理工作發(fā)展的急切需求。所謂信息化不單單是指將傳統(tǒng)的手工管理形式轉(zhuǎn)變?yōu)橛糜?jì)算機(jī)進(jìn)行錄入，而是要加強(qiáng)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的手段，進(jìn)行檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)建立起科技檔案信息管理系統(tǒng)。要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行科技檔案的收集、整理以及編制檢索，并將計(jì)算機(jī)應(yīng)用到庫(kù)房管理以及特殊檔案項(xiàng)目管理上。在此基礎(chǔ)上，要逐漸將檔案的保存功能向信息中心進(jìn)行轉(zhuǎn)變，同時(shí)，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，使相關(guān)人員可以自由的利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行所需檔案相關(guān)信息的檢索、查詢以及應(yīng)用，充分發(fā)揮科技檔案的功能，增加其利用率，可以滿足電力系統(tǒng)不同人員對(duì)于科技檔案的不同需求。

3.3提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，深化服務(wù)意識(shí)

建立起綜合素質(zhì)較高的科技檔案管理人員隊(duì)伍是改善科技檔案管理工作的基礎(chǔ)。要想建立起高素質(zhì)的科技檔案管理人員隊(duì)伍需要做好如下幾方面：

（1）嚴(yán)格控制科技檔案管理人員的任職資格，對(duì)于管理人員要選用那些具有相關(guān)學(xué)科背景、具有一定檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員，將人員的選聘關(guān)把好；

（2）要建立并逐漸完善科技檔案管理人員的崗位培訓(xùn)制度，要定期的通過(guò)講座、交流會(huì)等形式對(duì)相應(yīng)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)（包括信息技術(shù)等方面的培訓(xùn)），以此來(lái)滿足不斷發(fā)展變化的科技檔案管理工作的需要；

（3）科技檔案的管理人員要逐漸樹(shù)立并深化服務(wù)意識(shí)，要將市場(chǎng)需求作為工作的方向，樹(shù)立起與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的觀念，積極主動(dòng)的與相關(guān)部門尋求合作，以便充分的開(kāi)發(fā)和利用科技檔案資源。同時(shí)，科技檔案管理人員有可能的情況下，要對(duì)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行必要的學(xué)習(xí)和研究，以便能夠發(fā)現(xiàn)某些可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力或者能夠深入開(kāi)發(fā)利用的科技信息，推動(dòng)科技檔案的深層次發(fā)展。另外，相關(guān)管理人員要解放思想，充分適應(yīng)市場(chǎng)需求，將科技檔案的管理工作由傳統(tǒng)的只是面對(duì)特殊機(jī)構(gòu)或者機(jī)關(guān)開(kāi)放的方式，轉(zhuǎn)變成為面向全社會(huì)開(kāi)放的方式，服務(wù)于社會(huì)需求，充分利用所具有的豐富資源向社會(huì)各方提供全方位、深層次的服務(wù)。

4　結(jié)束語(yǔ)

電力系統(tǒng)的科技檔案管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分之一，在現(xiàn)代的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中具有非常重要的作用。因此，科技檔案的相關(guān)管理人員要通過(guò)加強(qiáng)科技檔案管理的重視程度，逐漸完善相關(guān)規(guī)章制度、加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理方式及手段，提升信息化的程度、提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，深化服務(wù)意識(shí)等方式來(lái)逐漸完善科技檔案的管理工作，為電力系統(tǒng)的發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。

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2015-11-2