朱儒剛

（上海建科工程咨詢有限公司， 上海 200032）

0 引 言

建筑工程中的竣工資料是反映建筑工程質(zhì)量和施工現(xiàn)場工作質(zhì)量狀況的重要根據(jù)，是一項工程結(jié)尾竣工驗收的必備條件之一，也是各地質(zhì)監(jiān)管理部門檢查及城建檔案管理部門歸檔的重要組成部分，對工程后期改擴建和維修有著重要的作用。工程資料的編制、歸檔是由各參建單位(建設(shè)、管理、監(jiān)理、施工)共同參與的工作。做好工程竣工驗收資料的管理工作，對建筑工程的施工質(zhì)量及建筑工程中所承建的建筑物的安全和使用功能，有著重要的作用。

1 緒 論

1.1 選題的背景及意義

建筑工程竣工資料包含了工程前期準(zhǔn)備階段的相關(guān)報驗、報審及審批資料、工程施工階段的現(xiàn)場施工資料及工程竣工驗收階段的竣工驗收資料，是一個各方面統(tǒng)籌的概念。工程量大、收集面廣是其一個重要的特點。在現(xiàn)實施工過程中，由于人員配備不到位、工程資料收集和歸檔不規(guī)范等原因，會造成工程后期竣工資料編制和歸檔存在很大的難度，直接影響所涉及工程的竣工驗收工作的順利進(jìn)行。因此，加強建筑工程竣工資料的管理工作，對建筑工程能否順利竣工交付，有著極其重要的意義。

1.2 研究內(nèi)容與方法

本文主要的討論目的是分析目前建筑工程市場竣工資料管理中，特別是對上海浦東某項目中存在的問題進(jìn)行有針對性的、詳細(xì)的分析和探討，并根據(jù)個人一些見解提出相應(yīng)的解決措施。

2 建筑工程竣工資料管理的相關(guān)理論基礎(chǔ)

2.1 建筑工程竣工資料管理的相關(guān)理論基礎(chǔ)

2.1.1 建筑工程竣工資料管理的概念

建筑工程竣工資料是一項建筑工程項目在施工過程中形成的本工程最原始的、圖紙與實際建筑物相符的、有重要歸檔價值的真實記錄和現(xiàn)場的實際反映，記載著本項目區(qū)域地下各類管線敷設(shè)、建筑物實體及實體構(gòu)筑物等的實際情況，是建設(shè)項目管理如前期項目規(guī)劃預(yù)算、工程設(shè)計、工程施工、改擴建及后期保修等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程項目的總造價、建設(shè)質(zhì)量、工程進(jìn)度等各個方面進(jìn)行管理的同時，建筑工程竣工資料管理工作作為項目現(xiàn)場管理中的一部分，其重要程度越來越被建筑行業(yè)所重視。建筑工程的竣工資料是反映工程最終的施工質(zhì)量和施工過程中現(xiàn)場施工狀況的真實依據(jù)，是建筑工程最后竣工驗收前所要求的必備條件，也是各地城建檔案館及相關(guān)檔案管理部門歸檔的重要組成部分，對工程后期改擴建及維護有著重要的作用。建筑工程竣工資料的建立和管理是從項目開始立項開始的，貫穿于整個工程生命周期，是一項長期、復(fù)雜和繁瑣的事宜，其持續(xù)時間長及工作量大是工程竣工資料管理中的重要特點。

2.1.2 建筑工程竣工資料管理的基本組成

建筑工程竣工資料的好壞對建筑工程的影響，決定了建筑工程竣工資料管理工作在實際工程管理中的重要性。它與本項目日常工程管理有著方方面面的聯(lián)系。建筑工程竣工資料管理工作主要包括組織、經(jīng)濟、技術(shù)和管理措施。組織措施要求項目施工單位配備相應(yīng)資料管理人員，建立切合項目實際的資料管理措施；經(jīng)濟措施要求配備相應(yīng)的資料管理方面資金，切實保障資料收集整理工作的有序進(jìn)行；技術(shù)措施要求配備相應(yīng)資料管理規(guī)范書籍(國家和地方相應(yīng)技術(shù)規(guī)范)，提供必要的設(shè)備儀器(電腦、打印機)和技術(shù)軟件(管理軟件)；管理措施要求建立相應(yīng)規(guī)章和流程，從管理層面保障資料管理的有序進(jìn)行。

2.2 建筑工程竣工資料管理的基本要求

2.2.1 資料管理具有全面性和繁瑣性

建筑工程竣工資料的收集與整理貫穿于從前期規(guī)劃立項開始至項目竣工驗收結(jié)束的各個階段。建筑工程竣工資料包含本項目所必要的政府批文(如：土地規(guī)劃)、施工準(zhǔn)備階段的政府批準(zhǔn)文件(如：項目報建、施工許可證發(fā)放)、施工過程的技術(shù)核定文件、竣工驗收階段相關(guān)驗收文件。每個文件都有著獨立的格式、獨立的審批流程及相應(yīng)的管理要求。建設(shè)工程項目生命周期長且對其影響因素多，生產(chǎn)條件及施工技術(shù)相對復(fù)雜；建筑施工中所用施工材料種類多，建設(shè)施工階段性強并且各個施工工序互相交叉施工。由此導(dǎo)致了建設(shè)工程施工過程技術(shù)資料和竣工檔案資料的復(fù)雜性。這個特性決定了建設(shè)工程竣工資料管理工作是一個多階段、多層面獨立并相互關(guān)聯(lián)的復(fù)雜系統(tǒng)。

2.2.2 資料管理具有突發(fā)性

建筑工程施工文件和竣工資料產(chǎn)生于施工項目的整個施工過程中。工程項目前期準(zhǔn)備工作、工程開工、施工生產(chǎn)過程中和竣工驗收等各個階段和層面，都會產(chǎn)生各種各樣的施工技術(shù)資料和各階段驗收資料。盡管各類主要報審文件的成形具有其固定的程序性和相對規(guī)律性，但還是有相當(dāng)多一部分施工技術(shù)資料和檔案歸檔資料的產(chǎn)生是由于各個施工現(xiàn)場突發(fā)的工程事件引發(fā)的，因此竣工資料的形成也具有隨機性特點。例如，由于設(shè)計單位提交設(shè)計變更造成的工程變更，相關(guān)建設(shè)單位或主管部門臨時要求的施工更改，以及其他不可預(yù)見的外在因素造成的現(xiàn)場施工的變化。

2.2.3 資料管理具有時效性

隨著建筑工程新的施工技術(shù)、施工工藝和新材料的出現(xiàn)以及很多施工企業(yè)管理水平的不斷提高，建設(shè)工程施工文件和驗收資料的管理經(jīng)驗也得到了新的和不斷的積累。新建設(shè)項目在建設(shè)過程中，可以吸取以往成功的施工案例的施工管理經(jīng)驗和總結(jié)教訓(xùn)，避免再次發(fā)生以前的錯誤。但是，建設(shè)工程文件和檔案資料同時也具有時效性的特征，在多數(shù)情況下，竣工資料的作用會隨著時間的增長而遞減。因此，施工文件和竣工歸檔資料一經(jīng)形成就要盡快提交有關(guān)審批部門進(jìn)行確認(rèn)、簽字、蓋章并分類歸檔；否則會對工程的后續(xù)工作造成嚴(yán)重影響。例如，要對現(xiàn)場實際施工過程中產(chǎn)生的臨時變更、現(xiàn)場部分建筑物拆除后進(jìn)行工程量簽證等。

2.2.4 資料管理具有系統(tǒng)性

建設(shè)工程施工技術(shù)資料和竣工歸檔資料涉及到社會很多方面，既涉及到工程力學(xué)、智能控制等各種社會學(xué)科，也涉及到建筑工程、機電安裝、消防安全等各個專業(yè)門類。它附屬于各個不同的專業(yè)學(xué)科對象而存在，且同時糅合了質(zhì)量、進(jìn)度、造價、合同管理等方面的內(nèi)容，又依賴于不同的客觀載體而進(jìn)行不停的轉(zhuǎn)變。因此，具有多專業(yè)性和綜合性的特點。

3 建筑工程竣工資料的作用及意義

3.1 建筑工程竣工資料的作用

建筑工程竣工資料是客觀反映實際工程施工質(zhì)量的根據(jù)?？⒐べY料產(chǎn)生于施工過程中，是施工現(xiàn)場的第一手真實資料，客觀真實地反應(yīng)了現(xiàn)場施工的工藝、方法及施工后的現(xiàn)場施工質(zhì)量。對后期工程改擴建、二次裝修以及分析處理出現(xiàn)的質(zhì)量問題，竣工資料提供了重要的技術(shù)資料支持。例如，對施工現(xiàn)場墻體隱蔽工程的驗收。當(dāng)裝修完成后展現(xiàn)出來的是墻體的裝修面層，對于墻體質(zhì)量的驗收方式有現(xiàn)場鉆探和資料查驗兩種方式，最經(jīng)濟最有效的方式便是進(jìn)行隱蔽驗收資料的復(fù)查。

建筑工程竣工驗收資料歸檔是否完整，客觀體現(xiàn)了一個施工企業(yè)的管理水平。每個建筑企業(yè)都有一套自己的生產(chǎn)管理措施，其中就包括了竣工資料方面?？⒐べY料管理方面的措施、方式和方法，反映了該企業(yè)對工程的整體規(guī)劃及施工工藝水平。

3.2 建筑工程竣工資料管理的意義

做好建筑工程竣工資料管理工作，有利于所建工程順利竣工驗收。因為工程竣工包含了資料驗收，工程竣工資料好壞決定了工程能否順利驗收。

做好建筑工程竣工資料管理，有利于提高施工企業(yè)自身的施工管理水平。施工資料內(nèi)容包含了建筑工程的幾乎每個專業(yè)，做好資料工作，有利于施工企業(yè)從進(jìn)度、質(zhì)量和合同等各個方面統(tǒng)籌工程施工安排，在保質(zhì)保量完成工程的同時，提升本公司的施工技術(shù)水平。

做好建筑工程竣工資料管理工作，有利于保證施工工程的施工質(zhì)量。在施工過程技術(shù)資料或記錄的形成過程中，要求各參建方簽字，同時也是對本工程工程質(zhì)量的再次復(fù)查，有利于保證工程質(zhì)量，為后期工程保修階段及改擴建工作提供重要的數(shù)據(jù)支持。

4 浦東某項目工程竣工資料管理現(xiàn)狀分析

4.1 浦東某項目工程概況

浦東某項目總建筑面積約 679 500 m2，包括教學(xué)樓、實訓(xùn)樓、辦公樓、學(xué)生集體宿舍、校內(nèi)圖書館、開放式運動場、室內(nèi)體育館和學(xué)生公共食堂。1 標(biāo)段為學(xué)院區(qū)和公共教學(xué)區(qū)，總建筑面積為 299 541 m2，建筑物為框架結(jié)構(gòu)，整體裝修施工(包含水、電、暖、風(fēng))；2 標(biāo)段為師生生活區(qū)，總建筑面積為197 316 m2，宿舍和食堂為框架結(jié)構(gòu)，體育館為鋼結(jié)構(gòu)；3 標(biāo)段為生命學(xué)院和交流中心，總建筑面積為 91 320 m2，交流中心進(jìn)行局部精裝修施工。

4.2 浦東某項目資料管理現(xiàn)狀

上海市浦東檔案館對轄區(qū)內(nèi)建筑工程竣工資料的編報制定了相應(yīng)的規(guī)范要求。此項目是市重點工程，項目部根據(jù)規(guī)定配備了專職資料員進(jìn)行日常資料的收集整理，設(shè)置了專門資料室及相應(yīng)辦公設(shè)備，并配備了相應(yīng)的規(guī)范資料。通過對現(xiàn)場進(jìn)行了查看，該工程現(xiàn)有的竣工資料主要有：政府審批文件(規(guī)劃證書、施工許可證)，施工組織設(shè)計及專項施工方案，施工單位及人員資質(zhì)證書，各類材料進(jìn)場文件，部分隱蔽驗收文件，部分分項、分部驗收記錄文件等。

盡管進(jìn)行了上述工作安排及資料收集工作，但由于種種原因，現(xiàn)場資料管理仍存在資料管理力度不夠、文件丟失、保存不完善等問題，現(xiàn)場實際情況尚未達(dá)到相應(yīng)規(guī)范的要求，勢必影響本項目最終的竣工驗收和移交。

5 浦東某項目工程竣工資料管理中存在的問題

5.1 施工單位對竣工資料管理的重視度不夠

浦東某項目項目部雖然建立了資料室并配備資料員進(jìn)行現(xiàn)場的資料管理，但由于現(xiàn)場資料管理的力度不到位，資料員工作成為擺設(shè)。施工企業(yè)管理人員資料意識薄弱，建設(shè)進(jìn)度高于一切，認(rèn)為工程竣工結(jié)束時統(tǒng)一進(jìn)行補辦資料更快捷，造成現(xiàn)場施工技術(shù)人員對資料提供工作產(chǎn)生很大抵觸情緒，加大了資料收集、管理的難度。在現(xiàn)場實際走訪中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)場資料員未經(jīng)過相應(yīng)的資料員培訓(xùn)、未做到持證上崗，對工程施工概況不熟悉，增加了對資料收集和整理的難度。

5.2 管理資料的丟失問題相當(dāng)嚴(yán)重

現(xiàn)場存在施工資料丟失嚴(yán)重、很多過程資料缺乏原始文件及資料員用復(fù)印件代替原件的現(xiàn)象。資料室兼做休息室、人員流動性大，造成資料原件遺失，資料員從監(jiān)理項目部復(fù)印取代丟失文件；涉及工程功能及結(jié)構(gòu)的很多關(guān)鍵工序缺乏相對應(yīng)的施工資料；現(xiàn)場施工圖紙缺失嚴(yán)重，多為現(xiàn)場施工借閱后丟失造成。

5.3 缺乏相應(yīng)的科學(xué)保存機制

雖然根據(jù)檔案館要求現(xiàn)場資料設(shè)立了檔案盒，但是內(nèi)容與目錄不符合；現(xiàn)場施工資料形成后，未及時進(jìn)行分類歸檔，而是擺放在文件柜內(nèi)，當(dāng)有主管部門進(jìn)行檢查時臨時進(jìn)行分冊，缺乏相應(yīng)的保存機制；現(xiàn)場材料、設(shè)備進(jìn)出場，未進(jìn)行完善的臺賬登記，造成內(nèi)容缺失；已完成的單體項目資料未及時進(jìn)行裝訂，而是擺放至紙箱內(nèi)，造成資料紙張變色、變形，為后續(xù)歸檔裝訂帶來很大難度。

5.4 施工單位管理機制不全

現(xiàn)場各參建單位雖然制定了一些本公司資料管理方面的制度，但是仍存在制度不健全的現(xiàn)象，難以保證本工程竣工資料整理和編制工作的順利有效開展。例如，對工程技術(shù)工藝要求、現(xiàn)場施工記錄、隱蔽驗收等資料文件缺乏統(tǒng)一的編號標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)場資料的編號形式各種各樣，出現(xiàn)編號混亂、沖突等現(xiàn)象，給竣工匯總編制工作造成了很大困難；現(xiàn)場資料的保存和移交沒有制定相應(yīng)的管理規(guī)定，資料交接未形成書面資料文件，造成了資料的遺失、不全現(xiàn)象；項目管理人員對資料管理重視不到位，造成資料員在收集施工資料過程中難度很大；現(xiàn)場實際中，資料員崗位的設(shè)置歸現(xiàn)場專業(yè)工程師管理，管理混亂，未形成單獨的資料管理機構(gòu)。

6 改進(jìn)項目工程竣工資料管理的策略

6.1 建立健全資料管理的制度和機制

制度是各項工作的先行者。做好項目工程竣工資料的管理工作，必須建立和完善一整套的管理制度，如資料員要持證上崗、明文規(guī)定資料員的崗位責(zé)任制、施工技術(shù)人員現(xiàn)場原始記錄的記錄方式及內(nèi)容等，以便資料員進(jìn)行統(tǒng)一的收集和整理。工程資料的編制規(guī)劃是工程資料整理的依據(jù)，在編制規(guī)劃中要明確各施工區(qū)域檢驗批的劃分方式和劃分?jǐn)?shù)量、各種施工材料的送檢數(shù)量、送檢計劃及復(fù)檢個數(shù)、各個工程工序的驗收部位，以便施工記錄的整理與工程現(xiàn)場實際施工相對應(yīng)。要從公司層面建立健全資料管理機制，對資料員崗位職責(zé)和權(quán)力進(jìn)行明確并制度化，擺脫資料員施工中地位低的風(fēng)氣；根據(jù)各個項目部的特點，建立各機構(gòu)、各層次的不同的管理權(quán)限，形成獨立的資料管理制度和流程；以文字形式明確資料管理職位的特性及資料管理人員應(yīng)有的素質(zhì)和能力要求，進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，取得國家規(guī)定的資料專業(yè)證書并進(jìn)行注冊備案；完善資料管理人員的提拔方式，從人事制度上體現(xiàn)出對資料管理人員的重視。根據(jù)施工現(xiàn)場實際情況，建議項目部要對現(xiàn)有資料員實行崗位培訓(xùn)和持證上崗，召開全員交底會議，并形成資料收集整理工作的制度化。

6.2 增強工程資料管理的意識

項目工程建設(shè)開始后，施工單位應(yīng)對相應(yīng)的資料管理規(guī)定及資料歸檔的基本知識進(jìn)行交底，加強現(xiàn)場施工人員及管理人員的資料管理意識，從項目部層面強化資料管理工作。

要求資料管理人員學(xué)習(xí)并掌握建設(shè)工程檔案管理的相應(yīng)的規(guī)范要求，包括施工資料及簽證資料的格式、流程及歸檔方式；在項目施工準(zhǔn)備階段，對資料管理進(jìn)行熟悉、理解并能正確應(yīng)用。

現(xiàn)場加強培訓(xùn)，提高意識。一些項目的時間跨度大、施工周期長，在此期間不斷有新技術(shù)、新工藝出現(xiàn)，相應(yīng)的規(guī)范和要求也在不斷變化?，F(xiàn)場資料管理人員要不斷學(xué)習(xí)培訓(xùn)，及時更新現(xiàn)場資料軟件，以順應(yīng)市場變化。

針對本工程情況，建議施工單位第一時間購買浦東檔案館關(guān)于資料歸檔的規(guī)范要求書籍，從項目部開始逐級進(jìn)行借閱，并形成借閱記錄。要對項目部的建筑軟件及時時間進(jìn)行升級，與最新國家規(guī)范表式進(jìn)行統(tǒng)一。

6.3 及時收集施工技術(shù)資料并做好相應(yīng)記錄

現(xiàn)場及時收集施工技術(shù)資料進(jìn)行分類、整理并做好相應(yīng)記錄，保證施工資料的真實性、完整性和有效性。工程資料的真實和完整有效性是工程資料的根本，不真實的資料對后期保修及改擴建有著很大的影響。必須嚴(yán)禁對現(xiàn)場原始施工資料的更改、造假或者后補等現(xiàn)象的發(fā)生；否則一但承建工程出現(xiàn)質(zhì)量事故，不僅不能幫助有關(guān)技術(shù)部門有效地處理質(zhì)量事故，同時還會影響后續(xù)對本工程的補救，導(dǎo)致補救者誤判斷，造成不可估量的社會經(jīng)濟損失?？⒐べY料的整理必須是根據(jù)現(xiàn)場實際施工情況進(jìn)行記錄、整理和歸檔。

準(zhǔn)確性是竣工資料整理是否完善的核心體現(xiàn)。分部、分項、檢驗批的劃分要根據(jù)現(xiàn)場實際情況進(jìn)行，現(xiàn)場施工記錄數(shù)據(jù)要形象和的真實，不能隨意更改、填寫?，F(xiàn)場施工過程中進(jìn)行的必要的隱蔽驗收和閉水試驗，要求有監(jiān)理單位旁站的，應(yīng)及時通知并形成記錄，由相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場簽認(rèn)；具體施工數(shù)據(jù)要真實，要配備必要的影像資料。

有效性是施工資料的靈魂。單位、分部、分項和檢驗批質(zhì)量驗收時的質(zhì)量評定，應(yīng)使用規(guī)范要求的表格并符合質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)；書面文件的形成要及時規(guī)范，書面文字應(yīng)按要求使用相應(yīng)的正楷、黑色記號筆進(jìn)行填寫，不得出現(xiàn)后補或使用其他規(guī)范不允許的筆書寫。

結(jié)合項目的實際情況，建議項目部要制定相應(yīng)規(guī)定，定期對相關(guān)資料進(jìn)行復(fù)查審核和自查自檢，杜絕后補現(xiàn)象；規(guī)范現(xiàn)場資料管理制度，根據(jù)要求對資料進(jìn)行書寫、傳閱。

6.4 加強對施工管理資料的分類工作

如果說現(xiàn)場工程資料收集后進(jìn)行分類歸檔是竣工資料管理中的重要一環(huán)，那么，施工資料是否合理有序地分類、整理和歸檔，對后期竣工資料整理有著重要的意義。建筑工程應(yīng)根據(jù)施工現(xiàn)場情況，對分部分項工程進(jìn)行詳細(xì)劃分，并根據(jù)規(guī)范要求，對資料進(jìn)行 A、B、C、D 冊(A 冊為施工組織設(shè)計、質(zhì)量計劃資料；B 冊為施工技術(shù)管理資料；C 冊為工程質(zhì)量保證資料；D 冊為工程質(zhì)量驗收資料)歸檔，避免后續(xù)竣工資料整理中再重新梳理、劃分。

現(xiàn)場收集資料，應(yīng)按照規(guī)定蓋章后在第一時間歸檔于相應(yīng)的資料夾并形成記錄；涉及工程主體功能或使用要求的，必須要求留存必要的影像資料和電子文件。

6.5 完善后期竣工資料的整理工作

工程竣工后，施工單位要按工程實際的施工情況繪制竣工圖。在竣工圖繪制過程中，要求施工單位安排專業(yè)人員進(jìn)行繪制并做好復(fù)核工作，確?？⒐D內(nèi)容與工程實際相符合；如有與原設(shè)計圖紙不同的應(yīng)做好相應(yīng)的標(biāo)示?？⒐D繪制完成后，必須與原圖紙進(jìn)行再次比對。主體結(jié)構(gòu)的修改或涉及工程安全與使用功能部分修改幅度超過原設(shè)計圖紙 30%的，需提交原設(shè)計單位重新進(jìn)行審圖，并加蓋審圖章后方可有效。審核通過的竣工藍(lán)圖，施工單位要在底圖右下角加蓋竣工圖章。

7 結(jié) 語

建筑工程竣工資料的管理是一個全面性的系統(tǒng)工程，包含了建筑工程從開始立項到項目竣工投入使用的各個方面，從項目立項至項目完成都不可或缺。要保證竣工資料的真實性、有效性、系統(tǒng)性及全面性，就要求我們各個參建單位認(rèn)真履行各自擔(dān)當(dāng)?shù)穆氊?zé)，加強相應(yīng)的制度管理建設(shè)，將對建筑工程竣工資料管理工作的重視度提升到一個新的高度。

目前，我們國家的建筑市場面臨著市場全球化競爭的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，建筑工程竣工資料管理工作也在不斷地涌現(xiàn)出新的管理方式和管理方法。這對我們現(xiàn)在的建筑市場來說是挑戰(zhàn)也是機遇，要求我們建筑企業(yè)在不斷積累資料管理經(jīng)驗的同時，積極探索新的資料管理的模式。只有這樣，才能更好地讓建筑工程竣工資料管理工作為我國的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

[1] GB 50319—2013,建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范[S].

[2]上海市建筑施工行業(yè)協(xié)會工程質(zhì)量安全專業(yè)委員會. 建筑安裝工程質(zhì)量據(jù)弄個資料實例[M].上海：同濟大學(xué)出版社，2005.

[3]上海市浦東新區(qū)檔案局，上海市浦東新區(qū)城建檔案信息管理中心，上海市浦東新區(qū)建設(shè)工程安全質(zhì)量監(jiān)督署.建設(shè)項目(工程)竣工檔案編報實務(wù)新編[M].上海：同濟大學(xué)出版社，2009.