交通工程監(jiān)理資料有效管理的探討

鄔佳位

（舟山市交通工程質(zhì)量監(jiān)督局， 浙江 舟山 316021）

交通工程監(jiān)理資料有效管理的探討

鄔佳位

（舟山市交通工程質(zhì)量監(jiān)督局， 浙江 舟山 316021）

交通工程監(jiān)理資料是交通工程資料文件檔案的重要內(nèi)容。一份完整有效的邏輯嚴(yán)密的監(jiān)理資料能夠全面客觀地完整重現(xiàn)交通建設(shè)項(xiàng)目的施工建設(shè)過(guò)程。而實(shí)際監(jiān)理資料問(wèn)題重重，現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，難以達(dá)到交竣工資料檔案驗(yàn)收要求。就如何有效管理監(jiān)理資料進(jìn)行了總結(jié)思考，提出三點(diǎn)措施以供探討。

交通工程；監(jiān)理資料；文檔管理

0 引 言

我國(guó)工程監(jiān)理制度自 1988 年起步，已歷經(jīng) 20 余年的發(fā)展，為交通工程建設(shè)健康發(fā)展發(fā)揮了重要作用，監(jiān)理履約除了保證質(zhì)量、安全、進(jìn)度和環(huán)保，還需形成完整同步真實(shí)有效分類(lèi)有序的內(nèi)業(yè)資料。筆者結(jié)合多年現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督執(zhí)法檢查監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料所積累的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了總結(jié)思考。

1 監(jiān)理資料的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

1.1 “重建設(shè)、輕資料”的思維依舊存在

監(jiān)理人員通常把監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料作為應(yīng)付平時(shí)檢查和交竣工資料驗(yàn)收的附件看待，并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到資料的重要性。很多監(jiān)理人員仍舊簡(jiǎn)單地認(rèn)為只要抓牢工程建設(shè)的質(zhì)量、安全、進(jìn)度和環(huán)保工作就可以了，很多監(jiān)理資料并沒(méi)有隨著主體工程的進(jìn)展形成，往往采用臨時(shí)突擊、事后補(bǔ)做，導(dǎo)致監(jiān)理原始資料不完整，文檔順序邏輯混亂、數(shù)據(jù)失真無(wú)效；監(jiān)理辦的資料管理制度混亂，未建立行之有效的管理思維，每個(gè)監(jiān)理的方式往往因人而異，給最終監(jiān)理資料的歸檔整理帶來(lái)困難。

1.2 監(jiān)理人員變更頻繁忽視資料交接工作

監(jiān)理人員變更頻繁，忽視資料交接工作，造成資料的缺失重復(fù)邏輯混亂。部分監(jiān)理辦未配備專(zhuān)職資料員，容易導(dǎo)致各階段的監(jiān)理做資料各自為戰(zhàn)，經(jīng)常出現(xiàn)該做的資料卻無(wú)人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象。

1.3 施工與監(jiān)理未就資料報(bào)審充分協(xié)商

施工單位與監(jiān)理單位未就資料報(bào)審事宜充分協(xié)商，缺乏共識(shí)，導(dǎo)致施工單位不報(bào)審或報(bào)審不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，而監(jiān)理處在被動(dòng)的催促報(bào)審狀態(tài)，嚴(yán)重影響監(jiān)理內(nèi)業(yè)的正常開(kāi)展。

1.4 部分監(jiān)理業(yè)務(wù)能力差，缺乏工作責(zé)任心

監(jiān)理行業(yè)魚(yú)龍混雜，不乏缺少工程技術(shù)知識(shí)和監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)的從業(yè)人員，工作素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力差，無(wú)法有效履行監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料的職責(zé)。部分監(jiān)理人員缺乏責(zé)任心，工作態(tài)度消極，未認(rèn)真有效收集材料，使監(jiān)理資料流于形式，喪失價(jià)值。

2 監(jiān)理資料的重要性

2.1 監(jiān)理資料是記錄監(jiān)理工作的主要載體

監(jiān)理單位發(fā)出和反饋的各種通知和報(bào)審材料。這些信息流就是記錄監(jiān)理人員如何對(duì)交通工程項(xiàng)目實(shí)施“三控三管一協(xié)調(diào)”的工作，記錄“事前、事中、事后”的控制工作。監(jiān)理資料工作能從一個(gè)側(cè)面反映監(jiān)理履約服務(wù)的質(zhì)量。

2.2 監(jiān)理資料是監(jiān)理工作服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)

監(jiān)理工作屬于一種無(wú)形的服務(wù)，沒(méi)有像工程項(xiàng)目那樣的可見(jiàn)實(shí)體，而監(jiān)理資料作為監(jiān)理服務(wù)的有效載體，就成為了監(jiān)理工作服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)，成為有關(guān)行政監(jiān)督管理部門(mén)、項(xiàng)目建設(shè)單位檢查監(jiān)理服務(wù)是否如實(shí)按照合同履約的檢查對(duì)象。

2.3 監(jiān)理資料是追溯交通工程項(xiàng)目建設(shè)的重要依據(jù)

監(jiān)理參與了交通建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程實(shí)施，履行了監(jiān)理的“三控三管一協(xié)調(diào)”的工作，有效地溝通協(xié)調(diào)了建設(shè)各方的利益訴求。一份完整有效、邏輯嚴(yán)密的監(jiān)理資料能夠全面客觀地完整重現(xiàn)交通建設(shè)項(xiàng)目的施工建設(shè)過(guò)程。

2.4 監(jiān)理資料是監(jiān)理體現(xiàn)自我價(jià)值、進(jìn)行自我保護(hù)的重要證據(jù)

監(jiān)理工作的本身實(shí)質(zhì)上就是一種智力服務(wù)，無(wú)形的服務(wù)價(jià)值借助實(shí)體的資料就能體現(xiàn)出來(lái)。另外在交通建設(shè)領(lǐng)域，監(jiān)理行業(yè)也屬于高危行業(yè)，涉及工程的質(zhì)量安全廉政環(huán)保等問(wèn)題方方面面。一旦出現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題，有關(guān)單位對(duì)監(jiān)理單位進(jìn)行追責(zé)，這時(shí)監(jiān)理是否履行了自己的職責(zé)就變得十分重要?！爸卮蟮陌踩[患問(wèn)題，監(jiān)理有沒(méi)發(fā)法通知單”，“不合格的質(zhì)量，監(jiān)理有沒(méi)有做相應(yīng)的抽檢”，這時(shí)監(jiān)理資料就成為能最有效反映監(jiān)理盡到監(jiān)理職責(zé)的救命稻草。

3 監(jiān)理資料的基本要求

3.1 監(jiān)理資料的完整重現(xiàn)性

建設(shè)工程項(xiàng)目的資料必須是完整的，形成完整的數(shù)據(jù)鏈條，各個(gè)地方都有自己的交通項(xiàng)目資料分類(lèi)和歸檔要求，比如在浙江省按照相關(guān)的部省級(jí)資料分類(lèi)和歸檔規(guī)定要求執(zhí)行，如交通運(yùn)輸部《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》和浙江省交通廳《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》。一份完整有效、邏輯嚴(yán)密的監(jiān)理資料能夠全面客觀地完整重現(xiàn)交通建設(shè)項(xiàng)目的施工建設(shè)過(guò)程，完整重現(xiàn)當(dāng)時(shí)施工現(xiàn)場(chǎng)的具體情況和監(jiān)理人員的工作情況。

3.2 監(jiān)理資料的同步及時(shí)性

監(jiān)理資料應(yīng)隨著工程進(jìn)展同步完成，及時(shí)反映工程進(jìn)展和工程質(zhì)量安全狀態(tài)。首先，工程建設(shè)過(guò)程完成的質(zhì)量檢查記錄和驗(yàn)收資料必須同步完成，不可先施工，后補(bǔ)資料。資料的形成和項(xiàng)目施工建設(shè)的過(guò)程是同步進(jìn)行的。同時(shí)，監(jiān)理人員應(yīng)及時(shí)完成監(jiān)理資料的編寫(xiě)、審批、搜集和整理歸檔，這些都應(yīng)該是及時(shí)進(jìn)行的。然后，監(jiān)理資料應(yīng)按施工工序順序形成，邏輯不可顛倒，不可逆著實(shí)際施工順序進(jìn)行，相應(yīng)的時(shí)間邏輯切忌混亂。

3.3 監(jiān)理資料的真實(shí)有效性

監(jiān)理資料的真實(shí)有效至關(guān)重要。監(jiān)理抽檢的數(shù)據(jù)、施工單位報(bào)送的數(shù)據(jù)以及對(duì)施工監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)的情況都要如實(shí)記錄，資料填寫(xiě)的內(nèi)容都應(yīng)體現(xiàn)真實(shí)性。

資料填寫(xiě)的內(nèi)容部位以及日期都應(yīng)體現(xiàn)有效性，該由總監(jiān)簽，專(zhuān)監(jiān)就不能越崗代簽；該專(zhuān)監(jiān)簽的，監(jiān)理員就不能簽，由誰(shuí)來(lái)簽字體現(xiàn)權(quán)責(zé)一致性，否則資料不僅無(wú)效還要返工。

正是因?yàn)檎鎸?shí)有效的監(jiān)理資料能同步及時(shí)反映工程進(jìn)展和工程質(zhì)量安全狀態(tài)，完整重現(xiàn)整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程，加之監(jiān)理資料如此重要，面對(duì)監(jiān)理資料的嚴(yán)峻現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，筆者根據(jù)日常監(jiān)督檢查過(guò)程的所見(jiàn)所想所感，總結(jié)優(yōu)秀的管理措施探討、創(chuàng)新的制度建設(shè)，在這里提出三大措施進(jìn)行交流探討，交通工程監(jiān)理資料管理要行之有效，需要從資料管理制度建設(shè)、監(jiān)理辦資料日常管理措施、監(jiān)理人員隊(duì)伍加強(qiáng)自身建設(shè)等三方面入手。

4 完善資料管理制度建設(shè)

4.1 監(jiān)理資料分類(lèi)建檔

分類(lèi)建檔是指對(duì)監(jiān)理過(guò)程中涉及到的資料進(jìn)行分類(lèi)、建檔、集中存放以便查找，宜分為：內(nèi)部管理文件、內(nèi)部監(jiān)理文件、合同文件、監(jiān)理報(bào)表、會(huì)議資料、外來(lái)文件、監(jiān)理發(fā)文、計(jì)量支付資料、質(zhì)量評(píng)定資料、開(kāi)工前承包人報(bào)審材料、試驗(yàn)資料、索賠資料、工程驗(yàn)收資料 13 類(lèi)。

4.2 監(jiān)理資料文件編碼

文件編碼是監(jiān)理辦日常使用的并要具體到每份文件的編號(hào)，如來(lái)往文函、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理通知等資料。對(duì)于多標(biāo)段工程，每個(gè)標(biāo)段都有監(jiān)理辦向建設(shè)單位發(fā)函編號(hào)、監(jiān)理辦向施工單位發(fā)函編號(hào)、施工單位向監(jiān)理發(fā)函編號(hào)，合理編排編號(hào)相當(dāng)重要，否則會(huì)給管理帶來(lái)混亂。

4.3 監(jiān)理資料數(shù)據(jù)庫(kù)

資料數(shù)據(jù)庫(kù)可分為索引管理數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，前者主要利用 Excel 軟件建立資料索引目錄，將每份文件的處理過(guò)程及結(jié)果登錄其中“對(duì)號(hào)入座”；后者主要是指在電腦中建立監(jiān)理資料內(nèi)容的文件夾。如此這樣，監(jiān)理資料目錄利用 Excel 軟件管理查找文件變得便捷有效；電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)按照分類(lèi)建檔、文件編碼將電子資料組織到有序排列的文件夾，形成數(shù)據(jù)庫(kù)，既是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案的有效補(bǔ)充，也便于監(jiān)理單位形成自己的歷史管理數(shù)據(jù)。

4.4 監(jiān)理資料管理細(xì)則

監(jiān)理辦應(yīng)編制資料管理細(xì)則，根據(jù)工程的特點(diǎn)把資料管理的內(nèi)容以細(xì)則的形式反映出來(lái)，把資料的依據(jù)、規(guī)范要求和資料管理人員的職責(zé)等以資料管理細(xì)則的形式詳細(xì)編寫(xiě)出來(lái)，明確各方對(duì)監(jiān)理資料報(bào)審、反饋、整理歸檔和驗(yàn)收的責(zé)任要求，并由建設(shè)單位批準(zhǔn)，工程參建各方共同遵守。

4.5 監(jiān)理資料統(tǒng)一格式

監(jiān)理辦專(zhuān)職資料員和各專(zhuān)業(yè)崗位監(jiān)理應(yīng)熟悉交通工程監(jiān)理資料的有關(guān)規(guī)定和表式，采用部省市三級(jí)一體的統(tǒng)一的監(jiān)理資料表格。對(duì)照有關(guān)資料管理的規(guī)定，從工程開(kāi)始至竣工驗(yàn)收全過(guò)程適時(shí)進(jìn)行資料的編制、收集與整理歸檔，保證工程資料的真實(shí)、有效、完整，做到資料管理統(tǒng)一有序，查找快捷。

4.6 監(jiān)理資料內(nèi)部定期自檢和監(jiān)理公司考核獎(jiǎng)懲

監(jiān)理辦內(nèi)部要定期組織對(duì)資料進(jìn)行自檢。按照監(jiān)理資料歸檔、文件管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一要求，對(duì)監(jiān)理資料整理的完整性、及時(shí)性、有效性和歸檔外觀質(zhì)量進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。同時(shí)在監(jiān)理公司層面，要建立監(jiān)理資料考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，每季度進(jìn)行資料的檢查考核，要求各監(jiān)理辦及時(shí)整改，并將檢查整改情況與監(jiān)理辦的績(jī)效掛鉤，進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

5 深化日常管理措施

5.1 監(jiān)理資料管理交底

監(jiān)理工地例會(huì)，尤其是第一次監(jiān)理工地會(huì)議，應(yīng)結(jié)合監(jiān)理資料管理實(shí)施細(xì)則對(duì)施工單位做好有關(guān)監(jiān)理資料管理的交底工作。

5.2 監(jiān)理資料統(tǒng)一程序管理及時(shí)歸檔

監(jiān)理辦對(duì)監(jiān)理資料內(nèi)部流轉(zhuǎn)流程應(yīng)該統(tǒng)一建立一套程序化管理方法，做到一份監(jiān)理資料填寫(xiě)開(kāi)始到最終歸檔存底。監(jiān)理資料，尤其是重要資料應(yīng)及時(shí)歸檔。

5.3 監(jiān)理資料定崗定人分工合作

監(jiān)理資料也要定崗定人，監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔需要專(zhuān)職資料員負(fù)責(zé)，各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師要分別負(fù)責(zé)本專(zhuān)業(yè)、本崗位的資料收集和整理工作。

5.4 日常管理措施的注意事項(xiàng)

(1)監(jiān)理資料存檔都要求原件，特殊情況下以復(fù)印件存檔必須在附頁(yè)上說(shuō)明原件去向。

(2)監(jiān)理資料宜按時(shí)間程序整理，對(duì)應(yīng)項(xiàng)目施工的實(shí)際進(jìn)程。

(3)資料分類(lèi)類(lèi)別不要隨意更改，應(yīng)嚴(yán)格遵循分類(lèi)類(lèi)別將資料歸檔，不可隨意歸檔，否則，容易給最終工程交竣工監(jiān)理資料驗(yàn)收造成相當(dāng)大的麻煩。

(4)根據(jù)項(xiàng)目的文件資料往來(lái)及時(shí)更新錄入到監(jiān)理資料數(shù)據(jù)庫(kù)，尤其是對(duì)外來(lái)文件中施工單位的來(lái)文要及時(shí)登記處理過(guò)程及處理結(jié)果，以便做到查閱時(shí)方便、快捷。

(5)文檔資料宜遵循順序裝訂：先成果性材料，后原始材料；先文字材料，后圖樣材料；文字材料按時(shí)間、程序排列；圖樣按圖號(hào)和目錄順序排列；特殊載體的材料要按規(guī)定辦理。

6 加強(qiáng)人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)

6.1 加強(qiáng)監(jiān)理辦人員崗前培訓(xùn)，明確職責(zé)，加深認(rèn)知，倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)合作

具有高度的責(zé)任心和良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神是監(jiān)理人員必備的重要素質(zhì)，否則做不好監(jiān)理這份工作。有些監(jiān)理人員由于在這方面欠佳，往往造成了無(wú)法彌補(bǔ)的后果。所以，監(jiān)理單位要加強(qiáng)每個(gè)監(jiān)理辦進(jìn)場(chǎng)前的監(jiān)理人員崗前培訓(xùn)，明確監(jiān)理職責(zé)，加深對(duì)監(jiān)理本質(zhì)的認(rèn)知，倡導(dǎo)監(jiān)理團(tuán)隊(duì)合作的精神。具體來(lái)說(shuō)，就是以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度和積極主動(dòng)的協(xié)作精神管理好工程項(xiàng)目，為建設(shè)單位提供優(yōu)質(zhì)的監(jiān)理服務(wù)；而監(jiān)理工作往往是由多個(gè)監(jiān)理人員以團(tuán)隊(duì)的形式協(xié)作完成的，監(jiān)理人員的責(zé)任心和協(xié)作精神就顯得尤為重要，每個(gè)監(jiān)理的工作成果都與其他監(jiān)理有密切聯(lián)系，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響這個(gè)監(jiān)理服務(wù)項(xiàng)目的質(zhì)量，因此每位監(jiān)理都必須保證監(jiān)理工作質(zhì)量，對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，才能確保整個(gè)監(jiān)理服務(wù)的履約。

6.2 加強(qiáng)監(jiān)理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高管理水平

監(jiān)理單位應(yīng)定期組織本單位內(nèi)部的監(jiān)理人員培訓(xùn)，邀請(qǐng)公司內(nèi)業(yè)務(wù)水平高，對(duì)監(jiān)理資料熟悉的監(jiān)理工程師來(lái)講解，形成向資格老、業(yè)務(wù)骨干學(xué)習(xí)的氛圍，提高監(jiān)理管理水平。同時(shí)也應(yīng)積極參加由行業(yè)主管部門(mén)或行政監(jiān)督管理部門(mén)組織的監(jiān)理業(yè)務(wù)培訓(xùn)或有工程技術(shù)專(zhuān)業(yè)和檔案技術(shù)專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)家授課的培訓(xùn)。

6.3 設(shè)置專(zhuān)職資料員，穩(wěn)定監(jiān)理隊(duì)伍，減少人員無(wú)序變更

監(jiān)理人員，尤其是現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理，不僅要做好監(jiān)理的施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督管理工作，而且還要及時(shí)記錄歸檔相關(guān)的監(jiān)理資料，工作繁多難免會(huì)出現(xiàn)紕漏，監(jiān)理辦宜設(shè)置專(zhuān)職的監(jiān)理資料管理人員，協(xié)調(diào)各監(jiān)理人員的資料管理工作。同時(shí)，一個(gè)監(jiān)理辦工作的成果離不開(kāi)一支穩(wěn)定的監(jiān)理隊(duì)伍，監(jiān)理變更交接越多，監(jiān)理資料連續(xù)性越差，所以減少監(jiān)理辦人員的變更也很重要。

7 結(jié) 語(yǔ)

交通工程監(jiān)理資料管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的管理工作，涉及到資料的收集、整理和歸檔等工作的方方面面，并有完整性、同步性和有效性等基本要求，不僅是工程監(jiān)理工作的全過(guò)程記錄，也是工程建設(shè)成果的結(jié)晶。面對(duì)現(xiàn)階段存在的問(wèn)題，如何加強(qiáng)監(jiān)理資料管理需要對(duì)癥下藥，加強(qiáng)資料管理制度建設(shè)、嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)理辦資料日常管理措施、提升監(jiān)理人員隊(duì)伍自身建設(shè)，行之有效地采取三大措施有利于監(jiān)理有效管理好交通工程監(jiān)理內(nèi)業(yè)，形成一份完整、同步、真實(shí)、有效、分類(lèi)有序的監(jiān)理資料。

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TU712

B

1007-4104(2015)10-0033-04

2015-06-10

鄔佳位(1988—)，男，學(xué)士學(xué)位，工程師。

通信地址：浙江省舟山市新城海天大道681號(hào)行政中心3號(hào)樓12樓交通工程質(zhì)量監(jiān)督局；E-mail: xinqujianshe2011@qq.com