關(guān)于公共圖書館檔案數(shù)字化管理的探討

鄧文婷

1 引言

檔案工作是公共圖書館的一個重要組成部分，包括讀者檔案、人事檔案、辦公檔案、專業(yè)檔案等，這些檔案保存著圖書館各項(xiàng)工作和活動的原始記錄，是圖書館事業(yè)發(fā)展的歷史憑據(jù)，對圖書館管理工作有較大的參考和利用價值。加強(qiáng)檔案工作的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，是適應(yīng)圖書館事業(yè)發(fā)展的必然選擇，是信息社會圖書館工作的需要，也是推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展、提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

2 圖書館檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及問題

現(xiàn)在，我國眾多公共圖書館中大多數(shù)圖書館的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)管理模式階段，即以紙質(zhì)檔案為主，主要依靠手工操作管理。在這種管理模式下，檔案檢索的速度非常慢，導(dǎo)致檢索效率低下。綜合來說，傳統(tǒng)公共圖書館檔案管理模式中存在以下幾點(diǎn)問題：

2.1 管理觀念滯后。在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，圖書館檔案的管理都是采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這是由于一方面圖書館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認(rèn)識上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書館的服務(wù)職能。正是這種管理觀念的滯后，才導(dǎo)致公共圖書館檔案的數(shù)字化管理工作一直未能開展。

2.2 工作制度缺乏。很多公共圖書館沒有一個檔案管理工作的制度，以至于出現(xiàn)了沒有專業(yè)的檔案管理者、管理責(zé)任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時常出現(xiàn)檔案文件分散、檔案無法準(zhǔn)確查詢甚至丟失的現(xiàn)象。

2.3 檔案利用率低下。公共圖書館建設(shè)的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統(tǒng)管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過豐富與廣泛，依靠傳統(tǒng)的管理模式很難快速準(zhǔn)確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價值得不到充分的體現(xiàn)。

鑒于上述問題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化的檔案資料應(yīng)運(yùn)而生，它將在一段時間內(nèi)逐漸取代低效率、高污染的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。數(shù)字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。

3 實(shí)施圖書館檔案數(shù)字化管理的阻礙

3.1 資金問題。由于我國很多地區(qū)的公共圖書館的條件相對較差，而新型檔案管理模式的運(yùn)用必須依靠大量的資金投入，購進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。而這對于本身經(jīng)費(fèi)不足的公共圖書館來說，成了制約當(dāng)前公共圖書館數(shù)字化建設(shè)的最直接的問題。沒有資金的支撐，一切發(fā)展都是空談。

3.2 技術(shù)問題。實(shí)施檔案的數(shù)字化管理就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的操作、傳輸、存儲、檢索、利用等，它能夠有效地節(jié)約時間，實(shí)現(xiàn)圖書館用戶的高效辦公，但是，構(gòu)建這樣的數(shù)字平臺受到了相關(guān)的技術(shù)條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，導(dǎo)致數(shù)字化工作遲遲未能開展。

3.2.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的規(guī)范性問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要掃描、處理、存儲等工序，此項(xiàng)工作需要有規(guī)范化且標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)操作才能保證紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等工作時，可以參照標(biāo)準(zhǔn)完成，確保紙質(zhì)文件的正確轉(zhuǎn)化。

3.2.2 數(shù)字化檔案的信息安全問題。隨著全球信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，在帶給人們巨大利益的同時，也對數(shù)字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術(shù)困擾，主要表現(xiàn)在以下五個方面：

（1）管理數(shù)字化檔案的計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)故障問題。計(jì)算機(jī)硬件有可能會因?yàn)樯a(chǎn)廠商、使用年限、外部環(huán)境影響等因素而出現(xiàn)硬盤、磁盤、光盤、服務(wù)器設(shè)備破損等故障，這就會對存儲在計(jì)算機(jī)上的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)造成一定的破壞或缺失，從而致使數(shù)字化檔案信息的長期安全完整存儲受到嚴(yán)重威脅。

（2）檔案數(shù)字化計(jì)算機(jī)管理軟件出現(xiàn)故障問題。公共圖書館的檔案資源經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化之后，必須有一個生命力很強(qiáng)大、穩(wěn)定性很好、可操作性與靈活性較強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件作為支撐。然而，目前實(shí)際管理工作中，并沒有一個統(tǒng)一的質(zhì)量先進(jìn)、接口靈活、保存數(shù)據(jù)類型一致、信息能共享的標(biāo)準(zhǔn)化軟件系統(tǒng)，因此，在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理操作過程中，通常出現(xiàn)軟件系統(tǒng)崩潰等故障問題，致使數(shù)字化檔案信息遭到破壞或缺失。

（3）檔案數(shù)字化管理計(jì)算機(jī)遭遇網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的入侵問題。近幾年網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生較為頻繁，如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計(jì)算機(jī)遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會癱瘓，甚者丟失全部數(shù)據(jù)，這將是一個非常嚴(yán)峻的問題。因此，這方面專業(yè)防護(hù)的技術(shù)問題亟待解決。

（4）計(jì)算機(jī)軟硬件不兼容及系統(tǒng)更換出現(xiàn)故障問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，是從原來的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到了磁盤或光盤等新載體上，當(dāng)原有數(shù)字化檔案管理計(jì)算機(jī)軟硬件或系統(tǒng)過時需要更新（更換）時，就很可能會出現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟硬件不兼容或系統(tǒng)不兼容問題，從而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)或藍(lán)屏等故障，進(jìn)而丟失數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。

（5）管理人員對檔案數(shù)字化管理軟件操作不當(dāng)引起的故障問題。檔案數(shù)字化建設(shè)與管理在我國還不成熟，很多管理人員并不具備很專業(yè)的管理知識，因此，在對計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全維護(hù)的時候，可能會誤刪某些文件或誤點(diǎn)某些不可逆轉(zhuǎn)的操作程序而致使軟件與計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的缺失。

3.3 人才問題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這些管理者在思想上對數(shù)字化建設(shè)缺乏了解，同時受到身體等原因的限制對于新知識的學(xué)習(xí)接受的效果并不明顯，對于高科技的運(yùn)用能力差，因此，對數(shù)字化圖書館檔案的管理能力較差。

其次，公共圖書館檔案專業(yè)化的管理人才奇缺，在人才引進(jìn)的過程中，也出現(xiàn)了專業(yè)人才稀缺的現(xiàn)象，比如信息化管理的技術(shù)開發(fā)人員和維護(hù)人員。很多高校也沒有開設(shè)能滿足公共圖書館檔案現(xiàn)代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。

最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數(shù)職，一個人精力和專業(yè)能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時間里準(zhǔn)確地錄入相關(guān)的檔案信息，從而造成工作失誤。

4 實(shí)施公共圖書館檔案數(shù)字化管理的有效措施

4.1 管理觀念與時俱進(jìn)，多渠道籌集資金?，F(xiàn)在，構(gòu)建數(shù)字化的公共圖書館是時代發(fā)展的必然的需求，因此必須重視數(shù)字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設(shè)法力爭上級領(lǐng)導(dǎo)對本地公共圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的資金支持。只有經(jīng)費(fèi)及時到位，檔案數(shù)字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長效的發(fā)展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規(guī)、政策的支持才能獲得可持續(xù)發(fā)展。

另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應(yīng)該加大對圖書館功能的宣傳，鼓勵更多的人關(guān)注圖書館的改革和創(chuàng)新，吸引企業(yè)和社會愛心人士的資金，進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)和完善。

4.2 合理制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的技術(shù)規(guī)范。①紙質(zhì)檔案掃描工作：應(yīng)該根據(jù)幅面的大小、紙張的狀況、頁面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對掃描后圖像的處理應(yīng)該采用統(tǒng)一的圖像處理軟件進(jìn)行，另一方面視原紙質(zhì)檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標(biāo)準(zhǔn)格式存儲，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲格式都有區(qū)別，各地圖書館需事先統(tǒng)一規(guī)定好，以方便存儲管理，從而更高效地為用戶服務(wù)。

4.3 多重技術(shù)保障數(shù)字檔案長期安全保存。數(shù)字化檔案信息的長期保存是公共圖書館在實(shí)施數(shù)字化檔案管理的過程中最重要的一項(xiàng)內(nèi)容，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，采用必要的加密技術(shù)，通過對相關(guān)信息設(shè)定的變化和編碼保障自身數(shù)據(jù)庫的安全；第二，購進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、生物識別技術(shù)，而且應(yīng)該不斷實(shí)時更新，確保檔案的安全性；第三，注意計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統(tǒng)的實(shí)時更新；第四，要注意必須嚴(yán)格挑選可靠存儲介質(zhì)做好信息數(shù)據(jù)的備份工作，以防計(jì)算機(jī)癱瘓導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息缺失。

4.4 重視人才培養(yǎng)，提高管理水平。公共圖書館檔案實(shí)施數(shù)字化管理想要得到長足發(fā)展，必須有滿足工作所需的專業(yè)技術(shù)人才。因此，對既熟悉信息技術(shù)又精通檔案管理的復(fù)合型人才的培養(yǎng)就顯得極為重要。

首先，要加大對現(xiàn)有員工新觀念的養(yǎng)成和新技術(shù)的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，并能夠熟練運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；其次，圖書館在不斷完善的過程中應(yīng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)馗咝５拿芮信浜?，為高校圖書館相關(guān)專業(yè)的學(xué)生提供實(shí)習(xí)基地，以期高校根據(jù)公共圖書館實(shí)際管理的需要制定培養(yǎng)相關(guān)人才的計(jì)劃。

5 結(jié)束語

綜上所述，公共圖書館的檔案工作實(shí)施數(shù)字化的管理雖具有很強(qiáng)的實(shí)踐意義，但在具體實(shí)施的過程中也面臨著諸如管理觀念滯后、建設(shè)資金不足、技術(shù)人才匱乏等主客觀的困難。因此，公共圖書館對外要力爭資金扶持，對內(nèi)應(yīng)加大專業(yè)技術(shù)方面的研究，同時還需要科學(xué)的現(xiàn)代化管理理念作為指導(dǎo)。多方面著手，方能有效實(shí)施數(shù)字化檔案的管理，充分發(fā)揮公共圖書館的價值。

（作者單位：河南省濮陽市圖書館 來稿日期：214-12-18）