馮艷
近年來,由于各方面的原因,人事檔案管理發(fā)生了諸多變化,出現(xiàn)了一系列問題,面對問題,應(yīng)該如何解決,成為人事檔案管理工作者研究的新課題。本文以河南省人口和計劃生育科研院(以下簡稱科研院)人事檔案管理為例說明。
1 人事檔案管理現(xiàn)狀
1999年河南省事業(yè)單位人事制度改革,科研院全員實行聘用制,開始聘用臨時工充實專業(yè)技術(shù)人員隊伍,2003年該院編制人數(shù)85人,在編員工82人,聘用員工4人,因為聘用人員數(shù)量較少,沒有管理其人事檔案。但是隨著形勢發(fā)展和計劃生育職能的轉(zhuǎn)變,科研院在2006年到2014年事業(yè)編制沒有增加一名的情況下,從社會上大量招聘員工,到目前為止全院共聘用員工43人,已經(jīng)占在編職工數(shù)量的一半以上,改變了職工隊伍構(gòu)成。與正式在編人員有技術(shù)、工人、行政管理崗位分類不同,聘用員工主要是有一定技術(shù)專長的人員,分布在各個技術(shù)崗位,有“外聘專家”“合同工”“臨時工”等稱呼?!胺蔷幦藛T”身份構(gòu)成也非常復(fù)雜,他們中既有無固定工作單位的專業(yè)技術(shù)人員,也有從企事業(yè)單位辭職、病退人員,還有退休職工、大中專畢業(yè)生等,從事醫(yī)師、藥師、護師(士)、煎藥員、文印員等崗位,這些編外聘用人員很多人已成為各科室業(yè)務(wù)技術(shù)骨干。管理聘用員工的人事檔案提到日程上來。人事檔案管理現(xiàn)狀是:
1.1 人事檔案管理模式改變。由單一內(nèi)部管理模式向雙軌制管理模式轉(zhuǎn)變。按照《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》,這一部分聘用人員的人事檔案應(yīng)由縣級以上人才交流中心管理,所以在科研院,人事檔案管理存在兩種管理模式,一種是在編人員的人事檔案管理,在內(nèi)容和管理方式上均按照《干部檔案管理條例》管理,一種是非在編聘用人員職工的檔案,按照《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》,由鄭州市人才交流中心管理,管理模式改變。
1.2 人事檔案的個體利用率下降。人事檔案的利用主要表現(xiàn)在人事活動中,比如,人事任免考察、工資變動、職稱職務(wù)晉升、出國考察憑證等,隨著人員流動性增加和各方面發(fā)展需要,原來辦理出入境、考研、考公務(wù)員、辦理轉(zhuǎn)正定級、職稱晉升等需要個人出示檔案原件或檔案內(nèi)部分材料的復(fù)印件,現(xiàn)在辦理不需要了,只需出具人事證明即可;辦理新錄用人員工資定級時,上級審批部門規(guī)定除研究生學(xué)歷以上有工作經(jīng)歷的需要提供人事檔案,一般不再提供檔案;專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升只需提供檔案內(nèi)近五年的年度考核表復(fù)印件,人事檔案個體利用率下降。
1.3 人事檔案的應(yīng)用范圍更廣。在計劃經(jīng)濟體制下,人事檔案為政治目的服務(wù),應(yīng)用者多是黨政機關(guān)和組織人事部門;在市場經(jīng)濟環(huán)境下,黨政組織機構(gòu)和人事部門仍然把人事檔案作為考察干部和考核職工的基礎(chǔ)性材料,另外聘用了大量流動人員的大中型企業(yè)和實行聘用制的事業(yè)單位,都需要通過查閱流動人員的人事檔案了解應(yīng)聘者素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力及各方面的信息,發(fā)現(xiàn)對口人才,人事檔案的應(yīng)用范圍擴大了。
1.4 人事檔案的個人信息得到保護。在原有的干部人事檔案中,一般有社會關(guān)系和黨團關(guān)系憑證詳細(xì)證明等,但是隨著時間推移,我們在收集整理新入職職工,特別是從學(xué)校轉(zhuǎn)來的學(xué)生檔案和調(diào)入人員檔案時發(fā)現(xiàn),涉及職工私密信息的檔案材料在逐步減少,例如,檔案里的社會關(guān)系、婚姻關(guān)系的材料證明較少,在一定程度上保護了個人的私人信息。
2 人事檔案管理存在的問題
2.1 流動人員檔案利用相對不方便。人事檔案管理模式存在的雙軌制,給檔案利用帶來不便。主要是對于人事檔案留存在人才交流中心的流動人員,在辦理護士執(zhí)業(yè)注冊、變更或職稱考試時和晉升工資時需要調(diào)閱以前的工資表格;辦理社會保險轉(zhuǎn)入時,需要查看與原單位簽訂的勞動合同情況以及辦理社會保險的原始資料等情況時,都需要人事檔案工作人員去人才交流中心調(diào)檔查閱,在聘用人員逐年增加的情況下,人事檔案工作人員的工作量相當(dāng)大,查閱后常常與在編職工辦理時間不一致,檔案利用不方便。
2.2 輕視人事檔案現(xiàn)象較為嚴(yán)重。人事檔案利用率的下降,使人們產(chǎn)生人事檔案地位下降的錯覺,輕視人事檔案的現(xiàn)象屢有發(fā)生。表現(xiàn)在:
2.2.1 任意借閱現(xiàn)象較為嚴(yán)重。人事檔案管理工作中制定有借閱制度,但是有領(lǐng)導(dǎo)在調(diào)閱個人檔案時,仍然存在不簽字不打借條現(xiàn)象,任意性增加;職工個人不了解檔案保密規(guī)定,要求查閱個人檔案,甚至要求復(fù)印相關(guān)內(nèi)容,在沒有接到肯定答復(fù)時認(rèn)為是人事檔案工作者故意刁難,造成關(guān)系緊張。
2.2.2 個人承擔(dān)檔案轉(zhuǎn)交接任務(wù)。在大學(xué)生畢業(yè)分配、轉(zhuǎn)業(yè)退伍、調(diào)動晉升時,由于各種原因,人事檔案常常由個人攜帶轉(zhuǎn)交,在接轉(zhuǎn)人事檔案時,不開具調(diào)檔函,手續(xù)不嚴(yán)格等。有的檔案交給人事部門時甚至沒有密封,存在人為改動或掉頁缺頁的現(xiàn)象,人事檔案的真實完整受到破壞。
2.2.3 人事檔案與本人脫離現(xiàn)象時有發(fā)生。按規(guī)定,檔案管理與員工的人事管理相統(tǒng)一,表現(xiàn)在:“人在檔案在,人走檔案走”,但是在實際工作中,存在人員調(diào)動未辦理完手續(xù)期間,人事檔案仍然繼續(xù)存放在原單位現(xiàn)象,新單位辦理手續(xù)卻沒有檔案無法完成有關(guān)工作;還有個別單位為吸引人才,對流入的高級人才免予提供人事檔案,允諾到單位后重新建立。比如,2012年,科研院有一職工,辭職后在相關(guān)手續(xù)還未辦理完畢時就離開原單位到新單位就職,人事檔案放棄不要,給人事檔案工作帶來被動。
2.2.4 人事檔案管理的法律法規(guī)尚不完善。在實際工作中,發(fā)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)定的有些內(nèi)容與現(xiàn)實不符,難以落實。如,干部人事檔案材料的收集范圍及保管鑒定等各項制度,與當(dāng)前專業(yè)技術(shù)人員的跨行業(yè)發(fā)展不相適應(yīng),有許多材料不在收集范圍內(nèi),影響了人事檔案信息的完整。在《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中缺少簽訂勞動合同和辦理社會保險內(nèi)容,不利于工作。
3 對策與建議
3.1 主動工作,承擔(dān)管理責(zé)任
3.1.1 承擔(dān)編外聘用人員人事檔案管理責(zé)任。如果按照流動人員人事檔案管理條例,流動人員的檔案由人才交流中心管理,但實際上給檔案利用造成不便,而且大部分的聘用人員不愿意交給人才交流中心,覺得放在自己單位放心、方便,我們就按照實際情況,主動承擔(dān)管理責(zé)任。對于新進入單位的編外聘用人員,建議他首先把人事檔案放在人才交流中心,沒有檔案的建議他去人才交流中心咨詢建立,方便今后利用,如果愿意放在單位我們也同意接收,但必須經(jīng)檔案管理員驗收,補齊所有材料驗收合格后才予接收,編號入檔,管理方式等同在編人員。
3.1.2 加強流動人員人事檔案管理。面對聘用的流動人員越來越多情況,參照《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》,科研院加強流動人員人事檔案管理,對于新招聘合同員工,宣傳檔案的重要性,要求必須有人事檔案才給予其辦理社會保險,沒有人事檔案的必須按照檔案要求返回原單位(原所在學(xué)校)辦理,丟失檔案的要求填寫有關(guān)表格,交納相關(guān)證件,人事檔案部門給予重新辦理或者去人才交流中心辦理。
3.1.3 建立流動人員人事檔案副本。對于已經(jīng)放在人才交流中心管理檔案的人員,我們建立了檔案副本,收集該同志的身份證、學(xué)歷證和任職證書復(fù)印件、合同復(fù)印件、辦理社會保險材料的復(fù)印件,備工作之需,實際證明這種檔案副本管理較為方便,減少了去人才交流中心的次數(shù),減輕了工作量。
3.2 實施人性化管理
3.2.1 加強在職員工人事檔案管理。特別是加強借閱制度和接轉(zhuǎn)入(出)手續(xù),完善《科研院人事檔案借閱制度》,加強借閱手續(xù)管理,借閱檔案必須有主管領(lǐng)導(dǎo)和人事部門負(fù)責(zé)人簽字才可借閱,并于當(dāng)天還回;對于調(diào)出人員檔案盡快辦理檔案核查、完善、密封,按照對方單位要求快遞寄走,不讓調(diào)出人員為難。
3.2.2 尊重個人擁有的人事信息知情權(quán)。人事檔案管理中一直存在并延續(xù)著神秘思想,實行本人回避制度。隨著社會的發(fā)展和知情權(quán)觀念的深入人心,在工作中盡量做到保證機密與適度開放。比如,檔案中涉及國家機密的部分或者涉及個人的歷史評價、處分材料,嚴(yán)格實行保密制度,不允許任何個人查閱,除非組織需要,有領(lǐng)導(dǎo)簽字同意才可;對那些本人要求知道的部分,允許本人查閱,例如,報考博士時,學(xué)校要求本人提供研究生階段學(xué)習(xí)成績,我們就按當(dāng)事人的要求準(zhǔn)予其查看此部分內(nèi)容,需要復(fù)印的話經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批可以抽出復(fù)印,管理更加人性化。
3.2.3 實現(xiàn)人事檔案信息化。實現(xiàn)信息化管理,保證人事檔案信息的完整真實。科研院目前人事檔案信息化主要通過河南省事業(yè)單位工資軟件系統(tǒng)和事業(yè)單位人事崗位管理系統(tǒng)來實現(xiàn),通過這兩個軟件可以查到人事檔案的基本信息,如,個人的名字,身份證號碼,參加工作時間,學(xué)歷、工作經(jīng)歷、現(xiàn)任職稱或職務(wù)、聘任時間等重要的人事信息,這個信息只有操作員來掌握,一般人員不允許看到,避免人為的改動,保證了信息真實和安全,在人檔脫離的情況下依然可以查閱到人事信息。
3.3 創(chuàng)新管理,增加收集范圍。根據(jù)工作需要,酌情增加人事檔案收集材料,為技術(shù)人員未來的職業(yè)發(fā)展提供支撐。隨著計劃生育事業(yè)的發(fā)展和專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技能的提高,在原有的人事材料歸檔中增加了技術(shù)人員的社會團體專兼職情況和科研成果獎勵信息,比如,參加某醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)會并任職的審批表,獲得省科技成果獎證書的復(fù)印件等;按照2008年《勞動合同法》,流動人員人事檔案歸檔內(nèi)容增加與用人單位簽訂的勞動合同書、辦理社會保險的相關(guān)材料,因為這些材料涉及社會保險金額度的計算和退休后的發(fā)放,為慎重起見我們統(tǒng)一放入人事檔案,以備查考;按照河南省2014年事業(yè)單位繼續(xù)深化改革的文件規(guī)定,今后所有事業(yè)單位在編人員全部辦理社會保險,那么在編人員的人事檔案也將增加相應(yīng)材料,收集內(nèi)容將更加豐富。
(作者單位:河南省人口和計劃生育科研院 來稿日期:2014-12-18)