輕松實現(xiàn)員工資料卡分組打印

馬震安

老板讓筆者利用Excel工作表中的數(shù)據(jù)制作幾百名員工的資料卡，并按組分發(fā)給員工。筆者一開始想到了利用Word中的郵件合并，但是這種方法對于照片的處理不是很好，而且不能分組打印。經(jīng)過筆者的不斷研究，終于發(fā)現(xiàn)借助易表.net就能輕松解決上述問題。

數(shù)據(jù)輕松導(dǎo)入

對于Excel工作表中的數(shù)據(jù)（此工作表不要有表頭），在易表.net中可點擊“文件→導(dǎo)入數(shù)據(jù)”菜單，在彈出窗口的文件類型處選擇Excel，選擇相應(yīng)文件導(dǎo)入即可，軟件默認的表1、表2、表3可右擊刪除掉，將擴展名為 .egd的易表文件保存在圖片所在文件夾中。

圖片表中巧顯示

因為數(shù)據(jù)是從Excel表中導(dǎo)入的，所以每個列字段的類型都是“字符型”，要想在表中每行的“照片”列顯示出圖片，必須將字段類型改為“圖片型”。點擊“表→設(shè)計表”菜單，在彈出的窗口中，列名稱處選擇“照片”，列類型處選擇“圖片型”。這樣，單擊每行的照片列時在右邊窗口就會顯示出相應(yīng)圖片（如圖1）。

資料卡模板巧制作

由于資料卡要按班組進行分組打印，所以在制作資料卡模板前需要對數(shù)據(jù)進行分組。選擇“模式→匯總模式→設(shè)置匯總模式”菜單，在彈出的窗口中分組列勾選“班組”即可（如圖2）。

接下來，就該設(shè)計資料卡的報表模板了。點擊“報表→設(shè)計報表→新建報表”菜單，進入報表設(shè)計窗口，點擊“自動報表”按鈕，勾選所需要的數(shù)據(jù)字段，這時在頁面頭處就會出現(xiàn)字段名標簽，在細節(jié)區(qū)處出現(xiàn)帶中括號的字段名，雙擊這些標簽或字段名可以對它們進行設(shè)置；點擊“報表→報表設(shè)置”菜單，設(shè)置好紙型、欄數(shù)、組數(shù)等，調(diào)整細節(jié)區(qū)的高度，將頁面頭中的字段名標簽及細節(jié)區(qū)中的字段拖動到合適位置，不需要的可以刪除（如照片標簽、邊線），可利用對齊等按鈕進行調(diào)整。當(dāng)然，標簽和字段位置調(diào)整好后，可以自己加上邊線及標題。雙擊圖片字段，將其對象類型設(shè)置為“圖片”；最后，再調(diào)出報表設(shè)置窗口，將不需要顯示的區(qū)域勾選去掉（如圖3）。

資料卡一鍵生成

以上操作完成后，點擊“打印預(yù)覽”按鈕，在彈出窗口中選擇“所有行”及勾選“分組換頁”就可以打印或預(yù)覽了（如圖4）。

Tips

如果這個易表文件沒有和圖片放在同一文件夾中，要想在表中單擊每行的照片列顯示圖片，只需要右擊第一行的照片列，選擇“插入圖片”菜單后插入所需要圖片，而在其他行不需要這樣的操作。