關于事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應用分析

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟與文明的快速發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展越來越多地接受社會大眾的監(jiān)督。做好事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，對于事業(yè)單位的辦公活動的有效開展來講是一種保障。目前，事業(yè)單位工作人員的檔案管理意識還需要進行提高，管理的模式與方法也需要進行優(yōu)化。只有加強事業(yè)單位的檔案管理工作，才能促進事業(yè)單位內(nèi)部資源的有效利用，從而加強單位的工作質(zhì)量提高。

關鍵詞：事業(yè)單位；辦公室；檔案管理；內(nèi)容；策略

近些年來，在社會不斷進步的過程中，事業(yè)單位的檔案管理工作也得到了優(yōu)化。無論是檔案管理的內(nèi)容，還是檔案管理的方法，都在一定程度上得到提升。要保證辦公室日常管理工作的有效進行，就必須要對檔案管理工作進行科學化升級?？茖W技術的發(fā)展，讓現(xiàn)代化的辦公檔案管理模式成為其發(fā)展的必然。關注辦公室檔案管理工作，就是在關注事業(yè)單位的發(fā)展。

1 事業(yè)單位辦公室檔案日常管理內(nèi)容

在檔案管理工作的大體系中，檔案實體的管理是最平常的管理工作。只有檔案管理工作做好了，才能促進信息的開發(fā)與利用，也只有檔案管理工作做好了，才能提高檔案的安全度與統(tǒng)一度，促進檔案管理的收集、整理與利用。

1.1 檔案收集工作

檔案收集工作，是檔案工作的基礎環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案管理與使用的重要前提。在科學技術快速發(fā)展的今天，檔案的載體也越發(fā)豐富起來，不再是單一的紙張承載方式。計算機設備的出現(xiàn)以及網(wǎng)絡環(huán)境的構(gòu)成，讓許多音頻、視頻與圖片檔案出現(xiàn)在事業(yè)單位的發(fā)展過程中。資源載體的豐富無疑給檔案管理工作提高了維度，將檔案以不同的形式存入到計算機設備中，建立有效的數(shù)據(jù)庫，是現(xiàn)代化檔案收集工作的主要形式，也只有這樣，才能確定檔案資料的完整性。

1.2 檔案整理工作

所謂的檔案整理工作，就是將許多零散的檔案文件以一定的標準進行分類，進行系統(tǒng)化的整理。簡單來說，就是促進零散檔案資料系統(tǒng)化的工作。管理者需要對檔案的原始件進行有效分類與管理，利用計算機中的辦公軟件進行編目。在計算機的幫助下，檔案中的許多單份文件可以被快速查找到，并通過許多角度進行分類匯總，更可以在第一時間了解檔案資料的來源、內(nèi)容與以及時間。在檔案整理過程中，檔案管理者要根據(jù)檔案的特點與計算機的特點做好整理。

1.3 檔案鑒定工作

檔案的鑒定工作，是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。在這一環(huán)節(jié)中，檔案管理者需要對檔案的價值進行分析，從而確定檔案的最佳管理時間，做出檔案保存時長與銷毀時間的決策。在檔案鑒定過程中，檔案管理者會發(fā)現(xiàn)一些價值較大的檔案，這些檔案則需要被轉(zhuǎn)為優(yōu)質(zhì)檔案，進行長久有效的保存。

1.4 檔案保存工作

檔案的保存工作，對于檔案的安全以及檔案的使用價值有著重要的影響。做好檔案的保存工作，可以延長檔案的使用時間。做好檔案的完整與安全保護工作，是促進檔案有效存儲與利用的重要前提。在現(xiàn)代化的辦公室檔案管理工作中，新的管理手段不斷出現(xiàn)。傳統(tǒng)的服務方式不再適用于當前的事業(yè)單位發(fā)展需求，關注檔案管理工作的實際效果，利用計算機去擴大檔案管理的應用范圍，會推動檔案保存與管理工作的信息化。利用計算機與網(wǎng)絡平臺做好檔案的保存與管理工作，有利于檔案管理人員進行有效的信息采集與核對工作，保證檔案工作的有效性。

2 事業(yè)單位辦公室檔案日常管理策略

做好檔案管理的創(chuàng)新工作，是促進事業(yè)單位管理手段的重中之重。事業(yè)單位辦公室檔案日常管理策略如下：

2.1 加強檔案管理服務領域與內(nèi)容的創(chuàng)新

在社會發(fā)展的新紀元，無論是生產(chǎn)還是生活活動，其步伐都普遍加快。在知識經(jīng)濟時代，檔案管理工作也需要進行較大的改變。檔案管理工作者要做好管理思想的與時俱進，能夠適應新的社會形勢與工作環(huán)境，對檔案管理工作服務領域與內(nèi)容進行調(diào)整。事業(yè)單位的檔案管理工作人員要提高自己的服務質(zhì)量，讓辦公室的檔案管理工作可以滿足社會發(fā)展的需求，并促進事業(yè)單位工作水平的提高。擴展服務領域，為事業(yè)單位發(fā)展服務，擴展服務內(nèi)容，增加更多的服務業(yè)務，是促進檔案管理工作創(chuàng)新的舉措。事業(yè)單位的管理者要經(jīng)常與檔案管理工作人員進行交流，了解檔案工作實踐中遇到的問題，給檔案管理工作者一些自由，實現(xiàn)服務領域與內(nèi)容創(chuàng)新的目標。

2.2 加強檔案管理服務意識的創(chuàng)新

檔案管理工作的創(chuàng)新，是促進檔案管理工作價值發(fā)展的重要手段。創(chuàng)新，對于一個民族來講是發(fā)展的動力，對于檔案管理工作也來講，也是提高其質(zhì)量的重要手段。當前社會是一個信息化的社會，檔案管理不再是紙質(zhì)檔案管理那么單一，電子檔案的出現(xiàn)，讓檔案管理工作的信息化改革具有了更大的必要性。檔案信息資源的層次化越來越多，就對檔案管理工作者的專業(yè)知識水平與現(xiàn)代化技術水平提出了更高的要求。事業(yè)單位的檔案管理工作者要具有良好的檔案管理理論知識與豐富的管理經(jīng)驗，還要掌握現(xiàn)代化設備的操作方法，在實踐中學習，于學習中提高，促進服務意識的提升。檔案管理工作是一項管理工作，更是一項服務工作。認清檔案管理工作形式，為事業(yè)單位的日?；顒迂暙I力量，才能促進檔案管理工作價值的實現(xiàn)。

2.3 加強檔案管理服務手段的創(chuàng)新

要做好檔案管理工作服務水平的提高，就需要對服務手段進行創(chuàng)新，從而提高服務質(zhì)量。要促進檔案管理水平的提升，在本質(zhì)上來講，就是要對檔案管理工作的多項服務功能進行開發(fā)，讓檔案管理工作與事業(yè)單位為人民服務的工作宗旨相協(xié)調(diào)。將人民群眾滿意度的提高作為檔案管理工作標準，讓事業(yè)單位工作者與人民群眾真切地感受到檔案服務工作帶來的便捷，突出檔案管理工作的重要性。首先，要加強檔案管理工作作風的改善，多深入到基層與一線，面對社會現(xiàn)實問題，明確檔案管理工作的重點。其次，要樹立全面發(fā)展的意識，將檔案管理工作的目標與事業(yè)單位的發(fā)展目標結(jié)合起來，在檔案管理工作中多去發(fā)現(xiàn)新的情況與問題，對這些新情況與新問題進行及時地收集與整理，提升檔案管理工作的服務意義。最后，要科學地利用現(xiàn)代化檔案管理手段，建立檔案咨詢與調(diào)用的網(wǎng)絡平臺。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案是記錄事業(yè)單位發(fā)展歷程的重要資源，對于事業(yè)單位來講是重要的信息。做好事業(yè)單位的檔案管理工作，是促進事業(yè)單位進步的重要途徑。事業(yè)單位的管理者，應當認識到檔案管理工作的重視性，并通過優(yōu)秀人才的選拔與有效策略的應用，營造一個良好的檔案管理環(huán)境，從而促進檔案管理工作跟上時代發(fā)展的步伐。

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作者簡介

王文巖，女，檔案管理，館員，成人本科。