鈔小林

【摘要】 將計算機及網(wǎng)絡用于辦公領域，不僅便于資料的儲存、備份、收發(fā)，也便于記錄和跟蹤文檔的流轉(zhuǎn)簽發(fā)過程，不規(guī)范的文檔處理不僅效率低，而且會導致亂版。本文就文檔排版中易出現(xiàn)的一些不規(guī)范處理做了矯正性的闡述，旨在為人們提高辦公效率提供借鑒。

【關鍵詞】 Word文檔 規(guī)范 目錄 樣式 頁面設置 分隔符

計算機及網(wǎng)絡辦公憑借其傳輸快捷，便于記錄和跟蹤文檔的流轉(zhuǎn)簽發(fā)過程，以及易于保存、備份、查找等優(yōu)點已被深入應用到各行各業(yè)的各個領域。Word文檔是辦公自動化中運用最多的文檔形式，它的規(guī)范化程度在一定程度上嚴重影響著我們的辦公效率。

在Word文檔制作中，常見的不規(guī)范行為及矯正方法如下：

1、濫用空格鍵。在文檔制作過程中，我們往往需要將標題等段落居中，或?qū)⒄亩温涫仔锌s進兩字符，好多人就用反復空格的方法實現(xiàn)標題居中或首行縮進，這種操作方式在后續(xù)排版中將可能導致返工或亂版。正確的方式是用段落“居中”對齊的功能設置或“首行縮進兩字符”的功能設置。

2、濫用回車鍵。常見有人在控制段落間距或換頁時利用回車鍵產(chǎn)生相應空間，更有甚者用回車鍵實現(xiàn)段落中的換行操作。要知道Word對段落間距提供了一系列的功能設置，如“段前距”、“段后距”及“行距”，可以通過合適的選項規(guī)范設置相應的段落間距。至于換頁應該用插入“分頁符”來實現(xiàn)，而非反復回車。而段落內(nèi)部的換行是Word系統(tǒng)自動實現(xiàn)的，無需回車控制，要知道回車意味著分段。

3、忽略頁面設置。很多人制作文檔時先急于對文檔內(nèi)容的創(chuàng)建，之后才設置頁面，這是非常不可取的。如果文檔所用紙型是標準A4紙，頁邊距等要求不高，尚不會造成太大麻煩，但如果文檔打印所用紙型及邊距等與默認設置相差較大，那樣會造成亂版的，從而使整個工作前功盡棄！所以，制作文檔的規(guī)范化操作，首先應進行紙型、邊距等頁面設置，然后再進行文檔內(nèi)容編輯。

4、忽略項目符號及編號的應用。在文檔中出現(xiàn)多條同級標題或條款時，應該使用Word的“項目符號及編號”功能進行設置，這樣做的好處是不管對文檔做怎樣的增刪編輯，編輯后系統(tǒng)會自動重新編號，無須擔心編號不連續(xù)或重復情況發(fā)生。而實際中用鍵盤輸入編號的情況卻屢見不鮮，這樣文檔增刪操作后還得重新修改編號，易錯且效率低下。

5、忽略樣式的應用。樣式是多種格式設置打包成的一個個集合，樣式一經(jīng)創(chuàng)建，使用起來非常方便，只要選中一個段落，然后單擊樣式名稱就可以將它包含的所有格式運用到選中的段落。而且它不僅可以在同一篇文檔中多次運用，還可以制作成模板供今后其他文檔制作使用。樣式的使用頻率很大程度上影響到文檔的制作效率，所以只要是多次或大量重復使用的多種格式設置都應該創(chuàng)建樣式，并制作成模板以備后用，而非每次重新設置相應格式。

6、忽略分隔符的應用。人們往往忽略了如“分頁符”及各種分節(jié)符及換行符等的使用，這不僅影響了文章的制作效率及規(guī)范性，甚至會導致亂版。比如“分節(jié)符”的合理使用可以使我們順利地實現(xiàn)分欄、實現(xiàn)不同頁眉頁腳的設置，而不能合理使用分節(jié)符使我們根本無法正常進行這些排版。

7、忽略表格操作規(guī)范。Word文檔中合理運用表格能提升文檔的可讀性，但是在操作表格時也有一些規(guī)范需要注意，否則也容易形成亂版。比如“插入單元格”和“刪除單元格”功能要慎用，規(guī)避這種易引起亂版的方法是合理規(guī)劃表格結構。在規(guī)劃表格結構，計算確定表格的行數(shù)、列數(shù)時把握住關鍵點：根據(jù)表格藍圖計算列數(shù)時縱向上凡是存在不能垂直貫穿整個表格的豎線，均應計算為一列。同理，橫向上凡是存在不能貫穿表格的橫線均應計算為一行。

8、頁眉頁腳設置。在頁眉頁腳設置中需要注意兩點：一是插入頁碼，必須用相關功能按鈕插入，而不能以手工輸入的方式；二是不同章節(jié)要實現(xiàn)不同的頁眉頁腳設置，必須先按相應章節(jié)分節(jié)，然后斷掉各節(jié)之間的鏈接，方可實現(xiàn)。

9、長文檔排版問題。對長文檔的排版，Word提供了自動產(chǎn)生目錄、自動生成題注及交叉引用等功能，要堅決摒棄手工輸入目錄及題注，引用題注時也要運用Word的“交叉引用”功能，無需手工輸入所引用的題注，這樣會使編輯過程中更新這些內(nèi)容實現(xiàn)自動化，避免返工。

10、視圖方式的應用。視圖方式是為我們處于不同目的編輯文檔提供方便的，比如編輯較長文檔用大綱視圖或文檔結構圖就很方便，有些人不習慣運用這些視圖方式，總是用鼠標滾動翻閱文檔，耗時耗力。

總結：

綜上所述，在Word文檔的規(guī)范化方面，我們需要注意的事項很多，只有綜合靈活地運用好各項功能，才能大大提高工作效率。