付江奎

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，人類社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化等生活的各方面發(fā)生了巨大變革，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)使用了電算化，但如何做好會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作，以使其發(fā)揮更大、更好的作用，就顯的越來(lái)越重要。

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)全面在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、處理及傳輸高度自動(dòng)化、電子化、無(wú)紙化、實(shí)時(shí)化和動(dòng)態(tài)化，會(huì)計(jì)檔案以全新的面目出現(xiàn)。會(huì)計(jì)電算化對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案及其管理方式產(chǎn)生的影響主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一、會(huì)計(jì)檔案的范圍擴(kuò)大

眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指各會(huì)計(jì)主體在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的、作為歷史記錄保存下來(lái)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料。在傳統(tǒng)的手式操作情況下，形成的會(huì)計(jì)檔案均為紙質(zhì)介質(zhì)，主要包括會(huì)計(jì)憑證類（原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證）、會(huì)計(jì)賬簿類（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿）、財(cái)務(wù)報(bào)告類（月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告）、其他類（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)）。

電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下一些顯著特點(diǎn)：

（1）會(huì)計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

（2）會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。

（3）實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)地管理。

二、對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求加強(qiáng)

會(huì)計(jì)電算化后，隨著檔案內(nèi)容和載體范圍的擴(kuò)大，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求也發(fā)生了相應(yīng)的變化。

1、對(duì)書(shū)面會(huì)計(jì)檔案的管理要求

實(shí)行電算化后，書(shū)面會(huì)計(jì)檔案不僅包括計(jì)算機(jī)輸出的會(huì)計(jì)資料，如賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告等，還包括會(huì)計(jì)軟件所包含的資料。對(duì)計(jì)算機(jī)打印輸出的各項(xiàng)會(huì)計(jì)資料應(yīng)同傳統(tǒng)方式下的手工資料一樣，由有關(guān)人員簽名、蓋章后裝訂成冊(cè)保存，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。書(shū)面會(huì)計(jì)檔案保管的具體要求如下：⑴現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要求每天登記并打印，每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁(yè)打印的，可按旬打印輸出。一般帳簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿，可滿頁(yè)打印。⑵現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)帳頁(yè)裝訂成冊(cè)，在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代當(dāng)期總分類賬。⑶在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。對(duì)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

2、對(duì)磁性介質(zhì)或光盤(pán)檔案的保管要求

實(shí)行電算化后，對(duì)磁性介質(zhì)或光盤(pán)檔案最重要的是在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，要特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的存儲(chǔ)介質(zhì)。另外建議用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份。

在檔案管理方面，也應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施。常用的安全保密措施有：一是用戶識(shí)別控制，防止非法用戶接觸會(huì)計(jì)檔案。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測(cè)、指紋辨認(rèn)等檢測(cè)和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。二是實(shí)行操作日志管理，應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索。

3、會(huì)計(jì)電算化檔案的防病毒

在磁介質(zhì)或光盤(pán)保存檔案的情況下，還有一個(gè)很重要的事項(xiàng)就是制定防范計(jì)算機(jī)病毒的措施。

三、會(huì)計(jì)處理方法的增強(qiáng)提高了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的利用效果

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)采用手工方法進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，選擇會(huì)計(jì)處理方法時(shí)既要考慮信息的決策有用性，還要考慮處理方法的簡(jiǎn)便可行性。實(shí)行電算化后，計(jì)算機(jī)成為數(shù)據(jù)處理的主體，無(wú)論多么復(fù)雜的處理方法，只要相關(guān)的設(shè)置正確，計(jì)算機(jī)都能在很短的時(shí)間內(nèi)完成。

以上僅是筆者認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化給檔案管理帶來(lái)影響的幾個(gè)方面。除此之外，為了更好地管理檔案，會(huì)計(jì)電算化也對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。并在工作中吸收和借鑒其他單位、機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)，制定出一套電算化會(huì)計(jì)檔案的管理制度，實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，以充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（作者單位：滄州市孟村縣財(cái)政局）