賴 蕓， 何 征， 肖 沙， 張玉平， 梁 齊

(上海交通大學(xué) 資產(chǎn)管理與實(shí)驗(yàn)室處，上海 200240)

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全生命周期管理模式下的高校貴重設(shè)備管理

賴 蕓， 何 征， 肖 沙， 張玉平， 梁 齊

(上海交通大學(xué) 資產(chǎn)管理與實(shí)驗(yàn)室處，上海 200240)

高校大型設(shè)備管理是儀器設(shè)備管理的一個重要環(huán)節(jié)，影響大型設(shè)備管理的因素眾多。針對大型設(shè)備管理的現(xiàn)狀和存在的問題，從設(shè)備全生命周期管理模式的角度，對大型設(shè)備管理進(jìn)行初探，分別分析了大型設(shè)備的準(zhǔn)備期管理、采購期管理、使用期管理、處置期管理，最后提出了加強(qiáng)大型管理措施的建議，旨在提高大型設(shè)備使用效益,更好的為學(xué)校教學(xué)科研服務(wù)。

高校儀器設(shè)備； 全生命周期管理； 大型設(shè)備管理

0 引 言

高校大型設(shè)備管理是儀器設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié),影響大型設(shè)備使用效益的因素眾多，提高大型設(shè)備使用效益管理的方式、方法多年來一直受到關(guān)注[1-13]。本文從設(shè)備全生命周期管理模式的角度，現(xiàn)以校本部為例，對大型儀器設(shè)備管理進(jìn)行探索，旨在提高大型儀器設(shè)備的使用效益,更好地為學(xué)校教學(xué)科研服務(wù)。

1 現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 大型設(shè)備購置的現(xiàn)狀

經(jīng)過多年努力，在重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、“211工程”、“985工程”的建設(shè)中, 以 “公開、公平、公正” 為原則進(jìn)行采購，截至2013年底，學(xué)校共擁有儀器設(shè)備34億元，16萬多臺；其中40萬以上大型精密貴重設(shè)備13億元，1 131臺，由表1看出：大型儀器設(shè)備無論是從數(shù)量還是金額上每年都在增加。此外，我校的大型設(shè)備發(fā)生了質(zhì)的變化。即結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜;復(fù)合型儀器增多,開發(fā)的功能逐漸增多;儀器測量的精密逐步提高;更新?lián)Q代的時間縮短;對實(shí)驗(yàn)室環(huán)境的要求逐漸放寬;新型設(shè)備、先進(jìn)的甚至是世界先進(jìn)的設(shè)備涌現(xiàn)。教學(xué)、科研條件明顯改善,大量的先進(jìn)儀器設(shè)備在我校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究中發(fā)揮了重要作用。

表1 2009～2013年設(shè)備購置情況圖

1.2 大型儀器設(shè)備采購的現(xiàn)狀

為了規(guī)范我校儀器設(shè)備的采購行為，根據(jù)《中華人民共和國招投標(biāo)法》及有關(guān)法規(guī)，結(jié)合我校實(shí)際情況，我校制定了上海交通大學(xué)儀器設(shè)備招標(biāo)、投標(biāo)管理辦法。2011年10月，學(xué)校專門成立了招投標(biāo)管理辦公室，明確相關(guān)職能部門職責(zé)，推動學(xué)校采購招標(biāo)投標(biāo)工作的健康發(fā)展。政府采購方式有：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價、國務(wù)院政府采購監(jiān)督管理部門認(rèn)定的其他采購方式[14]。表2是我校目前的單臺大型設(shè)備采購流程表，表中描述了我校在不同工作結(jié)點(diǎn)上所采取的采購方式。

表2 上海交通大學(xué)設(shè)備大型購置流程表

1.3 存在的問題

在我校的快速發(fā)展中，雖然大型設(shè)備的使用在學(xué)科建設(shè)、教學(xué)、科研,學(xué)校上水平、出成果方面作出了巨大的貢獻(xiàn)。按照高校固定資產(chǎn)分類[15]，表3是我校按學(xué)年統(tǒng)計的考核為0機(jī)時的03類大型設(shè)備的設(shè)備量,表明購置的有些大型設(shè)備使用效率低下。而大型設(shè)備采購量大，大型設(shè)備采購前的論證流于形式；采購的某些大型設(shè)備對外開放共享力度不夠，或運(yùn)行、維修經(jīng)費(fèi)缺失，導(dǎo)致閑置，造成設(shè)備資源浪費(fèi)以及某些大型設(shè)備存在重復(fù)購置等等問題也暴露出來。

表3 03類大型儀器設(shè)備考核為0機(jī)時統(tǒng)計表(按學(xué)年統(tǒng)計)

2 全生命周期管理模式下的大型設(shè)備管理

設(shè)備的全生命周期管理是指從設(shè)備的規(guī)劃、論證、招投標(biāo)、選型、談判簽訂合同、采購、建帳、使用直到設(shè)備折舊后淘汰或報廢的整個過程中對設(shè)備實(shí)施的全面合理的管理[8]。

在高校儀器設(shè)備全生命周期管理中，高校大型設(shè)備管理是一個重要的環(huán)節(jié)。設(shè)備的全生命周期管理大體分為四個階段：準(zhǔn)備期管理、采購期管理、使用期管理、處置期管理。

(1) 準(zhǔn)備期管理。準(zhǔn)備期管理指大型設(shè)備的規(guī)劃、論證等的管理，設(shè)備前期管理的主要內(nèi)容包括: 進(jìn)行總體規(guī)劃和可行性研究、設(shè)備選型決策等。準(zhǔn)備期中的管理一方面提高設(shè)備的投資效率，另一方面是降低或杜絕低水平引進(jìn)和重復(fù)設(shè)備投資建設(shè)造成的資金浪費(fèi)，此外可以確保設(shè)備質(zhì)量和設(shè)備將來的使用效率。

(2) 采購期管理。采購期管理是指大型設(shè)備招投標(biāo)、談判簽定合同、采購、安裝試用、驗(yàn)收建賬等的管理。我校以 “公開、公平、公正” 為原則進(jìn)行采購，以2011年上海交通大學(xué)儀器購置情況為例分析，表3是2011年上海交通大學(xué)儀器購置在用設(shè)備統(tǒng)計表。

表4 2011年上海交通大學(xué)儀器設(shè)備統(tǒng)計表

大型設(shè)備采購量占前三位的依次是03類儀器儀表、05類機(jī)電設(shè)備和04類電子設(shè)備。所占比例分別為77%、12%和10%，其中儀器儀表類大型儀器的增長最大。這不僅與我校近幾年的發(fā)展戰(zhàn)略中科技創(chuàng)新平臺、生農(nóng)醫(yī)藥大平臺等建設(shè)相關(guān)，也與此類儀器結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜，精度不斷提高，更新?lián)Q代快相關(guān)[8-9]。

(3) 使用期管理。 使用期管理是指設(shè)備經(jīng)過試運(yùn)行后，達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)正式投入使用后，對設(shè)備進(jìn)行的管理。我校先后出臺了上海交通大學(xué)大型精密貴重儀器設(shè)備“管理辦法”“使用效益獎評審辦法”“維修基金管理辦法”“檔案管理辦法”“開放測試基金實(shí)施辦法”等政策，加強(qiáng)大型儀器設(shè)備的管理。在大型設(shè)備的使用期中，我校每年對大型設(shè)備的利用率、功能應(yīng)用開發(fā)、為教學(xué)科研服務(wù)等使用狀況進(jìn)行考核，同時為開放共享好的設(shè)備提供維修基金的支持。表4，表5提供的是40萬元以上大型設(shè)備在2010～2012學(xué)年考核使用為0機(jī)時的數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總表，設(shè)備使用機(jī)時數(shù)數(shù)據(jù)來源于各院系、直屬單位實(shí)驗(yàn)室填報的學(xué)年高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息數(shù)據(jù)中的基表三《貴重儀器設(shè)備表》，雖然由于有的實(shí)驗(yàn)室重視不夠漏填或誤填，或有的實(shí)驗(yàn)室不了解如何填報，或在學(xué)校數(shù)據(jù)導(dǎo)入教育部申報系統(tǒng)過程中數(shù)據(jù)傳輸有誤，導(dǎo)致申報表中的機(jī)時與實(shí)際機(jī)時可能有出入。但是，這些數(shù)據(jù)可以為日常大型儀器設(shè)備管理提供參考。

表5 連續(xù)3年03類大型設(shè)備考核都為0機(jī)時的統(tǒng)計匯總表

通過對已購大型設(shè)備信息的收集、處理、分析，建立大型儀器設(shè)備管理的發(fā)展性指標(biāo)、改善性指標(biāo)和監(jiān)控性指標(biāo)[16]，對大型設(shè)備進(jìn)行定量和定性分析，優(yōu)化大型設(shè)備的管理。

(4) 處置期管理。處置期管理包括設(shè)備評價調(diào)撥管理和設(shè)備報廢、處置管理。

對于大型儀器設(shè)備的處置可以考慮殘值的回收或做為教學(xué)輔具的留用。此外，在制定大型設(shè)備采購決策時，可以充分考慮設(shè)備的使用成本和處置成本，考慮綜合效益。

3 加強(qiáng)大型設(shè)備管理幾點(diǎn)措施及建議

3.1 完善大型設(shè)備的管理機(jī)制

健全機(jī)構(gòu)、完善制度、明晰程序，建立完善而行之有效的制度體系和科學(xué)的管理機(jī)制,可以根據(jù)實(shí)際工作進(jìn)一步完善各類具體實(shí)施辦法。目前，校主管部門在大型設(shè)備論證時介入大型設(shè)備的管理，從全生命周期管理的角度來看，大型設(shè)備論證環(huán)節(jié)僅僅是大型設(shè)備準(zhǔn)備期管理中的某一部分，校主管部門應(yīng)在對于大型設(shè)備的前期規(guī)劃時就介入管理。此外，可以建立大型設(shè)備信息管理、專家信息管理和供應(yīng)商信息管理等管理辦法。如：對于大型設(shè)備儀器設(shè)備的采購，在對市場做了充分調(diào)研的前提下，應(yīng)該明確責(zé)任人。要充分考慮大型設(shè)備全生命周期中的每一個環(huán)節(jié)，使得大型設(shè)備的質(zhì)量效益、使用效益、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益最優(yōu)[8]。同時,建議對于專家進(jìn)行過的評審設(shè)備,要進(jìn)行后續(xù)的跟蹤評價,提高管理的客觀性,主動性。

從設(shè)備全生命周期管理的角度，對于高校大型設(shè)備管理提出戰(zhàn)略思考和策劃設(shè)計。任何一項(xiàng)政策的出臺，都需要有一個連續(xù)性，并且需要有一個持續(xù)地不斷完善的過程。因此，主管領(lǐng)導(dǎo)不宜頻繁更換。

3.2 強(qiáng)化大型設(shè)備平臺建設(shè)

強(qiáng)化大型設(shè)備平臺建設(shè)，從國家的全局戰(zhàn)略出發(fā)，通過構(gòu)建國家級、區(qū)域級、校級大型設(shè)備平臺，整合構(gòu)架，優(yōu)化資源配置，將原本分散存儲在不同部門的數(shù)據(jù)作為整體加以利用，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，為信息分析、利用、開放提供基礎(chǔ)。同時，通過大型設(shè)備平臺建設(shè)，從大型設(shè)備全生命周期管理的角度整合數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)資料更加全面，各個部門間的數(shù)據(jù)信息調(diào)用將更加方便快捷，第一時間準(zhǔn)確地獲取大型設(shè)備的信息，使決策更具科學(xué)性、權(quán)威性，有效地提高工作效率。如：建立學(xué)校、學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室三位一體的大型設(shè)備共享管理組織體系，以校院兩級平臺格局統(tǒng)籌大型設(shè)備的購置、使用和調(diào)配。同時通過構(gòu)建大型設(shè)備平臺，建立與國家、區(qū)域建設(shè)的鏈接，促進(jìn)開放共享，如：我校大型設(shè)備加入了上海研發(fā)平臺的建設(shè)，此外也在積極參加教育部優(yōu)質(zhì)資源共享建設(shè)項(xiàng)目，大力促進(jìn)大型設(shè)備平臺建設(shè)，提高大型設(shè)備使用效益。將加強(qiáng)對大型儀器設(shè)備使用情況和使用記錄的現(xiàn)場檢查，開展年度大型儀器設(shè)備效益評估，可以建設(shè)大型設(shè)備管理系統(tǒng)，將儀器設(shè)備使用率與投資撥款機(jī)制、新近設(shè)備購置前的可行性論證、維修基金評審、實(shí)驗(yàn)室先進(jìn)評審乃至學(xué)校年度考核等工作相結(jié)合，通過預(yù)先控制、實(shí)時控制、事后控制等方式，采取相應(yīng)的預(yù)防措施、糾正措施，不斷提升儀器設(shè)備的使用效益。同時，大型設(shè)備平臺建設(shè)是一個長期、持續(xù)的建設(shè)過程，需要整體的規(guī)劃，并且不斷的完善。

3.3 提升大型設(shè)備管理人員的素質(zhì)

學(xué)校擁有優(yōu)質(zhì)的大型設(shè)備硬件資源，在設(shè)備全生命周期的管理中，人是管理中的核心要素之一，可以通過舉行某類大型儀器設(shè)備的校內(nèi)用戶技術(shù)研討會、業(yè)務(wù)培訓(xùn)會等方式，推動各級科研支撐平臺以及研究課題組高效高質(zhì)地使用和維護(hù)大型儀器設(shè)備，提升大型設(shè)備管理人員的素質(zhì)。如：2014年5在我校分析測試中心舉行了第一屆上海交通大學(xué)紅外光譜培訓(xùn)班暨校內(nèi)用戶技術(shù)研討會。努力培育一支經(jīng)驗(yàn)豐富、訓(xùn)練有素、熱心服務(wù)的儀器設(shè)備開放服務(wù)技術(shù)隊(duì)伍，為優(yōu)質(zhì)資源共享提供強(qiáng)有力的保證。此外，大型設(shè)備管理工作政策性、法律性、專業(yè)性、技術(shù)性要求都高。還可以定期地組織設(shè)備大型管理人員學(xué)習(xí)國家的各項(xiàng)采購法規(guī)，及時掌握最新的政策、制度，指導(dǎo)我們的工作。

4 結(jié) 語

大型設(shè)備管理是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，隨著高校大型設(shè)備購置數(shù)量的急劇增長，需要在完善大型設(shè)備管理機(jī)制、建立大型設(shè)備管理平臺、提升大型設(shè)備管理人員的素質(zhì)等方面不斷探索，改變大型設(shè)備管理處于被動的局面，提高大型設(shè)備的綜合效益。

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Precious Apparatus Management under the Entire Lifecycle Management of Universities’ Laboratory Equipment

LAIYun,HEZheng,XIAOSha，ZHANGYu-ping,LIANGQi

(Department of Assets and Lab Management, Shanghai Jiaotong University, Shanghai 200240, China)

The precious apparatus management is an important process on the management of universities’ laboratory equipment. The situation and problem about the management of the equipment is analyzed, from the entire lifecycle management mode, the precious apparatus management of equipment is discussed. The managements respectively in prepare phase, purchase phase, apply phase and disposition phase are analyzed. The suggestion to enhance precious apparatus management is provided in order to improve the precious apparatus benefit, and serve the research of university better.

instruments and equipments of universities; entire lifecycle management; precious apparatus management

2014-10-10

“211工程”項(xiàng)目“高等學(xué)校儀器設(shè)備和優(yōu)質(zhì)資源共享系統(tǒng)”的資助(CERS-4-17)

賴 蕓(1967-)，女，福建永定人，碩士，副研究員，固定資產(chǎn)管理辦公室主任，研究方向：高校儀器設(shè)備管理。

Tel.：021-34206856；E-mail：laiyun@sjtu.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2015)08-0269-03