高校數(shù)字化檔案館建設(shè)構(gòu)想

程靖

目前人類已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)應(yīng)用在生物信息、智能交通、金融、醫(yī)療等領(lǐng)域都取得了可喜的成績。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為檔案信息化建設(shè)也帶來了新的挑戰(zhàn)和新的機(jī)遇。在歐美等發(fā)達(dá)國家，在檔案領(lǐng)域通過依托檔案公眾網(wǎng)站建設(shè)“網(wǎng)上檔案館”，已成為了各國開展檔案公共服務(wù)的重要形式。在國內(nèi)，本世紀(jì)初以來，檔案信息化建設(shè)也受到各級(jí)檔案部門的高度重視，然而，由于我們起步晚，技術(shù)欠成熟，還處在學(xué)習(xí)、借鑒、起步階段，盡管如此，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)也已成為了全國檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。作為高校檔案從業(yè)人員，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案館是我們所追求目標(biāo)，所以，我們就建設(shè)我國高校“網(wǎng)上檔案館”網(wǎng)站建設(shè)方案提出自己的構(gòu)想，不成熟之處，敬請(qǐng)批評(píng)指正。

一、建設(shè)方案

檔案的保管和利用是檔案館的兩大功能，如何安全保管和有效利用是檔案管理者的兩大任務(wù)。檔案數(shù)字化無疑是目前保護(hù)檔案實(shí)體安全、促進(jìn)對(duì)外開放利用、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享的有效技術(shù)手段。為此，如何構(gòu)建和構(gòu)建怎么樣的一個(gè)數(shù)字化檔案館技術(shù)平臺(tái)將是實(shí)現(xiàn)上述檔案館兩大功能和任務(wù)關(guān)鍵所在。面對(duì)大數(shù)據(jù)容量大，種類多、處理快、價(jià)值高的特點(diǎn)，在建設(shè)數(shù)字檔案館和檔案數(shù)字化過程中就要特別重視基礎(chǔ)設(shè)施的完善、前沿技術(shù)的應(yīng)用、檔案資源的構(gòu)建和管理。本文結(jié)合我們熟悉的高校檔案目前的保管和利用的情況，以及我們對(duì)數(shù)字化檔案館網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的技術(shù)的認(rèn)識(shí)，談?wù)勎覀儗?duì)構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館的思考和設(shè)想。要在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上檔案館”平臺(tái)的實(shí)時(shí)開放和有效利用，關(guān)鍵是要應(yīng)用聚類分析、語義分析、數(shù)據(jù)挖掘?qū)n案信息資源轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并合理開放數(shù)據(jù)，為社會(huì)需求服務(wù)。高校數(shù)字化檔案館平臺(tái)建設(shè)應(yīng)包含主要三個(gè)部分：檔案網(wǎng)站的建設(shè)、文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)的建設(shè)、檔案地理信息系統(tǒng)建設(shè)。

1、通過廣泛的資料查閱、專家咨詢、走訪調(diào)查，對(duì)平臺(tái)做出總體設(shè)計(jì)。

2、選擇某個(gè)高校做試點(diǎn)，綜合、整理現(xiàn)有的高校檔案資料，分門別類，特別是無需保密的檔案資料都做好歸類處理。

3、對(duì)已整理核實(shí)好的高校檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建設(shè)檔案館網(wǎng)站，對(duì)各種檔案資源做多模態(tài)的展示。

4、用GIS技術(shù)，建立全國高校檔案地理信息系統(tǒng)，對(duì)各高校檔案館做廣泛系連。

5、利用網(wǎng)絡(luò)交互技術(shù)建立與用戶的互動(dòng)平臺(tái)，使廣大用戶既是平臺(tái)資源的受用者，也是平臺(tái)資源的提供者。

6、在平臺(tái)上建立文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)，向國內(nèi)外提供檔案文獻(xiàn)的特色服務(wù)。

二、功能設(shè)計(jì)

從現(xiàn)有的國內(nèi)外數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的類型來看，其最大的特點(diǎn)都采用功能設(shè)計(jì)突出用戶導(dǎo)向，立足用戶需求開展信息檢索、利用互動(dòng)、用戶分類、信息更新、公共教育、在線幫助、網(wǎng)上展覽、網(wǎng)上購物等多重服務(wù)，以滿足眾多用戶的需要。根據(jù)這一服務(wù)理念，我們初步設(shè)計(jì)了如下的建設(shè)方案：

1、前臺(tái)頁面

面向最終用戶的頁面表現(xiàn)。優(yōu)先考慮效率問題，以提高用戶體驗(yàn)。包括緩存策略、功能性界面設(shè)計(jì)、搜索引擎設(shè)計(jì)、用戶個(gè)性化界面等。

2、后臺(tái)管理

內(nèi)容管理和表現(xiàn)的分離是網(wǎng)絡(luò)程序的常見設(shè)計(jì)方式。內(nèi)容一般用數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，后臺(tái)各種子系統(tǒng)可以根據(jù)需要來調(diào)取各項(xiàng)內(nèi)容。表現(xiàn)模板則和后臺(tái)各種子系統(tǒng)設(shè)計(jì)分開，控制后臺(tái)各個(gè)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的取舍和表現(xiàn)，與后臺(tái)各個(gè)子系統(tǒng)之間只是數(shù)據(jù)傳遞的關(guān)系。而后臺(tái)的各個(gè)子系統(tǒng)也都非常容易插拔。表現(xiàn)模塊以腳本語言或標(biāo)記語言保存在數(shù)據(jù)庫中，可以自行設(shè)計(jì)修改。頁面表現(xiàn)一般就是各種后臺(tái)子系統(tǒng)模塊的各種組合，這種頁面表現(xiàn)的組合邏輯是非常豐富的。

后臺(tái)管理主要是業(yè)務(wù)子系統(tǒng)模塊的管理。如：信息錄入子系統(tǒng)、信息分類子系統(tǒng)、信息討論子系統(tǒng)、信息提取子系統(tǒng)等。針對(duì)不同的子系統(tǒng)方便管理者的內(nèi)容錄入;所見即所得的編輯管理界面等，清晰的業(yè)務(wù)邏輯;各種子系統(tǒng)的權(quán)限控制機(jī)制等。

3、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

（1）設(shè)計(jì)方案

①數(shù)據(jù)字典

分離內(nèi)容的管理和設(shè)計(jì)。頁面設(shè)計(jì)存儲(chǔ)在模板里，而內(nèi)容存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫或獨(dú)立的文件中。當(dāng)一個(gè)用戶請(qǐng)求頁面時(shí)，各部分聯(lián)合生成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的HTML頁面。每個(gè)模型都可以自定義擴(kuò)展字段，由用戶自定義屬性字段，以適應(yīng)未來的拓展要求。

②信息條目相關(guān)關(guān)系

信息條目的相關(guān)關(guān)系有：同義、近義、反義、上下義。主要的目的就是便于統(tǒng)計(jì)，用于信息提取。搜索引擎設(shè)計(jì)，有一個(gè)字段專門用于標(biāo)明是同義關(guān)系，還是近義關(guān)系、反義、上下義。有了這個(gè)關(guān)系標(biāo)識(shí)，信息提取就非常方便。

（2）安全保密設(shè)計(jì)

通過后臺(tái)數(shù)據(jù)管理，分不同的管理員確保數(shù)據(jù)的安全性。其次，也采取了詞語過濾，IP策略保障信息數(shù)據(jù)的安全性。

（3）數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

數(shù)據(jù)庫表信息結(jié)構(gòu)如下表所示：

序號(hào) 數(shù)據(jù)表英文名 數(shù)據(jù)表中文名

1 DepartmentInfo 部門信息表;2 UserTypeInfo 用戶類型表;3 UserInfo 用戶信息表;4 AreaInfo 地域信息表;5 UniversitiesInfo 高校信息表

6 CategoryInfo 分類信息表;7 TsarchivesInfo 特色檔案信息表;8 TsArchivesAreaInfo 特色檔案地域單位表;9 TsArchivesInfo 特色檔案關(guān)聯(lián)表;10 ArchivesInfo 檔案信息表;11 ArchivesReference 檔案參考資料;12 ArchivesPicInfo 檔案圖片信息表;13 ImageAlbumInfo 圖冊(cè)信息表;14 ArchivesAuInfo 檔案音頻信息表;15 ArchivesAvinfo 檔案視頻信息表;16 ArchivesTagInfo 檔案標(biāo)簽信息表;17 ArticleTag 文章標(biāo)簽表;18 Comment 文章評(píng)論表;19 CommentReport 文章評(píng)論回復(fù)表;20 FilterWords 系統(tǒng)敏感詞過濾表;21 IpControl 系統(tǒng)IP過濾表;22 MailConfig 郵件配置信息表;23 ScoreLevel 系統(tǒng)積分等級(jí)表;24 SysConfig 系統(tǒng)基本配置表;

（4）接口設(shè)計(jì)

①用戶接口

a）各級(jí)別的用戶登錄接口。

b）各級(jí)別的管理員登錄接口。

②外部接口

a）WIKI接口：強(qiáng)大的信息采集功能，可掛接插件。能夠從其它網(wǎng)頁上導(dǎo)入進(jìn)來，作為我們的信息條，然后加工它。

b）GIS接口：URL。地圖上的顯示，可以跳轉(zhuǎn)出去，因?yàn)镚IS系統(tǒng)是我們自己開發(fā)的。

c）文獻(xiàn)接口：URL，獲取大量的電子文獻(xiàn)內(nèi)容，也可以是跳轉(zhuǎn)出去，能夠檢索出一些相關(guān)的內(nèi)容。文獻(xiàn)系統(tǒng)也是我們自己開發(fā)的。

d）大數(shù)據(jù)接口：預(yù)留，將來可以獲取大量豐富的檔案資源數(shù)據(jù)，例如查看檔案原件模型，也是跳轉(zhuǎn)出去。

2、數(shù)據(jù)與材料的搜集與整理

數(shù)據(jù)與材料是本平臺(tái)的最核心內(nèi)容，分兩個(gè)步驟進(jìn)行。

第一步，試點(diǎn)單位檔案管整理已經(jīng)過鑒別的非保密的館藏檔案材料，經(jīng)過數(shù)字化處理，做成數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)入我們已建成的數(shù)字化檔案館平臺(tái)進(jìn)行示范展示。

第二步，擴(kuò)大參與單位，增加數(shù)字化檔案館檔案材料。本數(shù)字平臺(tái)涉及的檔案數(shù)據(jù)和研究面大，必須采用大協(xié)作的方法，協(xié)同攻關(guān)。初步設(shè)想是以本平臺(tái)為藍(lán)本，國內(nèi)其他高校均參與到檔案網(wǎng)站建設(shè)中來，最終建成全國高校檔案資源數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)檔案館。為我國實(shí)施大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域做開拓性的探索。

綜觀國內(nèi)外數(shù)字化檔案館的功能設(shè)計(jì)無不圍繞用戶的需求而展開，所以，本建設(shè)設(shè)計(jì)方案以突出用戶為導(dǎo)向，強(qiáng)化高校數(shù)字化檔案館平臺(tái)建設(shè)即數(shù)字化檔案網(wǎng)站前后平臺(tái)以及數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，這是數(shù)字化檔案館的核心部分，如果光有技術(shù)平臺(tái)而無可以查詢利用的數(shù)據(jù)、檔案，那就達(dá)不到建設(shè)的目的，但如果只有數(shù)據(jù)、檔案等文獻(xiàn)，其檢索功能單一低效，那么也不會(huì)吸引利用者查詢或因?yàn)槁闊┒辉敢馐褂?，也還是達(dá)不到建設(shè)的目的和效果。為此，我們著重開發(fā)功能強(qiáng)大的文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)，接口設(shè)計(jì)詳盡周到，以期為用戶提供豐富而詳細(xì)的檢索條件和互動(dòng)利用，方便用戶檢索利用。我們還受地理信息系統(tǒng)的啟示，在數(shù)字化檔案館的建設(shè)中引入檔案地理信息系統(tǒng)建設(shè)，這樣更為直觀明了，不僅給使用者找到歷史的時(shí)空感，還能把使用者帶入地理的空間，可以更為直觀地了解該檔案事件發(fā)生的時(shí)間地點(diǎn)，給人更多的感悟和理解。

（作者單位：廣東技術(shù)師范學(xué)院檔案館）