探析如何加強(qiáng)學(xué)校檔案管理

覃梅

（廣西梧州財(cái)經(jīng)學(xué)校，廣西梧州543000）

1 學(xué)校檔案的含義及作用

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人活動(dòng)中直接形成的具有清晰確定的原始記錄作用的固化信息，是事實(shí)、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的記錄，是歷史的真實(shí)憑證。學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料,是學(xué)校直接記述和反映學(xué)校活動(dòng)、保存?zhèn)洳楦鞣N學(xué)校文件材料的總稱。檔案既可以體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的軌跡，也是當(dāng)下學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。

加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作不僅是對(duì)學(xué)校日常工作開(kāi)展的必須，也是提高學(xué)校工作效率和進(jìn)行教育教學(xué)改革的重要基礎(chǔ)和必要條件，對(duì)促進(jìn)學(xué)校向前發(fā)展具有重要的作用。

2 學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理意識(shí)淡薄

大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、教職工對(duì)人們對(duì)檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性,認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒(méi)必要也不可能要求得那么嚴(yán)格，只要應(yīng)付了事就好。

2.2 檔案分散管理，缺乏科學(xué)而系統(tǒng)的歸檔

在學(xué)校工作中，行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、后勤管理等部門都有各自的管理特點(diǎn)，各部門的檔案記錄方法也不盡相同，不同部門為方便自己的工作各自管理自己的檔案，不會(huì)主動(dòng)把有關(guān)資料交給檔案管理人員歸檔，這就形成了檔案資料收集不全，更難以做到科學(xué)而系統(tǒng)的歸檔。

2.3 檔案管理人員配備不足，存在得過(guò)且過(guò)應(yīng)付了事的思想

由于學(xué)校總體編制較緊，加之領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，認(rèn)為重在教學(xué)質(zhì)量，往往在檔案管理人員的配備上大打折扣，大部分學(xué)校的檔案管理人員都是兼職人員。由于從事檔案管理工作的人員由于忙于應(yīng)付其他教學(xué)工作，且缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

2.4 檔案管理方法陳舊落后

目前就我市各中小學(xué)、職業(yè)學(xué)校來(lái)看絕大部分學(xué)校檔案管理仍采用傳統(tǒng)的低效的手工方式，未采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理。極個(gè)別學(xué)校雖然采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，但也由于人力、經(jīng)費(fèi)投入不足系統(tǒng)未能及時(shí)換代升級(jí)，未能達(dá)到真正意義上的信息化自動(dòng)化。

3 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，促進(jìn)學(xué)校向前發(fā)展

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，樹立和增強(qiáng)廣大師生的檔案意識(shí)

提高和增強(qiáng)學(xué)校全體人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。要樹立和增強(qiáng)全體教職工的檔案意識(shí)首先是領(lǐng)導(dǎo)的重視到位，俗話說(shuō)“工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)”只有領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)學(xué)校教學(xué)、管理工作的重要性，才會(huì)重視學(xué)校的檔案管理工作。與此同時(shí)積極開(kāi)展各種形式的檔案法規(guī)和檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)、宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，提高師生員工的檔案意識(shí)，從而樹立增強(qiáng)廣大師生的檔案意識(shí)。

3.2 建立健全學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，使管理規(guī)范化、科學(xué)化

任何管理都要根據(jù)一定的章法、原則進(jìn)行，檔案管理也不例外。建立健全學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度，是管理規(guī)范化、科學(xué)化的依據(jù)。要使學(xué)校檔案管理工作走上依法管理的軌道，必須建立健全學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度，如：《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》等工作制度，形成檔案管理體系機(jī)制，同時(shí)把檔案管理工作任務(wù)的檢查考核納入目標(biāo)管理責(zé)任制中，強(qiáng)調(diào)各部門檔案責(zé)任，增加檔案的歸檔率，減少檔案的丟失、損失率，積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理，就必須配備一支高素質(zhì)的專業(yè)管理隊(duì)伍

檔案管理人員的穩(wěn)定與否及專業(yè)素質(zhì)的高低，直接影響學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量高低。學(xué)校應(yīng)該配備思想素質(zhì)高、工作責(zé)任心強(qiáng)、精通業(yè)務(wù)的專業(yè)管理人員。為應(yīng)對(duì)知識(shí)的更新，提高檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)校應(yīng)注重增加智力投資，積極派送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)理論、現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能等的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，通過(guò)知識(shí)更新，技能學(xué)習(xí)，提高學(xué)校檔案的管理水平，使得檔案管理真真切切的在學(xué)校教學(xué)改革、教學(xué)發(fā)展中起到應(yīng)有的作用。

3.4 抓好收集，豐富和充實(shí)檔案館藏

檔案的收集工作是把分散保存在各部門及個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有秩序的分別集中，以實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的業(yè)務(wù)活動(dòng)，是檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。它直接關(guān)系到學(xué)校檔案的齊全完整的程度。要把學(xué)校分散在各個(gè)科室、部門及個(gè)人的檔案資料有效的集中起來(lái)，一方面要通過(guò)制度的形式獲得各個(gè)科室、各位教職工積極配合和支持，讓他們能夠主動(dòng)的上交有價(jià)值的資料和數(shù)據(jù)；另一方面檔案管理人員還要主動(dòng)的上門服務(wù)，跟蹤收集，并適時(shí)的進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。最大限度的防止檔案材料的流失，盡可能的豐富和充實(shí)檔案館藏，以滿足學(xué)校發(fā)展利用檔案的需要。

3.5 加大經(jīng)費(fèi)的投入，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案的計(jì)算機(jī)管理。使用檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)不但能有效地提高檔案管理效率和質(zhì)量,使檔案工作從落后的手工操作走向并跟上跟上辦公自動(dòng)化步伐，且還能將管理檔案信息根據(jù)需要及時(shí)提供給學(xué)校各個(gè)部門、人員提供查閱便利,提高使用利用率。因此學(xué)校應(yīng)該加大經(jīng)費(fèi)投入，積極購(gòu)置檔案的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，及時(shí)的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行換代更新，讓學(xué)校的檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，讓檔案管理工作在學(xué)校的發(fā)展中真正體現(xiàn)其重要作用。

［1］馮惠玲，張緝哲,主編.檔案學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社,2001.

［2］姜之茂,主編.檔案人員崗位培訓(xùn)教程[M].中國(guó)檔案出版社,2002,3.