事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策思考

張華麗

（陜西省治沙研究所，陜西 榆林 719000）

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著諸多問題.有待加以改善，從而提高人事檔案管理的工作水平。

1 人事檔案管理工作中存在的普遍性問題

1.1 對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作,不像其他工作那么引人注意，也不像其他工作能夠取得很明顯的成績(jī)。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，在實(shí)際工作中表現(xiàn)出一些問題,如投入不夠、基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位、保管條件落后等。同時(shí),認(rèn)為人事檔案工作只是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作,不是單位的主要工作,不能給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益,因此容易忽視人事檔案管理工作，不能將人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要,排起來次要,忙起來忘掉,用起來需要”的狀況。在人事改革不斷加深的今天,只重視人事管理的其它工作而忽視人事檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

1.2 人事檔案管理水平低下、管理手段落后

一是隨著人事制度改革向縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、內(nèi)部科室重組，人員競(jìng)聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)，使得相當(dāng)一部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)就上崗。這部分人員對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。二是大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。三是在設(shè)備配備上，大多采取“因陋就簡(jiǎn)”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉(cāng)庫(kù)為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。四是管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽(yáng)光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

1.3 人事檔案收集工作的力度和規(guī)范性不夠

一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格。多數(shù)單位只照搬中組部下發(fā)的 《人事信息材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則。即使建立了制度也在不同程度上存在內(nèi)容不具體、不全面，執(zhí)行不嚴(yán)格現(xiàn)象，這都導(dǎo)致收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。這一問題在無專職人事信息工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面、不真實(shí)、不準(zhǔn)確。首先有的單位一些材料還沒有收集上來或收集得不齊全，如干部的考核材料、派出國(guó)境人員的鑒定材料和反映人的能力水平的材料等這些材料多數(shù)為零散材料。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確?，F(xiàn)在人事信息中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的如一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，多使用套話、內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。三是人事檔案材料制作不規(guī)范。干部檔案材料，須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開規(guī)格的檔案材料以及對(duì)那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。

1.4 人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)現(xiàn)。這些不利于人事檔案管理工作效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

1.5 人事檔案利用工作水平較低，其作用尚未充分發(fā)揮出來

對(duì)人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡(jiǎn)歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價(jià)值低，功能越來越弱化。

2 解決人事檔案管理問題的有效措施

2.1 健全檔案管理體制

要結(jié)合單位自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成，規(guī)范建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上到下，層層有人負(fù)責(zé)，形成上下配合、左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案人員應(yīng)與檔案信息員經(jīng)常聯(lián)系與交流，加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件的流失。這樣做不僅擴(kuò)寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的展開。

2.2 加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

一是各單位要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合閱檔室，購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防潮、防蛀、防盜、防火等配套保護(hù)措施，有條件的單位還可添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理的信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。二是檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。

2.3 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，因此，各級(jí)組織人事部門要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。一是嚴(yán)把選人關(guān)。根據(jù)新形勢(shì)檔案工作的需要，選配檔案管理人員時(shí)，要注重選拔政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)，擅長(zhǎng)計(jì)算機(jī)操作、年紀(jì)輕、高學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作。二是強(qiáng)化培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。同時(shí)積極鼓勵(lì)檔案管理人員在職自學(xué)，從業(yè)務(wù)能力方面提高檔案管理人員的整體水平。三是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理與考核。將檔案管理人員的工作實(shí)績(jī)，納入崗位目標(biāo)責(zé)任管理，并與單位年終考核相結(jié)合，將作為檔案干部使用和職務(wù)升降、獎(jiǎng)懲、工資晉升的依據(jù)。

2.4 加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)綜合型檔案管理人才。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。我們應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場(chǎng)發(fā)展的基本趨勢(shì)，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。