暨南大學(xué)財務(wù)與國有資產(chǎn)管理處 黃敏

財務(wù)信息的有效利用一直都是管理中的薄弱環(huán)節(jié)，在現(xiàn)實工作中，會計職能的獨立性和專業(yè)性使其掌握了大量的數(shù)據(jù)，不僅記錄了過去、現(xiàn)在的財務(wù)狀況，也為未來的發(fā)展提供了全面的分析依據(jù)。但長久以來，會計功能僅局限于事后反映，事中和事前的信息往往被忽視，更無法被業(yè)務(wù)部門、決策部門所共享，本文認為傳統(tǒng)的按勞分工理論建立的職能型工作流正在阻礙財務(wù)信息流的傳遞，原有的管理理念、工作流程和管理手段面臨著嚴峻的考驗。本文通過探討財務(wù)信息傳遞中各類障礙的形成因素，闡述了信息傳遞問題對組織發(fā)展的影響，并提出初步改進的思路。

1 信息與財務(wù)信息

溝通的載體是信息，信息是組織管理活動的基本要素和依據(jù)，“信息論的創(chuàng)始人香農(nóng)說：信息是用于消除不確定性的東西；控制論的創(chuàng)始人維納認為，信息是人們在適應(yīng)外部世界并將這種適應(yīng)反作用于世界的過程中，同外部世界進行交換的內(nèi)容，接收信息和適應(yīng)信息的過程，就是我們適應(yīng)外部偶然性的過程；決策學(xué)的代表人物西蒙則提出：信息是影響人改變對于決策方案的期待或評價的外界刺激”。

財務(wù)信息是信息的一部分，從組織的角度來看，財務(wù)信息是在會計管理活動中，采用專門的核算方法收集和匯總的分析數(shù)據(jù)，反映了組織中資金運行的全過程，并通過公開和傳遞的途徑為企業(yè)決策提供支持，為各級管理部門提供戰(zhàn)略依據(jù)。因此，財務(wù)人員在日常記賬、核算、統(tǒng)計報表的工作中，對與資金有關(guān)的數(shù)據(jù)分類匯總再加工的過程就是編制財務(wù)信息的過程，財務(wù)信息的產(chǎn)生首先經(jīng)過財務(wù)人員的專業(yè)判斷，將其按會計準則分類為資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、收入、費用和利潤，與之相對應(yīng)的是一系列的經(jīng)濟行為，通過會計語言詮釋的是整個企業(yè)的經(jīng)營狀況和經(jīng)營成果。如果能夠有效地利用財務(wù)信息，就能敏感地發(fā)現(xiàn)經(jīng)營中存在的問題，如資金是否有效利用、資產(chǎn)配置是否合理、利潤有無虛增虛減、未來的經(jīng)營能力能否持續(xù)等。財務(wù)信息不僅反映結(jié)果，更揭示了企業(yè)的各種經(jīng)濟關(guān)系和現(xiàn)狀，以及未來發(fā)展的預(yù)測，是企業(yè)運營過程中的“晴雨表”和“預(yù)警表”。

但是財務(wù)信息也和所有信息一樣，具有從主體到客體的傳遞、理解的獨特過程，其結(jié)構(gòu)和處理的復(fù)雜性以及較強的綜合性和專業(yè)性，更容易導(dǎo)致信息失真，溝通客體無法理解信息含義等現(xiàn)象，從而產(chǎn)生各種傳遞障礙。

2 財務(wù)信息傳遞主要障礙

影響財務(wù)信息傳遞的障礙可以歸結(jié)為非結(jié)構(gòu)性溝通障礙和結(jié)構(gòu)性溝通障礙。非結(jié)構(gòu)性溝通障礙主要包括信息的不對稱、地位差異、經(jīng)驗判斷、溝通的技巧和方法、人際、心理、文化等因素，這類問題的產(chǎn)生是由各種客觀原因造成的；結(jié)構(gòu)性溝通障礙主要包括溝通渠道、信息技術(shù)、工作流程等，是在組織結(jié)構(gòu)及運行機制中產(chǎn)生的。

2.1 非結(jié)構(gòu)性障礙

2.1.1 信息不對稱

信息不對稱理論產(chǎn)生于20世紀70年代，是指在市場中有關(guān)交易的信息在交易雙方間分布不均衡，導(dǎo)致一方知情而另一方不知情，占據(jù)信息優(yōu)勢的一方可能會以此獲取最大的利益。信息不對稱的現(xiàn)象在經(jīng)濟和生活中普遍存在，其產(chǎn)生的原因是多樣化的，而財務(wù)信息不對稱可以歸納為以下兩種。

(1)社會化和專業(yè)化分工明顯。當(dāng)今社會分工越來越精細，專業(yè)化程度越來越高，隨著經(jīng)濟高速發(fā)展，專業(yè)人士與非專業(yè)人士之間的信息差距越來越明顯。會計人員掌握的專業(yè)知識要比非會計人員更全面，對信息的識別和理解也更精通；但在另一方面，會計人員的工作主要偏重于財務(wù)數(shù)據(jù)的核算和分析，對組織內(nèi)部經(jīng)濟運行的其他領(lǐng)域并不熟悉，因此如果缺乏對非專業(yè)領(lǐng)域的理解和判斷，信息傳遞中就容易發(fā)生判斷性失誤，從而造成信息的不對稱。

(2)可用信息的識別和理解。當(dāng)今的信息時代使人們時刻都處于各種資訊的包圍當(dāng)中，如何過濾帶有“雜質(zhì)”或者錯誤的信息，是識別有效信息的關(guān)鍵。財務(wù)信息在數(shù)量上要求全面，在質(zhì)量上也講求重要性原則，重要性的程度往往需要財務(wù)人員的職業(yè)判斷。由于財務(wù)人員和業(yè)務(wù)運作者分屬不同的專業(yè)層次，從各自的立場和角度來理解和使用信息往往會造成偏差。例如資金運作表面上正常，但在資金結(jié)構(gòu)上由于業(yè)務(wù)的差異已經(jīng)有所不同，如果對此缺乏了解和分析，單憑數(shù)據(jù)是無法準確反映經(jīng)營上的問題的。

2.1.2 地位差別造成的認知性障礙

在組織成員間因為地位差異容易形成對信息的認知性障礙，首先是心理因素方面，也被管理學(xué)家稱為“位差效應(yīng)”，指在組織中由于地位的不同而產(chǎn)生的上位心理與下位心理，上位心理因?qū)哟屋^高形成了優(yōu)越感，下位心理因?qū)哟屋^低形成了自卑感，因此職位的高低對溝通有一定的影響，信息理解容易失真；其次由于職位的不同，對信息的認知存在差異，一般來說職位較高的人掌握信息較多，考慮權(quán)衡因素、因果關(guān)系較全面，而職位較低的人掌握信息較單一，考慮問題不夠全面和完善，因此同一條信息對于不同層級的使用者來說有著認知上的差異。

2.1.3 經(jīng)驗型障礙

在對信息的認知過程中，人們一般利用自己以往的經(jīng)驗、知識來進行選擇、理解和評價，并把信息轉(zhuǎn)換成為自己能夠接受的符號。在轉(zhuǎn)換過程中，信息接收者對信息的處理和分辨往往依賴于參考架構(gòu)或經(jīng)驗來完成，有可能忽視了信息本身的實際情況，造成誤解而產(chǎn)生信息傳遞障礙。

2.1.4 雙向溝通技巧型障礙

傳統(tǒng)的財務(wù)信息傳遞僅限于提供財務(wù)報表，或領(lǐng)導(dǎo)下達指令，下屬根據(jù)指令反饋信息，兩者間沒有產(chǎn)生雙向的有效溝通，也沒有真正地反映問題和解決問題。有效的財務(wù)信息傳遞必須是雙向的，接收者要掌握良好的溝通技巧，通過換位思考來理解對方的意圖，針對不同的信息傳遞對象采用不同的溝通方法，以達到雙向理解的目的，使財務(wù)信息的真實性得以傳遞。

2.1.5 財務(wù)信息的供需矛盾

傳統(tǒng)的財務(wù)信息一般是以財務(wù)報告的形式對外公布，因此財務(wù)信息在數(shù)量上是全方位的，是對企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總體反映，而在實際工作中，不同的用戶對財務(wù)信息需求的角度不同，財務(wù)信息呈現(xiàn)的單一性使效用成本提高，往往難以滿足不同使用者的個性需求；此外對外公布的財務(wù)信息都是經(jīng)過加工匯總分析出來的，存在人為職業(yè)判斷的因素，從而使財務(wù)信息提供者與信息需求者之間、不同的需求者之間產(chǎn)生利益或立場的矛盾，由此造成信息傳遞障礙。

2.2 結(jié)構(gòu)性障礙

2.2.1 組織結(jié)構(gòu)障礙

從橫向來看，組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置一般遵循分權(quán)制衡的原則，因此各部門既有分工又相互依賴，既要合作又相互監(jiān)督。傳統(tǒng)按職能分工的弊端在于過多關(guān)注局部，對整體的流程和目標缺乏統(tǒng)一認識，例如只關(guān)注本科室或本崗位的工作內(nèi)容，忽視整個工作流程。組織結(jié)構(gòu)方面的財務(wù)信息傳遞障礙問題表現(xiàn)在：過度的崗位專業(yè)化使各部門專注于手頭的工作，長期以來容易形成思想僵化，無創(chuàng)新和學(xué)習(xí)意識，一旦出現(xiàn)業(yè)務(wù)交叉或者理解不清晰、制度不嚴密、業(yè)務(wù)存在特殊性等問題時，就會產(chǎn)生流程脫節(jié)、相互推諉的現(xiàn)象，嚴重的則影響工作效率。特別是跨部門的財務(wù)工作會被職能部門所忽視，造成延誤甚至數(shù)據(jù)的差錯。

從縱向來看，上下級溝通本身就存在固有的位差效應(yīng)，而且由于關(guān)注問題的角度不同，及掌握信息的不對稱，使得上下級經(jīng)常有局部和全面的差異。信息傳遞形式必然與組織結(jié)構(gòu)的格局相一致，從而服務(wù)于各級決策的判斷，如果有所脫節(jié)就會形成障礙，造成部門間職責(zé)權(quán)限的模糊，上下級信息傳遞的失真。層級制縱向管理的缺陷在于對信息的掌握和理解的不一致，作為財務(wù)部門同樣也存在著這種問題，工作人員接收信息一般來源于上級管理者，而上級管理者的信息來源于更高層的管理者，工作中出現(xiàn)的問題也是由下至上地逐層反饋，因此中層管理者的溝通能力和判斷能力尤為重要，一些由于信息不暢順而出現(xiàn)的問題往往源于中層管理者的瓶頸效應(yīng)，如信息傳遞的遲緩、反饋的不及時、解決問題的拖延等。此外，跨級溝通的缺失也使基層工作人員忙于手頭的工作，不關(guān)心整個部門的目標任務(wù)和方向，不理解上級的工作部署和安排，導(dǎo)致部門凝聚力不足等問題。

2.2.2 工作流程問題

組織的工作通常包含三類流程：業(yè)務(wù)流程、財務(wù)流程、管理流程，并通過物流、資金流和信息流相互聯(lián)系、相互依存、相互作用。但傳統(tǒng)的勞動分工強調(diào)的是“職能導(dǎo)向”而不是“業(yè)務(wù)流程導(dǎo)向”，財務(wù)信息管理即使步入了電腦時代，其思想仍然是照搬手工操作，關(guān)注的是財務(wù)內(nèi)部核算本身，而不是從一個完整的業(yè)務(wù)流程結(jié)構(gòu)來考慮。按職能分工的組織結(jié)構(gòu)使工作流程分割斷裂，形成獨立運作的科室。如果組織結(jié)構(gòu)設(shè)置不完善，就會增加不必要的工作環(huán)節(jié)，使信息傳輸脫節(jié)或失真，反映能力和整體業(yè)務(wù)處理能力減弱。因此，協(xié)作成為跨部門信息傳遞的關(guān)鍵，一旦處理不及時，沒有通盤考慮各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)度，就有可能解決了一個問題又引發(fā)了另一個問題。實際上，從全局考慮，各部門的工作內(nèi)容都是業(yè)務(wù)流程中的某個環(huán)節(jié)，從來都不是獨立存在的，需要各環(huán)節(jié)的緊密配合才能保證整體運行的順利。而在落后的按勞分工的思想指導(dǎo)下，不同部門之間必然形成“信息孤島”，由此帶來了工作流程的信息傳遞障礙。

此外，沒有嚴格的流程控制，個人能力的強弱往往直接影響工作效果，在平常的工作流程中問題也許不明顯，但在對特殊問題的處理方面，容易使問題得不到解決或拖延下去。

3 解決財務(wù)信息傳遞障礙的思路

3.1 信息技術(shù)與ERP管理思想

針對財務(wù)信息傳遞過程中的結(jié)構(gòu)性障礙和非結(jié)構(gòu)性障礙，信息技術(shù)是目前采用的最有效、最廣泛的手段，此外建立行之有效的信息傳遞機制，重視提高信息傳遞的效率也可以減少財務(wù)信息傳遞過程中的障礙。

ERP的管理思想從20世紀90年代初運用到企業(yè)管理，其宗旨是針對人力資源管理、物資資源管理、財務(wù)資源管理、信息資源管理提出集成一體化的方案，以實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)標準化的企業(yè)資源計劃系統(tǒng)。財務(wù)資源作為融合企業(yè)各類業(yè)務(wù)流程的中樞而起到主導(dǎo)作用，其中心思想就是通過梳理整體的業(yè)務(wù)流程，用信息化的手段將組織內(nèi)的重要流程環(huán)節(jié)都融入系統(tǒng)中，制定標準化的業(yè)務(wù)格式，最大限度地將業(yè)務(wù)、信息、資源融合在一起，從而跨越部門障礙，實現(xiàn)信息傳遞的直接、準確、快捷，同時在另一方面也擴大信息傳遞的廣泛度和可控度，為信息的無障礙溝通建立了平臺。

3.2 信息一體化平臺存在的問題

在實際操作中，系統(tǒng)的建立往往存在偏離預(yù)想的情況，從而不能發(fā)揮最大的效能，原因主要在于系統(tǒng)并沒有完全解決信息傳遞中的個性化問題。例如在系統(tǒng)設(shè)計的最初，系統(tǒng)設(shè)計人員與實際操作人員的想法存在著偏差，設(shè)計人員考慮的是系統(tǒng)架構(gòu)和運行，操作人員要的是效用和便捷，如果溝通中無法達成一致，系統(tǒng)就達不到使用者所預(yù)想的結(jié)果，特別是組織內(nèi)各層級管理者的個性化需求更加難以滿足。

本文認為，在系統(tǒng)設(shè)計時要注意整體性、實操性、延伸性和效用性，理想的財務(wù)信息一體化不應(yīng)該是獨立、封閉、只強調(diào)專業(yè)化的系統(tǒng)，它與企業(yè)內(nèi)部的其他信息系統(tǒng)相結(jié)合，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以借助網(wǎng)絡(luò)將指定信息實時傳輸?shù)截攧?wù)部門，財務(wù)部門及時處理后將相關(guān)信息自動反饋回去，實現(xiàn)信息同步交流和信息共享。這就要求系統(tǒng)設(shè)計者以財務(wù)信息傳遞為中心，以使用者為導(dǎo)向，不能單純做各類業(yè)務(wù)的疊加，應(yīng)該考慮整體流程的順暢和使用者的需求。

3.3 觀念的轉(zhuǎn)變和組織文化的建設(shè)

對于各種客觀因素造成的信息傳遞障礙，首先應(yīng)該引起管理層的高度重視，在組織內(nèi)部建立起溝通良好的運行機制，使工作中的每個環(huán)節(jié)都可以運行自如，從而保證企業(yè)內(nèi)部管理機制的良性循環(huán)；其次要加強員工的業(yè)務(wù)技能及溝通技能培訓(xùn)，讓每個崗位都清楚了解自己所處的位置和作用，特別注意信息傳遞節(jié)點的判斷；最后是要建立有效的信息傳遞渠道，針對不同層級提供所需的信息，財務(wù)信息有比較敏感的內(nèi)容，要區(qū)分可公開和僅向相關(guān)者公開的信息，對于財務(wù)政策、財務(wù)辦事流程等應(yīng)該公開和透明，讓辦事者和相關(guān)人員一目了然，減少獲取信息的障礙性因素。

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