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      事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

      2015-09-19 09:38:32白雪
      環(huán)球市場信息導(dǎo)報 2015年43期
      關(guān)鍵詞:檔案資料事業(yè)單位檔案管理

      文|白雪

      事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

      文|白雪

      信息化是檔案管理的必由之路,因此,檔案管理者要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識,以信息化來推動檔案管理工作的進行。檔案管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié),所以檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢。文章主要對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)做了詳細的分析。

      21世紀以來,現(xiàn)代信息化技術(shù)在迅猛發(fā)展,對于檔案管理來說,就要在原有的只保存原有資料功能的基礎(chǔ)上依靠現(xiàn)代高新技術(shù)及資源,利用網(wǎng)絡(luò)平臺,從整體上提高事業(yè)單位的綜合運作能力,最終增強事業(yè)單位的核心競爭力。為了能實現(xiàn)這一目標,信息化建設(shè)就成了檔案管理的必由之路。

      檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性

      實現(xiàn)檔案實體的信息化,可以分類、分析、提取和加工檔案信息資源,從而提高檔案管理的整體效益。相比傳統(tǒng)的檔案資料來說,電子檔案更便于保存、修改和查詢。此外,利用網(wǎng)絡(luò)進行快速傳遞,還能夠有效提高檔案管理的利用效率,進而降低了檔案管理成本。

      管理信息化是提高事業(yè)單位競爭力的必然選擇。在信息網(wǎng)絡(luò)大發(fā)展的情況下,各單位也必然面臨著數(shù)字化、知識化、網(wǎng)絡(luò)化的變革,單位的競爭力與單位信息化程度也更為密切。信息技術(shù)、信息系統(tǒng)作為一種資源不僅支撐事業(yè)單位戰(zhàn)略,而且還有助于決定事業(yè)單位戰(zhàn)略,信息戰(zhàn)略已成為事業(yè)單位戰(zhàn)略中不可分割的一部分。

      檔案管理信息化有利于深度開發(fā)利用檔案資料。檔案一般都具有較高的信息價值,傳統(tǒng)的檔案管理模式在整理完成后,借閱使用率較低,所以無法開發(fā)利用更為有價值的資料。通過采取信息化檔案管理的手段,已經(jīng)逐步實現(xiàn)了檔案資料采集、整理、歸檔保存以及查詢使用的快捷化,可以隨時隨地為有需求的用戶提供一些相關(guān)的資料查詢服務(wù),進而在一定程度上提高了檔案資料的利用價值。

      檔案管理信息化是事業(yè)單位生存和發(fā)展的必由之路。事業(yè)單位在信息時代要生存和發(fā)展就必須要搞好信息化建設(shè)。從事業(yè)單位的外部情況看,經(jīng)濟全球化及信息化呈加速趨勢,競爭更為激烈,對于事業(yè)單位來說無疑就造成了強大的壓力。從事業(yè)單位內(nèi)部情況看,為了能與外部環(huán)境相適應(yīng),就需要不斷調(diào)整、改革內(nèi)部結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程及管理方式等,這樣才能提高事業(yè)單位的應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力。要適應(yīng)從粗放型管理轉(zhuǎn)向集約型管理的實際需要,因此,就必然會要求事業(yè)單位重視并加強對信息資源的開發(fā)及管理,在管理環(huán)節(jié)及業(yè)務(wù)活動方面廣泛應(yīng)用信息技術(shù),并能發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)有作用。

      檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

      領(lǐng)導(dǎo)不重視。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視,才能使每件事情都能得到大力的推廣,但是目前有很多領(lǐng)導(dǎo)還沒有充分認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性,也沒有給予經(jīng)費上的支持,這就無法推進檔案管理信息化建設(shè)進程。

      有一部分事業(yè)單位對于檔案管理信息化建設(shè)還存在著盲目性。目前,有的事業(yè)單位缺少專業(yè)的研究信息化技術(shù)、流程建設(shè)隊伍。在信息化進程中,軟件公司對事業(yè)單位的管理特色、個性需求及業(yè)務(wù)流程都缺少全面的了解,甚至采用拿來主義,生搬硬套的方式,而沒有系統(tǒng)的需求分析。由此可見,實施檔案管理信息化建設(shè)的效果并不理想。

      檔案管理人員的思想認識相對匱乏,無法適應(yīng)需求。對于檔案管理來說,有很多事業(yè)單位人員都認為是將檔案資料輸入電腦中就標志著該單位已經(jīng)進入信息化管理了,所以在實施信息化建設(shè)的過程中,就必然會受到人為觀念的影響。由于思想觀念及知識水平所限,一些人對于新技術(shù)、新流程不去主動學習接受,從而產(chǎn)生抵觸情緒。此外,檔案管理人員因檔案知識不專業(yè),還沒有足夠了解到新規(guī)定新要求,所以就無法及時接收信息。這樣,就不利于實施檔案管理信息化建設(shè)。

      缺乏檔案管理信息化建設(shè)的長遠規(guī)劃。目前,我國有為數(shù)不少的事業(yè)單位正處于工業(yè)化進程期,還沒能掌握完善的內(nèi)部管理方法,并且對自身的發(fā)展戰(zhàn)略缺乏考慮。因此,在推進本單位信息化建設(shè)方面很難做好總體規(guī)劃,也就不利于信息化建設(shè)的成功實施。

      加強檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取措施

      建立一個實用的檔案信息網(wǎng)站。事業(yè)單位的檔案部門建立檔案網(wǎng)站,可以通過網(wǎng)頁的形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù),便于在網(wǎng)上咨詢、查找檔案信息,這也是檔案管理信息化建設(shè)的根本目的。此外,在檔案管理信息化建設(shè)過程中,還要將檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng),構(gòu)建一個一體化系統(tǒng),實現(xiàn)資源共享,從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

      加強事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案理管信息化建設(shè)的重視。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理信息化建設(shè)的重要性應(yīng)有一個全新的認識,這樣才能提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策水平和管理水平,與此同時,也能夠認識到建設(shè)一支檔案信息化人才隊伍是事業(yè)單位檔案自動化的客觀要求。此外,還要不斷加大檔案信息化建設(shè)的推廣力度,全體員工應(yīng)積極配合。

      提高企業(yè)檔案管理工作者的整體素質(zhì)。作為檔案管理工作人員,要加強學習,不斷提高自身的理論素養(yǎng),并充實業(yè)務(wù)知識。檔案管理工作人員的能力水平直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量。所以,要提高檔案管理工作人員的能力水平。

      事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)大力支持,多組織檔案工作者參加培訓學習,全面加強檔案管理能力,多方面多途徑獲取檔案新信息。

      培訓的重點是圍繞著檔案管理軟件的使用、資料數(shù)據(jù)庫的維護以及檔案管理理論等幾個方面進行教育培訓,以此來提高相關(guān)工作人員的工作能力,確保事業(yè)單位檔案管理工作水平的提高。

      建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)工程。從事業(yè)單位的長遠發(fā)展來看,我們應(yīng)站在著眼于單位整體規(guī)劃的高度,全面的制定出信息化建設(shè)的總體規(guī)劃,規(guī)劃應(yīng)遠近結(jié)合。在檔案管理信息化建設(shè)過程中,事業(yè)單位內(nèi)部也是不斷變化發(fā)展的,所以要分階段地逐步推進管理信息化,達到減少風險的目的。

      綜上所述,未來檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢將轉(zhuǎn)向檔案管理的信息化建設(shè),這是事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求,也是從根本上提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。為此,我們要加快檔案的現(xiàn)代化管理進程,重視管理,并根據(jù)事業(yè)單位的實際情況制定出一個總體規(guī)劃,使其更符合國內(nèi)外的標準。此外,還要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì),提高他們的工作效率,適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

      云南省玉溪市圖書館)

      (作者單位:吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理處)

      (作者單位:河南農(nóng)業(yè)職業(yè)學院)

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