強(qiáng)大的文檔管理軟件：文檔大師

盤俊春

老師們?cè)谌粘＝虒W(xué)中接觸最多的應(yīng)該是文檔，大家可能都會(huì)碰到這樣的問(wèn)題，就是每教一屆學(xué)生，總會(huì)保存一些比較重要、實(shí)用的好文檔，當(dāng)時(shí)或許各種信息都已保存并整理好了，但過(guò)幾年后卻發(fā)現(xiàn)，這些保存好的文檔在下一屆學(xué)生需要使用它的時(shí)候卻怎么也找不到了。這時(shí)又得花費(fèi)很多時(shí)間在網(wǎng)上或其他地方尋找新的資料。如何解決這個(gè)問(wèn)題呢？除了要養(yǎng)成良好的收集并整理文檔的習(xí)慣外，我們還可以利用一些文檔管理工具進(jìn)行文檔管理。具有文檔管理功能的軟件很多，但多數(shù)軟件在教學(xué)中應(yīng)用的效果并不理想，而文檔大師恰是其中適合教師使用的為數(shù)不多的一款軟件。

文檔大師的主要功能及特點(diǎn)

文檔大師是由福州針式軟件公司自主研發(fā)的一款軟件。它有近10年的歷史了，原名叫針式PKM，是一款專業(yè)的個(gè)人文檔管理軟件，它以個(gè)人知識(shí)管理理念為指導(dǎo)，能顯著提高工作效率。安裝好軟件（官方下載地址：http：//www.pinpkm.com/）后，便能持續(xù)更新，有免費(fèi)版和專業(yè)版之分，最新版為20150820。打開(kāi)軟件后的界面如圖1所示。

界面操作簡(jiǎn)潔明了，布局為普通的Windows窗口設(shè)計(jì)布局，有點(diǎn)像Windows中的資源管理器，左側(cè)是文件夾樹(shù)窗口，中間是文檔顯示窗口，右側(cè)是文件預(yù)覽窗口，上方為菜單欄。

文檔大師有以下的主要功能和特點(diǎn)：①快速找到文檔；②方便地建立知識(shí)體系；③能有效地幫助學(xué)習(xí)知識(shí)；④有強(qiáng)大的快預(yù)覽功能。

除了以上的主要功能外，軟件本身約有200多項(xiàng)功能，大家在使用時(shí)可慢慢體會(huì)。

利用文檔大師輔助教學(xué)

文檔大師能在日常教學(xué)中發(fā)揮重要作用，為我們節(jié)省出更多的時(shí)間，從而提高工作效率。下面從幾個(gè)日常教學(xué)環(huán)節(jié)來(lái)簡(jiǎn)單談?wù)勊挠梅ā?/p>

1.利用文檔大師快速找到課件與試題等資料

很多老師已習(xí)慣了利用多媒體進(jìn)行教學(xué)，每天尋找并修改課件已是必不可少的工作。一些有經(jīng)驗(yàn)的老教師會(huì)習(xí)慣地收集好一些優(yōu)秀的課件，待到給下一屆學(xué)生上課時(shí)再次使用。因此，第二次上同樣的課時(shí)就輕松得多，而且如果每上完一節(jié)課，做好課后反思，并把優(yōu)點(diǎn)與不足記錄在課件里，這樣第二次再上同樣的課效率就高了。如何利用文檔大師高效管理并收集教學(xué)資料呢？

首先是對(duì)文檔進(jìn)行分類，并創(chuàng)建好樹(shù)形目錄。以高中數(shù)學(xué)人教A課程為例，我利用文檔大師建好整個(gè)高中數(shù)學(xué)人教A的課程目錄，如圖2所示。

其次把文檔導(dǎo)入到相應(yīng)的目錄當(dāng)中，文檔大師導(dǎo)入文檔的方法主要有三種：①?gòu)腤indows中直接導(dǎo)入文件夾，這種方式主要是用于大批量導(dǎo)入，導(dǎo)入后自動(dòng)生成樹(shù)形目錄；②快捷鍵導(dǎo)入方式，先復(fù)制好要導(dǎo)入的文件或文件夾，然后同時(shí)按下“Ctrl+Shift+K”組合鍵即可；③從Windows中拖拽到文檔大師當(dāng)中。

最后就是坐享其成了，有了前面的準(zhǔn)備工作，再配合文檔大師的功能，我們要找一個(gè)課件或教案就輕而易舉了。文檔大師提供的文件夾的文件數(shù)量統(tǒng)計(jì)和文件內(nèi)容的快速預(yù)覽功能，使得我們查找文檔的效率大大提高。按以往的方法，我們找到文檔后，得逐個(gè)打開(kāi)文檔，看里面的內(nèi)容是否合適，單單打開(kāi)和關(guān)閉文檔就得花費(fèi)大量的時(shí)間。而文檔大師提供三種預(yù)覽方式，即文檔預(yù)覽、快速預(yù)覽和快照預(yù)覽。它的快速預(yù)覽功能，能夠讓我們像查看圖片一樣方便快捷地看文檔，而且支持DOC、PPT及PDF等常用的文檔格式。這里需要說(shuō)明的是，安裝OutsideX32控件是進(jìn)行文檔預(yù)覽的必備條件。

2.利用文檔大師快速收集網(wǎng)頁(yè)文檔

文檔大師還有一個(gè)很實(shí)用的功能，就是能直接把網(wǎng)頁(yè)文檔轉(zhuǎn)化成DOC文檔，這個(gè)功能相信也是老師們十分需要的。

以筆者發(fā)表在網(wǎng)易教育頻道的一篇文章《2014年高考文科數(shù)學(xué)復(fù)習(xí)建議》為例，首先打開(kāi)網(wǎng)頁(yè)，并復(fù)制好想要文章的正文。然后，打開(kāi)文檔大師，此時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)，軟件界面中有一個(gè)浮動(dòng)的名叫“針式”的小圖標(biāo)，這個(gè)小圖標(biāo)可拖動(dòng)并會(huì)一直在電腦的前端顯示，把鼠標(biāo)移到圖標(biāo)上右擊，便會(huì)彈出一個(gè)保存設(shè)置窗口，如果之前沒(méi)有復(fù)制任何內(nèi)容，則會(huì)提示你先復(fù)制文檔內(nèi)容，如圖3所示。在彈出的窗口中可設(shè)置標(biāo)題和保存方式，還可進(jìn)行文字是否置為黑字、是否去除網(wǎng)頁(yè)鏈接和是否立即打開(kāi)編輯等操作。

這里存為默認(rèn)文檔即可，此時(shí)目錄中會(huì)多出一個(gè)DOC文檔，打開(kāi)后會(huì)發(fā)現(xiàn)文檔中的文字排得整整齊齊，一點(diǎn)都不用修改就可以用了，非常方便。

3.利用文檔大師來(lái)學(xué)習(xí)知識(shí)

文檔大師還有另一項(xiàng)功能，就是能夠輔助我們學(xué)習(xí)。例如，如果想閱讀一本書(shū)，并盡量記住書(shū)中的內(nèi)容，我們就可以借助文檔大師了。

文檔提供了最近閱讀日期、進(jìn)度、閱讀次數(shù)和遺忘提醒等功能，并把閱讀的文檔歸入相應(yīng)的目錄內(nèi)，如圖4所示。

老師們可以清晰地看到自己的學(xué)習(xí)情況，以及安排是否合理。當(dāng)然，如果自己不想學(xué)，這些數(shù)據(jù)是沒(méi)有任何作用的。

除了上述介紹的幾項(xiàng)功能外，文檔大師還有很多實(shí)用的功能，如在查找文檔時(shí)按標(biāo)題搜索比Everything還快，并支持邊輸入邊搜索，支持用空格分隔像“文件 管理 資料”來(lái)查找同時(shí)具有這三個(gè)關(guān)鍵詞的文檔等。這些實(shí)用功能還有待大家去學(xué)習(xí)。

總的來(lái)說(shuō)，文檔大師不愧是老師們?nèi)粘＝虒W(xué)的得力助手，如果能利用好它，相信老師們的工作會(huì)一年比一年輕松。