檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析

王雪

[摘 要]檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人過去和現(xiàn)在從事各種活動(dòng)通過不同形式記錄下來。檔案管理建設(shè)是時(shí)代進(jìn)步的產(chǎn)物，是符合時(shí)代發(fā)展需求的。采取檔案管理原理管理檔案是符合時(shí)代發(fā)展和歷史變革的，對(duì)社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)有著重要的意義和存在的價(jià)值。

[關(guān)鍵詞]檔案管理原理；系統(tǒng)管理；現(xiàn)代化應(yīng)用和分析

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人過去和現(xiàn)在從事各種活動(dòng)通過不同形式記錄下來。檔案具有參考作用和憑證作用，用文字、圖表、聲像等手段記載了過去和現(xiàn)在的發(fā)展經(jīng)歷。為了維護(hù)檔案的完整和安全，采取檔案管理原理管理檔案是符合時(shí)代發(fā)展和歷史變革的。

1.檔案管理原理

檔案的存放和分類是很重要的，所以說管理檔案的工作人員是需要工作責(zé)任心、細(xì)心、沉著冷靜等這些基本素質(zhì)的，當(dāng)然擁有較高工作責(zé)任心是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要時(shí)刻提醒自己不能玩忽職守，需要重視工作。檔案管理工作可以運(yùn)用檔案管理原則進(jìn)行指導(dǎo)和開展。以下就通過各要點(diǎn)重點(diǎn)介紹檔案管理原理：

1.1標(biāo)準(zhǔn)化

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)原則把檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化原理分為三種：基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)。所謂的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)就是憑借在基本、具有大眾指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)下去進(jìn)行檔案管理。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)指的是通過多種先進(jìn)技術(shù)手段比如網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)等進(jìn)行檔案管理。管理標(biāo)準(zhǔn)指的是在不越界、不違法的基礎(chǔ)上，安全有效的進(jìn)行檔案管理。

1.2統(tǒng)一化

檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的都是為了保護(hù)好檔案，只有按類型、按一定的順序、按規(guī)定的安排統(tǒng)一進(jìn)行梳理和管理，才能讓檔案管理工作具有規(guī)范性和合理性。檔案管理統(tǒng)一化原理分為以下三點(diǎn)：（1）實(shí)行統(tǒng)一的管理規(guī)范，使檔案管理具備規(guī)范性和合理性的特點(diǎn)。（2）不同分工的人員都應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一管理，不能特殊對(duì)待，要公平的進(jìn)行統(tǒng)一管理。（3）新舊交替是理所應(yīng)當(dāng)?shù)?，舊的東西注定要被新的事物所替代，進(jìn)行新舊更替。

1.3簡(jiǎn)潔化

瑣碎的東西多了就會(huì)讓簡(jiǎn)單的事情變得復(fù)雜，只有在不影響基本檔案管理的情況下，合理地將檔案管理的數(shù)目和類型進(jìn)行減少，這將大大減輕管理人員的工作壓力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在復(fù)雜、繁瑣中尋找捷徑，減少了重復(fù)、多余的環(huán)節(jié)便可將檔案管理向著簡(jiǎn)潔、明了、高效的趨勢(shì)發(fā)展。

1.4通用化

為了不讓繁瑣的系統(tǒng)制約工作人員，最好是用一種通用的技術(shù)手段去進(jìn)行檔案整理、檔案標(biāo)引、檔案保護(hù)等，從而有效的去進(jìn)行檔案管理。一切按照秩序開展，通用技術(shù)手段便可使檔案管理更加有序的進(jìn)行。

1.5最優(yōu)化

如今隨著科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，“優(yōu)化”這個(gè)詞逐步深入人心。實(shí)現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化，要在檔案管理人員個(gè)人技術(shù)過關(guān)、更新的基礎(chǔ)上，才能穩(wěn)步開展。檔案管理人員不僅要有較高的責(zé)任心和吃苦耐勞的精神，還要有敢于創(chuàng)新、不斷超越自我的良好品格，這樣才能充分為檔案管理工作發(fā)揮其優(yōu)越性。

2.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析

在經(jīng)濟(jì)全球化和文化全球化的大環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)全球化的趨勢(shì)也越發(fā)明顯。網(wǎng)絡(luò)作為一種主要的交際工具，高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)讓網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在全球范圍內(nèi)迅速傳播。通過現(xiàn)代化的管理模式，不僅能讓繁瑣的人工手段變得簡(jiǎn)潔明了并具有安全性，又可以讓先進(jìn)的信息技術(shù)在其間得以發(fā)展，從而提高管理人員個(gè)人的管理素養(yǎng)和技術(shù)手段。檔案管理智能化的開展，讓枯燥的管理環(huán)境變得生動(dòng)，現(xiàn)代化的管理手段可以讓檔案管理更加安全、更加便捷，讓管理任務(wù)變得輕松而又規(guī)范。

2.1系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理可以讓雜亂無章的東西歸總并且有序，局部的管理僅僅代表的是片面，整體的規(guī)范管理才是較系統(tǒng)的管理思路。標(biāo)準(zhǔn)化是系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)，統(tǒng)一化是系統(tǒng)管理的規(guī)范，簡(jiǎn)潔化是系統(tǒng)管理的要求，通用化是系統(tǒng)管理的目的，最優(yōu)化是系統(tǒng)管理的催化劑。每一項(xiàng)都是檔案管理不可缺少的部分，如果缺少了標(biāo)準(zhǔn)化，根基不在何以繼續(xù)開展工程；如果少了統(tǒng)一化，沒有了標(biāo)榜，就沒有了秩序；如果沒有了簡(jiǎn)潔化，繁瑣的雜事便能讓管理工作滯步不前，沒有效率可言；如果沒有通用化，管理工作就不能有序的進(jìn)行；如果沒有最優(yōu)化，（就）不能與時(shí)代接軌，便是與新理念脫節(jié)，不能做到全面、高效的發(fā)展。所以說想要系統(tǒng)管理得到優(yōu)化和快速的開展，五項(xiàng)原則缺一不可，只有互補(bǔ)發(fā)展，才能使系統(tǒng)管理更加全面、安全、可靠的進(jìn)行。

2.2合理組合

任何大事物都是從每個(gè)小事物發(fā)展而來的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰當(dāng)?shù)陌才胚M(jìn)行組合，從而能夠?qū)⒋笫挛镒龊貌⑶覂?yōu)化。當(dāng)然檔案管理也是一樣，將細(xì)小的事物按照標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、簡(jiǎn)潔化、通用化、最優(yōu)化原理進(jìn)行合理組合，便可讓檔案管理的效率和規(guī)范得到更大的提高。

2.3反饋整理

只有不斷的反饋和整理，才能推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷肯定和改善管理工作中的優(yōu)點(diǎn)和問題，結(jié)合檔案管理工作所帶來的社會(huì)效益和國(guó)家效益，全面進(jìn)行反饋總結(jié)。通過檔案管理的效應(yīng)好壞，相應(yīng)的更改和完善管理系統(tǒng)，這對(duì)檔案管理的發(fā)展有著舉足輕重的作用。學(xué)會(huì)不斷的反饋整理，則有利于檔案管理的改進(jìn)與完善。

3.結(jié)束語

檔案管理原理在當(dāng)代檔案管理的應(yīng)用中起到理論指導(dǎo)作用。檔案管理建設(shè)是時(shí)代進(jìn)步的產(chǎn)物，是符合時(shí)代發(fā)展需求的。充分利用檔案管理原理五項(xiàng)基本原則來規(guī)范促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。檔案具有參考作用和憑證作用，用文字、圖表、聲像等手段記載了過去和現(xiàn)在的發(fā)展經(jīng)歷。

參考文獻(xiàn)：

[1]張長(zhǎng)河.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析[J].蘭臺(tái)世界，2013，（20）：53-54

[2]楊茗焱.價(jià)值工程原理在檔案管理中的運(yùn)用[J].價(jià)值工程，2012，31（20）：18-19