文/遼河石油勘探局興隆臺工程技術(shù)處 李曉晨

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關(guān)于企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的探析

文/遼河石油勘探局興隆臺工程技術(shù)處 李曉晨

【摘要】在信息化、網(wǎng)絡(luò)化不斷普及的當(dāng)下，加速檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展任務(wù)迫切，企業(yè)人事檔案管理工作必須形成新的管理模式，從而適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展需求。本文通過企業(yè)人事檔案管理建設(shè)中出現(xiàn)的問題，提出了幾點參考意見，旨在為人事檔案管理工作者提供參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案管理；現(xiàn)代化

在信息與技術(shù)在社會發(fā)展中的作用與日俱增的影響下，人事檔案管理內(nèi)涵也有了新的延伸。過去傳統(tǒng)方式的人事檔案管理已經(jīng)發(fā)生改變，人事檔案資源需要借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，將網(wǎng)絡(luò)信息和人事檔案管理技術(shù)有機地進(jìn)行結(jié)合，同時讓企業(yè)管理者認(rèn)識到人事檔案的價值，減少人事檔案工作中出現(xiàn)的各類問題，使工作更好地開展。

一、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題

（一）人事檔案跟蹤進(jìn)度慢。受到員工變動頻繁、人事檔案工作者消極怠工、手工拆裝檔案繁瑣等因素的影響，企業(yè)人事部門普遍不注意及時補充和更新人事資料，缺乏信息的時效性與連貫性，造成人事檔案脫檔的情況發(fā)生，導(dǎo)致所保管的檔案材料多為“過去式”，僅能反映當(dāng)事員工基本信息，不能為企業(yè)提供所需資料，大大降低了人事檔案存在的價值。

（二）人事檔案信息不夠完善。信息化時代到來后，人才成為企業(yè)發(fā)展的必要組成部分，很多企業(yè)人事檔案僅僅能體現(xiàn)員工最基本信息，不能突出企業(yè)中不可或缺的管理和技術(shù)方面的能手的能力、性格、特長等方面的內(nèi)容，導(dǎo)致不能為管理者提供選拔聘用員工所需的元素，使人事檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有作用。

（三）檔案管理方式依然落后。信息技術(shù)取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)留存方式發(fā)展到以現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息為核心技術(shù)，改變了各領(lǐng)域的工作方式，為企業(yè)提供了人力資源利用保障。但是部分企業(yè)的人事檔案管理部門仍然存在用手工對檔案資料進(jìn)行機械性的拆裝，管理手段較為落后，企業(yè)管理者缺乏基本的管理方式。在淡薄的人事檔案意識影響下，檔案管理缺乏必要的規(guī)范。

（四）檔案管理工作者素質(zhì)薄弱。長久以來，我國企業(yè)管理者往往注重經(jīng)濟價值，而對于經(jīng)濟價值較低的工作較為忽視，檔案人員結(jié)構(gòu)層老化現(xiàn)象嚴(yán)重，加之企業(yè)很少為各部門配備專職檔案人員，甚至沒有對他們進(jìn)行過專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)。老技術(shù)管理新系統(tǒng)，人事檔案意識也相對薄弱，在企業(yè)員工新老交替的情況下，檔案工作量日益繁重，兼職檔案人員還要從事除人事檔案工作以外管理者交代的任務(wù)指標(biāo)，使其工作效率顯著降低，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展。

二、企業(yè)實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的若干建議

（一）加強人事檔案的保密管理。人事檔案現(xiàn)代化管理過程中，要認(rèn)真研究人事檔案信息化管理的相關(guān)政策，建立健全人事檔案信息化的管理機制，嚴(yán)格界定人事資源和信息資料的密級標(biāo)準(zhǔn)，對計算機的加密功能要正確操作。比如有些企業(yè)在人事檔案過程管理上存在麻痹思想，輕易告知他人賬號和密碼進(jìn)入數(shù)據(jù)庫查閱資料，出現(xiàn)電子文檔丟失、泄密等情況，給信息化管理帶來了安全隱患。因此，在工作中，人事檔案管理者應(yīng)該時刻保持清醒的頭腦，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)保密條例，準(zhǔn)確采用信息化手段進(jìn)行管理。

（二）加大人事檔案管理信息化建設(shè)投資。企業(yè)若想實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，需要不斷發(fā)掘人才和更新設(shè)備和技術(shù)。因此企業(yè)應(yīng)為檔案部門建設(shè)辦公室和檔案室，配備計算機等基礎(chǔ)軟件設(shè)施，根據(jù)企業(yè)實際經(jīng)營管理情況，為保持電子設(shè)施更新的及時性和延續(xù)性增加投資，這樣才能加快企業(yè)實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。

（三）提高人事檔案信息化相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)。如何實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化與信息化，應(yīng)當(dāng)是每個檔案工作者在工作中思考的問題，這不僅僅取決于他們自身的思想覺悟、工作態(tài)度和本身所具備的業(yè)務(wù)水平，還要看企業(yè)對檔案人才的培養(yǎng)力度。在信息化的當(dāng)下，沒有企業(yè)管理者的領(lǐng)導(dǎo)，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案培訓(xùn)，檔案工作者無法適應(yīng)新時期的企業(yè)人事檔案管理工作。因此企業(yè)應(yīng)重視優(yōu)化檔案人才的知識結(jié)構(gòu)，適時對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平。

三、結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的21世紀(jì)，人事檔案的管理已經(jīng)不再單純屬于保管檔案資料的范疇，它是企業(yè)的人力資源信息中心。企業(yè)應(yīng)當(dāng)全面推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，從封閉性管理向開放性管理轉(zhuǎn)變，不斷提升企業(yè)人事檔案管理水平，提高服務(wù)效率，搭建出符合企業(yè)自身發(fā)展需要的人事檔案信息平臺。

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