文/北京市地質(zhì)研究所　鐘智瓊

論地質(zhì)科技檔案工作者職業(yè)素質(zhì)

文/北京市地質(zhì)研究所鐘智瓊

【摘要】本文通過分析當(dāng)前地質(zhì)科技檔案人員管理的現(xiàn)狀及存在的問題，從協(xié)調(diào)能力、服務(wù)意識、法律意識、技術(shù)素質(zhì)、學(xué)習(xí)能力五方面展開論述，詳細(xì)介紹信息化時代地質(zhì)科技檔案工作者的職業(yè)素質(zhì)要求。

【關(guān)鍵詞】地質(zhì)科技檔案；職業(yè)素質(zhì)；檔案管理

科技檔案管理工作是地質(zhì)事業(yè)的重要組成部分，是一項基礎(chǔ)工作。地質(zhì)檔案管理承擔(dān)著服務(wù)、記錄和再創(chuàng)造等重要功能，隨著科學(xué)技術(shù)以及信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，檔案工作實踐中層出不窮的新事物、新問題強(qiáng)烈地呼喚著檔案工作者的綜合素質(zhì)不斷提高。地質(zhì)科技檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。目前，一些地質(zhì)檔案工作者自身的知識、技術(shù)水平，綜合素質(zhì)已經(jīng)不能勝任現(xiàn)代地質(zhì)科技檔案的管理。管理者應(yīng)認(rèn)識到問題所在，并認(rèn)識到提升檔案工作者職業(yè)素質(zhì)的重要性。

一、當(dāng)前地質(zhì)科技檔案人員管理中存在的問題

長久以來，科研單位的技術(shù)人員，甚至部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作普遍存在認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理無足輕重，檔案管理人員都是不懂技術(shù)的低學(xué)歷低素質(zhì)人員，甚至在資料匯交過程中對其工作抱有輕視對立的態(tài)度。這造成優(yōu)秀人才不愿從事檔案事業(yè)，檔案工作隊伍缺乏既懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉技術(shù)的全面手，大多數(shù)人員知識結(jié)構(gòu)比較單一，意識還停留在傳統(tǒng)觀念上，缺乏創(chuàng)新精神，技術(shù)知識層面上還不具備檔案現(xiàn)代化管理素質(zhì)。管理人員認(rèn)為只要能維持現(xiàn)狀，不出大的問題即可，檔案信息發(fā)布渠道越窄越好，工作越少越好，平均主義、吃大鍋飯的思想大量存在，這造成檔案行業(yè)優(yōu)秀人才引不進(jìn)來和檔案人員不思進(jìn)取的因素。

二、地質(zhì)檔案工作者的協(xié)調(diào)管理能力和主動服務(wù)意識要求

地勘單位地質(zhì)檔案人員配備通常只有一兩人，業(yè)務(wù)范圍涉及資料匯交、地質(zhì)檔案實物借閱歸還、庫房管理、地質(zhì)檔案涉密數(shù)據(jù)發(fā)送等。工作任務(wù)交叉繁雜，服務(wù)對象除相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員外，還要面對上級檔案部門、同級單位和顧客單位的業(yè)務(wù)交流。為了做好檔案工作，檔案管理人員必須具有一定的管理協(xié)調(diào)能力，通過交流，使他們盡快了解別人的先進(jìn)經(jīng)驗，及時查找自己的不足。在實際工作中，檔案工作者的協(xié)調(diào)能力與檔案的齊全完整度正相關(guān)。如何才能得到各方面的支持順利開展工作，減少摩擦，除了靠有關(guān)規(guī)章制度，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮。

地質(zhì)檔案管理本質(zhì)上是一項服務(wù)工作，管理員應(yīng)具有良好的政治水平和思想政治素質(zhì)，較強(qiáng)的服務(wù)意識。以往，地質(zhì)檔案管理極為被動，將工作定位于實體保管為主。隨著地勘單位市場經(jīng)濟(jì)的繁榮，項目呈現(xiàn)爆炸式的增長，按照傳統(tǒng)的管理辦法效率低下，必然不能滿足技術(shù)創(chuàng)新要求。檔案工作者應(yīng)樹立超前服務(wù)、主動服務(wù)意識，發(fā)揮自己的聰明才智，運用現(xiàn)代化辦公手段提高工作效率，深入社會調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。

三、地質(zhì)檔案工作者的法律、法規(guī)和保密意識要求

地質(zhì)科技檔案部分涉及國家機(jī)密，部分涉及單位經(jīng)濟(jì)秘密，應(yīng)將檔案工作者的法律保密意識優(yōu)先于所有工作要求之上。地質(zhì)檔案工作者除了要學(xué)習(xí)和遵守《檔案法》《保密法》等通用檔案相關(guān)法律，針對地質(zhì)科技檔案的保密工作，還需學(xué)習(xí)國務(wù)院、國土資源部和北京市政府下發(fā)的有關(guān)法規(guī)文件，如《地質(zhì)資料管理條例》《國土資源管理工作國家秘密范圍的規(guī)定》《涉密地質(zhì)資料管理細(xì)則》等。保密意識在地質(zhì)科技檔案管理上需要再三強(qiáng)調(diào)的。地質(zhì)科技檔案工作者需嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，對于保密檔案妥善保管，絕密檔案單獨保管。嚴(yán)格執(zhí)行檔案接收、借閱、鑒定和銷毀制度，認(rèn)真履行登記、審批手續(xù)。定期進(jìn)行保密檔案、資料和物品的清查工作。

四、地質(zhì)科技檔案工作者的技術(shù)素質(zhì)要求

地質(zhì)科技檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，作為地質(zhì)檔案工作者，應(yīng)掌握檔案管理專業(yè)知識和工作技能技巧，具有一定的知識面和地質(zhì)專業(yè)學(xué)科知識，了解分管檔案所涉及的內(nèi)容，可準(zhǔn)確分類編寫檔案，能合理地綜合使用開發(fā)檔案，掌握計算機(jī)基礎(chǔ)知識，具有辦公軟件、數(shù)據(jù)庫和多媒體應(yīng)用等操作應(yīng)用能力，掌握檔案網(wǎng)絡(luò)化和信息化知識。

（一）具備檔案信息化管理的素質(zhì)。信息時代的科技檔案管理工作從收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編目、編研利用等環(huán)節(jié)提出了更嚴(yán)格、更規(guī)范化管標(biāo)準(zhǔn)、更高的要求。檔案工作者需掌握計算機(jī)基礎(chǔ)知識，具有辦公軟件、數(shù)據(jù)庫和多媒體應(yīng)用等操作應(yīng)用能力，掌握檔案網(wǎng)絡(luò)化和信息化知識，在工作中有運用光學(xué)掃描復(fù)制、文字圖像壓縮、計算機(jī)智能檢索、通信網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)程信息傳輸?shù)燃夹g(shù)的能力。

（二）了解分管檔案項目實施的細(xì)節(jié)。隨著地勘行業(yè)的不斷深化，各種項目不斷增加，以作者所在單位2014年為例，全年匯交項目47個，種類涉及地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查、遙感調(diào)查與解譯、地質(zhì)災(zāi)害危險性評估與勘查、地質(zhì)災(zāi)害治理設(shè)計、壓覆礦產(chǎn)資源評估五類。在項目實施過程中除了最終的成果資料外，還會形成各類中間文件，按類型可分為：1.質(zhì)量記錄。例如項目投標(biāo)文件、政府批函、合同、立項申請、三級審核記錄、野外驗收記錄、項目分階段的評審意見等。質(zhì)量記錄能夠全面記錄項目實施情況，對項目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、新項目的準(zhǔn)備等工作都具有重要的利用意義和參考價值，對地勘單位的實際生產(chǎn)活動有著重要的意義。2.原始資料。如野外記錄簿、野外記錄表、地球物理探測記錄、鉆孔記錄、探槽編錄表、土工試驗結(jié)果等。然而，因為項目組成員存在認(rèn)識上的誤區(qū)，往往把資料匯交當(dāng)做不得不完成的任務(wù)而非對自身工作的總結(jié)，在資料匯交過程中普遍存在敷衍的情況。地質(zhì)檔案人員如只是被動的等待，必然會出現(xiàn)資料漏交情況。只有檔案工作者主動了解項目實施的過程才能有效開展資料匯交工作。因此，地質(zhì)檔案工作者應(yīng)在項目實施的各關(guān)鍵節(jié)點，如原始資料評審會、項目各階段評審會等，全程跟蹤項目進(jìn)展，根據(jù)項目實施具體情況，為項目各個階段與環(huán)節(jié)直接提供所需檔案，并能及時收集整理所產(chǎn)生的檔案資料。

（三）掌握各類主流軟件用法和信息收集、推送技術(shù)。地質(zhì)檔案涉及業(yè)務(wù)廣泛，地質(zhì)檔案管理人員在工作中需要掌握和利用各類主流專業(yè)軟件的使用方法。用于地質(zhì)資料匯交的常見軟件有：地質(zhì)資料歸檔匯交信息系統(tǒng)EDMAKER2014、全國地質(zhì)資料監(jiān)管平臺2.0；用于測繪制圖和遙感影像解譯的主流軟件有：MapGis、AutoCAD、ArcGis、Envi等；對于后一類專業(yè)軟件，地質(zhì)檔案人員雖然無生產(chǎn)要求，因為本職工作涉及項目匯交質(zhì)量檢查和涉密資料借閱，數(shù)據(jù)讀取和數(shù)據(jù)裁剪操作成為基本的技能要求。

互聯(lián)網(wǎng)資料收集也是現(xiàn)代地質(zhì)檔案工作者的技能要求重要部分。目前國內(nèi)較重要的地質(zhì)資料收集平臺有：如全國地質(zhì)資料信息網(wǎng)，地質(zhì)檔案人員可預(yù)先查找工作區(qū)資料和借閱要求，并為前去收集資料的人員提供技術(shù)指導(dǎo)；中國地質(zhì)圖書館文獻(xiàn)資源遠(yuǎn)程訪問門戶為地質(zhì)專業(yè)論文和各類技術(shù)規(guī)范的收集提供了一個集中窗口；中國地質(zhì)調(diào)查局網(wǎng)站等網(wǎng)站是地調(diào)項目承擔(dān)單位了解全國地學(xué)動態(tài)和技術(shù)要求的重要渠道。

此外，作為現(xiàn)代檔案管理人員，還需掌握常見的信息推送技術(shù)，如辦公網(wǎng)信息發(fā)布、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)論壇等。

五、地質(zhì)檔案工作者的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力要求

地質(zhì)檔案工作者觀念的更新、認(rèn)識的改變、管理模式的改進(jìn)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)與技術(shù)技能的提高是地質(zhì)科技檔案現(xiàn)代化管理的重要保證。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入終身學(xué)習(xí)的時代，隨著信息技術(shù)的日益發(fā)展和普遍應(yīng)用，要求科技檔案管理人員不斷拓展知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。在實際工作中，既要熟悉檔案現(xiàn)代化管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，又要熟練掌握計算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化管理等手段，以便了解國內(nèi)外檔案發(fā)展趨勢。檔案工作者必須摒棄以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究共性的、規(guī)律性的新問題，提出創(chuàng)新的對策和辦法。

六、總結(jié)

綜上所述，地質(zhì)檔案管理的要求越來越專業(yè)，地質(zhì)檔案工作者必須是懂檔案知識、管理知識、地質(zhì)專業(yè)知識的復(fù)合人才，一個合格的檔案管理人員必須不斷提高整體素質(zhì)，才能適應(yīng)和實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化需要。

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