文/鄖陽師范高等?？茖W?！↓R鑫

論檔案管理網(wǎng)絡化及其保護對策

文/鄖陽師范高等?？茖W校齊鑫

【摘要】隨著網(wǎng)絡技術和信息技術的快速發(fā)展，檔案管理緊跟時代步伐，充分運用網(wǎng)絡信息管理技術努力實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化。網(wǎng)絡化在改革和創(chuàng)新檔案管理方式的同時不可避免的帶來了一些問題。本文在簡要闡釋檔案管理網(wǎng)絡化概念基礎上，指出了當前檔案管理網(wǎng)絡化中存在的突出問題，重點探討了檔案管理網(wǎng)絡化及其保護措施。

【關鍵詞】檔案管理；網(wǎng)絡化；保護

網(wǎng)絡信息化進程下，計算機技術和網(wǎng)絡技術被廣泛應用于各個領域。這對于檔案管理工作同樣也不例外。通過綜合運用先進的網(wǎng)絡技術和現(xiàn)代管理方法，實現(xiàn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。當前，如何發(fā)揮網(wǎng)絡信息管理新技術在檔案存儲，檔案查詢以及檔案管理和保護等方面的重要作用，已成為各個行業(yè)所共同關注的課題。為此，文章將主要圍繞檔案管理網(wǎng)絡化及其保護對策展開討論。

一、檔案管理網(wǎng)絡化概述

檔案管理網(wǎng)絡化，可以理解為依據(jù)檔案管理的原則，為實現(xiàn)檔案管理的目標，最大程度地使用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術、先進設備，實現(xiàn)檔案業(yè)務與網(wǎng)絡技術之間的有機動態(tài)設計，保證檔案資料可以實現(xiàn)長期保存，以滿足社會發(fā)展的需要。

實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化是實現(xiàn)檔案系統(tǒng)由傳統(tǒng)的館藏建設向未來的數(shù)字檔案建設發(fā)展的必然要求，也是檔案資源開發(fā)和利用的需要。通過實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化主要可以實現(xiàn)對檔案資料的長期保存，便利查詢，合理利用和保護等。但是，檔案管理網(wǎng)絡化在提升檔案管理工作效率的同時，也帶來了一定的安全隱患。例如，一些檔案管理人員欠缺扎實的硬件維護和操作能力，造成數(shù)據(jù)丟失或損壞以及設備損壞等；操作系統(tǒng)長久不升級，存在安全漏洞，防火墻技術落后等問題，容易被黑客等入侵并利用，從而造成檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，甚至檔案數(shù)據(jù)的損壞或丟失；缺乏檔案網(wǎng)絡安全管理意識等。

二、檔案管理網(wǎng)絡化的保護對策

（一）實現(xiàn)檔案館藏數(shù)字化。在對檔案資料進行分類整理基礎上，通過資料分類數(shù)字化建立檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫應以實現(xiàn)檔案化自動化管理，便于檢索和備份為目的，實現(xiàn)信息庫、全文庫與實物存放位置的相關聯(lián)的加強檔案信息化建設，提升網(wǎng)絡分發(fā)服務能力。通過實現(xiàn)檔案館藏數(shù)字化，可以更加快捷的檢索檔案信息，查閱檔案詳細資料，確定檔案的存放位置，同時運用現(xiàn)代先進技術可以實現(xiàn)對檔案的更好開發(fā)和利用，發(fā)揮檔案應用的社會效益。這不僅有助于保護檔案原件，為社會提供便捷的數(shù)字化成果和服務，更能夠有效地避免因突發(fā)事件而導致的檔案損壞。

（二）加快檔案管理軟件開發(fā)。運用現(xiàn)代計算機技術，根據(jù)檔案服務需求，開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)掃描文件、目錄數(shù)據(jù)庫與館藏檔案全文的對接與關聯(lián)。以檔案紙質資料為目錄數(shù)據(jù)庫的依據(jù)，通過掃描技術存儲為單個或多個圖像文件，并按照一定的規(guī)則對圖像文件進行命名，保持文件名與目錄文件名之間的對應，同時保證檔號與目錄數(shù)據(jù)庫文件檔號的一致性和唯一性。通過具備完善功能的檔案管理軟件，實現(xiàn)對檔案資料的高效管理和利用，為進行相關檔案數(shù)據(jù)的批量檢索創(chuàng)造條件。

（三）加強檔案管理的網(wǎng)絡安全保護。網(wǎng)絡安全問題是關系檔案信息安全的重要問題。為實現(xiàn)對檔案資料的充分保護，除從計算機硬件維護，檔案室電源及環(huán)境維護等外，還應當從檔案管理人員安全意識、網(wǎng)絡信息預警機制、安全設施建設以及檔案資料備份與恢復等方面入手：

其一，提升檔案管理人員的安全意識。針對檔案管理人員開展檔案管理網(wǎng)絡化專題培訓，培訓內容除檔案網(wǎng)絡化管理的基本內容外，應涉及檔案管理網(wǎng)絡化的安全防護問題，使工作人員通過參與培訓了解安全隱患的巨大危害，增強信息安全意識。在定期組織召開的會議上強調信息安全意識的重要性，有條件的可以印制和發(fā)布網(wǎng)絡安全宣傳手冊使員工人手一本，最大限度的增強廣大員工的網(wǎng)絡安全意識，并鼓勵檔案管理部門的管理人員定時參加各類計算機網(wǎng)絡安全培訓課程等。

其二，加強安全設施建設和維護。加大在檔案管理網(wǎng)絡化安全設施方面的資金投入，從操作系統(tǒng)、防火墻、計算機硬設備選取、安裝等各個環(huán)節(jié)嚴格把控，同時設置訪問受控，確保重要的檔案信息的可靠性、完整性和保密性，避免一些不法份子通過非法訪問竊取或毀壞檔案資料。同時，要強化檔案網(wǎng)絡化管理中心機房計算機管理工作。此外，做到單位內網(wǎng)與外網(wǎng)物理隔離，配備防火墻等安全設備，部署趨勢防病毒軟件，周期性地開展網(wǎng)絡硬件和軟件的維護工作。

其三，建立網(wǎng)絡信息預警機制。做好針對網(wǎng)絡信息的定期檢查工作，充分保證檔案管理工作符合規(guī)范，應急管理措施符合實際，保證檔案機房的安全性和可靠性。同時，要對網(wǎng)絡等級保護制度和網(wǎng)絡信息系統(tǒng)保密制度等進行周期性的測試和檢查，確保各個環(huán)節(jié)不存在安全隱患，對發(fā)現(xiàn)安全隱患的應及時及時應急措施，最大可能的確保網(wǎng)絡與信息的安全。

三、結語

我國各行各業(yè)檔案管理網(wǎng)絡化尚處于起步階段，必然會遇到一些問題。因此，要明確造成檔案管理網(wǎng)絡化存在安全問題的深層原因，從而采取對應的解決策略，才能實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化水平的提升。為此，必須從計算機技術，硬件設備、檔案管理人員素質以及網(wǎng)絡安全防護等方面入手，才能將檔案管理網(wǎng)絡化工作和保護工作做好。

參考文獻：

[1]薛松.企業(yè)檔案網(wǎng)絡化管理層次的構建與優(yōu)化分析[J].經(jīng)營管理者, 2014,01:293.

[2]田闊.淺談信息時代人事檔案網(wǎng)絡化建設與管理策略[J].黑龍江檔案,2013,06:87.

[3]李明玉,周耀林.檔案網(wǎng)絡化社會服務探微[J].湖北檔案,2014,03:14-16.