醫(yī)院紙質(zhì)檔案的數(shù)字化鑒選與加工

文/浙江省諸暨市人民醫(yī)院 徐葉黎；浙江省諸暨市職教中心 鐘秀梅

醫(yī)院紙質(zhì)檔案的數(shù)字化鑒選與加工

文/浙江省諸暨市人民醫(yī)院 徐葉黎；浙江省諸暨市職教中心 鐘秀梅

本文論述了醫(yī)院紙質(zhì)檔案的數(shù)字化鑒選與加工工作。包括明確數(shù)字化鑒選的原則；確定數(shù)字化鑒選的步驟。

醫(yī)院；紙質(zhì)檔案；數(shù)字化

醫(yī)院檔案是醫(yī)院開(kāi)展臨床工作和進(jìn)行科研活動(dòng)時(shí)形成的具有較高保存價(jià)值的材料，反映了醫(yī)院的醫(yī)療水平、科研狀況等，是評(píng)估醫(yī)院工作能力的重要依據(jù)。當(dāng)前，醫(yī)院室藏檔案基本上以紙質(zhì)為載體，且數(shù)量龐大。隨著社會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案的利用需求持續(xù)增長(zhǎng)，紙質(zhì)檔案在提供利用的過(guò)程中極易被磨損，檔案的安全性面臨嚴(yán)重威脅；加之傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式方法已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)階段的檔案利用需求，因此開(kāi)展醫(yī)院檔案數(shù)字化迫在眉睫。由于開(kāi)展檔案數(shù)字化工作需要投入大量的人力和物力，因此不加選擇地全部加以數(shù)字化是不現(xiàn)實(shí)的，也是不必要的。所以在開(kāi)展數(shù)字化工作之前，必須進(jìn)行檔案數(shù)字化鑒選，確定哪些檔案需要數(shù)字化、哪些不需要，以避免造成人力和物力的浪費(fèi)。檔案數(shù)字化鑒選是指基于優(yōu)化理念，根據(jù)利用需求和成本效益原則，對(duì)需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行甄選。開(kāi)展醫(yī)院檔案數(shù)字化鑒選，具有非常重要的意義。

一、明確數(shù)字化鑒選的原則

檔案數(shù)字化鑒選包含了檔案價(jià)值鑒選和開(kāi)放鑒選等內(nèi)容，是一種綜合性鑒選。其目的是經(jīng)過(guò)鑒選，將最需要最有價(jià)值的檔案以濃縮和精彩的狀態(tài)提供給利用者。這種鑒選，既能滿足今后網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用，又可以盡可能地減少檔案數(shù)字化工程的投入成本，加快速度，從而推動(dòng)和促進(jìn)檔案信息社會(huì)化的進(jìn)程。數(shù)字化鑒選應(yīng)根據(jù)各單位的實(shí)際情況，遵循“利用優(yōu)先、開(kāi)放共享、搶救保護(hù)、系統(tǒng)完整”原則，即利用需求大、利用頻率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化；非涉密、可公開(kāi)提供利用的檔案優(yōu)先數(shù)字化；生成時(shí)間久、破損程度大的檔案，尤其是收藏價(jià)值大于利用價(jià)值的珍貴檔案優(yōu)先數(shù)字化；數(shù)字化后的檔案要求系統(tǒng)、全面，保持原先的邏輯聯(lián)系。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)“四原則”準(zhǔn)確區(qū)分需掃描件與不需掃描件，作出明確的判斷，確保鑒選達(dá)到預(yù)期效果。

二、確定數(shù)字化鑒選的步驟

（一）周密調(diào)查，科學(xué)計(jì)劃。開(kāi)展醫(yī)院紙質(zhì)檔案數(shù)字化鑒定工作，需要制定科學(xué)的工作計(jì)劃，主要包括確定擬進(jìn)行數(shù)字化的檔案、調(diào)查擬進(jìn)行數(shù)字化鑒選檔案的基礎(chǔ)狀況、把握鑒定工作的重點(diǎn)等方面。一句話，關(guān)鍵在于鑒定檔案的價(jià)值，判定是否有必要予以數(shù)字化，確定是否列入優(yōu)先數(shù)字化的范疇。首先要做好室藏和利用情況的調(diào)查，對(duì)室藏重點(diǎn)和利用率高的檔案先行數(shù)字化，早日滿足大多數(shù)利用者的需求。其次可參考檔案價(jià)值直接鑒定方法，逐件、逐頁(yè)地審查檔案材料，從檔案的內(nèi)容、責(zé)任者、名稱(chēng)、完整程度、可靠程度等方面，全面分析檔案的價(jià)值，以保證檔案鑒選質(zhì)量，突出重點(diǎn)，分步優(yōu)先數(shù)字化。1.目錄摘要優(yōu)先。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的計(jì)量單位是頁(yè)，這就意味著掃描和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的工作量巨大，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。為加快數(shù)字化步伐，從利用和投入的角度來(lái)考慮，部份檔案可優(yōu)先對(duì)目錄和摘要進(jìn)行數(shù)字化。如：設(shè)備檔案數(shù)字化。筆者認(rèn)為，可以采用目錄數(shù)字化的形式，其中常用的重要設(shè)備再加上說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)數(shù)字化。若其中有中英文雙套說(shuō)明的，僅掃描中文說(shuō)明即可。又如基建檔案中的項(xiàng)目工程檔案，也可采用此方法，再加上數(shù)字化部分竣工資料原件的形式。一些綜合、匯編類(lèi)的已裝訂成冊(cè)的檔案，如不是特別重要也可以僅掃描封面、目錄。2.涉及民生優(yōu)先。無(wú)論是從提供利用還是檔案保護(hù)出發(fā)，需求永遠(yuǎn)是鑒選的重要指標(biāo)，利用率高、公眾需求大的檔案必須優(yōu)先考慮。從醫(yī)院角度講，凡與就診者、醫(yī)院職工利益直接相關(guān)的民生檔案，包括病歷資料、收費(fèi)憑證、醫(yī)保報(bào)銷(xiāo)單據(jù)等醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，機(jī)構(gòu)設(shè)置、職務(wù)任免、勞動(dòng)合同、工資福利、績(jī)效分配等人事檔案，都具有重要的原始性、憑證性，在解決民生問(wèn)題過(guò)程中，發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性作用，所以一般都具有較高的利用率，必須優(yōu)選數(shù)字化。尤其，住院病歷、計(jì)劃免疫檔案、計(jì)生檔案、職工人事檔案更是重中之中。3. 急用檔案優(yōu)先?！凹崩谜咚?，想利用者所想”，盡力為利用者提供快速便捷的服務(wù)是檔案工作者的天職。檔案數(shù)字化鑒選必須設(shè)身處地從利用者角度出發(fā)，把利用者的要求和想法放在首位，對(duì)于有迫切利用需求的檔案要優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。如數(shù)字化期間新引進(jìn)的設(shè)備，開(kāi)箱驗(yàn)收后相關(guān)材料即存檔，并將設(shè)備裝箱單、說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)等進(jìn)行數(shù)字化，方便技術(shù)人員利用，以充分發(fā)揮信息資源的作用。4.室藏特色優(yōu)先。部分形成時(shí)間早、存放時(shí)間長(zhǎng)，并且具有保存價(jià)值的的檔案，因易出現(xiàn)不同程度的老化、缺損、褪色、發(fā)黃等現(xiàn)象，必須優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，以保護(hù)原件，如反映醫(yī)院院史、辦院狀況、單位及職工所獲榮譽(yù)等等檔案。醫(yī)院在醫(yī)改過(guò)程中開(kāi)展新工作、新業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的檔案，如醫(yī)療糾紛檔案、司法鑒定檔案、對(duì)外交流檔案等區(qū)別于常規(guī)醫(yī)療檔案的一些特色檔案，都應(yīng)考慮優(yōu)先數(shù)字化?？傊t(yī)院檔案數(shù)字化鑒選工作切忌盲目隨意，事先一定要進(jìn)行摸底和調(diào)查，將那些既有必要又能取得實(shí)際利用效果的檔案進(jìn)行數(shù)字化，切實(shí)達(dá)到數(shù)字化目的。

（二）有效組織，精心準(zhǔn)備。開(kāi)展醫(yī)院紙質(zhì)檔案數(shù)字化鑒選工作，需要實(shí)行有效組織，包括制訂數(shù)字化鑒定細(xì)則、培訓(xùn)鑒定人員、建立嚴(yán)密的鑒定程序等。數(shù)字化鑒選細(xì)則具有很強(qiáng)的實(shí)際指導(dǎo)意義，既是一線工作人員開(kāi)展鑒定工作的依據(jù)，又是進(jìn)行復(fù)審和審批的依據(jù)。醫(yī)院紙質(zhì)檔案信息量大，類(lèi)別多，涵蓋文書(shū)、人事、財(cái)務(wù)、病案、設(shè)備、基建、科研、照片等各種內(nèi)容、各種文本，在制訂細(xì)則時(shí)應(yīng)綜合考慮，明確哪一類(lèi)別哪些檔案材料需要數(shù)字化，讓工作人員在鑒選時(shí)有案可循，做出準(zhǔn)確的判定。需要注意的是，鑒選細(xì)則的制訂不可能一蹴而成，可以先制訂出一個(gè)初步的鑒選細(xì)則，在實(shí)踐中試驗(yàn)一段時(shí)間后再不斷補(bǔ)充，逐步完善。對(duì)參與數(shù)字化鑒選的工作人員須進(jìn)行必要的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括對(duì)數(shù)字化鑒選概念的認(rèn)識(shí)、細(xì)則的理解、操作技巧的掌握等等，有條件的話可以去數(shù)字化工作開(kāi)展較早或正在開(kāi)展的兄弟單位實(shí)踐取經(jīng)，也可多請(qǐng)教相關(guān)專(zhuān)家和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)，豐富工作人員的理性認(rèn)識(shí)，積累鑒選經(jīng)驗(yàn)。

與檔案價(jià)值鑒定與開(kāi)放鑒定相同，數(shù)字化鑒選也需進(jìn)行復(fù)審和審批，以保證數(shù)字化鑒選的質(zhì)量，提高鑒選效率，把有限的經(jīng)費(fèi)和精力用在“刀口”上。復(fù)審無(wú)須像初次鑒選那樣逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，可采用案卷抽樣再重點(diǎn)抽查的復(fù)審方法，既節(jié)約人力、精力，又能把好鑒選質(zhì)量關(guān)。如抽查復(fù)審無(wú)整改意見(jiàn)，可報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)與院檔案鑒定小組審批后正式實(shí)施。

總之，檔案數(shù)字化鑒選的目的是通過(guò)鑒選將室藏中能滿足公眾普遍而長(zhǎng)久需求的最有價(jià)值的檔案挑選出來(lái)，以數(shù)字化形式快捷便利地提供給利用者。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，極盡可能減少檔案數(shù)字化的投入成本，不斷構(gòu)建檔案信息資源的共享平臺(tái)，滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息需求。針對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，基層檔案工作者要注意在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，努力解決和克服數(shù)字化工作中存在的問(wèn)題，穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，使室藏檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。