現(xiàn)代辦公室檔案信息資源的整合與信息化研究

文/吉林省第五地質(zhì)調(diào)查所 都蕾 樸瑛 姜麗麗

現(xiàn)代辦公室檔案信息資源的整合與信息化研究

文/吉林省第五地質(zhì)調(diào)查所 都蕾 樸瑛 姜麗麗

在信息化的時(shí)代大背景之下，辦公自動(dòng)化和檔案信息的信息化保存已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理的重要內(nèi)容。在探討現(xiàn)今檔案信息管理要求的基礎(chǔ)上，本文試圖分析現(xiàn)代辦公室檔案信息資源的整合與信息化的新思路。

檔案信息；信息資源；信息化

檔案信息作為重要的辦公室資料和管理資源，在現(xiàn)代管理之中占有了突出的比重和主要的地位。有別于以往的人力整理、手寫輸入和實(shí)體化保存，在信息化革命的大浪潮之中，檔案信息資源的管理也經(jīng)歷了整合和信息化的重要過程。

一、信息化檔案管理的優(yōu)勢

相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式，當(dāng)前的信息化檔案管理不再以紙質(zhì)文檔為記錄載體而使用計(jì)算機(jī)作為主要工具，不再是依靠人力紙筆輸入而改為鍵盤輸入，檔案管理也不再需要大量的空間存放檔案而可以使用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備，現(xiàn)代辦公室的檔案信息資源整合和管理邁入了一個(gè)新臺(tái)階。當(dāng)前的信息化檔案管理相比于傳統(tǒng)的模式來說有以下幾個(gè)優(yōu)勢：

（一）檔案整理便捷高效。對(duì)于檔案管理來說，檔案的分類和整理非常重要，這決定了傳統(tǒng)的檔案管理模式之中需要花費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行檔案的分析和歸類。而在計(jì)算機(jī)時(shí)代，這些簡單重復(fù)勞動(dòng)可以全部依靠計(jì)算機(jī)和軟件來實(shí)現(xiàn)。

只需要使用正確的檔案管理軟件進(jìn)行管理，并在初期投入部分人力進(jìn)行原始檔案的輸入，計(jì)算機(jī)可以正確識(shí)別并明確分類已有的檔案信息，并能夠以同樣的格式規(guī)范以后的檔案信息錄入。相比于傳統(tǒng)檔案管理之中需要在整個(gè)檔案管理期間進(jìn)行持續(xù)的信息錄入和重復(fù)性質(zhì)的檔案整理，計(jì)算機(jī)可以代替人力進(jìn)行大量的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省了大量的時(shí)間和精力。

（二）檔案使用利用方便。傳統(tǒng)的檔案信息的使用必須前往檔案室和資料室，翻閱存儲(chǔ)的大量的紙質(zhì)文件，這種檔案查閱的工作非常繁重，極大地影響了檔案信息的利用效率。而在實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化和計(jì)算機(jī)錄入之后，查閱資料只需要使用計(jì)算機(jī)聯(lián)入專門的電子檔案庫中進(jìn)行查閱，查閱資料和使用檔案不再受限于路程遠(yuǎn)近，而可以實(shí)現(xiàn)全國通用或是全球通用，方便了使用者也提升了檔案信息的使用效率。

同時(shí)，在將檔案信息電子化之后，檔案信息的查閱和查找不再依靠必須的紙質(zhì)文件進(jìn)行依次翻閱，而是可以使用包括搜索和查找等計(jì)算機(jī)功能進(jìn)行文檔的準(zhǔn)確查閱。使用關(guān)鍵詞查找或是目錄查找等功能，在使用檔案信息的過程之中可以在浩如煙海的檔案之中準(zhǔn)確查找到所需篇章、段落乃至字句和數(shù)字，這些便捷的工具極大地減少了利用檔案信息的過程之中查找資料的工作量，方便了使用者的同時(shí)也使檔案信息的價(jià)值通過更多的使用得以發(fā)揮，保證檔案信息不會(huì)成為檔案室里的死信息，而是可以對(duì)發(fā)展提供更多的參考。

二、信息化檔案管理的要求

在信息化時(shí)代的新浪潮之中，伴隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)明和廣泛使用帶來了多種多樣的新問題和新挑戰(zhàn)，也使已有的一些問題得以暴露，這些都是信息化時(shí)代所不可避免的。但是為了迎接這些挑戰(zhàn)、減少缺陷和弊端，一些措施和方法應(yīng)該得到使用。在辦公室檔案信息資源的電子化過程之中，以下措施可以有助于檔案信息的安全保存和完整保存。

（一）在電子化之后仍然保存紙質(zhì)檔案原件。檔案資源的電子化雖然從長遠(yuǎn)看是非常高效的步驟，但前期投入非常巨大。面臨著巨大的工作量，在輸入的過程之中檔案管理人員難免會(huì)有所疏漏，造成檔案資料的缺失和錯(cuò)漏。雖然可以通過重復(fù)的檢查減少人工所帶來的失誤，但若無檔案資料原件的保存，很多疏漏會(huì)難以發(fā)現(xiàn)最終釀成大錯(cuò)。同時(shí)在使用的過程之中，使用者一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息的可疑之處也可向檔案管理人員提出查閱原始檔案的申請(qǐng)，與紙質(zhì)文件對(duì)照確認(rèn)正誤。

（二）使用安全的計(jì)算機(jī)程序并向受信賴的用戶開放。在當(dāng)前時(shí)代，計(jì)算機(jī)安全已經(jīng)成為全球性的熱點(diǎn)和難點(diǎn)，在保存和使用檔案信息的過程之中也應(yīng)該將檔案信息的安全性提升到首要地位。在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的管理之中，檔案管理人員可以依據(jù)檔案的保密等級(jí)使用相應(yīng)的措施。對(duì)于絕密的檔案，只能使用非聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行錄入和保存，使用時(shí)也必須親臨檔案室進(jìn)行資料的查閱。對(duì)于其他的檔案資料，雖然不需要如此嚴(yán)格的保密程序，在錄入的過程之中也應(yīng)該使用值得信賴的計(jì)算機(jī)和安全性能高的計(jì)算機(jī)軟件，對(duì)于使用檔案者的身份也應(yīng)該進(jìn)行基本的審核，確保檔案信息不流失。

三、結(jié)語

在當(dāng)今信息化浪潮的大背景之下，信息化和電子化成為席卷全球的必然趨勢，在檔案信息資源的管理之中也不例外。但是在使用的過程之中應(yīng)該尤為注意計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)作為雙刃劍的利弊所在，保證檔案信息高效利用的同時(shí)也保證檔案信息資源的完整性與安全性。

[1]劉淑英.充分發(fā)揮辦公室檔案信息資源的作用[J].黑龍江科技信息, 2008(33).

[2]裴友泉,馬仁杰,程潛龍.論檔案信息資源整合的法律訴求[J].中國檔案,2007(11).

[3]張文芝.試論檔案信息資源的整合與信息化建設(shè)[J].云南檔案,2007(06).