試論新時(shí)期秘書如何做好文書工作

文/河南永城永煤集團(tuán) 劉慧敏

試論新時(shí)期秘書如何做好文書工作

文/河南永城永煤集團(tuán) 劉慧敏

本文對文書工作概念及秘書工作特點(diǎn)進(jìn)行分析和研究，并提出新時(shí)期秘書做好文書工作的有效措施，從而為文書工作順利進(jìn)行提供借鑒。

新時(shí)期；秘書；文書工作

文書工作作為秘書職責(zé)的重要內(nèi)容之一，具有政策性、業(yè)務(wù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，其工作水平直接影響單位、組織，甚至國家的生存和發(fā)展。新時(shí)期，對秘書開展文書工作提出了更高要求，如何更好地開展文書工作受到越來越多的關(guān)注。

一、文書工作概念及秘書工作特點(diǎn)

（一）概念。文書是指表達(dá)思想、信息交流及處理事務(wù)的一種書面材料，文書工作是秘書人員的一項(xiàng)重要職能活動，一般是對公務(wù)文書進(jìn)行制發(fā)、處理及管理。

（二）文書工作特點(diǎn)。首先，政治性。政治性是所有文書工作的主要特點(diǎn)，新時(shí)期秘書工作需要堅(jiān)持為黨、國家及人民利益服務(wù)，即便在改革開放后期出現(xiàn)的民營企業(yè)中，文書工作的特點(diǎn)也沒有發(fā)生改變。政治性是文書工作不可改變的一項(xiàng)基礎(chǔ)性特點(diǎn)。其次，高效性。文書工作在提高單位、組織工作效率方面具有重要作用，通過文件及時(shí)、迅速收發(fā)等工作，能夠發(fā)揮文書承上啟下、協(xié)調(diào)左右等功效，正因如此，高效性成為文書工作最為突出的特點(diǎn)，且文書工作的負(fù)責(zé)人秘書執(zhí)行力較強(qiáng)，能夠顯著提高工作效率，確保整個(gè)組織內(nèi)部穩(wěn)定運(yùn)行。最后，服務(wù)性。文書工作是一種服務(wù)工作，主要為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)及基層提供服務(wù)，其不單是簡單的收集、整理及撰寫工作，還能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層科學(xué)決策提供相應(yīng)依據(jù)，也正是因?yàn)榉?wù)性特點(diǎn)，文書工作要確保嚴(yán)謹(jǐn)性、準(zhǔn)確性，只有這樣，才能夠提高領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)、合理性。

二、新時(shí)期秘書開展文書工作的有效措施

（一）加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提升秘書知識素養(yǎng)。秘書人員知識素養(yǎng)是影響文書工作的主要因素，一名優(yōu)秀的秘書需要具備扎實(shí)的基礎(chǔ)知識，并掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)操作方式和方法，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，豐富自身知識儲備，不斷完善文書工作。另外，還包括專業(yè)知識，秘書專業(yè)知識一般包括單位和專業(yè)知識兩方面，前者是針對本單位業(yè)務(wù)相關(guān)內(nèi)容，如工廠企業(yè)，需要掌握產(chǎn)品設(shè)計(jì)、技術(shù)引進(jìn)等知識；而商業(yè)公司，則需要了解市場營銷、商品流通等內(nèi)容；就后者來看，主要由秘書學(xué)、文書學(xué)及工作方法等構(gòu)成，是秘書具備的基本能力。為了適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展，秘書要樹立終身學(xué)習(xí)理念，不斷攝取相關(guān)領(lǐng)域知識（如管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等），不斷拓展自身知識面的同時(shí)，提高文書工作質(zhì)量和效率，促使文書工作逐漸由單一化朝著信息化、智能化方向發(fā)展，滿足組織、單位現(xiàn)代化發(fā)展需求。

（二）增強(qiáng)職業(yè)道德，探索文書工作規(guī)律。秘書在組織中，不僅是領(lǐng)導(dǎo)身邊的重要工作人員，更是連接上下、左右的橋梁，其重要性不言而喻。因此，秘書需要具備較高的思想政治及職業(yè)道德素質(zhì)，才能夠勝任這份工作，在文書工作中，秘書要鍛煉自身政治敏感性，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)精神內(nèi)涵，理解各項(xiàng)制度的本職，并將其滲透至工作當(dāng)中，促使單位在國家政策指導(dǎo)下健康發(fā)展。另外，秘書要熱愛自己的工作，明確認(rèn)識自身職責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)及基層提供服務(wù)，并立足于時(shí)代發(fā)展需求，積極探索文書工作規(guī)律，挖掘文書工作與信息技術(shù)等方面的契合點(diǎn)，認(rèn)真、仔細(xì)完成每一項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，與此同時(shí)，文書工作是一項(xiàng)具有工作強(qiáng)度大、工作量多性質(zhì)的工作，秘書要保持身體健康，協(xié)調(diào)工作、學(xué)習(xí)及生活之間的關(guān)系，保持良好的心態(tài)，在把握文書工作規(guī)律的同時(shí)，有效提高工作效率，確保組織內(nèi)部有序運(yùn)行。

（三）強(qiáng)化自身綜合能力，提高文書工作準(zhǔn)確性。秘書人員要想提高文書工作的準(zhǔn)確性，為組織發(fā)展提供支持，需要具備一定能力。首先是一般能力，秘書人員觀察力不單表現(xiàn)在觀察新事物方面，更強(qiáng)調(diào)尋找各類信息的能力，在接收任務(wù)后，對任務(wù)落實(shí)各方面情況進(jìn)行觀察，并將其及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。而具備較強(qiáng)的記憶力，能夠提高文書工作效率，確保文書傳達(dá)、整理準(zhǔn)確性。其次是特殊能力，信息時(shí)代背景下，各類現(xiàn)代化傳播手段逐漸成為人們接觸信息的重要途徑，而文書工作更是離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，為此，秘書工作人員要具備一定的信息處理能力，及時(shí)匯總各類信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供第一手資料，提高決策針對性和有效性。此外，應(yīng)用創(chuàng)新能力作為適應(yīng)新時(shí)期文書工作的主要能力，秘書具備該項(xiàng)能力，能夠顯著提高工作效率，及時(shí)為各個(gè)部門工作提供指導(dǎo)，促使整個(gè)組織協(xié)調(diào)發(fā)展。

（四）努力學(xué)習(xí)黨的方針、政策，認(rèn)真落實(shí)基礎(chǔ)工作。眾所周知，政治性是文書工作的重要特點(diǎn)，新時(shí)期，秘書仍然需要強(qiáng)化文書工作政治性，努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，并將其作為文書工作的出發(fā)點(diǎn)。文書工作涉及組織各類信息，對組織發(fā)展十分重要，由此，加強(qiáng)對文書收集、歸檔工作的管理十分必要，秘書在處理文書工作時(shí)，要嚴(yán)格按照公文具體要求執(zhí)行工作，確保文書質(zhì)量，且將文書工作涉及的重要資料進(jìn)行歸總，確保文書準(zhǔn)確性，并及時(shí)進(jìn)行整理，將具有保存價(jià)值的文書及時(shí)歸檔、保存。綜上所述，秘書綜合素質(zhì)及專業(yè)能力高低直接影響文書工作質(zhì)量和效率，秘書要認(rèn)清自身在組織內(nèi)部承擔(dān)的責(zé)任，為領(lǐng)導(dǎo)及基層提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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