檔案管理制度建設(shè)的探討

文/山東省青島膠州市檔案局 李雪梅

檔案管理制度建設(shè)的探討

文/山東省青島膠州市檔案局 李雪梅

本文在闡述檔案管理的發(fā)展背景基礎(chǔ)上，重點(diǎn)論述了加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)方面的問題。

檔案管理；制度建設(shè)； 體制改革

在我國的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)長期發(fā)展過程中，積累了大批各類檔案材料，怎樣依據(jù)一定的原則與規(guī)范要求，構(gòu)建起一套健全的檔案管理制度，使這些檔案得到合理的保管和應(yīng)用，并有效開發(fā)檔案當(dāng)中蘊(yùn)藏的大量有價(jià)值的信息資源，為我國社會(huì)和經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)成為了一項(xiàng)重要的和具有挑戰(zhàn)性的課題。檔案管理的理念、管理技術(shù)、管理隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)都應(yīng)適應(yīng)形勢(shì)的變化，檔案管理制度體系也應(yīng)為適應(yīng)環(huán)境變化而不斷進(jìn)行改進(jìn)。

一、加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)的背景

“制度”是一種行為規(guī)范和辦事規(guī)程，“體系”是各種制度之間存在的相互監(jiān)督、制約與補(bǔ)充的關(guān)系“集合”，體系具有整體性和協(xié)調(diào)性，良好的體系能夠體現(xiàn)出科學(xué)性和合理性。做好管理工作的基礎(chǔ)首先是完善制度體系建設(shè)，檔案管理也當(dāng)如此。檔案是社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中形成的具有一定保存價(jià)值的歷史紀(jì)錄，這些檔案記錄了過去與現(xiàn)在發(fā)生的各種活動(dòng)、組織機(jī)構(gòu)調(diào)整等信息，成為了為未來各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展作出規(guī)劃或進(jìn)行各項(xiàng)決策的依據(jù)，或成為維護(hù)團(tuán)體或個(gè)人合法權(quán)益的憑證，所以，檔案是一筆寶貴財(cái)富，建立健全檔案管理制度體系，使各類檔案都得到有效保管和利用意義非常重大。但是，在目前的檔案管理制度體系當(dāng)中，還存在許多不利于提高檔案管理效率的問題，例如：檔案管理制度的制定僅以檔案管理業(yè)務(wù)的需要為導(dǎo)向，而很少兼顧到與管理制度相關(guān)的各方利益主體的需要，檔案管理理論仍停留在“單位本位”上，而沒有顧及檔案管理的目的與目標(biāo)，沒有樹立起為社會(huì)服務(wù)的檔案管理理念；許多檔案管理制度的制定都沒有聽取與檔案管理制度相關(guān)的利益主體的意見與建議。在這種檔案管理理念下制定出的管理制度自然無法滿足社會(huì)需求，制定的管理制度也由于缺乏外部約束力而使其執(zhí)行力大打折扣，弱化了檔案制度管理的效力。

二、加強(qiáng)制度體系建設(shè)

構(gòu)建檔案管理制度體系沒有現(xiàn)成模式用來“克隆”，檔案管理制度體系的完善是一個(gè)長期的系統(tǒng)工程，需要做出認(rèn)真規(guī)劃。在“向管理要效益”的社會(huì)發(fā)展背景下，檔案管理效果的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，已不再以上級(jí)部門或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，而取決于建立的檔案管理制度能否符合社會(huì)發(fā)展的要求，制度能否得到貫徹落實(shí)。當(dāng)代的管理潮流是“創(chuàng)新”，檔案管理的“創(chuàng)新”首先體現(xiàn)在制度體系建設(shè)中的創(chuàng)新。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理制度體系建設(shè)的“創(chuàng)新”呢？筆者認(rèn)為：

（一）從開發(fā)“管理層”入手。檔案產(chǎn)生于各類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，檔案的作用是記載歷史事件，為維護(hù)相關(guān)利益主體的合法權(quán)益提供憑證，所以，檔案也是具有重要價(jià)值的無形資產(chǎn)。當(dāng)前，部分檔案管理單位仍缺乏對(duì)檔案管理在社會(huì)活動(dòng)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中重要性的認(rèn)識(shí)，缺乏對(duì)提高檔案管理水平的切實(shí)舉措，這與整個(gè)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)及行政體制改革形勢(shì)不相適應(yīng)。造成這種現(xiàn)狀的根源，主要是檔案管理部門管理層缺乏重視，所以，提高檔案管理水平首先應(yīng)提高檔案管理層的現(xiàn)代管理意識(shí)，樹立檔案管理是服務(wù)社會(huì)、提高社會(huì)效益的管理理念。

（二）從管理“規(guī)范化”切入?！皣覚n案局10號(hào)令”的出臺(tái)，為檔案管理制度體系建設(shè)提供了必要的法律依據(jù)。完善檔案管理制度體系建設(shè)，就是要依據(jù)這一法令建立起適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的檔案管理規(guī)范。10號(hào)令強(qiáng)調(diào)了檔案資料收集的重要性，將檔案收集視為檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，沒有完善的檔案收集管理，檔案管理就成了無源之水。所以，對(duì)檔案收集管理應(yīng)在檔案管理制度體系中做出明確規(guī)范，使檔案收集管理目標(biāo)落實(shí)到實(shí)現(xiàn)管理部門和具體負(fù)責(zé)人。

（三）從優(yōu)化“檔案員”隊(duì)伍抓起。檔案管理制度體系得到切實(shí)落實(shí)，檔案管理人員作為執(zhí)行者具有關(guān)鍵性作用，檔案管理人員應(yīng)在檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案編研和檔案利用等環(huán)節(jié)認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)管理制度。同時(shí)，要精通檔案專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理的準(zhǔn)確性與有效性，全面提升檔案管理水平。要做到這一點(diǎn)，檔案管理人員應(yīng)通過學(xué)習(xí)掌握新知識(shí)、新技術(shù)，以提高自身綜合素質(zhì)。在檔案收集管理中，對(duì)各類檔案資料做到認(rèn)真查驗(yàn)和及時(shí)收集，對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案信息源認(rèn)真追查，并對(duì)收集的檔案資料按所屬類別進(jìn)行歸類整理。在檔案保存管理中，保證檔案資源的安全、完整、并為檔案使用者提供查閱方便，使檔案資源真正發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。做到以上幾點(diǎn)，才是符合現(xiàn)代檔案管理要求的檔案員。

綜上所述，我們不難看出，檔案管理制度體系是一種多元、靈活、高效的統(tǒng)一體，主要由檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、檔案行政管理規(guī)章制度和各職能部門檔案管理崗位職責(zé)組成，其中檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是整個(gè)體系的核心，檔案行政管理規(guī)章制度是落實(shí)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的組織保障，職能部門檔案管理崗位職責(zé)是落實(shí)“檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”“檔案行政管理規(guī)章制度”的具體體現(xiàn)。

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