淺談如何做好企業(yè)檔案管理工作

文/中核建中核燃料元件有限公司 朱艷均

淺談如何做好企業(yè)檔案管理工作

文/中核建中核燃料元件有限公司 朱艷均

本文結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，對紙質(zhì)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了深入細(xì)致的探討，認(rèn)為只有加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，充分提高員工的檔案保護(hù)意識，從理論到實(shí)踐提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，采取各種手段，才能最大限度地保護(hù)珍貴的紙質(zhì)檔案，延長其使用壽命。

檔案；管理；工作

我公司在過去50年的發(fā)展過程中，產(chǎn)生了相當(dāng)數(shù)量有價值的檔案。這些檔案資料是公司歷史的真實(shí)、全面的反映，是公司規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是我們積累和傳播知識的重要載體，是我們國家核電發(fā)展歷史記憶的一部分，同時，是開展企業(yè)文化建設(shè)的重要素材，特別是對于企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)文化有不可替代的作用。在公司最近組織進(jìn)行的檔案清理工作中，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)歸檔的檔案有些出現(xiàn)字跡模糊不清、無法閱讀；有些被水浸泡后已霉變、朽蝕；有些裝具破損；有些被蟲蛀或被老鼠咬成洞等。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》賦予企業(yè)主體的責(zé)任和義務(wù)，同時，為了更好地發(fā)揮檔案的重要作用，有必要認(rèn)真分析，全面查找公司檔案管理過程中存在的問題，找出產(chǎn)生問題的根源，提出有針對性地改善檔案管理的意見和建議，制定并落實(shí)切實(shí)有效的措施，提升公司檔案管理工作。

一、出現(xiàn)這些問題主要是以下幾方面的原因

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)，對檔案工作的認(rèn)識存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是檔案保管工作，只要將檔案守好看好，不丟失、不泄密，能應(yīng)付查檔就很好了。基層單位的檔案管理通常由工資員或其他人員兼職，并沒有專業(yè)人員負(fù)責(zé)。配備有資料員的基層單位也只是負(fù)責(zé)收、發(fā)資料，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理知識，對檔案管理工作的程序、分類和意義了解不夠，導(dǎo)致基層單位對檔案管理工作的認(rèn)識主要停留在基本的檔案信息收集、整理、保管等，有的還存在分類混亂、歸檔材料不夠完整、準(zhǔn)確等情況，更不可能想到以后檔案資源的綜合利用。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。由于歷史的原因，原檔案室保管的檔案在未入館前，有的部門未及時將收集好的檔案移交檔案專業(yè)管理部門，將檔案長期堆放在地下室或倉庫庫房等潮濕、陰暗的地方，或與其他物品一起堆放等；有的因資金困難、條件有限，房屋漏水，造成檔案被雨水浸泡，導(dǎo)致檔案生蟲、長霉、朽蝕等；入館后檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，條件比較簡陋，庫房內(nèi)空氣濕度、溫度等無法達(dá)到檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，也加速了紙張的老化、脆化、損壞。

（三）檔案工作人員對檔案的保護(hù)意識淡薄。檔案工作人員大都知道檔案收集、整編完畢后就應(yīng)歸檔、入庫，但缺乏相應(yīng)的制度要求，檔案管理人員在入庫前必須對紙質(zhì)檔案進(jìn)行除塵、除蟲等工作。同時在清掃庫房，搬移、調(diào)閱檔案的過程中稍有不慎，也會損壞紙張，降低檔案的實(shí)際保存年限。

（四） 檔案利用者保護(hù)意識淡薄。有些檔案利用者借出檔案后不注意保護(hù)，翻閱紙質(zhì)檔案時不管桌面上有沒有灰塵，雙手干不干凈，造成檔案紙張受到損害，也很容易生蟲。還有個別檔案利用者認(rèn)為，只要需要就必須提供，想借多久就借多久，想怎樣用就怎樣用，借出檔案后不注意保護(hù)，對檔案進(jìn)行折頁、劃記號等造成檔案的損壞。利用過程中，檔案頻繁出入庫，庫內(nèi)庫外環(huán)境不斷變化以及檔案被反復(fù)翻閱，造成紙張的損壞也是不可避免的。檔案利用者疏忽大意以及缺乏相應(yīng)的檔案保管科學(xué)知識等，導(dǎo)致在使用中造成檔案丟失或?qū)⒓铀贆n案的老化。因此，如何做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作是一項十分重要而又緊迫的任務(wù)。

二、做好企業(yè)檔案管理工作的具體措施

（一）提高認(rèn)識，強(qiáng)化檔案管理意識。提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制，提高和增強(qiáng)全員對檔案工作重要性的認(rèn)識，是做好檔案工作的基本前提。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入學(xué)習(xí)和宣傳檔案法律知識，使領(lǐng)導(dǎo)和全體人員都認(rèn)識到檔案工作的重要性，樹立和增強(qiáng)檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地做好企業(yè)檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范各類檔案的收集、整理、歸檔等，做檔案工作要做到有章可循，有法可依。提高各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，重視和支持檔案工作，讓員工在工作中接受檔案，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好檔案工作的自覺性。加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將企業(yè)全部檔案集中統(tǒng)一管理，營造上下都重視檔案工作，自覺做好檔案管理的良好氛圍。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為資料管理員或兼職資料員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋整個企業(yè)的檔案管理機(jī)制。

（二）配置合理、完善的基礎(chǔ)設(shè)施。公司近年來高度重視檔案實(shí)體存放環(huán)境和安全等問題,于2012年啟動了新檔案館的設(shè)計和建設(shè)工作，于2014年10月建成并交付使用。新庫房配有辦公室、整理間、查閱室、庫房等，新檔案館的建設(shè)極大改善了辦公環(huán)境。其中庫房11間，面積1000m2，配備了檔案密集架、密集型底圖柜及防磁柜，配備了恒溫恒濕機(jī)，解決了原庫房不滿足防潮、防光、防塵、防污染等不利于檔案存儲條件的問題。同時根據(jù)在對前期接收進(jìn)館的8萬余卷、冊的檔案整理的基礎(chǔ)

上，對紙張破損、脆化的檔案采取加固、修補(bǔ)、裱糊的方式延長檔案壽命；對標(biāo)識不清、裝具不符合要求的檔案補(bǔ)充標(biāo)識；對損壞、發(fā)霉變質(zhì)的裝具進(jìn)行重新更換；對生蟲、霉變的檔案采取除蟲、除霉、消毒等，將污染源隔絕在庫房外，有效地保護(hù)檔案。

（三）建立健全檔案管理制度?！盁o規(guī)矩不成方圓”，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎(chǔ)工作，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。要考慮單位自身因素、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、管理體制、檔案材料的形成規(guī)律，建立一個管理網(wǎng)絡(luò)體系，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善。同時對檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求執(zhí)行，對歸檔范圍、保存期限，對保密文件的收發(fā)、存檔、銷毀等要作出明確規(guī)定，以確保檔案的安全。加大檔案管理規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核。檔案工作的成效要與檔案人員的待遇掛鉤，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心、責(zé)任感，為做好檔案工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理人員要明確檔案管理范圍和管理方法, 嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做到管理工作制度化,使企業(yè)檔案工作逐步走上科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。在檔案管理中，隨著檔案數(shù)量的劇增，傳統(tǒng)的工作方式已難以滿足人們對檔案工作的各種需求，這就要求我們必須及時更新檔案管理手段，借助掃描儀、計算機(jī)等設(shè)備，對紙質(zhì)檔案電子化，尤其是將重要的、易損壞的紙質(zhì)檔案電子化，不但利于保護(hù)檔案，也能夠顯著提高檔案管理效率。

（四）強(qiáng)化教育,提高檔案管理人員素質(zhì)。要想做好檔案管理工作,對檔案管理人員的素質(zhì)也有一定的要求。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，直接影響檔案管理的質(zhì)量，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識，還要愛崗敬業(yè)，認(rèn)真做好本職工作。提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，是提高檔案工作水平的重要保證。為使檔案人員掌握技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，一是要積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。二是要派檔案人員到檔案管理先進(jìn)單位觀摩學(xué)習(xí)，特別是要學(xué)習(xí)計算機(jī)及其相關(guān)知識，達(dá)到靈活運(yùn)用，并掌握所應(yīng)用的系統(tǒng)軟件的功能。三是加強(qiáng)對檔案人員的繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，同時鼓勵檔案人員自學(xué)，使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平，以適應(yīng)工作需要。同時檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)理念以及方法，要相互交流以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有利于提高檔案管理團(tuán)隊的工作能力。

（五）重新鑒別，做好編制索引工作。認(rèn)真清理各部門的、未經(jīng)整理的檔案，按照《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，對這類檔案進(jìn)行再次鑒定和甄別，剔除內(nèi)容重復(fù)和顯然沒有保存價值的文件，進(jìn)行重新整理組卷。同時在檔案日常管理中，為減少檔案在流通環(huán)節(jié)中引起的人為損壞，接收檔案后，要及時進(jìn)行登記、分類、立卷，及時編制檢索工具。檔案管理者用索引去查找所需檔案，盡可能減少存放秩序上的混亂，減少在架上盲目翻閱查找而帶來的檔案損壞。

（六）加強(qiáng)流通與借閱工作中的管理。為了做好檔案保管工作，要定期檢查檔案保管情況。對破損或字跡褪色的檔案要及時修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理，對珍貴的檔案，流通中應(yīng)使用復(fù)制件，盡量避免原件的流通，對容易破碎的檔案要限制復(fù)制，或只用于借閱；檔案保管人員在調(diào)閱、搬運(yùn)檔案資料時要輕拿輕放、嚴(yán)防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，以減少檔案機(jī)械磨損；區(qū)分檔案形體持點(diǎn)，做好上架整理和上架工作，檔案上架時不應(yīng)塞得太滿，以減少上架和下架時對卷皮和案卷脊背的損壞；做好檔案收進(jìn)、移出、利用等日常登記、統(tǒng)計工作，掌握檔案的流出和變化情況。

總之，檔案管理工作是一項系統(tǒng)、復(fù)雜的工程，只有領(lǐng)導(dǎo)重視、制度完善、人員配置到位、場所規(guī)劃科學(xué)，才能使檔案管理工作更上一臺階。

[1] 唐明瑤,劉益芝.檔案管理.科學(xué)出版社,2013年.

[2] 李雪.對強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考.蘭臺內(nèi)外, 2012（5）.

[3] 于殿軍.談檔案利用過程中的保護(hù)措施.蘭臺內(nèi)外,2013（4）.