淺議機(jī)關(guān)兼職檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)

文/中共常州市委統(tǒng)一戰(zhàn)線工作部 周凌潔

淺議機(jī)關(guān)兼職檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)

文/中共常州市委統(tǒng)一戰(zhàn)線工作部 周凌潔

機(jī)關(guān)兼職檔案工作人員的隊(duì)伍建設(shè)亟待提升，如何加強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，發(fā)揮他們的作用是檔案工作要研究和探討的一個(gè)問(wèn)題。

機(jī)關(guān)檔案；兼職檔案員；隊(duì)伍建設(shè)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、科技事業(yè)的推進(jìn)，檔案工作日益受到關(guān)注和重視，檔案法規(guī)日趨完善，檔案事業(yè)在構(gòu)建和諧社會(huì)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了積極的作用。在這期間，檔案人員的隊(duì)伍日漸壯大，兼職檔案員則是檔案隊(duì)伍中不可或缺的組成部分。以我市市級(jí)機(jī)關(guān)單位為例，兼職檔案員占80%以上，可以說(shuō)大部分機(jī)關(guān)單位檔案工作人員是兼職的，他們承擔(dān)一個(gè)單位或部門歸檔資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，是我市檔案工作隊(duì)伍中的重要組成部分，也是檔案資源建設(shè)的堅(jiān)強(qiáng)力量。機(jī)關(guān)檔案工作質(zhì)量的好壞則取決于兼職檔案員的素質(zhì)，兼職檔案員的素質(zhì)直接影響機(jī)關(guān)檔案工作作用的發(fā)揮，如何加強(qiáng)這支隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，發(fā)揮他們的作用，是當(dāng)前我市檔案工作值得研究和探討的一個(gè)問(wèn)題。

一、機(jī)關(guān)檔案管理工作及兼職檔案員的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）機(jī)關(guān)單位之間檔案管理水平良莠不齊。1．基礎(chǔ)水平不同。目前，我市市級(jí)機(jī)關(guān)之間檔案工作基礎(chǔ)有差異，有的單位建立健全了一整套檔案管理規(guī)章制度和具體細(xì)則要求，檔案管理工作基礎(chǔ)扎實(shí)，實(shí)體檔案、數(shù)字檔案和檔案室建設(shè)已具備一定的水準(zhǔn)；有的單位檔案工作有一定基礎(chǔ)，但實(shí)體檔案收集、利用等方面還不夠完善，數(shù)字化檔案缺失等等，檔案室建設(shè)不夠規(guī)范，處于這類中等狀態(tài)的單位占絕大對(duì)數(shù)；有的單位則是實(shí)體檔案建設(shè)和管理都不規(guī)范，檔案工作基礎(chǔ)相對(duì)以上兩種較為薄弱，沒(méi)有人、物和檔案整理的充分必要保證，與規(guī)范要求差距甚大。2．重視程度不夠。由于我市市級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)兼職檔案員的編制、配備、工作職責(zé)等沒(méi)有明確的規(guī)定，編制、體制不完善，使得兼職檔案員的建設(shè)及其個(gè)人權(quán)益沒(méi)有政策依據(jù)。很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，日常的文書(shū)檔案工作得不到大家的理解和支持，把檔案工作作為一項(xiàng)輔助性工作，沒(méi)有納入日常工作來(lái)統(tǒng)籌安排，簡(jiǎn)單地認(rèn)為只要把零散材料收集起來(lái)，能查詢到就可以了，對(duì)兼職檔案員在人事安排上沒(méi)有全面、長(zhǎng)遠(yuǎn)的統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)其政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)沒(méi)有很高的要求。3．管理要求不高。檔案管理工作是一項(xiàng)政策與專業(yè)、技術(shù)要求都很高的工作，但有的單位檔案工作制度不健全、管理不規(guī)范，軟硬件設(shè)施條件不到位，即便有的單位有制度，檔案業(yè)務(wù)工作歸口于機(jī)關(guān)辦公室，專兼職檔案人員落實(shí)不到位，工作職責(zé)不明確，檔案管理基本處于癱瘓、半癱瘓狀態(tài)。有的單位檔案平時(shí)疏于管理，應(yīng)對(duì)檢查敷衍了事，有的臨時(shí)花錢雇人上門整理檔案，而本單位又無(wú)人參與，檔案進(jìn)入柜后不會(huì)查閱和利用，保存和保管也產(chǎn)生了一系列問(wèn)題。

（二）兼職檔案工作人員之間業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。1．兼職不定。部分黨政機(jī)關(guān)中由于人員編制限制，管理檔案工作的人員一般是兼職的，而兼職的檔案工作人員兼職過(guò)多，有的是文書(shū)、有的是會(huì)計(jì)、有的是打字員，有的甚至身兼數(shù)職，例如我個(gè)人就是文件資料收發(fā)、檔案管理、文員打字等幾個(gè)崗位兼職在做。工作的繁忙使得處理文件時(shí)間較少，參加檔案局（館）組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)間也有限，在5月份的全市進(jìn)館單位檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班中，很多去參加學(xué)習(xí)的檔案員因?yàn)槭羌媛毜?，學(xué)習(xí)時(shí)間得不到保證，有的報(bào)個(gè)到就被領(lǐng)導(dǎo)叫回去做其他工作了。由于兼職任務(wù)過(guò)多、日常工作繁忙，難以專心搞好檔案工作，大部分是以做好本職工作為主，無(wú)法面面顧及，導(dǎo)致一些重要文件、資料被流失、被簡(jiǎn)化。2．意識(shí)不強(qiáng)。檔案工作是一項(xiàng)重要且耐得住寂寞的工作，需要兼職檔案員有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，現(xiàn)實(shí)情況是市級(jí)機(jī)關(guān)中大部分兼職檔案員非本專業(yè)出身，隊(duì)伍素質(zhì)總體偏低，缺乏專業(yè)知識(shí)和實(shí)際技能，長(zhǎng)期以來(lái)未在思想上形成足夠的認(rèn)識(shí)和重視，檔案意識(shí)不強(qiáng)，加上兼職崗位流動(dòng)性大，好不容易培訓(xùn)上崗不久就換崗了。平時(shí)開(kāi)展檔案工作較為被動(dòng)，積極性不高，在業(yè)務(wù)上沒(méi)有知識(shí)更新的主動(dòng)性與自覺(jué)性，存在問(wèn)題無(wú)法查證，有時(shí)對(duì)檔案工作還要搞突擊，嚴(yán)重影響檔案工作的順利開(kāi)展，工作無(wú)成效，檔案作用顯現(xiàn)不出，更加得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和重視。長(zhǎng)此以往，檔案工作一直處于邊緣化，更談不上檔案的使用和利用。3．業(yè)務(wù)不精。兼職檔案員在文化知識(shí)機(jī)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)層次上有差別，我市市級(jí)機(jī)關(guān)兼職檔案員中，大專以上學(xué)歷占絕大多數(shù)，雖有參加上崗教育、繼續(xù)教育的培訓(xùn)，但取得檔案專業(yè)職稱的人員屈指可數(shù)。他們對(duì)檔案管理的政策、原則和方法欠系統(tǒng)學(xué)習(xí)，只是簡(jiǎn)單了解資料收集、整理、保存的基本知識(shí)，在對(duì)編研的技能、專項(xiàng)資料、文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯處理的信息化技術(shù)等方面業(yè)務(wù)不精，無(wú)法正確鑒定檔案價(jià)值，讓有價(jià)值的資料遺漏，使得這支隊(duì)伍在數(shù)量上雖能充其數(shù)，但在質(zhì)量上還不能適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的開(kāi)展，影響檔案工作的質(zhì)量，造成檔案資源的損失。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的措施及方法

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，營(yíng)造良好的工作環(huán)境。1．積極宣傳，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。通過(guò)開(kāi)展形式多樣的檔案宣傳教育活動(dòng)，擴(kuò)大檔案工作的影響力，把兼職檔案員和立卷單位分管領(lǐng)導(dǎo)作為檔案法普法宣傳的重點(diǎn)對(duì)象，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)和檔案法制觀念，使《檔案法》《工作條例》等更加深入人心。要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，切實(shí)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍，擺上議事日程，定期聽(tīng)取檔案工作的匯報(bào)，及時(shí)分析、研究、解決檔案工作中遇到的問(wèn)題，并把檔案工作列入本部門年度考核范圍。同時(shí)，做好兼職檔案員的思想穩(wěn)定工作，解決他們的實(shí)際問(wèn)題，為其提供良好的發(fā)展平臺(tái)，使他們能安心本職工作，營(yíng)造一個(gè)良好的檔案工作法制環(huán)境。2.分類指導(dǎo)，改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作現(xiàn)狀。根據(jù)各個(gè)市級(jí)機(jī)關(guān)單位的檔案工作和兼職檔案員水平進(jìn)行分類指導(dǎo)與督促，把檔案意識(shí)不強(qiáng)、不重視檔案工作的單位作為難點(diǎn)，把兼職檔案員工作中存在的急需解決的問(wèn)題作為熱點(diǎn)，切實(shí)解決檔案工作面臨的具體問(wèn)題。采取以點(diǎn)帶面進(jìn)行分期、分批指導(dǎo)，制訂適合各單位檔案管理的分類方案以及歸檔和不歸檔范圍，改變兼職檔案員在實(shí)際操作中無(wú)據(jù)可依、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的狀況。加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)

設(shè)施投入，改善檔案保管條件，使水平較高的市級(jí)機(jī)關(guān)單位能鞏固發(fā)展檔案目標(biāo)管理成果，水平一般的繼續(xù)提高檔案室和實(shí)體檔案的建設(shè)水平，基礎(chǔ)水平較為薄弱的爭(zhēng)取迎頭趕上，真正使這些單位的檔案工作在原有基礎(chǔ)上都能更上新臺(tái)階。3．以人為本，保障兼職檔案員工作時(shí)效性。檔案管理部門要理解兼職檔案員的工作特點(diǎn)，在工作安排上給予一定的提前量和預(yù)先安排。例如檔案局先發(fā)檢查檔案工作的書(shū)面預(yù)備通知，對(duì)兼職檔案員的工作任務(wù)和工作目標(biāo)提出明確要求，并爭(zhēng)取相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的支持配合，確定具體檢查時(shí)間、檔案工作范圍和相關(guān)單位后再發(fā)出正式通知。這樣一來(lái)，在工作和檢查時(shí)間上有了一定的提前量和明確任務(wù)，兼職檔案員可以根據(jù)自己的時(shí)間來(lái)安排自己的本職和兼職工作，從而對(duì)兼職檔案工作的任務(wù)和完成時(shí)間上也做到了心中有數(shù)，真正從制度改革上發(fā)揮兼職檔案人員的作用，使檔案工作進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）建立健全機(jī)制，提升兼職檔案員隊(duì)伍素質(zhì)。1．增強(qiáng)理念，加強(qiáng)檔案員自身素質(zhì)培養(yǎng)。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，需要兼職檔案員有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神和良好的工作作風(fēng)，勤勤懇懇，默默無(wú)聞，還必須嚴(yán)格遵守檔案法律法規(guī)，只有熱愛(ài)檔案工作才能全身心投入工作中。兼職檔案員所在單位及檔案部門應(yīng)通過(guò)各種形式對(duì)他們進(jìn)行思想政治、職業(yè)道德教育，讓他們認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性、價(jià)值和意義，培養(yǎng)他們對(duì)檔案工作的責(zé)任心、事業(yè)心，調(diào)動(dòng)其工作積極性，由被動(dòng)工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。鼓勵(lì)兼職檔案員參加專業(yè)技術(shù)職稱的申報(bào)，組織他們參加繼續(xù)教育、計(jì)算機(jī)職稱和外語(yǔ)職稱的考試，為他們的專業(yè)論文、課題研究提供發(fā)表和交流的機(jī)會(huì)，對(duì)符合檔案專業(yè)技術(shù)資格申報(bào)條件的予以職稱晉升。2．集中培訓(xùn)，提高兼職檔案員知識(shí)水平。檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)把兼職檔案員培訓(xùn)工作納入全年計(jì)劃，制定切實(shí)可行的培訓(xùn)方式和方法，除每年全市各級(jí)部門單位的繼續(xù)教育培訓(xùn)外，也要對(duì)兼職黨員進(jìn)行分期、分行、有針對(duì)、有目的性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。根據(jù)不同層次不同需求按需施教，注重實(shí)效，適當(dāng)減少純理論知識(shí)的介紹，進(jìn)行檔案管理的基本技能、實(shí)際操作方法、文書(shū)、會(huì)計(jì)、實(shí)物等不同門類的檔案培訓(xùn)、講解，改變過(guò)去上課灌輸、照本宣科的講課方法，采用“先教學(xué)后實(shí)驗(yàn)”的方式，即通過(guò)大量的實(shí)例讓兼職檔案員有概念性的認(rèn)識(shí)，再通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行模擬立卷的練習(xí)，使兼職檔案員盡快掌握檔案整理歸檔工作流程，熟悉檔案業(yè)務(wù)，做好檔案收集及管理工作，完善歸檔檔案的內(nèi)容，讓他們的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能都能滿足新時(shí)期檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。3．開(kāi)展交流，共同提高檔案管理水平。由檔案管理部門牽頭，定期組織檔案員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，適時(shí)舉辦專兼職檔案員聯(lián)誼，到兄弟城市、單位檔案館（室）參觀學(xué)習(xí)，讓檔案員“交流學(xué)習(xí)走出去、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)帶進(jìn)來(lái)”，加強(qiáng)專兼職人員的溝通和聯(lián)系，取長(zhǎng)補(bǔ)短，增進(jìn)彼此的交流和合作，相互促進(jìn)，使他們?cè)诠ぷ鹘涣髦泄餐岣邫n案管理水平。在經(jīng)驗(yàn)交流的基礎(chǔ)上，樹(shù)立先進(jìn)典型，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，使兼職檔案員有榜樣可學(xué)習(xí)、有經(jīng)驗(yàn)可借鑒。根據(jù)實(shí)際工作的情況，設(shè)立工作績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，給予重視檔案工作的部門和優(yōu)秀兼職檔案員適當(dāng)物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，從而調(diào)動(dòng)兼職檔案員的積極性，增強(qiáng)他們對(duì)檔案工作的責(zé)任心和使命感，更好地為檔案事業(yè)而勤奮刻苦工作。

[1]常州市檔案局（館）.關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下全省檔案工作的意見(jiàn).常用檔案工作手冊(cè)[S],2015(5)41.

[2]常州市檔案局（館）.機(jī)關(guān)檔案工作條例,常用檔案工作手冊(cè)[S],2015(5):94.

[3]何屹.檔案管理實(shí)務(wù)[M].北京大學(xué)出版社,2010(9).

[4]金波,于英香.新趨勢(shì) 新思維 新途徑——數(shù)字時(shí)代的檔案工作[C].世界圖書(shū)出版公司,2013(10).

[5]張立軍.全面提升兼職檔案員隊(duì)伍素質(zhì)迫在眉睫[J].黑龍江史志,2012（08）.

[6]魯慧菊.淺談如何做好兼職檔案人員[J].新疆社會(huì)科學(xué)信息,2006（03）.