淺談海洋專項歸檔工作
——以“我國近海海洋綜合調(diào)查與評價專項”為例

文/國家海洋局第二海洋研究所 陳麗

淺談海洋專項歸檔工作
——以“我國近海海洋綜合調(diào)查與評價專項”為例

文/國家海洋局第二海洋研究所 陳麗

本文以我國近海海洋綜合調(diào)查與評價專項為例，將組織支撐、制度支持和同步管理作為海洋專項文件材料轉(zhuǎn)化成高質(zhì)量檔案的重要條件，以遵循科技檔案的形成規(guī)律及便于保管和利用的目的作為整理原則，確保歸檔文件材料的規(guī)范、準確、完整，進一步提高海洋專項檔案質(zhì)量。

檔案管理；“908專項”；整理

“十二五”是我國海洋事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵時期，著力提升海洋開發(fā)、控制和綜合管理能力，統(tǒng)籌海洋事業(yè)全面發(fā)展，對于促進沿海地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展、國民經(jīng)濟發(fā)展方式轉(zhuǎn)變、實現(xiàn)全面建設(shè)小康社會目標，具有重大的戰(zhàn)略意義。海洋科技則是海洋事業(yè)發(fā)展的技術(shù)保障，也是增強海洋開發(fā)能力的重要支柱。重大海洋科技項目產(chǎn)生的文件材料是項目實施的真實記錄與核實成果，因此有必要將具有保存價值的科技文件材料進行合理歸檔，為成果轉(zhuǎn)化提供基礎(chǔ)，使之在海洋經(jīng)濟發(fā)展、海洋環(huán)境保護、海洋權(quán)益維護以及海洋行政管理等方面產(chǎn)生重大而積極的影響。本文舉例闡述的“我國近海海洋綜合調(diào)查與評價項目”（以下簡稱908專項任務(wù)）是我國海洋發(fā)展史上最大規(guī)劃的一次綜合性海洋調(diào)查，已有較多學(xué)者進行研究，如金建霞、孫曉燕分別從項目管理及檔案管理，崔愛菊從文件整理等方面進行了研究。本文側(cè)重于項目管理和科技文件管理的一體化及檔案工作流程進行研究。

一、908專項任務(wù)簡介

由國務(wù)院批準立項，國家海洋局組織實施的908專項任務(wù)，是我國海洋發(fā)展史上投入最大、調(diào)查要素最多、任務(wù)涉及部門（單位）最廣的海洋環(huán)境基礎(chǔ)調(diào)查和評價工作。其總體目標是摸清我國21世紀初期的海洋家底，掌握海洋為社會經(jīng)濟發(fā)展可提供的支撐和承載能力，了解海洋資源的可持續(xù)利用潛力，規(guī)劃和優(yōu)化海洋生產(chǎn)力布局，為保障海洋經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展、維護國家海洋安全和權(quán)益提供基礎(chǔ)依據(jù)，其主要包括近海海洋綜合調(diào)查、近海海洋綜合評價、近海數(shù)字海洋信息基礎(chǔ)框架構(gòu)建三大塊內(nèi)容。908專項任務(wù)產(chǎn)生了大批珍貴的調(diào)查資料及科研成果，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建了我國近?！皵?shù)字海洋”基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺，為最終建立我國“數(shù)字海洋”奠定基礎(chǔ)。

二、908專項任務(wù)檔案工作流程

（一）組織支撐。從2004年起到2012年止,第二海洋研究所承擔了包括上述三大塊內(nèi)容的37項國家級908專項任務(wù)，呈現(xiàn)出時間跨度長、涉及學(xué)科多、領(lǐng)域廣的特點，其歸檔工作僅憑本單位的檔案部門是無法勝任的。因此在國家及省級層面成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組基礎(chǔ)上，海洋二所從實際工作出發(fā)成立了908專項檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，在專項任務(wù)檔案工作的協(xié)調(diào)和監(jiān)督方面發(fā)揮了巨大作用。據(jù)統(tǒng)計，在908專項任務(wù)中有18項任務(wù)單元涉及協(xié)作單位，其中8項任務(wù)單元的協(xié)作單位均達3家以上，這些協(xié)作單位的文件材料也應(yīng)統(tǒng)一歸口于任務(wù)牽頭單位，但是有些科技人員出于對檔案工作的認識不深入，存在“留一手”的觀念，致使這部分材料的收集工作一度處于停滯狀態(tài)，影響整個歸檔進程。領(lǐng)導(dǎo)小組從全局出發(fā)，積極協(xié)調(diào)各協(xié)作單位材料的收集工作，為908專項任務(wù)歸檔工作順利開展提供了有力保障。成立檔案工作業(yè)務(wù)組，主要由專項任務(wù)管理部門、課題負責(zé)人和檔案部門組成。負責(zé)制定專項任務(wù)檔案工作的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及開展業(yè)務(wù)化工作。原則上課題組負責(zé)科技文件材料的積累、整理和立卷，即“誰形成、誰立卷”，檔案部門則負責(zé)檢查、協(xié)助工作。在此次專項任務(wù)中，對既往的職責(zé)分工和組織形式做了微調(diào)，檔案部門一改以往被動接收的角色，負責(zé)部分文件材料的整理及全部立卷工作，課題組則從科技文件的有機聯(lián)系及符合科學(xué)形成規(guī)律方面來檢查立卷工作，大大提高了歸檔工作效率，保證了歸檔文件質(zhì)量。

（二）制度支撐。為明確908專項任務(wù)歸檔工作的開展方式，保證專項任務(wù)檔案的高質(zhì)量，檔案部門將GB/T 11822-2000 《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》、HY/T 057-2001《海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》、908專項任務(wù)《歸檔文件材料整理規(guī)則》等8項規(guī)范性文件作為檔案工作的指導(dǎo)制度。另一方面以制度的方式將專項檔案管理納入到項目體系中：將《課題（任務(wù)）總結(jié)報告》作為驗收申請的必要材料，若未經(jīng)檔案部門簽字或蓋章，則項目組不予驗收申請；與項目管理部門緊密聯(lián)系，保證每一項專項任務(wù)進行自驗收的時候都有科技檔案部門參加，對應(yīng)當歸檔的科技文件加以檢查，并出具驗收意見；專項任務(wù)評審獎勵科技成果以及科技人員職稱考核與檔案部門出具的專項任務(wù)歸檔證明掛購，沒有辦理相應(yīng)的歸檔證明，則無法上報登記。

將專項檔案管理與項目管理進行同步管理。由于908專項任務(wù)數(shù)量多、時間跨度長，若將檔案工作置于項目驗收后進行，容易出現(xiàn)掌握不好歸檔時間節(jié)點、文件材料收集不全的現(xiàn)象，案卷質(zhì)量也難以保證。因此檔案部門改變傳統(tǒng)做法，將專項檔案管理與項目管理同步進行。在項目申請、計劃任務(wù)下達時，檔案部門能及時獲得海洋專項基本情況，并提出科技文件材料的歸檔要求，建立項目備案登記制度。項目實施過程中，檔案人員適時向項目負責(zé)人了解項目進展情況，對事先印發(fā)的“科技文件積累袋”進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，清楚科技文件積累進度，確保積累質(zhì)量。通過以上措施，實質(zhì)是從制度入手，將海洋專

項文件管理與科技項目管理緊密結(jié)合起來，是確保海洋專項文件材料轉(zhuǎn)化成高質(zhì)量檔案的重要條件。

（三）整理方法。根據(jù)908專項任務(wù)性質(zhì)以各獨立的研究課題作為整理單元，以實現(xiàn)檔案材料的成套管理。為了達到便于保管和利用的，將其檔案分為紙質(zhì)檔案、大幅圖件檔案、照片檔案和電子檔案4種類型。

1.紙質(zhì)檔案。對于海洋調(diào)查類項目，重視其原始資料數(shù)據(jù)有無缺少，是否符合技術(shù)規(guī)程要求一致；對于評價類項目，則根據(jù)合同、實施方案和工作報告等查看項目實施中收集的資料是否歸檔完整，是否建立收集資料臺賬。雖然原則上按研究課題進行組卷，但檔案人員發(fā)現(xiàn)有2個任務(wù)單元因位置相鄰，課題組為了保證數(shù)據(jù)拼接質(zhì)量和優(yōu)化海上作業(yè)進度，對其交叉進行研究，這使得2個任務(wù)單元的歸檔文件材料很難按任務(wù)代碼剝離，因此與課題組溝通后合并為一個整理單元，便于實現(xiàn)專項任務(wù)檔案材料的成套集中管理。別外我們也發(fā)現(xiàn)在多個任務(wù)單元形成中有相同文件產(chǎn)生，如組織機構(gòu)建設(shè)、管理制度等文件，共同收集的技術(shù)性資料，處理方法為選擇一個任務(wù)單元，將這些共有文件材料原件歸屬其中進行歸檔，其他任務(wù)單位不作歸檔，但需補充共用文件清單，內(nèi)容包括序號、文件名、所在案卷檔號、件號等信息。調(diào)查項目實施過程中獲取的大量底質(zhì)、生物樣品已由課題組匯交至海洋生物樣品庫，為了完善這方面的信息，我們建立了樣品互見卷，內(nèi)容包括專項樣品（標本）交接記錄表、樣品匯交清單、卷內(nèi)目錄、備考表。

2.大幅圖件整理。一個任務(wù)單元的大幅圖件規(guī)范整理后應(yīng)包含圖件互見卷和圖筒，二者擁有相同的檔號，是一一對應(yīng)關(guān)系。舉例來說，如編號為90801DX15的任務(wù)單元，共有150張大幅圖件，分別保存于5個圖筒，經(jīng)過組卷后圖件應(yīng)排在該任務(wù)單元的第20卷，那么其互見卷檔號和圖筒的檔號均為90801DX15－20，圖筒的編號依次為90801DX15－T01至90801DX15－T05。圖件互見卷一般由卷內(nèi)目錄、圖筒清單、圖件清單、編圖說明材料和備考表組成。圖筒是圖件的裝具，內(nèi)置圖件清單，外筒壁上粘貼圖筒標識，標識包含任務(wù)名稱、任務(wù)代碼、互見卷檔號、圖筒編號、件號范圍、圖筒題名等信息。大開本圖冊的整理方法和圖件基本一致，這里不再一一敘述。

3.照片整理。首先精選有代表性、有保存價值的照片進行統(tǒng)一規(guī)格的沖印，主要包括野外調(diào)查、室內(nèi)分析測試以及工作會議照片。其次將反映一個事件的若干照片組成為一件，在每張照片的背面標上編號，編號格式為：件號+件內(nèi)順序號。將照片保存在符合國家標準的照片檔案冊中，然后在每張照片相應(yīng)的位置寫明如時間、地點、人物、主要內(nèi)容等。照片案卷的檔號則由其在該任務(wù)單元案卷中的位置決定。

4.電子檔案。908專項任務(wù)歸檔材料不少是秘密級的，因此整理電子檔案全部在工作機上完成。電子檔案除了包含上述紙質(zhì)檔案、大幅圖件、照片文件，還有調(diào)查過程中衛(wèi)星遙感、多波束測深等儀器設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件、音頻、視頻文件及程序文件等，這些數(shù)據(jù)文件一般不用紙質(zhì)打印，所以需要仔細核查，妥善保存。除了逐一核對電子文件的完整外，還要詳細編制電子文件清單，列明文件目錄層次，精煉文件名稱，準確概括文件內(nèi)容，檢查文件的存儲格式，添加了互見文件檔號，體現(xiàn)和紙質(zhì)文件的對應(yīng)關(guān)系。需要注意的是：一是光盤根目錄下需建立一個Readme的文本文件，主要說明光盤上內(nèi)容的信息。二是大幅圖件除了以PDF格式保存外，還需要保存原始未經(jīng)處理的矢量圖。三是載體標識信息打印在光盤標簽紙上，然后粘貼在光盤背面，載體外包裝標識則打印后放入光盤盒中，二者信息一致。

三、小結(jié)

海洋專項檔案工作需要有與之匹配的組織支撐，明確的制度支持，以制度的方式將海洋專項檔案管理納入到項目體系中，將專項檔案與項目同步管理，是確保海洋專項材料轉(zhuǎn)化成高質(zhì)量檔案的重要條件。要遵循科技檔案的形成規(guī)律及便于保管和利用的目的來整理海洋專項檔案，科學(xué)組卷，并適時建立樣品、圖件、照片及電子文件的互見卷，同時要重視電子檔案的密級，對儀器設(shè)備生成的數(shù)據(jù)文件妥善歸檔。通過上述措施來確保海洋專項歸檔文件材料規(guī)范、準確、完整，提高檔案質(zhì)量。

[1]國家海洋局.國家海洋事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃[EB/ OL].（2013-04-11）[2014-03-05] http://www.soa.gov.cn/zwgk/ fwjgwywj/shxzfg/201304/t20130411_24765.html

[2]金建霞,張靜,陳思媛.908專項檔案管理的思考[J].中國檔案,2012(12):64.

[3]孫曉燕.海洋科學(xué)調(diào)查項目檔案管理——以我國近海海洋綜合調(diào)查與評價專項為例[J].中國檔案,2013(12):51～52.

[4]崔愛菊.淺談“908 專項”檔案整理工作[J].海洋開發(fā)與管理,2013(12):46～48.

[4]浙江省檔案局.檔案工作實務(wù)[M].浙江大學(xué)出版社, 2014:127.