OA系統(tǒng)中文件處理流程與檔案管理流程的統(tǒng)一設(shè)計(jì)

文/廣東省肇慶市第一人民醫(yī)院 顧惠芳

OA系統(tǒng)中文件處理流程與檔案管理流程的統(tǒng)一設(shè)計(jì)

文/廣東省肇慶市第一人民醫(yī)院 顧惠芳

本文主要分析辦公業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，針對OA系統(tǒng)中文件的處理流程以及檔案管理的流程進(jìn)行了探討，以期找到其中的統(tǒng)一設(shè)計(jì)原則和方法。

OA；文件處理；檔案管理；流程；設(shè)計(jì)

OA系統(tǒng)是將辦公業(yè)務(wù)通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理，它的內(nèi)容涵蓋文件、會議和檔案等相關(guān)管理流程。但OA系統(tǒng)也存在一些問題，包括檔案的管理流程不完善問題，還有電子文件無人管理的問題。本文主要分析辦公業(yè)務(wù)的本質(zhì)，針對OA系統(tǒng)中文件的處理流程以及檔案管理的流程進(jìn)行了探討，以期找到其中的統(tǒng)一設(shè)計(jì)原則和方法。

一、辦公業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)及現(xiàn)狀

（一）辦公業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)。辦公業(yè)務(wù)主要是控制流程性的業(yè)務(wù)信息。在傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)中，辦公信息主要是通過紙筆來進(jìn)行，最終會變成紙質(zhì)或聲像的文件或者檔案，通過這種形式反映辦公業(yè)務(wù)的相關(guān)信息?，F(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，大部分的辦公信息主要是通過計(jì)算機(jī)平臺進(jìn)行控制和傳遞的，在這個(gè)過程中，不但會產(chǎn)生大量的電子文件，也同樣會產(chǎn)生紙質(zhì)的文件，這些文件記載的歷史信息，再轉(zhuǎn)化為檔案。

（二）辦公業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀。目前，辦公信息中的文件管理依舊沿用著傳統(tǒng)的流程，而且也缺乏檔案管理，這也使得部分單位的檔案與文書部門在工作上不能很好地銜接，甚至出現(xiàn)問題。當(dāng)前，大部分的軟件公司在開發(fā)中，一般將OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)單獨(dú)開發(fā)，能實(shí)現(xiàn)兩者統(tǒng)一的OA系統(tǒng)并不多見。這在一定程度上給檔案管理和OA系統(tǒng)的發(fā)展帶來了困難。部分單位的電子文件缺少歸檔，而且并未意識到電子文件的重要性，這使得電子文件處于無人管理的狀態(tài)，只能自生自滅。人們對電子文件的意義和功用并沒有充分的認(rèn)識，更不會引起重視。大部分應(yīng)用辦公自動化的單位，缺少對電子文件做歸檔和整理的工作，而只是單純地將其存儲到硬盤內(nèi)。長此以往，電子文件雖然不會丟失，但經(jīng)過日積月累，電子文件數(shù)目繁多，會給電子文件的查找工作帶來較大麻煩。一些單位在實(shí)現(xiàn)辦公自動化的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升。但這個(gè)過程中也出現(xiàn)了“雙套制”的問題，所謂“雙套制”，就是指對同一內(nèi)容進(jìn)行了紙質(zhì)和電子版文件的同時(shí)保存。一些單位部門之間利用網(wǎng)絡(luò)傳遞文件，并承辦文件，但在辦理完電子版文件之后，往往又會使用紙質(zhì)的文件進(jìn)行歸檔保存。這也使得同一內(nèi)容的文件，通過兩種文件載體進(jìn)行保存，不僅浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，也影響了檔案管理和電子文件的發(fā)展。而且通過打印電子文件形成的紙質(zhì)文件，它所起到的憑證作用也會隨之消失，因?yàn)樵谡麄€(gè)文件的辦理中，會對文件的底稿進(jìn)行相應(yīng)的修改，這個(gè)修改痕跡的缺失，將無法了解文件的歷史原貌，失去了憑證的作用。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)各自獨(dú)立運(yùn)行，相互之間不兼容，增加了電子文件歸檔的難度。據(jù)了解，一些單位應(yīng)用的OA系統(tǒng)一般是由上級單位設(shè)計(jì)的軟件，而其使用的檔案管理系統(tǒng)也多為現(xiàn)代化的檔案管理軟件。而往往因?yàn)閮蓚€(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)單位不同，使得數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換比較困難，更不能實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔。

上述問題如果得不到解決，那么將直接影響辦公自動化的發(fā)展，而電子文件也會遭受巨大的損失?，F(xiàn)階段已經(jīng)邁入電子時(shí)代，但對文件的管理意識，人們并沒有跟上時(shí)代的步伐，還停留在對紙質(zhì)文件的管理意識上，其根本原因就在于人們已經(jīng)習(xí)慣管理紙質(zhì)文件，對其依賴性較大。而且在管理中，只要避免天災(zāi)人禍，并符合相關(guān)的管理要求，就可對其長期保存。但是電子文件與之不同，它在使用某種技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行信息存儲后，不能脫離該種技術(shù)和設(shè)備。電子檔案的保存時(shí)間取決于其內(nèi)容，而其保存期限則受載體的壽命決定，其中使用的技術(shù)相對復(fù)雜，也是影響人們進(jìn)行電子文件管理的原因。為了更好地進(jìn)行電子文件的管理，人們就要統(tǒng)一設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)中文件和檔案的管理流程。

二、統(tǒng)一設(shè)計(jì)的方法和原則

（一）文件生命周期理論。該理論是指一個(gè)文件從產(chǎn)生到變?yōu)闄n案的過程，把這個(gè)過程看作一個(gè)文件的生命周期，這也表現(xiàn)了一體化的思想。文件在各個(gè)生命周期中有不同的表現(xiàn)形式，文書和檔案就是其表現(xiàn)形式中的兩種，但實(shí)質(zhì)都是辦公信息。文件的生命周期理論可充分利用在文件和檔案的統(tǒng)一管理中，從而使OA系統(tǒng)內(nèi)的文件和檔案管理流程實(shí)現(xiàn)重新組合設(shè)計(jì)，促進(jìn)各個(gè)辦公信息間的內(nèi)容銜接，達(dá)到科學(xué)管理辦公信息的效果。

（二）統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)流程。許多單位的OA系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)接口和子系統(tǒng)，很少能形成完整的OA系統(tǒng)，應(yīng)用的OA系統(tǒng)往往缺乏整體感。如果能把文件和檔案管理的整個(gè)流程統(tǒng)一設(shè)計(jì)到一個(gè)OA系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)一設(shè)計(jì)，減少兩系統(tǒng)的單獨(dú)使用，將會促進(jìn)檔案工作效率的提升，最終達(dá)到數(shù)據(jù)庫共享的效果。要將文件和檔案管理的整個(gè)流程統(tǒng)一設(shè)計(jì)到一個(gè)OA系統(tǒng)中，這會促進(jìn)檔案工作效率的提升，并達(dá)到數(shù)據(jù)庫資源共享。

（三）做好文件與檔案管理的定位。大部分單位強(qiáng)調(diào)OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)中文件的重要性，而并未重視檔案的作用，這也導(dǎo)致許多OA系統(tǒng)的文件管理流程比較完善，而檔案管理流程卻相對缺失。不難看出，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中要重視文件和檔案管理流程位置的問題，這直接影響最終系統(tǒng)中,能否實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，在進(jìn)行OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，要重點(diǎn)設(shè)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫，增強(qiáng)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)信息流的處理功能。

[1]王平.OA系統(tǒng)中檔案管理子系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J].蘭臺世界, 2014(S2).

[2]周迪.北京市檔案館綜合檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學(xué),2012.

[3]張東.檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)問題研究[J].廣東檔案,2011(04).