OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案信息化管理中的應(yīng)用

文/重慶市第十三人民醫(yī)院 曾霞

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院行政辦公模式的內(nèi)容和方式得到了很大的改變和發(fā)展，從以前的文字檔案處理辦公的方式，到今天的電子化檔案的發(fā)展和應(yīng)用，使得醫(yī)院文書檔案的管理發(fā)展成為便于查閱和利用的即時載體。

一、OA的作用及其在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用的分析

現(xiàn)今OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，它已經(jīng)成為醫(yī)院提高文書檔案管理效率，加強醫(yī)院文書檔案管理的有效手段。OA系統(tǒng)所帶來的不只是辦公效率的提升，同時還促使醫(yī)院文書檔案行政管理的制度化與規(guī)范化，改變了醫(yī)院檔案信息的查看和存儲的方式，極大地促進了醫(yī)院信息的處理和分析效率的提升。同時它也改變了對于醫(yī)院檔案的管理和行政理念的變革。OA系統(tǒng)的發(fā)展與應(yīng)用，主要分為3個階段：首先是以數(shù)據(jù)信息的處理為中心的文檔的處理系統(tǒng)階段。在這個階段，主要強調(diào)以數(shù)據(jù)的處理和計算為主要的任務(wù)和能力，對特定的辦公事務(wù)進行處理的運用過程，這個階段存在于一些行政辦公室檔案中最初的信息化階段。其次是以日常檔案處理的工作流程和日常文件的信息化處理和辦公需求為目標，進行辦公和業(yè)務(wù)的處理，對于這種辦公過程和業(yè)務(wù)的處理來說，是通過系統(tǒng)的協(xié)同運行和協(xié)同操作來實現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的自動化和規(guī)范化處理的過程，它極大地提高了辦公的效率，降低了辦公行政的成本。最后是對于特定文書檔案的管理和辦公協(xié)作系統(tǒng)的應(yīng)用，兩者的結(jié)合，為文書檔案的歸檔工作提供了信息交流與共享。另一方面，醫(yī)院負責(zé)文書檔案的員工要不斷運用各種手段學(xué)習(xí)潛在的知識，以避免出現(xiàn)重復(fù)的勞動和錯誤。辦公業(yè)務(wù)越來越多地融入對企業(yè)業(yè)務(wù)知識的管理和使用服務(wù)中。

二、OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用

對于醫(yī)院文書檔案的管理來說，是在臨床的實踐和管理中，對逐漸形成的具有參考醫(yī)療價值的原始資料進行記錄保存，并進行有效的分類管理的過程。醫(yī)院文書檔案記述了醫(yī)院日?；顒又械母鞣N業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容，因此文書檔案的管理對于醫(yī)院來說是非常重要的。

醫(yī)院文書檔案OA系統(tǒng)信息化建設(shè)是指通過計算機的技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等手段，將不同載體的信息記錄到檔案及其內(nèi)容進行信息化數(shù)字化的整合，以形成一個數(shù)字化的數(shù)據(jù)管理和積聚的平臺，并通過互聯(lián)網(wǎng)的形式進行信息檔案的共享，從而提高醫(yī)院檔案工作的信息化、現(xiàn)代化管理水平。

（一）數(shù)據(jù)的信息化采集。應(yīng)用掃描設(shè)備和儀器進行檔案的掃描和識別，把一些文件和檔案以數(shù)字化的形式和統(tǒng)一規(guī)范的格式錄入計算機設(shè)備，以利于下一步的處理。

（二）業(yè)務(wù)工作流程的信息化應(yīng)用。通過對醫(yī)院業(yè)務(wù)開展過程進行分析，根據(jù)醫(yī)院的現(xiàn)實業(yè)務(wù)情況，應(yīng)用信息化的技術(shù)對文件檔案進行集中有效分類，同時對相應(yīng)搜索查看的應(yīng)用進行開發(fā)，對文書檔案進行分類鑒定、編目、檢索、排序、保存歸檔等高效地處理分析。為了更好地對文件檔案進行管理，要加強管理流程的建設(shè)，分清員工的權(quán)責(zé)和工作的標準，以減少不必要的人為干擾給檔案的管理帶來的破壞。另一方面，醫(yī)院的自動化辦公系統(tǒng)要與檔案的管理系統(tǒng)做好兼容適配的工作，以確保文件檔案格式的一致性。

（三）檔案信息化檢索的應(yīng)用。在醫(yī)院的文書檔案完成數(shù)字化的處理和歸檔后，需要在逐漸龐大的數(shù)據(jù)庫中搜索出需要的文件檔案，以方便使用，因此對于OA系統(tǒng)的應(yīng)用來說，還要通過開發(fā)一定的檢索程序以適配對文件搜索和檢索的需要。同時，還可以通過醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的有效連接來實現(xiàn)信息檔案的共享和檢索。

（四）檔案辦公信息化輸入的應(yīng)用。要實現(xiàn)OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的有效應(yīng)用，還需要建立檔案數(shù)字化輸入和存儲的方式和機制，以提升檔案管理信息的實效性，提高數(shù)據(jù)庫的更新速度。首先要把信息化檔案的輸入納入醫(yī)院的日常業(yè)務(wù)運行過程中，然后運用OA系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立集中處理的系統(tǒng)，進行集中歸類和處理，最后進行歸檔存儲保存。

OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案信息化管理中的應(yīng)用，提高了醫(yī)院文書檔案管理的效率，提升了醫(yī)院檔案工作的信息化水平。要提升醫(yī)院檔案管理應(yīng)用的水平和效率，就要加強檔案的管理與OA系統(tǒng)管理之間的融合，同時加強醫(yī)院OA系統(tǒng)的管理和維護。

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