文件和表格的存儲(chǔ)管理

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在企事業(yè)單位的日常管理和業(yè)務(wù)工作中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)表格，這些表格的形式雜亂，內(nèi)容多變，牽涉到業(yè)務(wù)、管理、黨務(wù)等方面。表格的制作者一般將其存儲(chǔ)在PC或者筆記本的本地硬盤或者移動(dòng)硬盤/U盤上，以備將來查詢或者重復(fù)使用。從筆者多年的經(jīng)歷來看，這種存儲(chǔ)管理方式存在以下問題：

1、不易查找。很多人把數(shù)據(jù)表格存儲(chǔ)在硬盤或移動(dòng)硬盤上，時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)忘記存儲(chǔ)的名稱和位置，再次使用時(shí)不易找到，要反復(fù)查找，有時(shí)找到了卻不是最新版本。

2、容易丟失。在PC的硬盤出現(xiàn)故障或者重裝操作系統(tǒng)時(shí)丟失，完整性難以保證。下次使用時(shí)又要費(fèi)時(shí)費(fèi)力的重新制作。

3、共享和保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性困難。例如：人事部門的員工信息表，除了人事部門的工資考勤使用外，后勤部門分發(fā)勞保用品，IT部門在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中調(diào)整人員歸屬部門和角色，大型檢查項(xiàng)目抽調(diào)人員時(shí)都要使用。其它部門使用時(shí)要找人事部門負(fù)責(zé)此事的人拷貝，如果該人出差或請(qǐng)假，拷貝不到就要自己另想辦法得到有關(guān)數(shù)據(jù)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力還會(huì)出錯(cuò)。特別是員工的部門調(diào)整后，往往不通知其他部門，其它部門在使用時(shí)往往會(huì)使用過時(shí)的人事表格。

鑒于上述的幾個(gè)問題，如何對(duì)企事業(yè)單位日常工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)表格進(jìn)行有效的存儲(chǔ)管理，已成為IT部門要考慮的一個(gè)問題。

文件和數(shù)據(jù)表格的特征

企事業(yè)單位日常工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)表格，其文件類型很多，以本人所在單位來看，主要有Execl文件、Word文件、WPS文件、PDF文件、圖片文件、Cell文件（華表）和GD文件（書生瀏覽器）等。這些數(shù)據(jù)表格的有下面幾個(gè)特征：

1、數(shù)據(jù)量小。每個(gè)數(shù)據(jù)表格一般數(shù)據(jù)量都不大，也就是幾十行，上百行的很少。

2、文件類型繁多。市面上能見到的表格軟件產(chǎn)生的格式基本都能見到。

3、格式繁雜。由于表格形式不定，作者喜好不一，表達(dá)形式隨心所欲，格式變化多端。

4、來源不定。來源可能是上級(jí)部門、政府有關(guān)部門、下級(jí)機(jī)構(gòu)及監(jiān)管對(duì)象等。

文件和數(shù)據(jù)表格存儲(chǔ)管理的需求

對(duì)日常工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)表格進(jìn)行存儲(chǔ)管理，其目的就是要解決以個(gè)人形式進(jìn)行存儲(chǔ)管理存在的三個(gè)問題。達(dá)到四個(gè)方面目標(biāo)：

1、檢索方便，瀏覽快捷。

2、更新備份恢復(fù)方便，保護(hù)數(shù)據(jù)表格免受災(zāi)難侵害。

3、便于共享和重復(fù)使用，把部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)表格進(jìn)行共享，表格數(shù)據(jù)由該部門更新，數(shù)據(jù)更新在原來的基礎(chǔ)上進(jìn)行，其它部門授權(quán)使用。

4、能夠快速的按照主題進(jìn)行歸類檢索。日常工作產(chǎn)生的一個(gè)文件或者數(shù)據(jù)表格，可能屬于好幾個(gè)主題。例如某一份監(jiān)管報(bào)告中的報(bào)表，既屬于個(gè)人的工作業(yè)績(jī)，也屬于部門的考核內(nèi)容，還可能屬于單位的文明臺(tái)帳。文件表格存儲(chǔ)管理應(yīng)能夠快捷地完成這類工作，避免重復(fù)存儲(chǔ)和缺失。

通過實(shí)現(xiàn)這幾個(gè)目標(biāo)，維持?jǐn)?shù)據(jù)表格的可用性、完整性和一致性

數(shù)據(jù)表格的存儲(chǔ)管理途徑

對(duì)于數(shù)據(jù)表格的管理，人們最常先到的就是用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來管理其中的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)表格和關(guān)系數(shù)據(jù)庫的表相比，存在兩方面的差異：

1、關(guān)系數(shù)據(jù)庫使用嚴(yán)格定義的行和列構(gòu)成。而在電子表格中，可以在任何地方填入任何數(shù)據(jù)。

2、在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，列標(biāo)題并不存儲(chǔ)在關(guān)系數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)單元格中。列標(biāo)題(屬性名)由數(shù)據(jù)庫管理并顯示，但它不是數(shù)據(jù)的一部分。在電子表格中，列標(biāo)題占據(jù)著一個(gè)單元格。

這兩點(diǎn)差異和前述的四個(gè)特征決定了這些表格中的元數(shù)據(jù)不適合用關(guān)系數(shù)據(jù)庫的表來存儲(chǔ)管理。由此我們退而求其次，把每一個(gè)表格整體作為一個(gè)“元”數(shù)據(jù)來管理。

針對(duì)數(shù)據(jù)表格存儲(chǔ)管理的需求，我們對(duì)數(shù)據(jù)表格存儲(chǔ)管理經(jīng)通過三個(gè)途經(jīng)來實(shí)現(xiàn)：

第一個(gè)途徑是基于文件服務(wù)器/FTP服務(wù)器的數(shù)據(jù)表格存儲(chǔ)管理。配置一臺(tái)硬盤容量比較大的服務(wù)器，使用多個(gè)硬盤組成Raid1或者Raid5磁盤陣列，在硬盤上設(shè)置共享文件夾，然后為每個(gè)員工建立一個(gè)賬號(hào)授予不同的權(quán)限進(jìn)行管理數(shù)據(jù)表格管理，共享通過用戶組進(jìn)行；備份時(shí)管理員用壓縮軟件生成一個(gè)壓縮文件就可以解決，快捷方便；恢復(fù)時(shí)解壓縮就行。

這種方式的優(yōu)點(diǎn)許下：

1、完全基于網(wǎng)絡(luò)，覆蓋范圍廣，操作更加靈活，能讓更多的人知曉和獲益。

2、完善的用戶權(quán)限管理，能指定每個(gè)登錄的用戶能看到什么、做什么事情，如某個(gè)用戶只能查看和下載一個(gè)目錄，但是其他用戶不僅可以查看、下載，還可以刪除、新建等。

3、數(shù)據(jù)傳輸可以通過SSL、SSH2進(jìn)行安全性加密，保證數(shù)據(jù)不被非法截取,安全性高。

4、使用TCP/IP協(xié)議，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確到達(dá)。

5、傳輸速度快。當(dāng)文件大于1M的時(shí)候，F(xiàn)TP的傳輸速率比HTTP更快，文件越大，速度越快。

因這種方式每個(gè)員工都有服務(wù)器賬號(hào)，權(quán)限管理復(fù)雜，管理人員的工作量較大。適于人數(shù)較少，文件數(shù)據(jù)表格較少且不牽涉到保密的情況。

圖1 NDisk 網(wǎng)絡(luò)硬盤系統(tǒng)（來自NDisk文檔）

第二個(gè)途徑是基于網(wǎng)絡(luò)硬盤系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表格存儲(chǔ)管理。安裝一臺(tái)web服務(wù)器和B/S模式網(wǎng)絡(luò)硬盤系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)硬盤系統(tǒng)一般具有共享目錄、共享文件、公共群組、用戶群組、本地盤符操作等功能。一些基于NetBT協(xié)議的網(wǎng)絡(luò)硬盤系統(tǒng)如NDisk等，使用客戶端方式時(shí)用戶完全可以用操作本地硬盤的方式來操作網(wǎng)絡(luò)硬盤，無需執(zhí)行單獨(dú)的上傳、下載，只用粘貼、復(fù)制操作即可，如圖1。

上述兩種基于文件/文件夾的管理方式，本質(zhì)還是針對(duì)用戶個(gè)人的管理，對(duì)于一個(gè)文件中的若干數(shù)據(jù)表格附件，或者一組表格管理不方便，不能作為一個(gè)整體進(jìn)行管理，查找時(shí)要一個(gè)一個(gè)的查找，找到時(shí)要下載后才能瀏覽內(nèi)容，不能實(shí)時(shí)瀏覽內(nèi)容。但是對(duì)遠(yuǎn)程用戶/移動(dòng)用戶比較方便。

第三個(gè)途徑是開發(fā)專用的文件和數(shù)據(jù)表格存儲(chǔ)管理系統(tǒng)。我們?cè)谇懊嫣岬?，可以把每一個(gè)文件和數(shù)據(jù)表格作為一個(gè)整體的“元”數(shù)據(jù)來管理?，F(xiàn)在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)性能的提高，存儲(chǔ)設(shè)備容量的快速增加及網(wǎng)絡(luò)帶寬的增大，使得這種管理方式的實(shí)現(xiàn)成為可能。幾乎所有的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)都提供了長(zhǎng)二進(jìn)制字段類型，我們可以把整個(gè)數(shù)據(jù)表格/文件作為一個(gè)“元”數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，在存儲(chǔ)時(shí)加上標(biāo)題、關(guān)鍵字及類型，便于檢索。對(duì)于表格內(nèi)容的瀏覽，可以把內(nèi)容導(dǎo)出為臨時(shí)文件保存在本地硬盤，用對(duì)應(yīng)的工具進(jìn)行瀏覽編輯，也可以用對(duì)應(yīng)于文件和數(shù)據(jù)表格內(nèi)容的控件，把表格內(nèi)容直接通過流文件定向到同一界面的控件中顯示。例如：Cell表格就有對(duì)應(yīng)的CELL.OCX控件用于便編輯瀏覽，Office數(shù)據(jù)表格和文件可以使用OLEContainer控件來顯示，圖片形式的表格可以通過Image控件來顯示，RTL文件可以用RichEDit控件來顯示。通過使用這些控件可以使文件表格在統(tǒng)一的界面中進(jìn)行瀏覽編輯，對(duì)于修改后的文件和數(shù)據(jù)表格，單擊界面上的“保存”按鈕就可以直接保存到數(shù)據(jù)庫中，使用方便。

圖2 工程資料管理系統(tǒng)

圖3 辦公文檔綜合管理系統(tǒng)截圖

基于這種思路，筆者們開發(fā)了兩個(gè)專用的文件和數(shù)據(jù)表格管理系統(tǒng)：

1、工程資料管理系統(tǒng)。

工程資料管理系統(tǒng)自身不定義數(shù)據(jù)庫，可以使用Access、SQL server、DB2及Oracle數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)自己定義，在該系統(tǒng)中只要指定數(shù)據(jù)庫名、用戶名、密碼連接數(shù)據(jù)庫以后，自行選定數(shù)據(jù)表，指定存儲(chǔ)表格的字段和參數(shù)字段，就可以進(jìn)行表格的增減、修改、打印和檢索。運(yùn)行截圖為圖2，表格類型為CELL表格。

工程資料管理系統(tǒng)這種開放式的設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的數(shù)據(jù)獨(dú)立性得到了充分發(fā)揮，但是對(duì)于一個(gè)文件帶有幾個(gè)表格附件這種方式不能很好地處理，將在下一版本中完善。

2、辦公文檔表格綜合管理系統(tǒng)。用于行政事業(yè)單位日常工作中產(chǎn)生的文件和數(shù)據(jù)表表格存儲(chǔ)管理，采用SQL Server數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和C++ builder開發(fā)。圖3是一個(gè)較早的版本運(yùn)行截圖。

這種文件和數(shù)據(jù)表格管理方式實(shí)現(xiàn)難度較大，需要技術(shù)人員對(duì)軟件開發(fā)技術(shù)了解得比較全面或由專業(yè)公司開發(fā)，在使用中的問題要及時(shí)維護(hù)，適用于技術(shù)力量較強(qiáng)、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施較完善的單位。